Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1. Прием письменных обращений, поступающих в Комитет, в том числе посредством Многофункционального центра, от организаций, граждан, госархивов и ЛОСД, их регистрация и передача на рассмотрение:
а) о проведении работы по упорядочению документов, приеме документов и фондов личного происхождения в госархивы;
б) о рассмотрении (разработке) положений об экспертных комиссиях, номенклатур (примерных номенклатур) дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
в) иным вопросам экспертизы ценности документов.
3.2. Организация работы по исполнению поступивших обращений организаций (граждан); госархивов и ЛОСД.
3.3. Принятие решений об утверждении (согласовании) рассмотренных (подготовленных) документов; по иным вопросам экспертизы ценности документов.
3.4. Составление и оформление протокола заседания ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на ее рассмотрение, рассылка документов в организации, госархивы, Многофункциональный центр.
3.1. Прием письменных обращений, поступающих в Комитет, в том числе посредством Многофункционального центра, от организаций, граждан, госархивов и ЛОСД, их регистрация и передача на рассмотрение
3.1.1. Основанием для начала выполнения административного действия являются обращения получателей государственной услуги, поступившие в Комитет.
3.1.2. Обращения, поступившие в Комитет до 16 часов, регистрируются и передаются на исполнение в отдел комплектования Комитета в день поступления; обращения, поступившие после 16 часов, могут быть зарегистрированы и переданы на исполнение в отдел комплектования на следующий день. Регистрация и направление обращений в отдел комплектования осуществляются в соответствии с Регламентом и Инструкцией по делопроизводству Комитета.
3.1.3. В случае подачи документов в Комитет посредством Многофункционального центра осуществляются административные процедуры, установленные пунктами 2.14.2.3 - 2.14.2.4 Регламента.
3.1.4. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию обращений, поступивших в Комитет, является специалист отдела организационной работы, государственной службы и кадров (далее - специалист канцелярии Комитета).
3.1.5. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.
3.1.6. Критерии принятия решения при выполнении административного действия определяются обеспечением соответствия (несоответствия) порядка приема и регистрации поступивших обращений требованиям Регламента и Инструкции по делопроизводству Комитета.
3.1.7. Способом фиксации результата выполнения административного действия является проставление на обращении регистрационного штампа Комитета с указанием даты и входящего номера специалистом канцелярии Комитета, ответственным за прием обращения.
3.1.8. Контроль за выполнением административного действия по приему обращений, поступивших в Комитет, их регистрации и передаче на рассмотрение в установленном порядке осуществляет начальник отдела организационной работы, государственной службы и кадров Комитета.
3.1.9. Результатом административного действия являются принятые, зарегистрированные и направленные в установленном порядке на рассмотрение в отдел комплектования Комитета обращения и прилагаемые к ним проекты документов (при их наличии).
3.2. Организация работы по исполнению поступивших обращений организаций (граждан); госархивов и ЛОСД
3.2.1. Основанием для начала выполнения административного действия по исполнению поступивших обращений и прилагаемых к ним проектов документов (далее - проектов документов) является факт завершения приема, регистрации и передачи проектов документов в отдел комплектования Комитета.
3.2.2. Должностными лицами, ответственными за рассмотрение представленных проектов документов, подготовку заключений об их утверждении (согласовании) и представление их на рассмотрение ЦЭПМК Комитета, являются специалисты отдела комплектования Комитета.
3.2.3. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 месяц.
Проекты документов рассматриваются специалистами в течение указанного срока и направляются секретарю ЦЭПМК Комитета для представления на ближайшее заседание комиссии при отсутствии замечаний (их устранении в срок не позднее чем за четыре дня до проведения заседания комиссии); при наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку до полного их устранения и выносятся на рассмотрение следующего заседания ЦЭПМК.
3.2.4. Критерии принятия решения при выполнении административного действия определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов документов установленным нормативным требованиям к их составлению, оформлению и представлению на рассмотрение ЦЭПМК Комитета.
3.2.5. Способом фиксации результата административного действия является включение вопросов о рассмотрении представленных проектов документов в повестку дня заседания ЦЭПМК Комитета.
3.2.6. Контроль за выполнением административного действия по исполнению поступивших проектов документов в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, при согласовании вопроса о представлении подготовленных проектов документов на заседание ЦЭПМК Комитета - председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.2.7. Результатом административного действия являются отработанные проекты документов и заключения на них специалистов отдела комплектования, представленные на рассмотрение ЦЭПМК Комитета в установленном порядке.
3.3. Принятие решений об утверждении (согласовании) рассмотренных (подготовленных) документов; решений по иным вопросам экспертизы ценности документов
3.3.1. Основанием для начала выполнения административного действия является факт представления рассмотренных (подготовленных) документов и заключений на них (далее - проекты документов) на заседание ЦЭПМК Комитета.
3.3.2. Решения об утверждении (согласовании) проектов документов; решения по иным вопросам экспертизы ценности документов (далее - решения) принимаются на заседаниях ЦЭПМК Комитета в соответствии с Регламентом работы комиссии простым большинством голосов, при их разделении решение принимается руководством Комитета.
3.3.3. Должностными лицами, ответственными за принятие решений, являются специалисты отдела комплектования, начальник отдела комплектования Комитета, при подписании решений - председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета, секретарь ЦЭПМК Комитета, специалист отдела комплектования.
3.3.4. Максимальный срок выполнения административного действия - 1 рабочий день.
3.3.5. Критерии принятия решений определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проведенной процедуры порядку обсуждения и принятия решений, установленному Регламентом работы ЦЭПМК Комитета.
3.3.6. Способом фиксации результата выполнения административного действия является проставление соответствующего штампа ЦЭПМК Комитета об утверждении (согласовании) проекта документа; принятие иных решений по вопросам экспертизы ценности документов.
3.3.7. Контроль за выполнением административного действия в установленном порядке осуществляет председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.3.8. Результатом административного действия являются:
3.3.8.1. Утвержденные в установленном порядке:
описи дел постоянного хранения (или их годовые разделы) и заключения на них.
3.3.8.2. Согласованные в установленном порядке:
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (или их годовые разделы);
заключения на прием в госархивы документов или фондов личного происхождения;
акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (при установлении фактов утраты документов и завершении их розыска), и заключения на них;
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и заключения на них;
положения об экспертных комиссиях организаций и заключения на них;
номенклатуры (примерные номенклатуры) дел организаций и заключения на них.
3.3.8.3. Решения ЦЭПМК Комитета об утверждении документов, перечисленных в пункте 3.3.8.1 настоящего Регламента.
3.3.8.4. Решения ЦЭПМК Комитета о согласовании документов, перечисленных в пункте 3.3.8.2 настоящего Регламента.
3.3.8.5. Иные решения ЦЭПМК Комитета по вопросам экспертизы ценности документов.
3.4. Составление и оформление протокола заседания ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на ее рассмотрение, рассылка документов в организации, госархивы, Многофункциональный центр
3.4.1. Основанием для начала выполнения административного действия являются завершение заседания ЦЭПМК Комитета, принятие решений об утверждении (согласовании) документов; по иным вопросам экспертизы ценности документов.
3.4.2. Секретарь ЦЭПМК Комитета после окончания заседания комиссии составляет протокол проведения заседания, оформляет представленные на рассмотрение комиссии документы в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК Комитета, проверяет устранение замечаний к документам, которые должны были быть устранены. Срок составления и оформления протокола заседания ЦЭПМК Комитета и представленных на ее рассмотрение документов составляет 30 рабочих дней.
По одному экземпляру всех документов, по которым были приняты решения об утверждении (согласовании), решений по иным вопросам экспертизы ценности документов, оставляются и оформляются как приложения к протоколу заседания ЦЭПМК Комитета.
3.4.3. Составленный в установленном порядке протокол, приложения к нему передаются председателю ЦЭПМК, заместителю председателя Комитета на ознакомление и подписание; далее подписанный протокол передается секретарем комиссии на утверждение председателю Комитета.
3.4.4. Подписанный и утвержденный в установленном порядке протокол и приложения к нему подлежат дальнейшему хранению в отделе комплектования Комитета до передачи их на последующее хранение в архив Комитета в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству Комитета.
3.4.5. Экземпляры утвержденных и согласованных документов, подлежащих передаче в организации и госархивы, решений по иным вопросам экспертизы ценности документов направляются секретарем ЦЭПМК Комитета в их адрес в сроки, установленные Регламентом работы комиссии, после завершения работы по их оформлению.
3.4.6. При обращении организаций (граждан) в Комитет посредством Многофункционального центра и при наличии указания на получение ответа по результатам рассмотрения представленных документов через Многофункциональный центр осуществляется административное действие в соответствии с пунктом 2.14.2.4 настоящего Регламента.
3.4.7. Отклоненные в соответствии с решениями ЦЭПМК Комитета проекты документов возвращаются исполнителям для устранения высказанных замечаний в сроки и порядке, установленные комиссией, Регламентом работы ЦЭПМК.
3.4.8. Должностным лицом, ответственным за составление протокола заседания ЦЭПМК Комитета, оформление документов, представленных на рассмотрение комиссии; рассылку документов в организации и госархивы; хранение документов, является секретарь ЦЭПМК, специалист отдела комплектования Комитета.
3.4.9. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 месяц в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК Комитета.
3.4.10. Критерии принятия решения при составлении, оформлении протокола заседания ЦЭПМК Комитета, документов, представленных на рассмотрение комиссии, рассылке документов в организации, госархивы, определяются обеспечением соответствия (несоответствия) этих действий установленным нормативным требованиям к составлению и оформлению документов; положениям Инструкции по делопроизводству Комитета.
3.4.11. Способом фиксации результата выполнения административного действия является составление протокола заседания ЦЭПМК Комитета и оформление приложений к нему.
3.4.12. Контроль за составлением, оформлением протокола заседания ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на рассмотрение комиссии, рассылкой документов в организации, госархивы, осуществляют начальник отдела комплектования Комитета, на стадии подписания документов - председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета, утверждения протокола ЦЭПМК Комитета - председатель Комитета.
3.4.13. Результатом административного действия являются подготовленные, оформленные, подписанные, утвержденные (согласованные) в установленном порядке:
протокол заседания ЦЭПМК Комитета и приложения к нему;
направленные в организации и госархивы экземпляры утвержденных (согласованных) документов.
Принятие решений ЦЭПМК Комитета об утверждении (согласовании) представленных на их рассмотрение документов является основанием для утверждения их руководителями организаций и госархивов.
4. Формы контроля за предоставлением государственной услуги
(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 26.04.2013 N 34)
Контроль за соблюдением и исполнением положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляют председатель Комитета, заместитель председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей в следующих формах:
текущий мониторинг предоставления государственной услуги;
прием, рассмотрение, оперативное реагирование на обращения (жалобы) заявителей по вопросам, связанным с предоставлением государственной услуги.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) исполнительного органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных гражданских служащих
(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 26.04.2013 N 34)
5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) Комитетом, должностными лицами, государственными гражданскими служащими Комитета, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможности обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
нарушение срока предоставления государственной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, для предоставления государственной услуги;
отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, для предоставления государственной услуги у заявителя;
отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами;
затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга;
отказ Комитета, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
|
