Журнал регистрации доверенностей и результатов их проверки
Журнал регистрации доверенностей и результатов их проверки (далее по тексту данного пункта Журнал) ведется во всех структурных подразделениях.
Журнал состоит из следующих граф: № п/п; дата предъявления доверенности; № лицевого счета; Ф.И.О. вкладчика; дата выдачи доверенности; Ф.И.О. доверенного лица; должность и Ф.И.О. лица, удостоверившего доверенность; регистрационный номер доверенности по реестру нотариуса; вид доверенности (разовая/неоднократная); кем предъявлена доверенность; Ф.И.О. работника ВСП, проводившего проверку доверенности; подпись работника ВСП, проводившего проверку доверенности; дата проведения проверки; перечень действий, произведенных в связи с проверкой доверенности; результаты проверки.
В Журнале регистрируются все доверенности по вкладам, оформленные вне Банка и предъявленные в Банк, независимо от суммы операции, вида операции и того, кем они предъявляются в Банк – доверенным лицом или вкладчиком.
Регистрация доверенностей в Журнале осуществляется работником, уполномоченным осуществлять контроль операций по вкладам. В ВСП с одним работником регистрация доверенности осуществляется данным работником.
В графе “№ п/п” указывается порядковый номер доверенности. Сквозная нумерация с начала текущего года.
При предъявлении доверенностей, в которых вкладчик предоставил доверенному лицу право на открытие счета по вкладу, внесение сумм на счета по вкладам, на подачу и оформление заявлений, на перевод вклада на вклад в другой филиал Банка на имя вкладчика, на перечисление вклада на другой счет на имя вкладчика, на получение справок, выписок, копий документов, но не предоставил право выполнять расходные операции и/или получить дубликат сберегательной книжки, графы Журнала – “Дата проведения проверки”, “Перечень действий …” и “Результаты проверки” не заполняются.
При предъявлении доверенности на получение денежных средств со вклада, удостоверенной по месту жительства, учебы, работы, в стационарном лечебном учреждении в графе Журнала - “Регистрационный номер доверенности по реестру нотариуса” не заполняется.
В графе “кем предъявлена доверенность” указывается “вкладчик” или “доверенное лицо”.
При предъявлении доверенности вкладчиком графы: “Перечень действий…” и “Результаты проверки” - не заполняются.
Если в доверенности перечислено несколько счетов по вкладам, то в графе “№ лицевого счета” указываются все счета, перечисленные в доверенности. Если в доверенности не перечислены номера счетов, а указан текст “все счета”, то в графе “№ лицевого счета” указывается текст “все счета”.
В графе “перечень действий, произведенных для проверки доверенности” перечисляются действия – например, разговаривали с нотариусом (вкладчиком) по телефону – с указанием номера телефона или передана информация по телефону/факсу в службу безопасности – с указанием даты передачи, фамилии и инициалов сотрудника, принявшего информацию.
В графе “результаты проверки” указывается результат проверки доверенности например: “принята к исполнению”; “нотариус (вкладчик) подтвердил факт выдачи доверенности”; “отказано в приеме”.
Карточки по счету ф.№1 (ф.№ 1-у) и ф.№ 1-д. Карточка по счету ф.№ 1-у (ф.№1) оформляется в обязательном порядке при открытии счета по вкладу и предназначена для записи сведений о вкладчике, дат открытия и закрытия счета, номера счета и вида вклада, отражения образца подписи вкладчика, а также отметок банка. Карточка по счету ф.№1 применяется структурными подразделениями, оформляющими операции по вкладам вручную. Карточка по счету ф.№1-у – применяется при оформлении операций по вкладам в автоматизированных структурных подразделениях. При этом все реквизиты вкладчика и вносителя, предусмотренные карточкой по счету ф.№1, должны вводиться и храниться в БД и по запросу пользователя отображаться на экране монитора.
Карточка по счету ф.№1-у заполняется средствами ПТК. При этом в карточке по счету ф.№1-у отражаются только следующие реквизиты: “номер структурного подразделения”, “счет №”, “вид вклада”, вид валюты, Ф.И.О. вкладчика (Ф.И.О. граждан Российской Федерации – отражается русскими буквами в соответствии с их написанием в паспорте, Ф.И.О. иностранных граждан, предъявляющих паспорт, вводятся латинскими буквами в соответствии с их написанием в паспорте, Ф.И.О. иностранных граждан, предъявляющих паспорт на языке, отличном от латинского, вводятся русскими буквами в соответствии с их написанием в переводе паспорта), “счет открыт”, “дата открытия”, “дата закрытия”, “бухгалтерский работник”, а также распечатывается рамка для проставления подписи вкладчика. При этом подстрочный текст и данные о вносителе (при открытии счета вносителем) при печати не отражаются.
При открытии счета вкладчиком – в карточке по счету ф.№1-у (ф.№1) отражается “вкладчик”. При открытии счета вносителем, законным представителем, доверенным лицом вкладчика – в карточке по счету ф.№1-у (ф.№1) отражается “вноситель”.
Контролер заполняет необходимые реквизиты карточки по счету ф.№1 либо вводит все реквизиты вкладчика в БД по счету и заполняет с помощью АС карточку по счету ф.№1-у. Если счет по вкладу открыт вносителем или законным представителем (доверенным лицом), то вкладчик при первом посещении структурного подразделения дает образец своей подписи на карточке по счету ф.№1-у (ф.№1). При этом вкладчик указывает контрольную информацию: в неавтоматизированных ВСП - на карточке по счету ф.№1 и извещении ф.№36; в автоматизированных ВСП- в извещении ф.№36 с образцом подписи вкладчика, а затем контролер вводит контрольную информацию в БД по счету. Если вкладчик вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может дать образец подписи, то контролер в карточке по счету ф.№1-у (ф.№1) в месте, отведенном для образца подписи, указывает причину, по которой вкладчик не может расписаться (например, “неграмотный”, “инвалидность”, “по болезни” и т.д.). В автоматизированных ВСП данная запись сканируется в БД по счету вместо подписи вкладчика. Предъявления документа, подтверждающего наличие физического недостатка, болезни или неграмотности, не требуется. Если причина, по которой вкладчик не может расписаться (указать контрольную информацию), носит временный характер, то в месте, отведенном для подписи, ничего не проставляется. Если вкладчик по вышеперечисленным причинам не может указать контрольную информацию, то она не отбирается. В карточке по счету ф.№1-у (ф.№1, ф.№1-д) дата совершения операция указывается цифрами в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. В неавтоматизированных ВСП при оформлении вкладчиком по вкладу завещательного распоряжения ф.№308 (ф.№309) на карточке по счету ф.№1 в графе “Для отметок” контролер делает отметку о составленном завещательном распоряжении с указанием его регистрационного номера по журналу ф.№310, проставляет дату и удостоверяет сделанную запись своей подписью.
В автоматизированных структурных подразделениях после оформления завещательного распоряжения ф.№308 (ф.№309) на карточке по счету ф.№1-у никаких отметок об оформлении завещательного распоряжения не делается. Все реквизиты завещательного распоряжения ф.№308 (ф.№309) (Ф.И.О. наследника, доли, дата оформления распоряжения и др.) вносятся и хранятся в БД по счету.
В неавтоматизированных ВСП при оформлении вкладчиком по вкладу доверенности ф.№322 (при приеме доверенности, оформленной нотариально, по месту жительства, работы, учебы или лечения) на карточке по счету ф.№1 в графе “Для отметок” контролер делает отметку об оформлении (приеме) доверенности, подписывает сделанные записи с проставлением даты.
В автоматизированных структурных подразделениях после оформления доверенности ф.№322 (после приема доверенности, оформленной нотариально, по месту жительства, работы, учебы или лечения) на карточке по счету ф.№1-у никакие отметки об оформлении (приеме) доверенности не делаются. Все реквизиты доверенности (Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации доверенного лица, дата оформления доверенности, срок действия доверенности, подпись доверенного лица (при её наличии), условия доверенности и др.) вносятся и хранятся в БД по счету (счетам), указанному (указанным) в доверенности.
При выплате всего вклада в карточке по счету ф.№1-у (ф.№1) контролер указывает дату расторжения договора и расписывается. Карточка по счету ф.№1-д – дополнительная карточка к карточке по счету ф.№1, оформляется в структурных подразделениях, осуществляющих операции по вкладам вручную. Карточка по счету ф.№1-д оформляется при открытии счета для отражения всех операций по счету.
В карточке по счету ф.№ 1-д контролер указывает ее порядковый номер по данному счету, начиная с № 1, номер структурного подразделения Банка, номер счета по вкладу, фамилию, имя, отчество (при его наличии) вкладчика и подписывает сделанные записи с указанием должности, фамилии, инициалов и проставлением даты.
При составлении первой карточки по счету ф.№ 1-д контролер в первой строке записывает операцию по открытию счета, указав в графе “Операция” - “открытие счета”, в графе “Дата” - дату открытия счета (цифрами в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ), в графах “Вклад-приход” и “Вклад – остаток” - сумму первоначального взноса (цифрами) и подписывает сделанные записи. В поле “Для отметок” контролер указывает типографские серию и номер сберегательной книжки ф.№2-о, выдаваемой вкладчику (вносителю, доверенному лицу, законному представителю) при открытии счета и подписывает сделанную запись с указанием должности, фамилии, инициалов и проставлением даты.
В том случае, когда карточка по счету ф.№ 1-д полностью заполнена записями операций по счету, остаток вклада и процентов с исписанной карточки переносятся на новую карточку по счету ф.№ 1-д за тем же номером счета. На исписанной карточке по счету ф.№1-д после текста “Перенесено на дополнительную карточку №____”, контролер указывает порядковый номер новой карточки и расписывается.
При выдаче новой сберегательной книжки ф.№2-о взамен исписанной, типографские номер и серия новой сберегательной книжки указываются контролером в поле “Для отметок” карточки по счету ф.№1-д. Сделанная запись подписывается контролером с указанием должности, фамилии, инициалов и проставлением даты.
В случае применения в ВСП программно-технического комплекса карточки ф.№1-д не применяются. Вся информация о совершенных операциях (дата, характер операции (открытие/закрытие счета, приход, расход, причисление процентов, безналичное зачисление/списание и т.д.), сумма операции, остаток после проведения операции, номер корреспондирующего счета, реквизиты доверенности и завещательного распоряжения (завещания) и др.) должна хранится в электронной базе данных счетов.
Записи вносимые в графу “Для отметок” карточки по счету ф.№1 (ф.№1-у) удостоверяются подписью контролера с указанием должности, фамилии, инициалов, даты. Карточки по счету ф.№1-у (ф.№1, ф.№1-д) хранятся в картотеках или специальном банковском оборудовании для хранения карточек по счету (например, в шкафах), которые по окончании рабочего дня закрываются на ключ и опечатываются. В тех случаях, когда картотека (специальное банковское оборудование) запирается на замок, исключающий несанкционированный доступ к карточкам по счету, опечатывание её не требуется.
Картотека по тем видам вкладов, совершение операций по которым возлагается приказом по филиалу Банка на определенное лицо, закрывается на ключ и опечатывается этим лицом.
Картотеки счетов формируются в разрезе балансовых счетов второго порядка (42301, 42302, 42303, 42601, 42602, 42603 и т.д.). В картотеке по каждому счету второго порядка карточки по счету раскладываются по видам вкладов (по номерам присвоенных им кодов) в порядке возрастания номеров счетов. В случае необходимости счета могут разделяться по сотням номеров.
В картотеке вместе с карточкой по счету ф.№1 хранится карточка ф.№ 1-д. Если по счету исписано несколько карточек по счету ф.№1-д, в действующей картотеке хранится только карточка по счету ф.№1 и дополнительные карточки
ф.№1-д за текущий год. Исписанные дополнительные карточки ф.№1-д за предыдущие годы помещаются в отдельную картотеку в порядке возрастания номеров счетов и хранятся там до закрытия счета по вкладу. Филиал Банка может самостоятельно принять решение о нахождении исписанных карточек по счету ф.№1-д за текущий год в действующей картотеке или в одной картотеке вместе с исписанными за предыдущие годы.
Карточки по счету ф.№ 1 (ф.№ 1-у, ф.№ 1-д) по закрытым в текущем году счетам помещаются в отдельные картотеки, в которых раскладываются в порядке, изложенном в п.5.4.13.2. настоящей Инструкции.
После составления годового отчета в течение первого квартала, следующего за истекшим годом, формируется опись закрытых счетов по каждому ВСП с учетом следующего:
- в описи указываются наименование филиала, номер структурного подразделения, порядковый номер, номера счетов, фамилии, имена и отчества вкладчиков и дата закрытия;
-для неавтоматизированных структурных подразделений опись формируется и распечатывается на бумаге (в одном экземпляре) автоматически АС ЦБД филиала. Территориальный банк самостоятельно определяет подразделение, ответственное за распечатывание описи закрытых счетов (за исключением подразделения бухгалтерского учета);
- для автоматизированных ВСП, имеющих удаленный доступ к ЦБД филиала, опись формируется средствами ПТК в ВСП, затем либо распечатывается работником ВСП на бумаге (в одном экземпляре) либо хранится в электронном виде. Если опись хранится в электронном виде, то ПО должно обеспечивать по запросу пользователя просмотр описи и при необходимости её печать, в том числе по заданному диапазону счетов;
-для автоматизированных ВСП, не имеющих удаленный доступ к ЦБД филиала, территориальный банк самостоятельно определяет порядок формирования описи – на уровне филиала в ЦБД филиала (а также подразделение филиала, ответственное за формирование и печать описи, за исключением подразделения бухгалтерского учета) или на уровне ВСП – работником ВСП. При этом если опись формируется в АС ЦБД филиала, то она может передаваться в ВСП в электронном виде или на бумаге (в одном экземпляре).
На основании описи работники ВСП до окончания первого квартала года, следующего за истекшим годом, производят изъятие из картотеки закрытых в истекшем году счетов карточек по счету ф.№1-у (ф.№1 вместе со всеми дополнительными карточками ф.№1-д) и передачу их вместе с описью в архив филиала Банка. Если опись поступила в ВСП в электронном виде, то она передается в архив также в электронном виде. Карточки по счету ф.№1-у (ф.№1,ф.№1-д) хранятся в архиве вместе с описью в течение срока, установленного Перечнем документов №1350-р.
|
