Лекция 11. 1 Документационное обеспечение кадровой работы на государственной и муниципальной службе

Придание юридической силы документам внутренней переписки Документы внутренней переписки: 1. Письменно выражают и документируют мнение, просьбу, предложение одной из сторон: работодателя или работника. Также могут носить информационный характер. 2. Являются неотъемлемым звеном процедуры расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур. 3. Служат необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора. Для того чтобы документы внутренней переписки выполняли все вышеперечисленные задачи, необходимо их корректно оформлять, что подразумевает соблюдение следующих принципов: 1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых реквизитов. 2. Документ должен быть передан другой стороне в установленном у работодателя порядке и в сроки, установленные законодательством или внутренними процедурами. 3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя, например в виде резолюции со стороны работодателя или подписи-получения (ознакомления) со стороны работника. Кроме того, внутренние документы организации должны храниться с учетом установленных архивных требований. Примеры документов внутренней переписки: заявление работника, служебные и докладные записки, уведомления работодателя и др. Особенности оформления и обработки заявлений работников Установленной формы заявления законодательством не установлено. В ряде организаций применяются шаблонные бланки заявлений, в которых от руки должны быть заполнены только подпись работника и дата подписания заявления. Но такое оформление заявлений в судебной практике часто трактуется как факт давления на работника, поэтому применять его не рекомендуется, особенно в конфликтных ситуациях. Тем не менее законодательно вопрос о форме заявления никак не урегулирован. Заявление может быть создано и автоматизированным путем, но после этого должно быть распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет. Самое главное, чтобы написание (создание) заявления было добровольным волеизъявлением работника и было создано тем образом (вручную или автоматизированно), который наиболее типичен для конкретной личности с учетом его образования, доступа к компьютеру и т. д. В заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы рекомендовано наличие следующих реквизитов. 1. Название документа — «Заявление». 2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф. И. О. должностного лица. 3. Составитель — от кого направляется, с указанием должности и Ф. И. О. работника. 4. Текст заявления. 5. Подпись составителя заявления. 6. Дата составления заявления. 7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения — при необходимости). Наличие этого реквизита определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации и нормируется в локальных актах работодателя. Этот реквизит не является обязательным. 8. Регистрационный номер заявления — согласно принятой у работодателя системы регистрации с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Проставляется лицом, ответственным за прием данных документов. 9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или которое уполномочено решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления, с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение, и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение. 10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя. Например, в виде формулировок: Издан приказ от «__»__№________ Подпись, Ф. И. О. «_»_____201__г. 11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление, а также другие реквизиты с учетом принятой у работодателя системы документооборота. Рис. 1 Пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов Особенности оформления уведомлений работодателя Уведомления создаются работодателем для того, чтобы о чем-то информировать работника официально, например предупредить о предполагаемом сокращении численности или штата (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске согласно графику отпусков (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником прекращается (ст. 79 ТК РФ), и др. Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт вручения уведомления работнику. Причем подтвердить необходимо не только факт вручения, но и соблюдение сроков, установленных законодательно для такого уведомления. Собственноручно проставленная работником дата будет служить подтверждением соблюдения срока уведомления, который определен требованиями действующего трудового законодательства. Уведомление имеет те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе. 1.5. Журналы регистрации документов Система регистрации кадровых документов необходима для: • учета документов и отслеживания их движения; « придания юридической силы документам; • оптимальной организации внутреннего документооборота внутри предприятия; • защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае система регистрации будет подтверждать факт создания (получения) документа в определенное время. Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри организации, напрямую зависит от особенностей ее деятельности, количества документов, организационной структуры, разделения полномочий между работниками и других факторов. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы се деятельности и ее размеров. Обязанность ведения этих журналов установлена законодательно, их оформление и ведение также должны вестись в соответствии с определенными требованиями. Наименование журнала Комментарии Ссылка на нормативный акт, определяющий обязательность ведения журнала и срок хранения согласно Перечню Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя организации и сургучной печатью или пломбой 1. Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»- п. 40-41 2. Постановление Министерства труда и сон. развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек* (определяет внутренний вид данного журнала) 3. Со сроком хранения 75 лет согласно ст. 695в Перечня Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Ведется бухгалтерией 1. Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» п. 40 41 2. Постановление Министерства труда и соц. развития РФ от 10,10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции тю заполнению трудовых книжек» (определяет внутренний вид данного журнала) 3. Со сроком хранения 5 лет согласно ст. 695г Перечня Журнал учета проверок Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица 1. Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» ст. 16 п. 8 2. Со сроком храпения 5 лет ст. 176 Перечня Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбы-бытия и журнала прибытия 1. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 1.09.2009 Ма739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» . 2. Со сроком хранения 5 лет согласно ст. 695з Перечня Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Тоже То же Журналы проведения инструктажей по охране труда (как правило, ведутся на каждый вид инструктажа отдельно) Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях — в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа 1. Постановление Минтруда РФ ке 1, Минобразования РФ № 29 от 13.01 .2003 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций* п. 2,1.3 2. Со сроком хранения 10 лет согласно ст. 6266 Перечня Журналы, обязательные для ведения Принятые сокращения: ТК РФ — Трудовой кодекс Российской Федерации. Перечень - Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"». Как уже говорилось выше, работодатель может вести журнальную систему регистрации и других кадровых документов либо по своему усмотрению вести учет регистрационных номеров кадровых документов в виде электронного журнала. В табл. 7 приведен список журналов, ведение которых обязательным не является, но тем не менее может дополнительно защищать интересы работодателя в случае конфликта. Таблица 7 Журналы, рекомендованные для ведения, с целью оптимизации кадрового документооборота и защиты интересов работодателя Таблица 7 Журналы регистрации документов Наименование журнала Срок хранения журнала, согласно Перечню Книга учета трудовых договоров, соглашений к ним Со сроком хранения 75 лет согласно ст. 6956 Перечня Журнал учета приказов но личному составу Со сроком храпения 75 лет согласно ст. 695а Перечня Журнал регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву 1. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении положения о воинском учете» 2. Со сроком хранения 3 года согласно ст. 695е Перечня И др. - Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан (получен) в определенный период и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов. 1. Журналы со сроком хранения более 10 лет должны иметь твердую обложку. , Журналы должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления или добавления листа в существующий журнал). 3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца при первичном оформлении журнала. 4. Журнал должен быть прошит. 5. Журнал должен содержать заверительнуго запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, например (рис. 1.3). Рис. 1.3. Пример заверительной записи 6. Журнал должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть скреплены сургучной печатью или пломбой согласно Постановлению Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003 г. п. 41). Внутренний вид (разлиновка) указанных журналов разрабатывается самими организациями, так как у инфицированных форм нет. Исключение составляют некоторые журналы, обязательные для оформления в организациях, внутренний вид которых установлен нормативными и правовыми актами. Журналы, внутренний вид которых регламентирован законодательно 1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. См, раздел: Трудовые книжки. Постановление № 69 от 11.11.2003. 2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. См. раздел: Трудовые книжки. Постановление № 69 от 11.11.2003. 3. Журнал учета проверок. 4 и 5. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. См. Приказ Мин здравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Журналы, внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами, определяются организациями самостоятельно. В каждом журнале рекомендуется делать отдельную графу «Примечание», в которой будут указываться дополнительные сведения, не отмеченные в «шапке» журнала, например сведения о возврате письма в журнале учета отправляемой документации, отметке об отмене документа и т. д. Могут быть и другие журналы.

Похожие:

	Учебно-методический комплекс по специальности: 080507 Менеджмент организации Калининград 2010 г Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы...		М. В. Ватолина организация и документационное обеспечение управления персоналом «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800...
	Рабочая программа дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» Цель учебного курса «Делопроизводство в кадровой службе» дать слушателям, комплекс современных знаний, умений и навыков, необходимых...		Методические указания и задания к контрольной работе по дисциплине... Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»...
	Методические указания по выполнению практических работ по дисциплине... Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,...		Методические указания по оформлению отчета о прохождении учебной... «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение»
	Программа учебной дисциплины "Документационное обеспечение управления" «Технология продукции общественного питания». Дисциплина "Документационное обеспечение управления" является общепрофессиональной...		Документационное обеспечение управления Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления»...
	Л. Ю. Сербинович документационное обеспечение управления Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом: методические указания по выполнению лабораторных...		Пояснительная записка Методические указания по выполнению практических... «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по...