Вестник архивной службы курской области
Скачать 2.32 Mb.
|
| Раздел 1. Определения и термины, употребляемые при работе с цифровыми фотодокументами Документ на электронном носителе, электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. При этом: – электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации в электронно-цифровой форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами; – компьютерный файл – совокупность закодированных и структурированных данных, которые предназначены для воспроизведения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, в виде, доступном для восприятия человеком; – воспроизведение документа на электронном носителе – технологический процесс преобразования закодированной информации в вид, доступный для восприятия человеком. Документ на электронном носителе может состоять из одной или нескольких частей файла, целого файла или нескольких файлов, к которому/которым относятся реквизиты, удостоверяющие его аутентичность и гарантирующие проверку целостности. Комплексом документов на электронных носителях в архиве является фонд (коллекция), информационный ресурс, «папка – раздел описи», «папка–дело». «Папка – раздел описи» – комплекс электронных документов, объединенных по одному из признаков группировки документов (хронологическому, функциональному, структурному, тематическому, авторскому и т.п.). «Папка – раздел описи» представляет собой директорию (папку) файловой системы компьютера, включающую поддиректории. «Папка–дело» – комплекс электронных документов, объединенных по делопроизводственному признаку (индексам), который определен номенклатурой дел организации, или составляющих фотоочерк, тематическую или жанровую рубрику произведения, издания и т.п. «Папка–дело» представляет собой директорию (папку) файловой системы компьютера, непосредственно включающую файлы с документами, а также поддиректории с файлами–приложениями к основным файлам электронных документов. Учетная единица электронных документов – электронный документ, часть электронного документа, комплекс электронных документов или электронный носитель, выступающий в качестве обособленного объекта при учете документов и их систематизации по различным классификационным признакам. Учетными единицами электронных фотодокументов являются: единица хранения, информационный ресурс, единица учета. Единица учета электронных фотодокументов – визуально обособленный (с помощью программных средств) объект файловой организации компьютерных данных (компьютерная папка, компьютерный файл), получивший в архиве учетный номер. Единицы хранения электронных документов - под единицей хранения электронных фотодокументов понимается физически обособленный электронный носитель с записью документов: оптический диск, магнитооптический диск, магнитная дискета. После выбытия из архива единицы хранения её учетный номер другим электронным носителям не присваивается. Единица хранения электронных фотодокументов – физически обособленный электронный носитель с записью фотодокументов и документов, получивший в архиве учетный номер. База данных – объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины. Аутентичность документа – свойство документа быть тем, о чем заявлено в нем самом, т.е. содержать информацию, подтверждающую его происхождение (авторство, время и место создания и т.п.), причем таким образом, чтобы это гарантировало документ от подделок. Под целостностью документа – понимается то, что после его создания ни в его реквизиты, ни в содержание не вносилось никаких изменений, добавлений, исключений и т.п. Оригинал цифрового фотодокумента – первый по времени создания экземпляр документа. Оригиналом является единственный экземпляр цифрового фотодокумента, в котором дата и время записи его файла(ов) на электронный носитель предшествуют дате и времени его(их) последнего изменения. Подлинник цифрового фотодокумента – экземпляр цифрового фото документа, аутентичность и целостность которого подтверждены автором или иным полномочным лицом в установленном порядке. В архиве подлинником электронных документов считаются документы с контрольными характеристиками, удостоверенными источником комплектования. Копия цифрового фотодокумента – экземпляр цифрового фотодокумента, аутентичность и целостность которого удостоверены лицом, не являющимся ни его автором, ни другим уполномоченным на то лицом. После выполнения установленных процедур за копией могут быть признаны права подлинника. Контрольные характеристики цифровых фотодокументов – числовые параметры, характеризующие единицу учета цифровых фотодокументов или их совокупность: объем в байтах, контрольная сумма файла, значение хэш-функции и т.п. (см. приложение № 1, 1 а) Связующий протокол – набор описательных параметров записей электронных документов на носители, включающий контрольные характеристики записанных документов. Связующий протокол составляется в результате выполнения определенных процедур и правил по связыванию отдельных записей единиц учета электронных документов на разных единицах хранения. Повторение процедур и правил связующего протокола может существенно помочь при выявлении случаев непреднамеренного или преднамеренного внесения изменений в состав или содержание электронных документов. Миграция электронных документов – перевод цифровых фотодокументов с одной технологической платформы (прикладной программы, системы управления базами данных, операционной системы) на другую, при котором обеспечивается их аутентичность. В процессе миграции происходит переформатирование компьютерных файлов, иногда изменение структуры данных или типа формата (текстовые документы переводятся в графические или наоборот). Такая миграция фотодокументов на электронных носителях фиксируется в ведомости записи на электронные носители и миграции единиц учета электронных документов, входящих в опись. (Приложение 2). Рабочий экземпляр цифрового фотодокумента – экземпляр цифрового фотодокумента на единице хранения, выдаваемой при организации использования документа. Резервный экземпляр цифрового фотодокумента – экземпляр цифрового фотодокумента на единице хранения, предназначенной для создания или восстановления рабочего экземпляра на новой единице хранения. Цифровой фотодокумент в страховом формате – цифровой фотодокумент, сохраненный в программно независимом или широко распространенном компьютерном формате. Цифровой фотодокумент в пользовательском формате – электронный документ, сохраненный в формате, поддерживаемом текущей информационной системой архива, читального зала или удаленного пользователя. Проверка воспроизводимости электронных документов – процедура воспроизведения электронных документов, в ходе которой проверяются возможности информационной системы архива по технологическому преобразованию включенной в компьютерный файл закодированной информации в вид, доступный для восприятия человеком. Проверка воспроизводимости состоит из проверки того, «открывается» ли компьютерный файл с помощью применяемых программных средств, и оценке качества представления информации на дисплее компьютера. Бокс для хранения CD-дисков – стойка для CD-дисков, помещенная в запирающийся ящик шкафа и размещенная в нем таким образом, что диски хранятся в вертикальном положении. Производственный (заводской) номер единицы хранения – номер, проставленный на «теле» электронного носителя при его изготовлении. Серийный номер единицы хранения – номер, присваиваемый электронному носителю при записи на него документов и других данных (соответствует каждой отдельной сессии записи). Раздел 2. Подготовка организацией – источником комплектования фотодокументов на электронных носителях и научно-справочного аппарата к ним для передачи в архив 2.1. Организация – источник комплектования подготавливает и передает в архив цифровые фотодокументы в упорядоченном состоянии на двух оптических дисках (резервном и рабочем) с однократной записью информации, помещенных в пластиковые футляры. В качестве электронных носителей должны использоваться диски CD-R, DVD-R. 2.2. Прием-передача документов производится по описям или в исключительных случаях – по сдаточным описям и другой сопроводительной документацией, выполненной в электронном виде и на бумажной основе. 2.3. Прием цифровых фотодокументов на государственное хранение осуществляется только после проведения организацией следующих видов работ: 2.3.1. Описания цифровых фотодокументов. При работе с фотодокументами на электронных носителях, фотоснимки проходят экспертизу ценности, после чего включаются в архивный фонд. Экспертиза ценности проводится путем комплексного применения следующих критериев: время и место создания документа; авторство; обстоятельства появления документа; значение учреждения, лица, создавшего документ; оригинальность (подлинность) документа; значение объекта, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна сведений; физико-техническое состояние документа и степень его сохранности. За единицу описания принимается единица учета – цифровой фотоснимок, за единицу хранения – физически обособленный документ (диск). Затем документальные материалы подвергаются описанию, т.е. разрабатывается научно-справочный аппарат: - описи (приложение № 1); - карточки электронного носителя, передаваемого в государственный архив Курской области (приложение № 3, 4). Описание фотодокументов на электронном носителе в описи дается в виде аннотации. Аннотация фотодокумента на электронном носителе представляет собой краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе. При составлении аннотаций необходимо руководствоваться следующими правилами: - в аннотации необходимо указывать название события, явления, фамилии и инициалы всех изображенных на фотодокументе лиц, их общественное и служебное положение, почетные звания и т.п. В отдельных случаях можно не перечислять все данные о широко известных государственных и общественных деятелях, а указывать сведения, являющиеся определяющими для конкретного фотодокумента. Пример: «Губернатор Курской области Александр Михайлов во время поездки по Черемисиновскому району. На снимке: губернатор (справа) осматривает сортовой ячмень на полях ОАО «Новая жизнь»; - аннотацию к портрету следует начинать с фамилии лица, расшифровав полностью имя и отчество, а затем указать должность и звание и т. п. В заголовке не должно быть никаких сокращений, все названия пишутся полностью. Пример: «Бугров Юрий Александрович - председатель Курского областного краеведческого общества, кандидат исторических наук, заслуженный работник культуры России, прозаик, журналист, краевед. (Портрет)»; - при составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретных лиц, берется во внимание основное содержание изображения (событие или лицо). Пример: В Рыльском краеведческом музее состоялась выставка художника Александра Андреевича Хомякова, посвященная 50-летнему юбилею автора. На снимке: юбиляр (слева) принимает поздравления. - перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на фотодокументе указывается следующим образом: «второй слева поэт Александр Сергеевич Осмолов», «в центре группы депутат Государственной Думы Александр Сергеевич Сысоев» и т.д.; - в аннотацию включаются следующие сведения о месте съемки события: название района, города, села. При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки. - снимок должен быть правильно датирован. Указывается дата, когда происходила съемка, а не дата передачи на хранение. В целях унификации описания однородных фотодокументов применяется составление типовых аннотаций. Примеры: «Фрагмент праздничной демонстрации трудящихся, посвященной празднованию 1 Мая в г. Курске»; «Общий вид строительства Козинского спиртзавода в Рыльском районе Курской области»; «В г. Рыльске прошел фольклорный праздник, на котором была организована выставка изделий глушковских гончаров. На снимке: народный мастер России Владимир Павлович Холчев (справа)». Опись заполняется следующим образом: - вносится название описи; - крайние даты; - краткое название информационного ресурса, т.е. как отражено название на диске; - статус документа, т.е. подлинник или копия; - тип формата документов, указывается страховой или пользовательский; - характеристика носителя, на основании той информации, которая отражена на диске рабочем или резервном. В графе «Учетный номер единицы учета» проставляется присвоенный фотодокументу порядковый номер. В графе «Учетный номер единицы хранения» проставляется присвоенный порядковый номер единицы хранения (диска). В графе «Имя файла с расширением» указывается шифр файла, который проставляется по номеру единицы учета и единицы хранения; имя файла, которое автоматически присваивается при фотосъемки, а также расширение. Например: 003-01-IMG_7698.JPG, 003-номер единицы учета; 01-номер единицы хранения; IMG_7698 – имя файла, которое автоматически присваивается при фотосъемке; JPG – расширение. Для хранения фотодокументов на электронных носителях необходимо использовать форматы - tiff, jpg. В графе «Объем файла в байтах» указываем размер фотодокумента в байтах либо мегабайтах. Данные уточняем через проводник Windows с помощью функции «Свойства», щелкнув правой кнопкой мыши на тот фотодокумент, который необходим. В графе «Дата сохранения» проставляется дата последнего изменения файла фотодокумента. Дату изменения уточняем через проводник Windows с помощью функции «Свойства», щелкнув правой кнопкой мыши на тот файл или папку, который необходим. В графе «Контрольная сумма файла» вносится в том случае, если есть программа Directory Lister. В графе «Аннотация фотодокумента» вносится полное описание фотодокумента. В графе «Дата проведения съемки» число, месяц и год когда проводилась фотосъемка. В графе «Место съемки» указывается название республики, края, области, города. В графе «Автор съемки» указывается фамилия, имя, отчество автора фотосъемки. В графе «Размер кадра» указываем размер фотоснимка в пикселях. Данные уточняем, например, через программу «Фотокатолог», наводя курсором на тот фотодокумент, который необходим. Появляется окошко, в котором указаны номер фотографии, размер в байтах, размеры в пикселях, цветность в битах и т.д. В графе «Цветность фотографии» указываем цветность в битах. Данные определяем в программе «Фотокатолог». См. графа «Размер кадра». Далее вносится итоговая запись. (см. приложение № 1, 1 а.) 2.3.2. Подготовки комплекса единиц учета цифровых фотодокументов к записи на электронные носители, включая их систематизацию и проверку на наличие вредоносных компьютерных программ; 2.3.3.Проверки физического и технического состояния электронных носителей (осуществляется с целью проверки): – состояния первичных средств хранения электронных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и этикетках и т.п.); – наличия запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей; – наличия влаги на поверхностях электронных носителей; – физического состояния рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, изменения цвета, наличие царапин, проколов и т.п.); – наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы воздействия химически агрессивных веществ электронных носителей); 2.3.4. Записи комплекса единиц учета цифровых фотодокументов в двух экземплярах на двух электронных носителях и проверки качества записи и воспроизводимости цифровых фотодокументов; 2.3.5. Подготовки и оформления сопроводительной технической документации на бумажной основе, состав которой отражается п. 5.3.1. приложения 1, 1 а, 3, 4. – оформления карточек электронных носителей, на которые записаны электронные документы; – оформления в трех экземплярах описи на бумажном носителе; – записи файлов с описью на два электронных носителя, на которые были записаны единицы учета электронных документов. 2.2.5. Подготовки и оформления сопроводительной технической документации на электронном носителе. Прием электронных документов на постоянное хранение осуществляется в следующем комплекте:
|
Похожие:
 | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... |  | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области |
| Управления Росреестра по Курской области изучены вступившие в законную силу решения Арбитражного суда Курской области и судов общей... | | Ных учреждений Курской области подготовлена для работников оку «Государственный архив Курской области» (далее – оку «Госархив Курской... |
| Курской области №26 от 27. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... | | Курской области №21 от 28. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... |
| Курской области ведущей и старшей групп по направлениям деятельности: лесное хозяйство в территориальных органах комитета лесного... | | «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в администрации сельского поселения... |
| «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |