2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос произвольной формы, поступивший по почте, или запрос заявителя по электронной почте в адрес Архивного отдела, поступивший по факсу или при личном обращении граждан.
2.6.2. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, число, месяц, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
2.6.3. По своему желанию заявитель дополнительно может предоставить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.
2.6.4. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.6.5. Запрещается требовать от заявителя предоставления документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
Действующее законодательство не содержит оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
а. отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы;
б. отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
в. если запрос, не содержит фамилию, почтовый адрес и/или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;
г. в случае, если в письменном обращении (запросе) гражданина содержится вопрос, на который ему ранее неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, начальник Архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;
д. если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
е. если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;
ж. если в запросе обжалуется судебное решение;
з. если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги
Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди
при подаче запроса о предоставлении муниципальной
услуги и при получении результата предоставления
муниципальной услуги
2.10.1. Максимальный срок ожидания заявителя в очереди при подаче заявления и документов не должен превышать 15 минут.
2.10.2. Максимальный срок ожидания заявителя в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя
о предоставлении муниципальной услуги
Регистрация запроса осуществляется в момент обращения заявителя или поступления запроса по почте (электронной почте)
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защиье инвалидов
2.12.1. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, предусмотренным для общественных помещений.
Помещения должны быть оборудованы противопожарной системой, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
Вход в помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, и передвижение по ним не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями здоровья.
Для обслуживания лиц с ограниченными возможностями (инвалидов) должны быть созданы надлежащие условия: помещения оборудованы пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок, столы размещены в стороне от входа для беспрепятственного подъезда и разворота колясок.
Заявители с ограниченными возможностями (инвалиды) обеспечиваются комфортными условиями. Глухонемым, инвалидам по зрению и другим заявителем с ограниченными физическими возможностями, при необходимости, оказывается соответствующая помощь. Обеспечивается беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок.
2.12.2. Требования к оформлению входа в помещение Архивного отдела:
1) вход в помещение Архивного отдела должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании и графике работы Архивного отдела; фамилий, имен, отчеств служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги; справочных номеров телефонов.
2) вход и выход из здания оборудуются соответствующими указателями;
3) информационные таблички должны размещаться рядом с входом, либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.
2.12.3. Требования к размещению мест ожидания:
1) в помещении Архивного отдела отводятся места для ожидания приема, ожидания в очереди для подачи и получения документов, получения информации и заполнения необходимых документов;
2) места для ожидания приема, ожидания в очереди оборудуются достаточным количеством офисной мебели (стульями, столами), бумаги и канцелярских принадлежностей.
3) количество мест для сидения определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
2.12.4. Требования к местам для информирования:
1) места для получения информации и заполнения документов оборудуются информационными стендами;
2) на информационных стендах должны располагаться извлеченияиз нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие порядок предоставления муниципальной услуги, права и ответственность заявителя и специалистов (должностных лиц) непосредственно предоставляющих муниципальную услугу, а так же электронный адрес и наименование сайта Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в сети Интернет, информация о месте нахождения исполнителя муниципальной услуги, адресах, телефонах специалиста (должностных лицах), ответственных за исполнение муниципальной услуги, бланки заявлений и образцы их заполнения, текст настоящего Регламента.
2.12.5. Требования к местам приема заявителей:
1) рабочее место (должностного лица) Архивного отдела должно обеспечивать ему возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости;
2) место для приема заявителя должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов;
3) места предоставления муниципальной услуги оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- средствами оказания первой медицинской помощи (аптечки);
4) рабочие места сотрудников, предоставляющих муниципальную услугу оборудуются персональными компьютерами и оргтехникой с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, позволяющими своевременно и качественно предоставлять муниципальную услугу.
5) в целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одним специалистом Архивного отдела одновременно ведется прием только одного заявителя;
2.12.6. Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации гражданами.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий ожидания приема;
- своевременное, полное информирование о муниципальной услуге;
- получение муниципальной услуги в электронной форме, а также в иных формах по выбору заявителя;
- минимальные количество и продолжительность взаимодействий заявителей и должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги;
- обоснованность отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- ресурсное обеспечение исполнения Регламента;
- соответствие должностных регламентов ответственных должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, Регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков.
2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления муниципальной услуги
в электронной форме
2.14.1. В случае если заявители (их представители) подают свои запросы в Архивный отдел при личном обращении, их запросы принимаются немедленно и регистрируются в день подачи.
2.14.2. При поступлении в Архивный отдел запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Архивного отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется по почте, указанному в запросе.
III. Состав, последовательность и сроки
выполнения административных процедур, требования
к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1. Перечень административных процедур
3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запросов;
- анализ содержания и тематики поступивших запросов; .
- направление запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности;
- подготовка ответов заявителям;
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок – схеме, представленной в Приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Прием и регистрация запросов
3.2.1. За получением муниципальной услуги Заявитель обращается в Архивный отдел лично с предоставлением документов, указанных в пункте 2.6.1. настоящего Регламента.
3.2.2. Поступившие из МГПР Магаданской области, из Федерального архивного агентства, МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные и полученные при личном обращении запросы граждан регистрируются специалистом, ответственным за прием и регистрацию обращений, в журналах регистрации запросов: отдельно тематические запросы и запросы социально-правового характера. На заявлении в нижнем правом углу указывается входящий регистрационный номер и дата поступления заявления.
3.2.3. При поступлении запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте обращения, не требующего последующих действий по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется почтой по адресу, указанному в запросе.
3.3. Анализ содержания и тематики поступивших запросов
3.3.1. Уполномоченный муниципальный служащий Архивного отдела (исполнитель) осуществляет анализ тематики поступивших обращений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архивном отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса. При этом определяется:
а. правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
б. степень полноты информации, содержащейся в запросе заявителя, необходимой для проведения поисковой работы;
в. наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, при их отсутствии возможное местонахождение документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
г. адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
3.3.2. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – не более 3 рабочих дней.
3.4. Направление запросов заявителей на исполнение в органы и
организации по принадлежности
3.4.1. По итогам анализа тематики поступивших запросов Архивный отдел направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
3.4.2. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Архивный отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.4.3. Максимальный срок исполнения процедуры – не более 3 дней.
3.5. Подготовка ответов заявителям
3.5.1. Подготовку ответов заявителям осуществляет специалист Архивного отдела, а в его отсутствии начальник Архивного отдела. Ответ может быть подготовлен в виде:
- письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
3.5.2. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке Архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
3.5.3. Срок исполнения данной административной процедуры – 30 дней. |
