Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области
Скачать 0.77 Mb.
|
9. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии 9.1. Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения и подлежащие передаче в государственные или муниципальные архивы, представляются на утверждение ЦЭК Главного управления. Пример: Годовые разделы описей на наряды, переданные в архив судебного участка в 2015 году, представляются на утверждение ЦЭК Главного управления не позднее 2018 года. 9.2. На рассмотрение и утверждение ЦЭК Главного управления представляются описи на дела (наряды) общего делопроизводства, гражданские, уголовные, административные дела. 9.3. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи. 9.4. Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение ЦЭК Главного управления. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка и хранятся у работника, ответственного за работу архива, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в ЦЭК Главного управления (приложение 3). 9.5. На экземплярах описей, которые хранятся в архиве судебного участка, ЦЭК Главного управления ставит штамп об утверждении и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. 9.6. После утверждения годовых разделов описей ЦЭК Главного управления судебный участок получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный Примерной номенклатурой. 10. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив судебного участка, порядок их хранения и использования 10.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, наряды и другие документы передаются в архив судебного участка ежегодно, не позднее 1 апреля следующего года, по графику, утвержденному мировым судьей. Пример: Дела, наряды, законченные делопроизводством в 2015 году, должны быть переданы в архив судебного участка не позднее 1 апреля 2016 г. 10.2. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения. 10.3. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 5). 10.4. Гражданские, административные, уголовные дела (наряды), передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам. 10.5. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд). 10.6. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива, и утверждается мировым судьей. 10.7. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно. 10.8. Поступившие в архив судебного участка дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке. 10.9. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 - 50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку. 10.10. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив судебного участка не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на хранении. 10.11. По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив судебного участка. Акт приема-передачи составляется отдельно. 10.12. Из архива судебного участка дела, наряды могут выдаваться для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи. 10.13. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (приложение 11), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде. 11. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив 11.1. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат: - дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве судебного участка; - судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве судебного участка. Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей. 11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей. 11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, и работник государственного архива составляет акт (приложение 9). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи. Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с экспертно-проверочной комиссией государственного архива. 11.4. Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 6). 11.5. Сдатчик (архив судебного участка) и приемщик (государственный архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив судебного участка после его оформления. 11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел (нарядов). 11.7. Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке мирового судьи. 11.8. Мировой судья, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации и статьей 158.1 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 10). 11.9. Перевозку дел (нарядов) в государственный архив организует мировой судья. 12. Учет документов в архиве 12.1. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности. 12.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы. 12.3. Основными учетными документами в архиве судебного участка являются: паспорт архива (приложение 8); сводная номенклатура дел (нарядов) судебного участка; описи дел (нарядов) постоянного хранения; журнал регистрации выданных копий, выписок, документов, справок из архива; журнал регистрации выдачи дел (документов) из архива во временное пользование; акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение; акты приема-передачи документов на хранение в государственный архив; акты проверки наличия и состояния дел (нарядов). 12.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги учета дел (нарядов) постоянного хранения; книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения. 12.5. Дела (наряды) учитываются по описям. 12.6. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. 12.7. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно. 12.8. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения. 12.9. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. 12.10. Архив судебного участка ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в ЦЭК Главного управления паспорт архива (приложение 8) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. 13. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве судебного участка 13.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве судебного участка, экспертной комиссией судебного участка производится проверка наличия и состояния дел (нарядов). 13.2. В ходе проверки осуществляется: - установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; - выявление и устранение недостатков в учете документов; - выявление отсутствующих документов и организация их розыска; - выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение 7). 13.3. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому судье и направляется в Главное управление. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве: - после перемещения дел в другое помещение; -после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; - при смене мирового судьи и работника аппарата, ответственного за работу архива. 13.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания. 13.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел (нарядов). 13.6. В этих целях рекомендуется: - изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища; - организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов), предварительно изучив их сдаточные описи; - проверить находящиеся рядом дела (наряды); - изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния. 13.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица. Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией судебного участка и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 10). 13.8. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов. 13.9. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей. 13.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в Главное управление для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЦЭК Главного управления. 14. Научно-справочный аппарат 14.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат. 14.2. В состав научно-справочного аппарата входят: - учетная документация; - картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; - методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства; - исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию. 15. Организация использования документов архива 15.1. Использование документов архива судебного участка проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива: - выдает документальные материалы работникам аппарата мирового судьи; - направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи; - информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов; - выдает справки и выписки из архивных документов. 15.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность. 15.3. Порядок хранения в архиве судебного участка изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с п. 13.4., п. 13.5. Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи. Документы, без необходимости, приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения мирового судьи могут быть выданы их законным владельцам. 15.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам. 15.5. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируются в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись лица ответственного за архив судебного участка, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца. 15.6. Выдача находящегося в архиве судебного дела для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей. 15.7. Ознакомление с судебным делом производится в помещении судебного участка в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений. Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении судебного участка на основании письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложению № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам: - обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ); - потерпевшим (п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ); - гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ); - гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ); - сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ); - реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий"). Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном мировым судьей. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией мирового судьи подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве судебного участка. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия. Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, мировым судьей не заверяются. 15.8. Лица, перечисленные в п. 15.7 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу лицом ответственным за архив судебного участка и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится лицом ответственным за архив судебного участка. После ознакомления с судебным делом (иными материалами) работник аппарата мирового судьи в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела работником аппарата мирового судьи выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье либо помощнику мирового судьи. 15.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве судебного участка, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи. Выдача таких копий из судебного дела работником аппарата мирового судьи иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи. С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями мирового судьи и секретаря судебного заседания либо иного работника аппарата мирового судьи и Гербовой печатью мирового судьи. Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов мирового судьи осуществляется архивариусом (работником аппарата мирового судьи). В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ". В случае, если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются архивариусом (работником аппарата мирового судьи) в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте. Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица в установленном мировым судьей порядке. Другие, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются мировым судьей. 15.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________" с указанием мирового судьи, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью мирового судьи с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления. 15.11. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. 15.12. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются им архивариусом (работником аппарата мирового судьи) на основании письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция мирового судьи. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная мировым судьей и гербовой печатью мирового судьи. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте заказным письмом в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются мировым судьей. Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив судебного участка, по просьбе этих лиц, осуществляется в том же порядке. В случае направления документа почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма. 15.13. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с делопроизводителем. Архивариус обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье. До возвращения дела на судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В журнале выдачи дел из архива судебного участка отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено на судебный участок. |
Похожие:
 | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) |
| Общие положения | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |
| Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 | | Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 |