Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов
Скачать 82.91 Kb.
|
| Приложение к приказу от 25.01.2012 № 33-ОСД ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СТУДЕНТОВ В ФГБОУ ВПО «СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРИСТЕТ» I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.3. Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «СыктГУ», ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся (Центральная приемная комиссия СыктГУ, приемные комиссии институтов, факультетов, колледжа экономики, права и информатики; отдел документационного обеспечения образовательных программ). 1.4. Информация из личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством. 1.5. Контроль за исполнением настоящей Инструкции возлагается на начальника отдела ДООП.
2.1. Личное дело абитуриента оформляется приемной комиссией института, факультета, колледжа в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о центральной приемной комиссии. 2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственных и технических секретарей приемной комиссии, назначенных приказом ректора для проведения приема. 2.3. К моменту передачи личных дел из приемных комиссий институтов, факультетов, колледжа в отдел документационного обеспечения образовательных программ (далее отдел ДООП) они должны содержать следующие документы: 1) Титульный лист личного дела студента оформляется печатными буквами черной пастой и должно иметь содержание следующего характера: - наименование вуза; - наименование факультета, института (колледжа); - специальность (направление подготовки); - форма обучения (очная, заочная, очно-заочная); - № личного дела студента; - фамилия, имя, отчество; - дата рождения; - год поступления в университет; - дата заведения личного дела 2) Полностью заполненная опись документов личного дела с фотографией 3х4 в правом верхнем углу 3) Заявление по форме и другие заявления (о перезачете экзаменов и т.д.) 4) Копия документа об образовании (для обучающихся на бюджетной и контрактной основе) Заключение об эквивалентности документа об образовании и нотариально заверенный перевод документа на русский язык (при поступлении иностранных граждан); 5) Копия паспорта 6) Копии свидетельств о заключении (расторжения) брака, смене фамилии, имени, отчества 7) Копии документов, дающие право на льготный или иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав, постановления органов опеки и попечительств, копии удостоверений участников боевых действий, рекомендации воинских частей для уволенных с воинской службы, копии справок МСЭ, копии дипломов победителей олимпиад и т.д.) 8) Экзаменационные работы (тесты, листы устного ответа, листы собеседования (при наличии)) 9) Заполненный экзаменационный лист с фотографией 3х4 и результатами вступительных испытаний, ЕГЭ, заверенный подписью ответственного секретаря приемной комиссии и печатью приемной комиссии. Дополнительно может быть предоставлено свидетельство о результатах ЕГЭ или его копия. 10) Выписка из приказа о зачислении: для обучающихся на бюджетной основе полностью заполненная, для обучающихся на контрактной основе (если нет приказа о зачислении) без № и даты приказа о зачислении 11) Подлинник документа об образовании – аттестат о среднем общем (полном) образовании или диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о высшем профессиональном образовании (для студентов), копия документа об образовании (для слушателей) 12) Лист-заверитель дела 2.4. Сформированные личные дела зачисленных абитуриентов ответственные секретари приемных комиссий факультетов, институтов, колледжа экономики и права и информатики передают на основании акта приема-передачи со списками в алфавитном порядке в отдел документационного обеспечения образовательных программ для дальнейшего их ведения. 2.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования в порядке перевода из другого вуза отдел ДООП формирует личное дело, содержащее перечень следующих документов: - личное заявление о переводе студента; - ксерокопия зачетной книжки; - академическая справка (подлинник и копия); - документ об образовании с копией; - выписка из приказа о зачислении в порядке перевода; - индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах); - выписка из протокола аттестационной комиссии о перезачете ранее изученных дисциплин; - документы, подтверждающие государственную аккредитацию вуза (свидетельство, лицензия). 2.6. Личное дело слушателя и студента параллельного образования по программе высшего профессионального образования должно содержать материалы, указанные в п.2.3. данной Инструкции, но со следующими особенностями: - вместо оригинала документа об образовании содержится его копия, заверенная техническим секретарем приемной комиссии или нотариусом; - академическая справка, выданная образовательным учреждением, в котором хранится оригинал документа об образовании. 2.7. Личные дела (с копиями документов) рекомендованных к зачислению абитуриентов хранятся в отделе ДООП 1 год, а затем уничтожаются в установленном порядке. Подлинники невостребованных документов об образовании рекомендованных к зачислению абитуриентов после изъятия из личных дел передаются по акту в центральную приемную комиссию СыктГУ.
- выписки из приказов по данному студенту о зачислении, переводе с курса на курс, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании, смене фамилии, имени, отчества, и т.д. (в двухнедельный срок с момента издания приказа) с подлинниками личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения; - копии академических справок и диплома о неполном высшем образовании; - копии договоров об оплате обучения для обучающихся на контрактной основе обучения (при передаче из финансового отдела); - протокол переаттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки, при переводе с одной основной образовательной программы на другую (в недельный срок с момента подписания); Личные заявления должны иметь визы декана (заместителя), начальника учебного отдела, проректора по учебной работе, резолюцию ректора или первого проректора.
- личное заявление бывшего студента со всеми визами на восстановление; - выписка из приказа о восстановлении; - оригинал документа об образовании, если при отчислении студент его забирал. 3.7. При отчислении студента (выпускника) из ФГБОУ ВПО «СыктГУ» ему выдается оригинал документа об образовании (аттестат, диплом) и в личное дело вносятся: - выписка из приказа об отчислении с заявлением или представлением об отчислении с визами; - учебная и личная карточки студента; - студенческий билет, зачетная книжка; - обходной лист; - копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче подлинников); - для выпускников копия документа об образовании с приложением. 3.8. Оригинал документа может быть выдан обучающемуся студенту на необходимый срок (но не более 3-х месяцев) при предоставлении зачетной книжки, студенческого билета, обходного листа и личного заявления (приказ № 135-ОСД от 28.03.2011г.) 3.9. Лист-заверитель страниц, имеющийся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов всего личного дела. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, сотрудником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
|
Похожие:
 | Настоящая инструкция устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся |  | Фгбоу впо «Сыктывкарский государственный университет» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных... |
| Данный документ устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов Башантинского колледжа им.... | | Положение «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов» (далее Положение) является локальным норматив ным актом... |
| Федеральным Законом от 29. 12. 2012 №273-фз «Об образовании в Российской Федерации» | | Настоящее положение (далее – Положение) является локальным нормативным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению... |
| Настоящая инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом рф, фз n 152 от 27 июля 2006 г. "О персональных данных", Методическими... | | Положение) является локальным нормативным актом ано впо московский гуманитарно-экономический институт (далее ано впо мгэи) и устанавливает... |
| Положение «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Положение) гбоу со нпо «Профессиональное училище... | | Личное дело обучающегося является его документом на период обучения в учреждении. Информация личного дела обучающегося относится... |