Утверждено приказом директора
ОГБПОУ «Волгореченский промышленный
техникум Костромской области»
от 31 августа 2015г. № 79
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования, ведения и хранения
личных дел студентов
1. Общие положения
Настоящее Положение разработано в соответствии с:
Федеральным Законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Основными правилами работы архивов организаций (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
Приказом Россвязькомнадзора от 17.07.2008 № 08 «Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных»;
Письмом Рособразования от 29.07.2009 № 17-110 «Об обеспечении защиты персональных данных» (с «Информацией об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных»);
Уставом техникума;
Правилами приема.
1.2. Положение обязательно к применению во всех структурных
подразделениях техникума, ответственных за формирование, ведение
и хранение личных дел студентов. В
обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать
установленные настоящим Положением сроки (Приложение 1).
1.3. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся,
относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.
При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без
письменного согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью студента, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;
не сообщать персональные данные студента в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные студента, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;
разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам техникума, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения
обучающимися образовательных услуг.
1.4. Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть
выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном
порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры,
миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора техникума.
Оригиналы документов из личного дела обучающихся выдаются по описи и по личному заявлению студента или его родителей (законных представителей). При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.
1.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение,
обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную,
материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном Федеральными законами. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на администрацию техникума.
2. Состав документов личного дела
2.1. Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения об
обучающемся в техникуме. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На
обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество.
2.2. В состав личного дела студента входят следующие документы:
заявление на имя директора о приеме в техникум;
документ об образовании государственного образца (подлинник или копия, заверенная в нотариальном порядке)
фотографии размером 3×4;
медицинская справка формы № 086у;
выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту;
заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе академическая справка;
студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);
обходной лист (вкладывается при отчислении);
копия диплома и приложения к нему, выданные техникумом.
Формирование личных дел
3.1. На каждого поступающего в техникум в Приемной
комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о
приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.
3.2. К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии в
учебную часть оно должно содержать следующие документы:
заявление на имя директора
документ об образовании
медицинская справка № 086у
паспорт
свидетельство о рождении
фото 6 штук 3×4
справка о составе семьи
сертификат о прививках
копия медицинского полиса
копия страхового свидетельства
При зачислении студента для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, его личное дело формируется секретарем учебной части, в котором дополнительно должно быть предусмотрена академическая справка.
Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число студентов, расформировываются и уничтожаются работниками Приемной комиссии в течение недели до начала учебного года.
Ведение личных дел в период обучения
4.1. Во время обучения студентов ответственность за ведение их личных дел возлагается на секретаря учебной части, в должностные обязанности которого входит работа с личными делами.
4.2. На секретаря учебной части возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек.
Зачетные книжки подписываются директором техникума и заверяются техникума .Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.
При отчислении студента из техникума студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело.
4.3. При переводе студента внутри учебного заведения с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью директора и печатью. На личном деле делается отметка о соответствующем приказе.
4.4. При восстановлении студента, отчисленного из техникума,
продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело
студента включается заявление о восстановлении на имя директора, на личном деле
делается отметка о соответствующем приказе, копия приказа о восстановлении. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.
4.5. При отчислении обучающегося из техникума в личное дело вносятся:
отметка о приказе об отчислении;
студенческий билет и зачетная книжка;
копия академической справки или копия аттестата (об основном общем образовании или об основном (полном) общем образовании)) (при досрочном отчислении);
копия документа об образовании, полученного в техникуме, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения);
копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент
зачисления в техникум (в случае если в деле хранился подлинник).
оформленный обходной лист.
5.1. В период поступления и обучения студента в техникум его личное дело хранится в учебной части. Доступ к личным делам имеет только секретарь учебной части, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся.
5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося также имеют: директор, заместитель директора и сотрудники приемной комиссии. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора.
5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения директора и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов.
5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.
5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в техникуме, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:
5.5.1. Вложение в личное дело следующих документов:
отметка о приказе об отчислении;
копию академической справки, аттестата (об основном общем образовании), аттестата об основном (полном) общем образовании;
оформленный обходной лист;
студенческий билет;
зачетную книжку;
5.5.2. Выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в техникуме, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;
5.5.3. Хранение личного дела до передачи его в архив техникум.
5.5.4. Передача личных дел в архив техникума.
5.6. Личные дела студентов, отчисленных из техникума, передаются на хранение в архив техникума. Передача личных дел в архив осуществляется по акту в начале календарного года общим списком.
5.7. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом.
5.8. Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе.
Приложение 1
Сроки производства и передачи документации в личное дело студента
№
п /п
|
Виды работ с документами
|
Ответственный исполнитель
|
Сроки производства
|
1.
|
Оформление личного дела абитуриента
|
Приемная комиссия
|
В период работы
|
2.
|
Передача личных дел зачисленных абитуриентов в учебную часть
|
Приемная комиссия
|
За 10 дней до начала учебного года
|
3.
|
Проверка полноты содержания личных дел, присвоение номеров
|
Учебная часть
|
В течение 10 дней до начала учебного года
|
4.
|
Оформление студенческих билетов
|
Учебная часть
|
Сентябрь
|
5.
|
Оформление зачетных книжек
|
Учебная часть
|
Семестр
|
6.
|
Внесение анкетных данных в учебную карточку студента
|
Учебная часть
|
1 месяц после зачисления
|
7.
|
Внесение результатов промежуточной аттестации в учебную карточку
|
Учебная часть
|
Месяц после окончания сессии
|
8.
|
Подготовка личного дела к сдаче в архив: проверка комплектности документов, полноты и правильности их заполнения
|
Учебная часть
|
1 месяц после отчисления
|
9.
|
Прием личных дел в архив
|
Архив
|
1 месяц после отчисления
| |
