Вестник архивной службы курской области
Скачать 2.32 Mb.
|
Коллекция цифровых фотодокументов, образовавшихся в результате инициативного документирования событий политической, общественной и культурной жизни г. Курска Электронный носитель содержит: Коллекцию цифровых фотодокументов: Общественно-политические и культурные события в 2007 г.состоящую из 541 (пятьсот сорок одной) ед. уч. в составе 541 (пятисот сорок одного) файла / 0 (ноль) папок, общим объемом 1 358 831 538 байт (один миллиард триста пятьдесят восемь миллионов восемьсот тридцать одна тысяча пятьсот тридцать восемь) байт / 1295,9 (тысяча двести девяноста пять целых девять десятых) Мб. Документы записаны: 19.04.2007. 12:33:53. в папку: Фото_Курск-2007 г. Всего же электронный носитель содержит: 2 (две) папки и 541 (пятьсот сорок один) файл, объемом 1 358 831 538 байт (один миллиард триста пятьдесят восемь миллионов восемьсот тридцать одна тысяча пятьсот тридцать восемь) байт / 1295,9 (тысяча двести девяноста пять целых девять десятых) Мб. Доступного места для записи электронных документов осталось: 3182 Мб. Текущий серийный номер электронного носителя: 4185-A73D Составитель: Ведущий методист А.А.Тверская «____»_______________200__ г. Электронному носителю в ГАКО присвоен учетный номер единицы хранения: ________ Должность Подпись Расшифровка подписи «____»_______________200__ г. Описи присвоен номер: ____________ Должность Подпись Расшифровка подписи «____»_______________200__ г. Образец заполнения карточки электронного носителя с записью документов, передаваемой в государственный архив Курской области при приеме–передаче электронных документов Е.Л. Прокопович, М.В. Шишлова А К Т «О проведении проверки организаций и учреждений – источников комплектования муниципальных архивов Курской области» 1 1.1. Наименование учреждения. Почтовый адрес. _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 1.2. Руководитель учреждения (Ф.И.О., должность, телефон) на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», закона Курской области «Об архивном деле в Курской области». ПРИ ПРОВЕРКЕ УСТАНОВЛЕНО: 1. Наличие архива (время его образования) или название структурных подразделений, обеспечивающих хранение и использование управленческой документации
ответственные за архив ________________________________________________________________ при отсутствии штатного работника – должность, дата, номер приказа о его назначении 3. Наличие экспертной комиссии, положения об ЭК, ведомственном архиве, даты их утверждения __________________________________________________________________ 4. Регулярность проведения заседаний ЭК, обсуждаемые вопросы, ведение протокола __________________________________________________________________ 5. Обеспечение сохранности документов: постоянного хранения по личному составу временного срока хранения 5.1. Площадь архива ________________ 5.2. Оборудование архива: 5.2.1. Наличие отопления _____________ 5.2.2. Стеллажи ____________________________________________________ 5.2.3. Электропылесос для обеспыливания связок с документами __________ 5.4. Сигнализация __________________ 5.5. Освещение ____________________________________________________ 5.6. Противопожарное оборудование __________________________________ 5.7. Температурно-влажностный режим хранения документов ____________ 5.8. Наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима __________________________________________________________________ 5.9. Санитарно-гигиенический режим 5.10 Степень загруженности архивохранилищ _________________________ 6. Порядок поступления документов в архив, наличие графиков передачи дел из структурных подразделений, размещение документов __________________________________________________________________ 7. Проведение проверки наличия и состояния дел, порядок оформления результатов проверки при смене зав.архивом или ответственного за архив лица, а также после перемещения дел в другое помещение __________________________________________________________________ 8. Наличие фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов __________________________________________________________________ 9. Организация отбора документов на постоянное хранение. Наличие: 9.1. Перечней документов, подлежащих передаче на госхранение с указанием сроков хранения __________________________________________ 9.2. Номенклатуры дел, дата и год согласования ее ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела 10. Состояние обработки документов __________________________________ 11. Объем (указать количество дел, хранящихся в учреждении) и их крайние даты: 11.1. Постоянного срока хранения _____________________________________ 11.2. По личному составу ____________________________________________ 11.3. Временного (свыше 10 лет) срока хранения ________________________ 11.4. Временного (до 10 лет) срока хранения ____________________________ 12. Объем дел, включенных в описи и акт о выделении документов к уничтожению, их крайние даты: постоянного хранения _________________________ по личному составу ___________________________ временного срока _____________________________ Акт о выделении документов к уничтожению ___________________ 12.1. Из них утверждено и согласовано с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела: постоянного хранения ________________________ по личному составу __________________________ внесенных в акт о выделении документов к уничтожению _____________ 12.2. Количество дел, хранящихся сверх срока _______________________ 12.3. Количество неописанных дел, их крайние даты __________________ 13. Упорядочение дел, с целью передачи их на постоянное хранение (в настоящее время ведется: организацией, сторонними лицами) 14. Передача документов на постоянное хранение (ее объем, крайние даты) 15. Научно-справочный аппарат. Учет документов. __________________________________________________________________ 16. Использование документов, хранящихся в архиве: 16.1. Наличие журнала учета дел, выданных во временное пользование 16.2. Количество справок социально-правового характера, выданных за последний год _____________________________________________________ 17. Методическое обеспечение работы ведомственного архива 18. Планирование работы ведомственного архива 19. Дата последней проверки муниципальными архивами Курской области _________________ В процессе настоящей проверки выявлены нарушения отдельных статей Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.1.2004 № 125-ФЗ, закона Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 21.12.2005 № 97-ЗКО и пунктов Основных правил работы архивов организаций, М., 2002. В связи с этим выдано предписание о принятии необходимых мер по устранению недостатков и нарушений, выявленных в порядке контроля за соблюдением действующего законодательства по архивному делу. (название организации) (Ф.И.О. руководителя) отправить в адрес _______________________________ отчеты о выполнении (почтовый адрес государственного или муниципального архива Курской области) предписания по настоящему акту не позднее _______________ (дата) Проверку осуществили: __________________________________________________________________ Акт с предписанием принят к исполнению: П Р Е Д П И С А Н И Е № О принятии необходимых мер по устранению недостатков и нарушений, выявленных в порядке контроля за соблюдением действующего законодательства по архивному делу В порядке осуществления контроля за соблюдением действующих нормативно-правовых актов по архивному делу _____________ __________________________________________________________________ (Ф.И.О., должности проверяющих) _________________________________________________________________ проведена проверка условий хранения архивных документов и состояния работы с ними. В результате проверки установлены нарушения отдельных статей Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.1.2004 № 125-ФЗ, закона Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 21.12.2005 № 97-ЗКО и пунктов Основных правил работы архивов организаций, М., 2002, отраженных в Акте проверки от «____» ____________ 200 г. на основании статей 19, 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»; статей 16,17,18 закона Курской области «Об архивном деле в Курской области», а также положений Основных правил работы архивов организаций (должность, Ф.И.О. руководителя учреждения) _______________________________________________________________________________ ПРЕДПИСЫВАЕТСЯ:
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.1.2004 № 125-ФЗ и законом Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 21.12.2005 № 97 –ЗКО предложенные мероприятия являются обязательными для должностных лиц предприятий, учреждений и организаций. При несогласии с предложенными мероприятиями или сроками их выполнения Вам предоставляется право обжаловать предписание в 10-дневный срок со дня его вручения в уполномоченном органе исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела. В случае невыполнения настоящего предписания виновные лица привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20., 19.4., 195., 19.6, 19.7. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 196-Ф. В.В. Распутина МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ «О правильном заполнении трудовых книжек» В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, характеризующим всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. Достоверность и правильность сведений, которые содержатся в трудовой книжке, имеют непосредственное отношение к оценке будущих пенсионных прав работника, к установлению для него тех или иных льгот. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и т.д. Законодательные нормы Порядок ведения трудовых книжек регулируется: Трудовым Кодексом Российской Федерации; Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Правила); Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек»; Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»; Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»; Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам». Заполнение трудовой книжки впервые Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. В случае местонахождения организации в одном из субъектов Российской Федерации, где официальным является язык субъекта Российской Федерации, возможно внесение записей на языке субъекта Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации. Если работник трудоустраивается на работу впервые (трудовой стаж и трудовая книжка отсутствуют), то в течение недели после приема на работу работодатель в присутствии работника должен оформить ему трудовую книжку, в обязательном порядке потребовав от работника заявление об ее оформлении, по причине первого трудоустройства, например: «Прошу оформить трудовую книжку в связи с заключением трудового договора впервые», «Прошу оформить трудовую книжку в связи с выходом на работу впервые», «Прошу оформить трудовую книжку в связи с выходом на работу в организацию впервые». В случае отсутствия у лица, принимаемого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель по его письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) обязан оформить ему новую трудовую книжку. В случае утраты трудовой книжки пишется заявление следующего содержания: «В связи с потерей трудовой книжки прошу оформить мне новую трудовую книжку». При этом записи в трудовой книжке о предыдущей работе работник кадровой службы по новому месту работы делать не имеет права. В случае отсутствия у работника трудовой книжки и подозрения на его «нечистое» прошлое работодатель имеет право отказать в приеме его на работу по деловым качествам. Упор в этом случае необходимо сделать именно на отсутствие трудовой книжки, и как следствие, стажа (опыта) работы, - объяснив, что по деловым качествам он уступает иным кандидатам, претендующим на данную должность. При необходимости отказ следует оформить в письменной форме. Оформление трудовой книжки При оформлении трудовой книжки новому работнику работодатель должен использовать свой бланк. Свой бланк работодатель использует и в том случае, если работник предъявит чистый бланк трудовой книжки с просьбой его заполнить. Работодатель вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании соответствующего договора, к тому же он обязан иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. В роли распространителей бланков могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя – объединения «Гознак» Минфина России. Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении бланка трудовой книжки работника может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений. Трудовая книжка старого образца Нередко новый работник при трудоустройстве предъявляет книжку, подтверждающую стаж, старого образца – 1973г. Трудовые книжки 1973г., утвержденные Постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», действительны при условии, если работник впервые был принят на работу в период с 01.01.1975 (даты вступления в силу вышеуказанного Постановления) до 01.01.2004 (начала действия трудовых книжек образца 2004г. – п.2 Постановления Правительства РФ № 225). Следовательно, при трудоустройстве нового работника работодатель обязан принять трудовую книжку образца 1973г., если соблюдено вышеуказанное условие. Если в трудовой книжке старого образца не осталось свободного места для записей, то работник кадровой службы должен оформить вкладыш в трудовую книжку на новом бланке – 2004г., в который и будут вноситься записи о приеме работника на работу, его переводе, увольнении. Несколько трудовых книжек В соответствии с действующим законодательством при утрате трудовой книжки по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку. В итоге у работника, в случае обнаружения пропажи, может оказаться несколько трудовых книжек. В какую из них следует вносить сведения о приеме на работу, а на основании какой работодателю определить страховой стаж работника? Для внесения записей (оформления) при трудоустройстве работника можно использовать одну из представленных книжек, на выбор работодателя. А для определения страхового стажа, в целях оплаты листков нетрудоспособности, следует принимать записи всех предъявленных работником трудовых книжек. При этом в случае если трудовой стаж будет повторяться в нескольких книжках, в целях исчисления страхового стажа работодателю необходимо учесть только один период. Заполнение титульного листа Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя не позднее недельного срока (при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. Необходимо писать полностью: пункт, статья Трудового кодекса Российской Федерации, приказ (его номер, дата). Записи должны производиться аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: - фамилия, имя, отчество; - дата рождения (число, месяц, год); - образование; - профессия, специальность. Рассмотрим порядок внесения записей в трудовую книжку. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения). Любые ошибки внесения этих сведений могут привести к проблемам при оформлении пенсий, когда работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке. Чаще всего такие ошибки возникают при написании данных работника на слух, а не на основе документа, удостоверяющего личность, что приводит к несоответствию паспортных данных данным в трудовой книжке. Например: имена "Олеся" и "Алеся", "Данила" и "Даниил", отчества - "Витальевна" и "Виталиевна", "Геннадиевна" и "Геннадьевна", "Ивановна" и "Ионовна" и так далее. Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца, четыре цифры - для года). Например: дата рождения - 6 октября 1972 года. В трудовой книжке должно быть записано: 06. 08.1972. Присутствие записи об образовании в трудовой книжке нового образца обязательно. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома). Возможно внесение записи о неоконченном образовании соответствующего уровня, она также вносится на основе надлежаще заверенных документов (зачетной книжки, студенческого билета, справки образовательного учреждения и тому подобное). Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов (диплом, свидетельство). Гражданину, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или выполняемого вида работ (например, экспедитор), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением квалификации по соответствующей специальности. Многие работодатели не учитывают различие в терминах «Специальность» и «Квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда типичная ошибка, которая часто встречается в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности «экономика и управление на предприятии» записывают квалификацию «экономист»). Графа "Дата заполнения" трудовой книжки заполняется полностью: число, месяц, год заполняются арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась впервые. В форме трудовой книжки, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть проставлена "разборчиво", поэтому данному лицу целесообразно не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению. Изменения сведений в титульном листе Если персональные данные работника (Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия, специальность) по каким-либо причинам изменились, например, вступление в брак, развод, смена фамилии, то внести изменения в трудовую книжку обязан работодатель по последнему месту работы на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества) со ссылкой на их номер и дату. Перечисленные изменения персональных данных должны быть зафиксированы в трудовой книжке работника путем внесении в ее титульный лист новых сведений. При этом устаревшая запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху или сбоку) делается новая. Причем зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или работника отдела кадров и печатью организации (или печатью кадровой службы). Если изменения персональных данных касаются получения новых образований, профессий, специальности, то в титульный лист трудовой книжки нужно вписать в соответствующих строках новые сведения, дополнив через запятую имеющиеся записи. Зачеркивание в этом случае не допускаются (см. приложения). Дополнительные сведения об учебе и службе в армии Если молодой специалист устраивается в организацию или к индивидуальному предпринимателю по окончании ВУЗа, то вносить в трудовую книжку сведения об учебе не надо, так как действующими нормативно-правовыми актами, это не установлено. Однако если обучение работника связано с повышением квалификации на курсах, то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись. Если перед трудоустройством работник исполнял воинскую обязанность – проходил военную службу в Вооруженных Силах РФ, то в трудовой книжке следует отразить сведения о времени службы. Данное правило распространяется и на работников, служивших в таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (см. приложения) Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу Порядок заполнения сведений о работе в трудовой книжке следующий. 1. Сначала в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации (в соответствии с ее учредительными документами), а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Если работодателем является индивидуальный предприниматель, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка (без номера) указывается полное наименование индивидуального предпринимателя с указанием фамилии, имени и отчества, а также сокращенное наименование (при его наличии). 2. Далее под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. 3. Затем в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. 4. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Запись о приеме на работу должна содержать следующее: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда". Наименования профессий и должностей должны строго соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам, трудовому договору. Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Все сведения о работе (не только о приеме на работу, но и о переводе на другую работу, увольнении) в трудовой книжке нумеруются и датируются. Датами записей являются соответствующие даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) работодателя по личному составу. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом производится соответствующая запись. Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (см. приложения). Сведения о работе по совместительству указываются в трудовой книжке по желанию работника. Они вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В этом случае в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (унифицированная форма N Т-2). Внесение исправлений в трудовую книжку Ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, допустившем ошибку. В случае если «невнимательный» работодатель реорганизован, то исправления в трудовой книжке делает его правопреемник, если ликвидирован – новый работодатель на основании соответствующих документов. Такими документами могут быть копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, справки и выписки документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, книга регистрации приказов и т.д.). Исправленные в трудовой книжке записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. Следует также отметить, что по общим правилам вносить исправительные данные в трудовую книжку на основании свидетельских показаний нельзя, однако в исключительных случаях возможно. Таковыми являются записи, в отношении которых имеется судебное решение, или случаи массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Исправление ошибочной записи происходит путем признания ее недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи. При этом в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Для этого в разделе «Сведения о работе» после последней записи указываются следующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, например: «Принят по такой-то профессии (должности)». В графе 4 следует сделать ссылку на приказ работодателя, запись из которого была внесена в трудовую книжку ошибочно (см. приложения). Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает. Ответственный за ведение трудовой книжки делает в ней соответствующие исправления. Если неправильная запись обнаружена после того, как оформлено увольнение, то внести исправления будет несколько сложнее. Дело в том, что весь блок записей работодателя закрыт печатью и подписью, поэтому внесение исправлений без указания наименования работодателя вызовет спорный момент в связи с невозможностью идентификации автора записи. Следовательно, внесение исправлений в трудовую книжку в таком случае следует начать с создания нового блока с указанием в виде заголовка наименования организации. Затем необходимо поставить порядковый номер записи по хронологии (следующая после записи об увольнении), дату и внести соответствующие изменения. Закрываем блок в общем порядке – печать организации, подпись работника отдела кадров и подпись работника об ознакомлении с записью. Аналогичного поведения следует придерживаться в случае, если обратился бывший работник с просьбой об исправлении записи в трудовой книжке за период, когда он работал в данной организации (см. приложения). Порядок выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек. Вкладыш выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов. При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующие правила: 1) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша; 2) вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Если трудовая книжка или вкладыш к ней утеряны или пришли в негодность, то лицо, утратившее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано немедленно заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Итак, дубликат трудовой книжки оформляется администрацией по последнему месту работы. Дубликат трудовой книжки, оформленный в установленном порядке, возвращается ее владельцу. В случае трудоустройства на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. По желанию работника при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, на основании его письменного заявления по последнему месту работы выдается дубликат трудовой книжки. При этом в дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и тому подобное). Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам, предусмотренным для заполнения сведений о работнике на первой странице (титульном лице) трудовой книжки, сведений о работе, сведений о награждениях. Однако существуют некоторые особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Так, если до поступления в данную организацию (к данному работодателю) работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3 вносится запись об общем стаже и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. В подтверждение трудового стажа принимаются только официальные документы с подписью руководителя, заверенные печатью организации. Это могут быть: справки, копии, выписки из приказов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. На основании представленных документов общий стаж работы работника, которому оформляется дубликат трудовой книжки, записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: - в графе 2 указывается дата приема на работу; - в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) производится в общем порядке: - в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); - в графе 3 - причина (основание) увольнения (если в представленном работником документе имеются такие данные). В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения; - в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и тому подобное), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Учет и хранение Исполняя обязанности по охране труда, работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей утверждены Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, а также Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Работодатель, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее, взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, тем самым компенсируя свои затраты. Однако в определенных случаях плата не взимается, а именно: массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства); неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша; порче не по вине работника (например, пожар в офисе фирмы). Учитывая особую значимость трудовых книжек, для их хранения кадровую службу предприятия следует обеспечить сейфом или несгораемым шкафом. При этом в нем следует хранить также и книгу учета движения трудовых книжек, личные карточки работников. |
Похожие:
 | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... |  | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области |
| Управления Росреестра по Курской области изучены вступившие в законную силу решения Арбитражного суда Курской области и судов общей... | | Ных учреждений Курской области подготовлена для работников оку «Государственный архив Курской области» (далее – оку «Госархив Курской... |
| Курской области №26 от 27. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... | | Курской области №21 от 28. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... |
| Курской области ведущей и старшей групп по направлениям деятельности: лесное хозяйство в территориальных органах комитета лесного... | | «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в администрации сельского поселения... |
| «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |