О порядке ведения и хранения личных дел муниципальных служащих
Скачать 116.3 Kb.
|
| Утверждено постановлением администрации Большеельнинского сельсовета Кстовского района Нижегородской области № 47 от 04.09.2013 г. ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ АДМИНИСТРАЦИИ БОЛЬШЕЕЛЬНИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА КСТОВСКОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Нижегородской области от 3 августа 2007 года N 99-З "О муниципальной службе в Нижегородской области" и определяет порядок ведения и хранения личных дел муниципальных служащих администрации. Устанавливается порядок комплектования, ведения и хранения личных дел муниципальных служащих. 1.2. Положение не распространяется на работников, занимающих должности, включаемые в штатные расписания администрации для технического обеспечения их деятельности. 1.3. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы. 1.4. Личные дела муниципальных служащих ведутся должностным лицом ответственным за ведение кадровой работы в администрации, на которого возложена работа по ведению и хранению личных дел. 1.4. Формирование, учет и ведение личных дел осуществляются в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, законами Нижегородской области и настоящим Положением. Ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего не допускается. 1.5. При переводе или поступлении муниципального служащего администрации Большеельнинского сельсовета на новое место муниципальной службы личное дело по официальному запросу передается на новое место муниципальной службы в соответствии с требованиями, установленными настоящим Положением. 1.6. Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с законодательством. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической, религиозной принадлежности и частной жизни запрещаются. 1.7. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление в любое время со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности, другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений. 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ВКЛЮЧАЕМЫХ В ЛИЧНОЕ ДЕЛО 2.1. Личное дело муниципального служащего оформляется после издания распоряжения о его назначении на должность (приеме на работу) муниципальной службы в администрации Большеельнинского сельсовета. 2.2. Все документы личного дела помещаются в обложку дела, на которой проставляется присвоенный ему регистрационный номер. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел (приложение 1 к настоящему Положению). 2.3. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляемые в процессе приема на работу, а впоследствии - все основные документы, отражающие трудовую и иную деятельность муниципального служащего администрации Большеельнинского сельсовета. Сведения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться документами, установленными законодательством Российской Федерации. 2.4. При первоначальном оформлении личного дела в него включаются: 2.4.1. Анкета установленного образца (приложение 2). 2.4.2. Автобиография. 2.4.3. Копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени и ученого звания. 2.4.4. Личное заявление гражданина о поступлении на муниципальную службу. 2.4.5. Справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на муниципальную службу, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения. 2.4.6. Медицинское заключение о состоянии здоровья. 2.4.7. Экземпляр трудового договора (контракта), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор. 2.4.8. Копия распоряжения о назначении (приеме на работу) на должность муниципального служащего администрации Большеельнинского сельсовета. 2.4.9. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу). 2.4.10. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (приложение 3). 2.4.11. Лист проверки личного дела (приложение 4). 2.4.5. Лист ознакомления с личным делом (приложение 5). 2.5. В процессе трудовой деятельности муниципального служащего к личному делу приобщаются документы в хронологическом порядке по мере их поступления: 2.5.1. Документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных муниципального служащего (например, копия свидетельства о браке). 2.5.2. Справка из органов Государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на муниципальную службу, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения (ежегодно). 2.5.3. Аттестационные листы муниципального служащего администрации Большеельнинского сельсовета, прошедшего аттестацию, и отзывы (характеристики) на него. 2.5.4. Копии дипломов, удостоверений и свидетельств о дополнительно полученном образовании, повышении квалификации (переподготовке), присуждении ученых степеней и званий. 2.5.5. Копии документов о поощрении. 2.5.6. Копии распоряжений о переводе на другую должность, прекращении муниципальной службы. 2.6. Порядок оформления копий документов, включаемых в личное дело, производится на основании действующей инструкции по делопроизводству в администрации Большеельнинского сельсовета. Вместо копии распоряжения в личное дело может быть приобщена выписка из него. Выписка делается только после подписания распоряжения, в ней указываются слова "Выписка из...", дата подписания постановления (распоряжения), его номер и заголовок. Затем следует нужная часть текста, после которой указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник распоряжения, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из распоряжения производится аналогично заверению копий. 2.7. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики документов). 2.8. Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке. 3. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ 3.1. Анкета заполняется по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению гражданином, претендующим на муниципальную должность в администрации Большеельнинского сельсовета, собственноручно, разборчиво. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. В предусмотренное место анкеты вклеивается фотография гражданина размером 4x6 см. 3.2. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет (удостоверение личности офицера запаса), документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, другие документы, если это предусмотрено федеральными законами и законами Нижегородской области. В графе 8 сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т.п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Здесь же указывается местонахождение учреждения, организации, предприятия, где ранее трудился гражданин. В графе 9 анкеты вначале указывается семейное положение: женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание - "не имею", пребывание за границей - "не был" и т.п. 3.3. Должностное лицо ответственное за ведение кадровой работы администрации Большеельнинского сельсовета, ответственное за ведение личных дел, принимая от поступающего на муниципальную службу в администрации Большеельнинского сельсовета гражданина анкету, обязано проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами, заверить анкету печатью, подписью и датой. 3.4. Гражданин, претендующий на муниципальную должность в администрации Большеельнинского сельсовета, пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов его жизни и деятельности. 3.5. Автобиография составляется гражданином собственноручно в одном экземпляре, в произвольной форме, разборчиво. В автобиографии должны быть отражены ответы на следующие вопросы: фамилия, имя и отчество; дата, место и причина изменения фамилии, имени, отчества; год, число, месяц и место рождения; национальность (графа заполняется по желанию гражданина); гражданство; полученное общее и специальное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого периода началась самостоятельная трудовая деятельность, каковы причины перехода с одной работы на другую; общественная работа (где, когда, в качестве кого); служба в Вооруженных Силах; отношение к воинской обязанности и воинское звание; сведения о семейном положении; участие в выборных органах; присвоение ученых степеней и званий; награждение наградами (чем, за что и когда); сведения о членах семьи, о родителях, братьях и сестрах своих и супруга (супруги) (Ф.И.О., год и место рождения, где проживают и чем занимаются); паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии; подпись, расшифровка подписи гражданина. Автобиография, собственноручно подписанная гражданином, подписью должностного лица и печатью не заверяется. 3.6. Для проведения проверок наличия и состояния личных дел главой администрации Большеельнинского сельсовета назначается комиссия, как правило, из числа работников отдела кадров. Отметки о проведении проверок личных дел делаются в листе проверки личного дела должностным лицом отдела кадров администрации, ответственным за ведение личных дел, на основании акта комиссии с указанием даты проверки, подписи и расшифровки подписи. 3.7. Все вносимые в личное дело изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортно-визовых служб и прочее. 3.8. Муниципальные служащие администрации Большеельнинского сельсовета обязаны своевременно (в месячный срок) сообщать об изменениях, происшедших в паспортных, адресных данных, семейном положении, данных об образовании, повышении квалификации, переподготовке, постановке и снятии с воинского учета, присвоении ученых степеней, званий и других изменениях. 4. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ 4.1. На документы личного дела составляется внутренняя опись документов личного дела муниципального служащего согласно приложению 3. 4.2. Внутренняя опись документов составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов, внесенных в личное дело, наименованиях документов дела, количестве листов, датах документов (включения документов в личное дело), датах изъятия документов из дела, а также кем изъят и по какой причине. 4.3. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. 4.4. При подготовке личных дел к передаче на архивное хранение к внутренней описи составляется итоговая опись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, подписи, расшифровки подписи и даты составления описи. 5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ 5.1. Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам. 5.2. Перечень должностных лиц, допущенных к работе с личными делами, определяется распоряжением главы администрации Большеельнинского сельсовета. Личные дела выдаются во временное пользование указанным должностным лицам на срок не более одного дня с обязательной отметкой в контрольной карточке даты выдачи, кому выдано, расписки в получении личного дела, номера телефона должностного лица, а после возвращения личного дела - отметки даты возврата личного дела и расписки в приеме личного дела. 5.3. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка установленной формы (приложение 6), которая заполняется на каждое личное дело и хранится в нем. 5.4. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся документы или вкладывать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. 5.5. Изъятие из личного дела отдельных документов производится должностным лицом отдела кадров работы администрации Большеельнинского сельсовета, ответственным за ведение личных дел, только по указанию главы администрации с обязательной записью во внутренней описи документов, имеющихся в личном деле. Если изъятый документ уничтожен, указываются номер и дата акта об уничтожении. 5.6. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены. 5.7. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление в любое время со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности, другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений. 5.8. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя работодателя. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления. 6. ОБЯЗАННОСТИ СПЕЦИАЛИСТА ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ КАДРОВОЙ РАБОТЫ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 6.1. В обязанности специалиста, осуществляющего ведение личных дел, входит: - обеспечение сохранности и учета личных дел; - формирование и ведение личных дел; - проверка соответствия сведений, предъявляемых гражданином при поступлении на муниципальную службу в администрации Большеельнинского сельсовета; - обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах; - ознакомление муниципального служащего с материалами его личного дела. 6.2. Должностные лица , на которых возложена работа по ведению личных дел, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. 7. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ, ПРОВЕРОК ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ 7.1. Личные дела хранятся в администрации Большеельнинского сельсовета как документы строгой отчетности. 7.2. Для хранения личных дел используются сейфы или шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров или в алфавитном порядке. 7.3. Ежегодно отдел кадров обязан проводить проверку наличия и состояния личных дел. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения главы администрации Большеельнинского сельсовета. Факт проведения проверки личных дел фиксируется в листе проверки личного дела должностным лицом отдела кадров, ответственным за ведение личных дел, в соответствии с пунктом 3.6 настоящего Положения. 7.5. Личные дела на лиц, уволенных с муниципальной службы, хранятся в отделе кадров администрации Большеельнинского сельсовета в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы в администрации Большеельнинского сельсовета, после чего передаются на архивное хранение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. 7.6. Личные дела умерших, погибших, безвестно пропавших в период прохождения ими муниципальной службы, хранятся в отделе кадров администрации Большеельнинского сельсовета в течение 10 лет со дня признания их умершими, погибшими, безвестно пропавшими, после чего передаются на архивное хранение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области. |
Похожие:
 | Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих и порядке ведения реестра муниципальных служащих Администрации... | | Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации Кубанского сельсовета |
 | Фз «О муниципальной службе в Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 01. 06. 1998 №640 «О порядке ведения... | | Настоящая инструкция устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся |
| В соответствии со статьей 9 Закона Удмуртской Республики от 26 ноября 1997 года №523-i «О государственной службе Удмуртской Республики»... | | Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации Мирненского сельского поселения |
| Данный документ устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов Башантинского колледжа им.... | | Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления муниципального образования... |
| Положение «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов» (далее Положение) является локальным норматив ным актом... | | Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной... |