Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области
Скачать 0.77 Mb.
|
5. Отбор документов и оформление их на уничтожение 5.1. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок хранения, установленный Примерной номенклатурой, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют помощник мирового судьи, делопроизводитель и архивариус. 5.2. Отбор дел (нарядов) к уничтожению оформляется актом (приложение 5) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. 5.3. Акты судебного участка о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение 6), согласованные с экспертной комиссией, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения ЦЭК Главного управления описей дел постоянного хранения за этот период. После этого судебный участок имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 5.4. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются. При отборе к уничтожению материалов разрешаемых в порядке исполнения приговора, предусмотренных подразделом 05.4 Примерной номенклатуры, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд архивариусом и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований раздела 8 Инструкции. 5.5. На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку. 5.7. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила: дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров; в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений. 5.8. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка. 5.9. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. 5.10. Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта. 5.11. Дела и наряды, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится на судебном участке, один экземпляр направляется в Главное управление юстиции Челябинской области (далее- Главное управление) (приложение 13). 5.12. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры. 5.13. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. 5.14. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд. 6. Порядок нумерации листов 6.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно. 6.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши. 6.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. 6.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется. 6.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. 6.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. 6.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 6.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. 6.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно. 6.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь, сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2). 6.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. 6.12. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д. 6.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго. 6.14. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2). 6.15. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). 6.16. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде). 6.17. Лист-заверитель подписывается помощником мирового судьи, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи (приложение 2). Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности № 543 осужденного Иванова А.В. Помощник мирового судьи Петрова Л.А. 12.03.2016 7. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов) 7.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Примерной номенклатурой. Сроки хранения нарядов и дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения. 7.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Примерной номенклатурой, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с ЦЭК Главного управления. Сроки хранения нарядов с текстами судебных актов определяются в соответствии с Примерной номенклатурой. Сроки хранения категорий документов, образовавшихся после утверждения Примерной номенклатуры, согласовываются с Экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, по представлению мирового судьи и ЦЭК Главного управления. 7.3. Исчисление сроков хранения судебных дел (нарядов) и других документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2015 году, начинается с 1 января 2016 г. 7.4. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу; вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения; вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению. 7.5. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента: погашения судимости; вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела. 7.5.1. При определении сроков хранения уголовных дел учитываются несколько составляющих, из которых складывается общий срок хранения уголовных дел. Общее правило исчисления сроков для всех судебных дел установлено с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Далее учитываются срок назначенного наказания (как основного, так и дополнительного); срок погашения судимости в зависимости от тяжести совершенного преступления, вида и размера наказания. Затем в соответствии с категорией совершенного преступления из раздела 05.3. Примерной номенклатуры выбирается срок хранения уголовного дела. Суммирование перечисленных сроков в совокупности составляет срок хранения уголовного дела. 7.6. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении; вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу. 7.7. В случае увеличения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами находящиеся на архивном хранении судебные дела и документы при отборе их к уничтожению либо передаче на последующее хранение пересматриваются экспертной комиссией судебного участка, которой устанавливается новый срок хранения указанных документов. По результатам работы экспертной комиссии в данном случае составляется протокол. В случае если вновь принятым нормативным правовым актом сроки хранения судебных дел и документов сокращены, новые сроки хранения распространяются лишь на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов. 8. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения 8.1. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства заводятся отдельные описи. 8.2. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 8.3. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 8.4. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3). 8.4.1. В целях единообразного оформления описей на дела (наряды) постоянного хранения необходимо: - наряды общего делопроизводства учитывать описью № 1; - гражданские дела постоянного хранения учитывать описью № 2; - наряды с подлинниками судебных решений, изъятых из гражданских дел с истекшими сроками хранения, а также их копии с последующими определениями вышестоящих судов учитывать описью № 2-н; - наряды с подлинниками приговоров и других судебных актов (и их копии) с последующими определениями (постановлениями) вышестоящих судов, изъятые из уголовных дел с истекшими сроками хранения учитывать описью № 3-н; - наряды с подлинниками постановлений с последующими судебными актами вышестоящих судов, изъятые из дел об административных правонарушениях всех категорий, с истекшими сроками хранения учитывать описью № 4-н. 8.5. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения в ЦЭК Главного управления (государственный архив) к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи, титульный лист, список сокращений. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на хранение в государственный архив. 8.5.1. В титульном листе указывается дата постановления Законодательного Собрания Челябинской области о назначении на должность первого мирового судьи судебного участка. В истории фондообразователя отражается история судебного участка, дата начала работы судебного участка (дата постановления Законодательного Собрания Челябинской области о назначении на должность мирового судьи), какие должности входили в аппарат мирового судьи за период времени с момента создания судебного участка и до момента составления описи. В истории фонда указывается количество описей, составленных в результате научно-технической обработки документов, название описей, а также категории дел составляющих основную часть описей. Список сокращений, используемых в заголовке дела (наряда) формируется в алфавитном порядке с указанием полного наименования организации (учреждения, предприятия и др.) 8.6. Дела (наряды) вносят в опись в порядке значимости этих документов. Дела (наряды), включенные в опись, имеющие срок хранения «постоянно», подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный архив или муниципальный архив. При наличии в примечании отметки «на постоянное хранение не передаются» ряд дел и документов, имеющих срок хранения «постоянно» хранятся в архиве мирового судьи, на государственное хранение не передаются и в описи не вносятся. 8.7. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. 8.8. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение 4). 8.8.1. В целях единообразного оформления описей на дела временного хранения (свыше 10 лет) необходимо: - уголовные дела временного хранения учитывать описью № 1-в; - гражданские дела временного хранения учитывать описью № 2-в; - дела об административных правонарушениях временного хранения учитывать описью № 3-в. 8.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования: - каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; - гражданские дела вносятся в опись по алфавиту по фамилии истца; - каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись не должна превышать четырехзначную цифру – 1000 единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением; - номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года; - при заполнении графы "Индексы дел (нарядов)" для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда); - графа "Заголовки дел (нарядов)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений; - если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; - в графе «Крайние даты» указывается дата вынесения мировым судьей окончательного решения по делу, для нарядов дата первого и последнего документов, находящихся в наряде; - графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п. 8.10. Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступлений, например "О краже", то за первой записью вида преступления следует делать запись "То же". 8.11. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний порядковый номер по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется помощником мирового судьи и утверждается мировым судьей. 8.12. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи. 8.13. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи. |
Похожие:
 | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) |
| Общие положения | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |
| Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 | | Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 |