Вестник архивной службы курской области
Скачать 2.32 Mb.
|
| Раздел 3 Создание оптимальных условий хранения документов на электронных носителях Оптимальные условия хранения фотодокументов на электронных носителях обеспечиваются: – оборудованием помещений и хранилищ архива средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; – применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива и программных средств для обеспечения информационной безопасности; – применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, боксы, футляры и др.); – применением технических и программных средств, предназначенных для копирования или миграции электронных фотодокументов, контроля их физического и технического состояния, а также воспроизводимости. Ознакомиться с обеспечением нормативных условий хранения архивных документов, в том числе и фотодокументов, можно в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19. Остановимся более подробно на температурно-влажностном, санитарно-гигиеническом и эксплутационном режиме. Температурно-влажностный режим В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении оптических дисков должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура не должна превышать +25°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 20 до 50%. Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка при температуре до –5°С и относительной влажности 50%. В хранилище с рабочими экземплярами электронных документов должна поддерживаться комнатная температура – +23°С. В хранилище с резервными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – в пределах 15–17°С выше нуля, и более низкая относительная влажность воздуха. Высокие температуры влияют на качество записи документов на электронном носителе: резко повышается количество сбоев. Очень низкие температуры оказывают вредное влияние на сами носители: они становятся более хрупкими. При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя оптических дисков по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациям. Акклиматизация оптических дисков Перед размещением в хранилище и перед выдачей для использования или специальной обработки в помещениях с температурно-влажностным режимом, отличным от режима в хранилище, оптические диски следует акклиматизировать. Хранилища не должны использоваться для акклиматизации и проведения работ по упаковке поступающих единиц хранения и единиц хранения, подлежащих транспортировке за пределы архива. Акклиматизация оптических дисков проводится в плотных, непроницаемых контейнерах (боксах) при температуре +20±3°С и относительной влажности воздуха 40±10%. Продолжительность акклиматизации – 24 часа. При этом максимально допустимое изменение температуры – 10°С в час, максимально допустимое изменение относительной влажности – 10% в час. Если диски содержались при низкой температуре (например, при транспортировке), то перед выемкой, их следует нагреть в контейнере до температуры выше точки росы (точка росы – температура, до которой должен охладиться воздух при данном давлении, для того чтобы содержащийся в нем пар достиг насыщения и начал конденсироваться, т.е. появилась роса). В период разных видов работ с электронными фотодокументами допускается временное хранение (до 2 месяцев) электронных носителей в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20±5°С и относительной влажностью воздуха 50±20%. Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения – 1 раз в сутки. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами. Санитарно-гигиенический режим Хранилища и другие помещения архива должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться следующие требования санитарно-гигиенического режима: Не реже одного раза в месяц следует проводить влажную уборку стеллажей, полок, ящиков, первичных средств хранения электронных носителей. Для удаления грязи и пыли с полок, ящиков, внешних поверхностей коробок, боксов и футляров должны использоваться химически неактивные, чистые и не статичные салфетки. Не допускается использование при уборке химических чистящих растворов, промышленных и бытовых моющих средств. При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на электронные носители. Не реже одного раза в неделю следует проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, боксов, футляров). от 0,3 микрометров и больше. В хранилищах не должны находиться пылесобирающие материалы и предметы, например, ковры, галантерейные занавеси, асбестовые изоляционные материалы, ворсистые покрытия стен и мебели. При очистке и ручной обработке электронные носители разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус. При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки и т.п. обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ (например, этиловому спирту). Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок; допускаются также непластицифированный полиэтилен, фторполимеры и латекс. В состав материала перчаток не должны входит красители. Оборудование хранилищ средствами хранения Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными закрытыми металлическими стеллажами и шкафами или металлическими шкафами с выдвижными ящиками, в которых размещаются металлические или пластмассовые боксы (стойки) для хранения CD-дисков или коробки для хранения других электронных носителей. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться сейфы, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Не допускается хранение электронных носителей с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление). Наиболее приемлемыми материалами для футляров электронных носителей являются такие виды пластмассы как полистирол, полипропилен и поликарбонат. Не следует использовать первичные средства хранения из бумаги, картона, пенорезины, поливинилхлорида, целлюлозных видов пластмассы, высоко пластифицированных материалов. Каждый электронный носитель должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр; оптический диск – рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками. Футляры с электронными носителями размещаются в боксах и коробках вертикально. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из бокса или коробки. Боксы и коробки должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от падения и существенного отклонения от вертикали. При размещении футляров и боксов и коробок с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения. Эксплуатационный режим При использовании фотодокументов на электронных носителях, их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы. При перемещении или транспортировке электронных носителей в больших количествах и на большие расстояния они должны помещаться в коробках в вертикальном положении. Приложение № 1 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Опись № _____ Подпись Расшифровка подписи единиц учета цифровых Дата фотодокументов Название описи: Крайние даты: Краткое название информационного ресурса: Статус документов: Тип формата документов: Характеристика носителя с резервными экземплярами электронных документов: Характеристика носителя с рабочим экземпляром электронных документов:
В опись внесено:______________________________________цифровых фотодокументов (цифрами и прописью) с инвентарного №________по № ___________ Контрольные характеристики файла с описью: Дата и время последнего изменения в описи: Составители: Должность составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Заведующий архивом арганизации Подпись Расшифровка подписи Дата УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК___________________ Протокол ЭК____________________ (Наименование архивного органа) (наименование архива) от__________№__________________ от__________№__________________ Форма описи цифровых фотодокументов Приложение № 3 Карточка электронного носителя, составленная в организации и передаваемая при приеме–передаче электронных документов по 1. Тип носителя 2. Емкость (Мбайт) 3. Фирма-изготовитель 4. Модель № 5. В какой стране изготовлено 6. Дата изготовления 7. Размер физический 8. Производственный (заводской) номер 9. Метка диска 10. Совместимость записи 11. Статус экземпляра документов 12. Хранилище (место хранения) № 13. Топология (№ шкафа, № полки) Название организации – сдатчика документов на электронных носителях: _______________________________________________________________________________________ Электронный носитель содержит: 1) ______________________________________________________________________________________ (Название комплекса документов; Кол-во ед. уч./ файлов/ папок; Объем (в байтах); Дата записи; Локализация (папка) на эл. носителе; ______________________________________________________________________________________ Номер дорожки на носителе (объем дорожки, занимаемое дисковое пространство)). 2) _______________________________________________________________________________________ (Сдаточная опись: Название файла, Объем (в байтах); Дата записи; Локализация (папка) на эл. носителе; _______________________________________________________________________________________ Номер дорожки на носителе (объем дорожки, занимаемое дисковое пространство)). Всего же содержит: _______________________________/___________________________ файлов /папок (цифрами и прописью) объемом _________________________________________________________ байт Доступного места для записи электронных документов осталось: __________________________ Мбайт Текущий серийный номер электронного носителя: ________________________ Составитель: Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Электронному носителю: _________________________________________________________________ (Тип и модель носителя, емкость, фирма-производитель, производст. номер) в ГАКО присвоен учетный номер единицы хранения: _____________________________________ (учетный номер единицы хранения) Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Сдаточной описи присвоен номер: _____________________________ Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Форма карточки электронного носителя, составленная в организации и передаваемая при приеме-передаче электронных документов Приложение № 4 Карточка № _____ электронного носителя с записью документов, передаваемая в государственный архив Курской области при приеме–передаче электронных документов 1. Тип носителя: Оптический односторонний диск с однократной записью информации DVD+R 2. Емкость (Гб): 4,7 3. Фирма-изготовитель: Verbatim Corporation 4. Модель: 16x, 120 мин. 5. Размер физический: 12,0 см (5 дюймов) 6. В какой стране изготовлено: 7. Дата изготовления: 8. Производственный (заводской) номер: PAPA24KC0323061 4 9. Метка диска: PM_OP_03_2 10. Совместимость записи: ISO 9660 11. Статус экземпляра документов: рабочий 12. Хранилище (место хранения) № _____________________________ 13. Топология (№ шкафа, № полки) ______________________________ Название организации – сдатчика документов на электронных носителях: Название фонда: |
Похожие:
 | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... |  | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области |
| Управления Росреестра по Курской области изучены вступившие в законную силу решения Арбитражного суда Курской области и судов общей... | | Ных учреждений Курской области подготовлена для работников оку «Государственный архив Курской области» (далее – оку «Госархив Курской... |
| Курской области №26 от 27. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... | | Курской области №21 от 28. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... |
| Курской области ведущей и старшей групп по направлениям деятельности: лесное хозяйство в территориальных органах комитета лесного... | | «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в администрации сельского поселения... |
| «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |