Задания для лабораторного занятия:
Построить сетевой график для проекта Внедрение бухгалтерской системы, предназначенный для автоматизации бухгалтерии небольшого предприятия, состоящей из 10 человек.
Контрольные вопросы
1. Что такое сетевой график?
2. Как построить сетевой график проекта в MS Project?
3. Какие элементы содержит представление сетевого графика?
4. Какие сведения содержатся в каждом блоке-вершине сетевого графика?
5. Что представляет собой связь в сетевом графике?
Лабораторная работа № 12, 13
«Знакомство с диаграммами задач и ресурсов в Microsoft Project»
Цель работы:
1 Изучить методику построения диаграмм задач и ресурсов в MS Project.
Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:
Студент должен
уметь:
- разграничивать подходы к менеджменту программных проектов;
- применять стандартные метрики по прогнозированию затрат, сроков и качества;
знать:
- задачи планирования и контроля развития проекта;
- вопросы кадровой политики менеджера программных проектов;
- функциональные роли в коллективе разработчиков;
- принципы построения системы деятельностей программного проекта;
- основные методы оценки бюджета, сроков и рисков разработки программ.
Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме лабораторной работы
Один из наиболее важных аспектов работы руководителя проектов — отслеживать назначения всех ресурсов, чтобы эффективно сбалансировать их рабочие нагрузки. У одних ресурсов возможно превышение доступности, а у других — неполная загруженность. Просматривая рабочие нагрузки и доступность в Microsoft Project, можно оценить, насколько эффективно ресурсы задействованы в проекте и требуется ли внести корректировки.
Методика выполнения лабораторной работы.
Просмотр рабочей нагрузки ресурса в представлении "Использование ресурсов"
На вкладке Задача или Ресурс в раскрывающемся меню группы Вид выберите элемент Использование ресурсов.
В той части представления "Использование ресурсов", где показана таблица, проверьте имена ресурсов и назначенные им задачи.
В той части представления, где показана шкала времени, посмотрите, как распределена работа в выбранном периоде времени.
Во многих представлениях ресурсов, включая и "Использование ресурсов", ресурсы с превышением доступности отображаются красным цветом. Превышение доступности означает, что превышено максимальное число единиц ресурса в определенный период времени. На листах ресурсов в поле индикатора для ресурсов с превышением доступности также появляется индикатор выравнивания нагрузки ресурса. Посмотрите на индикатор и назначения задач, чтобы оценить, допустимо ли превышение доступности.
Предположим, две задачи с одинаковой длительностью четыре часа начинаются и заканчиваются одновременно. Если вы назначаете обе задачи Глебу, технически у него получается превышение доступности, поскольку в четырехчасовой интервал ему нужно выполнить две задачи, то есть Глеб загружен на 200 процентов. Но если задано выравнивание по дням, нагрузку Глеба не требуется выравнивать, поскольку в течение всего дня его восьмичасовая трудоспособность не превышается.
ПРИМЕЧАНИЕ : В представлении "Использование ресурсов" отображаются назначения ресурсов не только для задач текущего проекта, но и суммарные. Суммарные назначения ресурсов показывают общий объем работы, назначенной ресурсу во всех проектах. Для отображения суммарных назначений ресурсов необходимо подключиться к серверу Microsoft Project и открыть корпоративный проект. Если вы не хотите, чтобы строки суммарных назначений учитывались в итогах, показанных в представлении "Использование ресурса", выделите эти строки и нажмите клавишу DELETE.
Можно также изменить представление "Использование ресурсов", чтобы в нем на шкале времени отображались все назначения ресурсов и проценты их рабочей загрузки. Таким образом вы увидите все назначения по ресурсам, а также насколько полно они задействованы для работы над назначенными задачами в выбранный период времени.
На вкладке Задача или Ресурс в раскрывающемся меню группы Вид выберите элемент Использование ресурсов.
На вкладке Формат нажмите кнопку Добавить подробности.
В списке Доступные поля выберите Процент загрузки и нажмите кнопку Показать.
Изучите ту часть представления, в которой представлена шкала времени. В только что добавленной строке % выдел. вы увидите, какой процент общего доступного времени ресурса выделен для назначений в выбранный период времени. Кроме того, на шкале времени в представлении красным цветом отображаются трудозатраты ресурса и процент его загрузки с превышением доступности, чтобы вы сразу могли определить, когда происходит превышение.
СОВЕТ : Вы можете увеличить масштаб периода времени на шкале времени (например, перейти от дней к часам). Для этого в правом нижнем углу окна щелкните значок Увеличить (+). Точно так же можно уменьшить масштаб периода времени (например, перейти от дней к неделям), щелкнув значок Уменьшить (-).
Просмотр сведений о доступности корпоративных ресурсов в Project Online
Чтобы найти ресурсы с превышением доступности или неполной загруженностью во всех или только в одном проекте, вам нужно открыть Project Online и посмотреть на диаграмму и таблицу доступности ресурсов.
В центре проектов Project Online в меню слева щелкните Ресурсы.
Установите флажки около тех ресурсов, сведения о доступности которых хотите посмотреть, а затем на вкладке Ресурсы в группе Переход выберите элемент Планирование загрузки.
Чтобы выбрать смежные ресурсы в списке, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее нажатой, щелкните сначала первый, а затем последний ресурс. Чтобы выбрать несмежные ресурсы, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, поочередно щелкните каждый ресурс.
На вкладке Доступность в группе Представления выберите представление ресурсов.
Чтобы отобразить назначенные трудозатраты, сгруппированные сначала по ресурсам, а затем по проектам, в которых участвуют ресурсы, выберите Трудозатраты по ресурсам.
Чтобы отобразить назначенные трудозатраты, сгруппированные по проектам, в которых участвуют ресурсы, выберите Использование ресурсов по проектам.
Чтобы отобразить количество времени ресурсов, которое еще доступно для работы в указанный период времени, выберите Оставшееся время.
Чтобы отобразить объем трудозатрат, которые назначены ресурсу, выберите Использование ресурсов.
Если на предыдущей странице вы выбрали несколько ресурсов, щелкните легенду на диаграмме и выберите те ресурсы, которые хотите увидеть на диаграмме.
В таблице Подробности под диаграммой отображается шкала времени, на которой показано, сколько работы назначено ресурсу в указанный период времени.
СОВЕТ : Чтобы изменить диапазон дат на диаграмме, на вкладке Доступность выберите элемент Задать диапазон дат, а затем в полях окна Определение диапазона дат выберите новые даты.
Просмотр индивидуальных рабочих нагрузок на диаграмме
В представлении "График ресурсов" отображается линейчатая диаграмма, на которой показаны рабочая нагрузка и доступность отдельных ресурсов. С помощью этого представления можно быстро определить, есть ли у выбранного ресурса превышение доступности или неполная загруженность в выбранный период времени. Здесь вы также увидите максимальную доступность ресурса и процент доступного времени, выделенный для назначений.
На вкладке Ресурс в группе Вид выберите представление График ресурсов.
В левом окне проверьте имя первого ресурса, прокручивая экран влево или вправо.
Если имя ресурса показано красным цветом, у него превышена доступность. Черным цветом показаны ресурсы, загруженные в соответствии с заданной трудоспособностью (полностью или нет).
Посмотрите на диаграмму и оцените степень превышения доступности или неполной загруженности.
Синие полоски (по умолчанию) показывают, что объем выделенных трудозатрат точно соответствует (или не достигает) максимальной доступности ресурса и его рабочему времени в этот период. Красные полоски (по умолчанию) показывают, что назначенная ресурсу нагрузка в этот период превышает его максимальную доступность и рабочее время.
Обратите внимание на наибольшие проценты загрузки в показанный период времени, то есть пиковые единицы для ресурса.
Пиковые единицы указаны в нижней части диаграммы.
Чтобы посмотреть диаграмму для следующего ресурса, нажмите клавишу PAGE DOWN или воспользуйтесь полосой прокрутки либо клавишами со стрелками.
Просмотр списка ресурсов с превышением доступности
У вас есть возможность посмотреть список только тех ресурсов, у которых превышена доступность. Для этого выберите представление "Лист ресурсов" или "Использование ресурсов", а затем отфильтруйте ресурсы с превышением доступности.
В группе Вид выберите в раскрывающемся списке элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов.
На вкладке Вид в группе Данные откройте раскрывающееся меню Фильтр и выберите элемент Ресурсы с превышением доступности.
Чтобы снова увидеть полный список ресурсов, в раскрывающемся меню Фильтр выберите элемент Нет фильтра.
ПРИМЕЧАНИЕ : Даже без использования фильтра вы легко определите, у каких ресурсов превышена доступность, поскольку их имена выделяются красным цветом в любом представлении ресурсов. Кроме того, в представлениях "Лист ресурсов" и "Использование ресурсов" в поле индикатора для таких ресурсов предлагается выровнять нагрузку.
Превышение доступности отображается также в представлениях задач, но не выделяется красным цветом. В представлении задач вам придется поочередно переходить к каждой задаче, в которой есть превышение доступности ресурса, потому что в этом представлении не показано, у каких ресурсов (и насколько) превышена доступность.
В любом представлении задач, например "Диаграмма Ганта" или "Сетевой график", на вкладке Ресурсв группе Выравнивание выберите элемент Следующее превышение доступности.
Группирование ресурсов с превышением доступности
В представлении "Лист ресурсов" или "Использование ресурсов" можно группировать ресурсы с превышением доступности. Ресурсы также можно группировать по пиковым единицам, которые показывают максимальный процент загрузки каждого ресурса в назначениях проекта. Просматривая ресурсы по степени превышения их доступности, вы можете в первую очередь обратить внимание на тех, у кого она самая высокая.
В группе Вид выберите элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов.
На вкладке Вид в раскрывающемся меню Группировка выберите элемент Создать группу.
В поле Имя поля выберите вариант Превышение доступности.
В поле Порядок выберите вариант По возрастанию или По убыванию.
Если вы выберете порядок По возрастанию, сначала будет показана группа ресурсов без превышения доступности, а уже после нее группа ресурсов с превышением доступности.
Чтобы создать вложенную группу пиковых единиц, щелкните поле Затем по и выберите вариант Пиковая загрузка.
Укажите имя группы и нажмите кнопку Применить.
Элементы представления группируются в соответствии с заданными условиями. Все ресурсы, у которых есть назначение, превышающее 100 процентов пиковых единиц на каком-либо этапе проекта, объединяются в группу Превышение доступности: Да. Если вы создали вложенную группу пиковых единиц, у вас может появиться дополнительная группа под названием Пиковая загрузка: 200 %, Пиковая загрузка: 300 % и т. д.
Чтобы снова отобразить ресурсы в первоначальном порядке, в раскрывающемся списке Группировка выберите элемент [Нет группы].
Поиск ресурсов с доступным временем
Если у вас есть ресурсы с превышением доступности, имеет смысл поискать в проекте ресурсы, у которых есть доступное время, чтобы более равномерно распределить рабочую нагрузку. Эта возможность пригодится также в том случае, если у вас есть дополнительные неназначенные задачи и вам нужно узнать, кто доступен для этой работы.
Доступность ресурсов определяется по следующей формуле:
доступность ресурса = емкость ресурса – (суммарное назначение ресурса + календарные исключения)
Суммарное назначение ресурса — это суммарный объем всей работы, выполняемой ресурсом, а календарные исключения — это любые исключения в основном календаре ресурса.
Чтобы найти ресурсы, которые могут поработать над задачей дополнительное время, измените представление "Использование ресурсов", включив в него данные о том, сколько времени (часов, дней или недель) ресурс доступен для дополнительных назначений. Это представление также можно использовать для перераспределения работы между ресурсами с превышенной доступностью и ресурсами с неполной загруженностью.
В группе Вид выберите элемент Использование ресурсов.
На вкладке Формат в группе Подробности установите флажок Оставшееся время.
В строке Ост. доступн. (оставшаяся доступность) проверьте объем работы, соответствующий оставшемуся доступному времени (или неполной загруженности) в каждый период.
Вы также можете изменить представление "График ресурсов" таким образом, чтобы в нем отображалась диаграмма индивидуальной рабочей нагрузки ресурсов. Это поможет найти ресурсы, которые могут поработать над задачей дополнительное время. В представлении "График ресурсов" можно просматривать сведения об одном ресурсе с неполной загруженностью за раз. Вы увидите объем доступной работы за выбранный период времени.
В группе Вид выберите элемент График ресурсов.
На вкладке Формат в раскрывающемся меню Диаграмма выберите элемент Доступность по трудоемкости.
Проверьте объем доступной работы для выбранного ресурса, показанный на диаграмме. Чтобы увидеть неполную загруженность в разные периоды времени, прокрутите шкалу времени.
Проверьте количество доступного времени для выбранного ресурса в нижней части диаграммы.
Чтобы перейти к следующему ресурсу, у которого есть доступное время, нажмите клавишу PAGE DOWN или воспользуйтесь полосой прокрутки либо клавишами со стрелками в левой области.
Задания для лабораторного занятия:
Ознакомьтесь с интерфейсом загрузки ресурсов на рассмотренном примере.
Контрольные вопросы
1. Что такое ресурс?
2. Как просмотреть сведения о загрузке ресурсов?
3. Как выявить перегруженные ресурсы?
4. Как графически отображаются перегруженные ресурсы?
Лабораторная работа № 14, 15
«Создание ресурсов и назначений в Microsoft Project»
Цель работы:
Ознакомится с методикой назначения ресурсов на проект в MS Project. |
