Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения,
в том числе особенности выполнения административных процедур
в электронной форме
1. Исчерпывающий перечень административных процедур.
При предоставлении муниципальной услуги осуществляются следующие административные процедуры:
1.1. Регистрация запроса, рассмотрение его ведущим специалистом сектора « муниципальный архив» и передача на исполнение специалисту сектора «муниципальный архив» (до 3-х дней с момента поступления запроса);
1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля (до 10 дней с момента регистрации запроса);
1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);
1.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса);
1.5. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (в течение 3-х дней после представления документов для проставления апостиля);
1.6. Отправка ответа на запрос в МИД России (в течение 30 дней с момента направления запроса по принадлежности на исполнение).
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 9 к административному регламенту сектора «муниципальный архив».
2. Описание административных процедур.
2.1. Регистрация запроса, рассмотрение его сектором « муниципальный архив»:
1) юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в сектор «муниципальный архив»;
2) должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и ведущий специалист сектора «муниципальный архив»;
3) в состав административной процедуры входят следующие административные действия:
3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);
3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение ведущему специалисту сектора «муниципальный архив» (до 3-х дней с момента поступления запроса);
3.3.) рассмотрение запроса ведущим специалистом сектора «муниципальный архив», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);
3.4.) передача запроса с письменной резолюцией ведущего специалиста сектора «муниципальный архив» на исполнение специалисту сектора «муниципальный архив» (до 3-х дней с момента поступления запроса).
4) Критерием принятия решения является поступление запроса в сектор «муниципальный архив» (все поступившие в сектор «муниципальный архив» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством);
5) результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения специалисту сектора «муниципальный архив» с письменной резолюцией ведущего специалиста сектора «муниципальный архив»;
6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф.И.О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.
2.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля:
1) юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом;
2) должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение;
3) в состав административной процедуры входят следующие административные действия:
3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);
3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);
3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля (до 30 дней с момента регистрации запроса);
4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо сектора «муниципальный архив», ответственное за исполнение запроса, принимает положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса и проставления апостиля;
5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля Комитетом;
6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.
2.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности.
1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.
2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.
3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:
3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);
3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).
4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо сектора «муниципальный архив», ответственное за исполнение запроса, принимает решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.
5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.
6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.
2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.
1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения муниципальной услуги.
2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.
3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:
3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);
3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя (до 30 дней с момента регистрации запроса).
4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения муниципальной услуги.
5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.
6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.
2.5. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.
1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является получение архивных справок, архивных выписок или архивных копий, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов (приложение № 10).
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве (приложение № 11).
Комитет проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и регистрирует его проставление в журнале регистрации апостиля (приложение № 12) .
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного запроса, с представлением в Комитет образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Комитет вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.
2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому были переданы полученные архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:
3.1.) проставление апостиля (в течение 3-х дней после представления документов для проставления апостиля);
3.2.) заполнение апостиля (в течение 3-х дней после представления документов для проставления апостиля).
4) Критерием принятия решения является получение архивных справок, архивных выписок или архивных копий.
5) Результатом административной процедуры является проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках или архивных копиях.
6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о проставлении апостиля.
2.6. Отправка ответа на запрос в МИД России
1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для ответа в МИД России.
2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.
3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:
3.1) подготовка письма с ответом на запрос в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).
Ответ может быть подготовлен в виде:
- письменного уведомления МИД России или Заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
- письменного уведомления МИД России или Заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или Заявителю;
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
- письмо об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, с указаниями причин, по которым не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
3.2) направление письма с ответом на запрос и архивной справкой, архивной выпиской или архивными копиями в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).
4) Для оповещения Заявителя о результате выполнения его запроса принимается решение о направлении письма в МИД России.
5) Результатом административной процедуры является направление письма в МИД России по почте.
6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении письма в МИД России.
3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг
Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении муниципальной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3. раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».
4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур
Осуществляется предоставление муниципальной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».
Раздел IV. Формы контроля исполнения административного
регламента
1. Порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений ответственными лицами
Текущий контроль соблюдения последовательности действий и выполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги, принятия решений осуществляется управляющим делами Администрации Красносулинского района, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается управляющим делами Администрации Красносулинского района.
2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги определяются распоряжениями Администрации Красносулинского района.
Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица сектора «муниципальный архив».
Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы сектора «муниципальный архив») и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя муниципальной услуги).
3. Ответственность должностных лиц сектора «муниципальный архив» и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги
В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля предоставления муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
В соответствии с законодательством сектор «муниципальный архив»:
- проводит в установленном порядке проверки состояния сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, расположенных на территории Красносулинского района;
- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле на территории Красносулинского района в пределах компетенции, определенной нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;
- контролирует сохранность архивных документов, относящихся к государственной и муниципальной собственности в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц сектора «муниципальный архив» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц сектора «муниципальный архив», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
В соответствии с законодательством сектор «муниципальный архив»:
- осуществляет контроль соблюдения последовательности действий и выполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги, принятия решений должностными лицами сектора «муниципальный архив», отвечает за организацию работ по предоставлению муниципальной услуги путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.
|
