3.7.Работа с документами
Все первичные документы разделены на группы по разделам учета: приходные кассовые ордера, платежные поручения, авансовые отчеты и т.д. Например, группа «Приходные кассовые ордера» содержит все документы вида «Приходный кассовый ордер». Если открыть данную группу, откроется окно просмотра документов, где каждый введенный документ отображается отдельной записью.
3.7.1.Окно просмотра документов
Окно просмотра документов (Рис. 11) содержит список документов для обзора пользователя. Оно позволяет комфортно добавить, изменить, найти или отфильтровать документы определенного вида.
Рис. 11. Пример окна просмотра документов
Окно просмотра документов состоит из двух частей: список документов и реквизиты выбранного документа. При необходимости, часть окна, отображающую реквизиты выбранного документа, можно сворачивать ( ) и разворачивать ( ) (Рис. 12).
Рис. 12. Окно просмотра со свернутой панелью реквизитов
Окно просмотра имеет набор кнопок, выполняющих определенные действия:
 – добавить документ: открывается окно для ввода новой записи;
 – изменить документ: открывается окно редактирования активного элемента;
 – удалить документ: выдается запрос на подтверждение удаления записи;
 – скопировать документ(ы): создается копия выбранного документа. Реквизиты документа содержат значения из скопированной записи. Используется для ускорения ввода первичных документов при вводе однотипных документов. Поддерживает работу с несколькими документами одновременно;
 – зарегистрировать документ(ы): поддерживает работу с несколькими документами одновременно;
 – отменить регистрацию документа(ы): поддерживает работу с несколькими документами одновременно;
 – печать документа: выгружает документ в таблицу MS Excel;
 – обновить: система обновляет список документов.
Колонки можно менять местами, изменять ширину, убирать (скрывать) или добавлять. Кроме того, также можно сортировать документы и накладывать фильтр на список документов. Более подробно данные операции описаны в п.3.5.
3.7.2.Окно редактирования документа
Для ввода данных в документ используется специальное окно редактирования документа (Рис. 13).
Рис. 13. Пример окна редактирования документа
3.7.2.1.Общие реквизиты документа
Каждый документ имеет обязательные реквизиты — номер и дату документа.
При добавлении нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем.
Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена. Номер и дата в совокупности с другими реквизитами, являющимися общими для документа, составляют так называемые общие реквизиты документа.
3.7.2.2.Поля по умолчанию
Поля данной группы заполняются для ускорения заполнения проводок документа. Значения, введенные в любое из этих полей, по умолчанию автоматически проставляются в проводках документа. При необходимости в проводках эти значения можно изменить.
3.7.2.3.Данные для печати
Изначально данные реквизиты могут быть свернуты и не видны. Чтобы развернуть эти реквизиты, необходимо нажать на кнопку  (Рис. 14):
Рис. 14. Отображение свернутых полей
3.7.2.4.Проводки по документу
Нижняя часть окна редактирования содержит табличную часть, где вводятся проводки по документу. Таблица состоит из четырех вкладок. На первой вкладке показываются все проводки по документу, на следующих вкладках показываются отдельно операции, выделение НДС и договора. Система сама распределяет проводки по соответствующим вкладкам.
3.7.2.5.Сохранение результата
После того, как реквизиты заполнены, следует нажать кнопку  для сохранения результатов редактирования. Либо нажать кнопку  для того, чтобы не только сохранить, но и зарегистрировать документ (п.3.7.2.7).
3.7.2.6.Копирование документа
Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. Для этого следует в окне просмотра документов выделить строку с документом, который предполагается копировать, и нажать кнопку  на панели инструментов этого окна. При необходимости в новом документе можно изменить сумму, а также проводки.
Существует возможность скопировать сразу несколько документов: для этого необходимо предварительно выделить их мышкой, удерживая при этом клавишу , либо диапазон документов, для этого необходимо выделить мышкой границы диапазона, удерживая при этом клавишу .
3.7.2.7.Регистрация и снятие с регистрации документов
Регистрацией документа называется действие, вызывающее изменения других данных системы на основании информации документа.
При нажатии кнопки  на панели инструментов на экран выдается запрос необходимости регистрации документа:
Если на запрос ответить «Да» — документ будет зарегистрирован. В архиве документов зарегистрированный документ будет помечен в крайней левой колонке знаком  .
Ответ «Нет» на запрос подразумевает отказ от регистрации документа в данный момент. Регистрации документа в данном случае может быть выполнена в любое время.
Чтобы отменить регистрацию документа, следует нажать кнопку на панели инструментов  . После подтверждения статус зарегистрированного документа исчезнет.
Незарегистрированный документ можно откорректировать, и снова зарегистрировать (или не регистрировать), а знак в крайней левой колонке архива документов ( ) будет правильно отражать текущее состояние документа.
Существует возможность регистрировать и снимать с регистрации сразу несколько документов, для этого необходимо предварительно выделить их мышкой, удерживая при этом клавишу , либо диапазон документов, для этого необходимо выделить мышкой границы диапазона, удерживая при этом клавишу .
3.7.2.8.Печать документа
Для формирования печатной формы по данным, введенным в окне документа, необходимо нажать кнопку «Печать» .
Также печатные формы могут формироваться из окна редактирования документов по нажатию кнопки 
|
