Положение о порядке формирования и хранения личных дел студентов кострома
Скачать 143.25 Kb.
|
| Департамент образования и науки Костромской области Областное государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Костромской лесомеханический колледж» Утверждено приказом директора ОГБПОУ «Костромской лесомеханический колледж» от 22.10.2013 года № 03-01/222 ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СТУДЕНТОВ Кострома 1. Общие положения. 1. Положение о порядке формирования и хранения личных дел студентов в областном государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении (далее – Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», действующими законодательными актами в сфере образования, Правилами приёма в ОГБ ПОУ «Костромской лесомеханический колледж». 2. Настоящее Положение определяет единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов колледжа. 3. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела студентов, относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией. При передаче персональных данных студентов необходимо соблюдать следующие требования: – не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без письменного согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью обучающегося, а также в других случаях, предусмотренных законодательством; – не сообщать персональные данные студентов в коммерческих целях без его письменного согласия; – предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные студентов, обязаны соблюдать режим конфиденциальности; – разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам колледжа, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций; – не запрашивать информацию о состоянии здоровья обучающегося, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения студентами образовательных услуг. 4. Документы из личного дела студентов или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других. Требования должны быть оформлены в установленном порядке. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора колледжа. Оригиналы документов из личного дела студентов выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа. 5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных студентов, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований возлагается на учебную часть (секретаря учебной части) 2. Состав документов личного дела 6. Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о студентах колледжа. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество. 7. В состав личного дела студента входят следующие документы: - заявление на имя директора о приеме в колледж; - документ об образовании государственного образца (подлинник и копия, заверенная в нотариальном порядке или в колледже); - фотографии размером 3х4; - результат флюорографического обследования, медицинская справка формы № 086у); - личная карточка студента; - копия паспорта; - экзаменационный лист с отметками, письменные работы на экзамене (Если это предусмотрено Правилами приёма в колледж); - выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту; - заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе заверенная копия трудовой книжки, справка об обучении или диплом об образовании, выданные другими образовательными учреждениями; - студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении из колледжа); - обходной лист (вкладывается при отчислении); - копия справки об обучении, выданной колледжем при отчислении; - копия диплома и приложения к нему, выданные колледжем при отчислении; - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. 8.Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их заголовках и количествах занимаемых листов. 3. Формирование личного дела. 8. На каждого поступающего в колледж в Приемной комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов. 9. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на секретарей Приемной комиссии по формам обучения. Ответственный секретарь Приемной комиссии осуществляет контроль за правильностью формирования и полнотой содержания личных дел. 10. Личные дела зачисленных на очную форму обучения абитуриентов Приемная комиссия передает по акту (Приложение 3) в учебную часть не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения. Личные дела зачисленных на заочную форму обучения формируются непосредственно в заочном отделении. Все новые личные дела регистрируются учебной частью в журналах регистрации личных дел обучающихся. 11. К моменту передачи личного дела студента из Приемной комиссии в учебную часть оно должно содержать следующие документы: - заявление абитуриента (по установленной в форме); - документ об образовании государственного образца; - копия паспорта; - свидетельство о результатах ЕГЭ, ГИА, результаты экзаменационных испытаний (если предусмотрены Правилами приёма в колледж); - личная карточка абитуриента; - фотографии; - медицинская справка; - подписанный обеими сторонами договор на оказание образовательных услуг (если предусмотрен Правилами приёма). 12. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другой образовательной организации, его личное дело формируется учебной частью, в котором дополнительно помещаются необходимые документы, например: академическая справка (диплом), выданная учебным заведением, в котором он обучался ранее, с указанием номера приказа об отчислении. 13. Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число обучающихся, расформировываются и уничтожаются работниками Приемной комиссии в течение недели до начала учебного года. 4. Ведение личных дел в период обучения 14. Ответственность за ведение личных дел возлагается на учебную часть (секретаря учебной части), в обязанности которой входит работа с личными делами. 15. На учебную часть возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек. Оформление заказов на изготовление бланков студенческих билетов и зачетных книжек осуществляет учебная часть. Зачетные книжки подписываются директором колледжа и заверяются печатью колледжа. Студенческие билеты подписываются директором и заверяются печатью колледжа, перевод с курса на курс заверяется подписью классного руководителя, заместителя директора по учебной работе. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту выдаётся по заявлению новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного. При отчислении студента из колледжа студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело. 16. При переводе студента внутри колледжа с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью директора и печатью. 17. При восстановлении студента, отчисленного из колледжа, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело студента вносится заявление на восстановление с резолюцией директора колледжа, копия приказа о восстановлении. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле. 18. На каждого студента всех форм обучения заводится личная карточка студента по установленной форме, которая заполняется на протяжении всего срока обучения в колледже. Выполнение учебного плана по семестрам и курсам фиксируется указанием номеров приказов о переводе студента с курса на курс. 19. Во время обучения в личное дело студента подшиваются: – выписки из приказов по данному студенту о переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения; – подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении); – копии справки об обучении или диплома (выданных по заявлению студента без его отчисления); – лист перезачета дисциплин для студента, осваивающего программы в сокращенные сроки. Личные заявления и лист перезачета дисциплин должны иметь резолюцию директора. 20. При отчислении студента из колледжа в личное дело вносятся: – выписка из приказа об отчислении; – студенческий билет и зачетная книжка; – копия справки об обучении (при досрочном отчислении); – копия документа об образовании, полученного в колледже, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения); – копия документа об образовании, предоставленного студентами на момент зачисления в колледж (в случае если в деле хранился подлинник). – оформленный обходной лист; – внутренняя опись документов. 5. Хранение личных дел 21. В период поступления и обучения студентов в колледже его личное дело хранится в отдельном шкафу учебной части. Доступ к личным делам имеет только секретарь учебной части, отвечающий за ведение и хранение личных дел студентов и его непосредственные руководители. 22. Право доступа к документам личного дела студентов также имеют директор, его заместители, заведующие отделениями, члены приёмной комиссии. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора колледжа. 23. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения заместителя директора по учебной работе. Допускается изъятие только копий имеющихся документов. 24. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, секретарём учебной части, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело. 25. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в колледже, производит секретарь учебной части, вкладывая в личное дело следующие документы: – полностью заполненную карточку студента; – выписку из приказа об отчислении; – копию справки об обучении; – оформленный обходной лист; – студенческий билет; – зачетную книжку. Осуществляет выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в колледж, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа. Составляет акт (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи на передачу личных дел в архив колледжа. Передаёт личные дела в архив колледжа. 26. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием колледжа, производит секретарь учебной части, осуществляя вложение в личное дело: – полностью заполненную карточку студента; – выписку из приказа об окончании обучения в колледже; – заверенную копию диплома с приложением; – оформленный обходной лист; – студенческий билет; – зачетную книжку. Готовит к выдаче документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в колледж, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа. Составляет акт и опись (Приложение 4) на передачу личных дел в архив колледжа. 27. Личные дела студентов, отчисленных из колледжа, передаются на хранение в архив колледжа. Передача личных дел в архив колледжа осуществляется по акту общим списком по специальности. 28. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом. 29. Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе. _____________________________________________________________ Приложение 1 Сроки производства и передачи документации в личное дело студентов
Приложение 2 Внутренняя опись документов дела № _______
Приложение 3 АКТ приема-передачи личных дел абитуриентов в учебную часть по направлениям (специальностям) Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)
Акт сдал: секретарь Приемной комиссии /Ф.И.О./ Акт принял: секретарь учебной части /Ф.И.О./ Дата Приложение 4 ОПИСЬ личных дел обучающихся 200__ г.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 27. 07. 2006 г. №152-фз «О персональных данных», действующими законодательными... |  | Положение «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов» (далее Положение) является локальным норматив ным актом... |
| Данный документ устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов Башантинского колледжа им.... | | Настоящее положение (далее – Положение) является локальным нормативным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению... |
| Положение) является локальным нормативным актом ано впо московский гуманитарно-экономический институт (далее ано впо мгэи) и устанавливает... | | Настоящая инструкция устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся |
| Фгбоу впо «Сыктывкарский государственный университет» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных... | | Фгбоу впо «Сыктывкарский государственный университет» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных... |
| Положение «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Положение) гбоу со нпо «Профессиональное училище... | | Федеральным Законом от 29. 12. 2012 №273-фз «Об образовании в Российской Федерации» |