ПАМЯТКА
по заполнению Сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования архивных учреждений Курской области
Памятка по заполнению сводных Сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования архивных учреждений Курской области подготовлена для работников ОКУ «Государственный архив Курской области» (далее – ОКУ «Госархив Курской области»), ОКУ «Государственный архив общественно-политической истории Курской области» (далее – ОКУ «ГАОПИ Курской области») и муниципальных архивов Курской области.
Сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области (приложение № 6 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации) заполняются работниками ОКУ «Госархив Курской области», ОКУ «ГАОПИ Курской области» и муниципальных архивов Курской области на основании паспортов архивов их организаций – источников комплектования по состоянию на 1 декабря текущего года и представляются в архивное управление Курской области в установленном порядке.
При составлении паспортов организаций - источников комплектования следует иметь в виду, что паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в ОКУ «Госархив Курской области», ОКУ «ГАОПИ Курской области» и муниципальный архив. Второй экземпляр паспорта хранится в организации до ее ликвидации (реорганизации).
Раздел 1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию
В первом разделе приводятся сведения о количестве организаций – источников комплектования архивного учреждения Курской области, передающих управленческую документацию в государственные и муниципальные архивы Курской области.
В первом разделе работники государственных и муниципальных архивов заполняют:
ОКУ «Госархив Курской области» - строки 103, 104, 107;
ОКУ «ГАОПИ Курской области» - строки 103, 104;
муниципальные архивы - строки 205, 206.
В показатель всех граф при заполнении строки 103 (для государственных архивов) и строки 105 (для муниципальных архивов) включаются, в том числе сведения по показателям строки 104 (для государственных архивов) и строки 106 (для муниципальных архивов) о количестве негосударственных организаций - источников комплектования архивных учреждений Курской области.
В показатель строки 107 включаются сведения о количестве объединенных ведомственных архивов – источников комплектования ОКУ «Госархив Курской области».
В показатель строки 107 не включаются сведения строк 103-104.
Нумерация граф
|
Правила заполнения
|
1
|
2
|
Строка 103 (для государственных архивов)
Строка 105 (для муниципальных архивов)
|
Графа 1
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе количество негосударственных организаций.
|
Графа 2
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе количество негосударственных организаций, имеющих согласованные номенклатуры дел.
При подсчете учитывается количество организаций, а не количество номенклатур дел!
|
Графа 3
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе количество негосударственных организаций, имеющих инструкции по делопроизводству.
При подсчете учитывается количество организаций, а не количество инструкций по делопроизводству!
|
Графа 4
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе количество негосударственных организаций, имеющих выделенные помещения для хранения документов.
При подсчете учитывается количество организаций, а не количество выделенных помещений!
|
Графа 5
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе количество негосударственных организаций, имеющих штатных работников архива.
При подсчете учитывается количество организаций, а не количество штатных работников (человек)!
|
Графа 6
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе количество негосударственных организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение (описи утверждены ЭПК архивного управления Курской области; документы по этим описям находятся в организации).
|
Строка 104 (для государственных архивов)
Строка 106 (для муниципальных архивов)
|
Графы 1
|
Указываются общее количество негосударственных организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области.
|
Графа 2
|
Указывается общее количество негосударственных организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, имеющих согласованные номенклатуры дел.
При подсчете учитывается количество негосударственных организаций, а не количество номенклатур дел!
|
Графа 3
|
Указывается общее количество негосударственных организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, имеющих инструкции по делопроизводству.
При подсчете учитывается количество негосударственных организаций, а не количество инструкций по делопроизводству!
|
Графа 4
|
Указывается общее количество негосударственных организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, имеющих выделенные помещения для хранения документов.
При подсчете учитывается количество негосударственных организаций, а не количество выделенных помещений!
|
Графа 5
|
Указывается общее количество негосударственных организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, имеющих штатных работников архива.
При подсчете учитывается количество негосударственных организаций, а не количество штатных работников (человек)!
|
Графа 6
|
Указывается общее количество негосударственных организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение (описи утверждены ЭПК архивного управления Курской области; документы по этим описям находятся в организации).
|
Строка 107 (для ОКУ «Госархив Курской области» (далее – госархив))
|
Графа 1
|
Указывается общее количество объединенных ведомственных архивов, функционирующих на территории комплектования госархива. Сведения строки 107 не включаются в сведения строк 103-104.
|
Графы 2-3, 6
|
Не заполняются
|
Графа 4
|
Указывается количество объединенных ведомственных архивов, имеющих выделенные помещения для хранения документов.
|
Графа 5
|
Указывается количество объединенных ведомственных архивов, имеющих штатных работников.
|
Раздел 2. Сведения об управленческой документации
Во втором разделе приводятся сведения об управленческой документации, находящейся на хранении в организациях - источниках комплектования архивных учреждений Курской области.
Во втором разделе работники государственных и муниципальных архивов Курской области заполняют:
ОКУ «Госархив Курской области» - строки 203, 204, 207;
ОКУ «ГАОПИ Курской области» - строки 203, 204;
муниципальные архивы – строки 205, 206.
При заполнении второго раздела следует учитывать, что в показатель всех граф при заполнении строки 203 (для государственных архивов) и строки 205 (для муниципальных архивов) включаются, в том числе сведения по показателям строки 204 (для государственных архивов) и строки 206 (для муниципальных архивов) об управленческой документации, хранящейся в негосударственных организациях – источниках комплектования архивных учреждений Курской области.
В показатель строки 207 включаются сведения о количестве единиц хранения управленческой документации объединенных ведомственных архивов - источников комплектования ОКУ «Госархив Курской области».
В показатель строки 107 не включаются сведения строк 103-104.
Нумерация граф
|
Правила заполнения
|
1
|
2
|
Строка 203 (для государственных архивов)
Строка 205 (для муниципальных архивов)
|
Графа 1
|
Указывается общее количество единиц хранения, отложившихся на постоянное хранение во всех организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе количество единиц хранения, хранящихся в негосударственных организациях.
|
Графа 2
|
Указывается год создания самого раннего документа, хранящегося в организации - источнике комплектования архивного учреждения Курской области, из числа единиц хранения, включенных в графу 1 и с учетом показателей графы 2 строки 204 (строки 206).
|
Графа 3
|
Указывается год создания самого позднего документа, хранящегося в организации-источнике комплектования архивного учреждения Курской области, из числа единиц хранения, включенных в графу 1 и с учетом показателей графы 3 строки 204 (строки 206).
В 2013 г. учетные сведения по управленческой документации должны даваться по 2010 год включительно и не более.
Включение сведений об описании управленческой документации по 2011 или 2012 годы - недопустимо!
|
Графа 4
|
Указывается количество единиц постоянного хранения из общего количества единиц хранения, указанных в графе 1 и отложившихся во всех организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе в негосударственных организациях, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 5
|
Указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, находящихся на хранении во всех организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Курской области и включенных в графу 4, с учетом показателей графы 5 строки 204 (строки 206).
|
Графа 6
|
Указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, находящихся на хранении во всех организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Курской области и включенных в графу 4, с учетом показателей графы 6 строки 204 (строки 206).
В сведениях за 2013 год учетные сведения должны даваться по управленческой документации по 2010 год включительно и не более.
Включение сведений об описании управленческой документации, включенной в описи по 2011 или 2012 годы – недопустимо!
|
Графа 7
|
Указывается количество документов постоянного хранения, в том числе документов негосударственных организаций, из числа, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Курской области и хранящихся в организациях сверх установленного срока.
При заполнении этой графы следует учитывать, что предельный срок хранения документов постоянного срока хранения, устанавливаемый действующим законодательством, для федеральных органов государственной власти, федеральных организаций - 15 лет, органов государственной власти и организаций Курской области - 10 лет, органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет.
Например:
По состоянию на 1 декабря 2013 г.:
Если управленческие документы постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, хранятся в федеральных органах государственной власти, федеральных организациях до 1997 года, то они считаются документами, хранящимися сверх установленного срока хранения.
Если управленческие документы постоянного срока хранения органов государственной власти и организаций Курской области, хранятся в органах государственной власти и организациях Курской области до 2002 г., то они считаются документами, хранящимися сверх установленного срока хранения.
Если управленческие документы постоянного срока хранения органов местного самоуправления и муниципальных организаций, хранятся в органах местного самоуправления и муниципальных организациях до 2007 г., то они считаются документами, хранящимися сверх установленного срока хранения.
Если негосударственная организация хранит документы государственной организации – предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности, следует считать как документы, хранящиеся сверх срока.
|
Графа 8
|
Указывается общее количество единиц хранения по личному составу, отложившихся во всех организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе в негосударственных организациях.
Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре или типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.
|
Графа 9
|
Указывается количество единиц хранения документов по личному составу из числа отложившихся во всех организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе в негосударственных организациях, внесенных в описи и согласованные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 10
|
Указывается количество дел постоянного хранения, образующихся в год во всех организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, в том числе в негосударственных организациях.
В 2013 году в данной графе должно быть указано количество дел, образовавшихся в организациях – источниках комплектования за 2010 год, т.е. год, по который составляются сведения.
|
Строка 204 (для государственных архивов)
Строка 206 (для муниципальных архивов)
|
Графы 1
|
Указываются общее количество единиц хранения, отложившихся на постоянное хранение в негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области.
|
Графа 2
|
Указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, отложившихся на постоянное хранение в негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области и включенных в графу 1 строки 204 (строки 206).
|
Графа 3
|
Указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, негосударственных организаций - источников комплектования архивного учреждения Курской области и включенных в графу 1 строки 204 (строки 206).
В учетные сведения по управленческой документации за 2013 г. должны даваться по 2010 год включительно и не более.
Включение сведений об описании управленческой документации по 2010 или 2011 годы - недопустимо!
|
Графа 4
|
Указывается количество единиц постоянного хранения из числа, отложившихся в негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 5
|
Указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, находящихся на хранении во всех негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
Год создания самого раннего документа в негосударственных организациях не должен (и не может) быть ранее 1992 года.
|
Графа 6
|
Указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, находящихся на хранении во всех негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 7
|
Указывается количество единиц хранения из числа, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области, хранящихся в негосударственных организациях сверх установленного срока.
Если негосударственная организация хранит документы государственной организации – предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности, следует считать как документы, хранящие сверх срока.
|
Графа 8
|
Указывается общее количество единиц хранения по личному составу, отложившихся в негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области.
|
Графа 9
|
Указывается количество единиц хранения документов по личному составу из числа отложившихся в негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области, внесенных в описи и согласованные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 10
|
Указывается количество дел постоянного хранения, образующихся в год в негосударственных организациях - источниках комплектования архивного учреждения Курской области архивного учреждения Курской области.
В 2013 году в данной графе должно быть указано количество дел, образовавшихся в негосударственных организациях – источниках комплектования за 2010 год, т.е. год, по который составляются сведения.
|
Строка 207 (для ОКУ «Госархив Курской области»)
|
Графа 1
|
Указывается суммарное количество единиц хранения управленческой документации организаций - источников комплектования госархива, находящихся на постоянном хранении в объединенных ведомственных архивах. Сведения строки 207 не включаются в сведения строк 203-204.
|
Графы 2
|
Указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1 и находящихся в объединенных ведомственных архивах.
|
Графа 3
|
Указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1 и находящихся в объединенных ведомственных архивах.
В 2013 году учетные сведения по управленческой документации должны даваться по 2010 год включительно и не более.
Включение сведений об описании управленческой документации по 2010 или 2011 годы - недопустимо!
|
Графа 4
|
Указывается количество единиц хранения управленческой документации, из числа, документов, хранящихся в объединенных ведомственных архивах, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 5
|
Указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, находящихся на хранении в объединенных ведомственных архивах, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 6
|
Указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, находящихся на хранении в объединенных ведомственных архивах, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 7
|
Указывается количество единиц хранения из числа, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области, хранящихся в объединенных ведомственных архивах сверх установленного срока.
|
Графа 8
|
Указывается общее количество единиц хранения по личному составу организаций-источников комплектования госархива, находящихся на хранении в объединенных ведомственных архивах.
Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре или типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.
|
Графа 9
|
Указывается количество документов по личному составу организаций - источников комплектования госархива, находящихся на хранении в объединенных ведомственных архивах, внесенных в описи и согласованные ЭПК архивного управления Курской области.
|
Графа 10
|
Указывается количество дел постоянного хранения, образующихся в год в организациях - источниках комплектования госархива, хранящих свои документы в объединенных ведомственных архивах.
В 2013 году в данной графе должно быть указано количество дел, образовавшихся в организациях - источниках комплектования госархива за 2010 год, т.е. год, по который представляются сведения.
|
|
