К онструктор запросов
Открыть вкладку ‘Конструктор запросов’ можно несколькими способами:
Выбрать в разделе меню ‘Вкладки’ пункт ‘Конструктор запросов’
Воспользоваться комбинацией клавиш Alt+K;
Окно конструктора;
Объекты конструктора;
Выполнение запроса;
Сложные и простые параметры объектов;
Связи объектов;
Фильтры;
Сохранение запросов, открытие сохраненных запросов;
Окно выборки;
Формирование сложных отчетов;
Основы обработки полученных данных в MS Excel-2003;
Окно конструктора
Начать работу по формированию отчета в «Конструкторе отчетов» нужно с нажатия кнопки  . В результате этого действия открывается Окно формирования отчетов.
Окно формирования отчетов в конструкторе разбито на 4 поля:
Рабочее поле, в котором непосредственно происходит конструирование запроса с помощью визуальных образов.
Окно, в котором генерируется текст создаваемого Вами запроса.
Окно выбора объектов.
Окно, в котором находятся сохраненные диаграммы (отчеты). (см. пункт «Сохранение отчета»)
Объекты конструктора
Ч тобы создать новый отчет, необходимо определиться с выбором нужных для формирования отчета объектов в Окне выбора объектов (3). Объекты сгруппированы по разделам, чтобы найти нужный объект, необходимо щелкнуть на знак  в соответствующем разделе.
Теперь нам необходимо добавить выбранный объект в рабочее поле (1). Чтобы выполнить эту операцию, выполняем двойной щелчок мыши по объекту.
Каждый объект имеет ряд параметров (доступные поля), причем у каждого объекта они свои. Если Вы хотите, чтобы данный параметр нашел отражение в Вашем отчете, поставьте около выбранного параметра знак  .
Выполнение запроса
  Готово! Простейший отчет с одним объектом и одним параметром создан! Теперь его надо выполнить. Для этого нажмите на значок  , расположенный между окнами 1 и 2. Автоматически открывается окно, в котором выполняется выборка по сформированному Вами отчету. (см. пункт «Окно выборки записей отчета»).В этом окне показываются все записи по выбранному Вами параметру.
Сложные и простые параметры объекта
Часть параметров объекта имеет простые значения – строка, целое число, дробное число, дата,… Но обратите внимание, что при наведении мыши на правую сторону объекта, около некоторых параметров появляются (см. рисунок объекта). Это означает, что данному параметру объекта соответствует еще один объект со своими параметрами. Чтобы он появился в поле
!
|
Сложные параметры объекта служат для связки объекта с другим объектом, название которого совпадает с названием параметра.
| формирования отчета, необходимо выполнить двойной щелчок мыши по строке с параметром. В этом объекте также можно выбрать интересующие нас параметры, и чтобы они отображались в отчете, поставить около них .
!
|
Если Вы хотите получить именно такой отчет, который Вам нужен, объекты должны быть связаны между собой связями.
| Связь объектов
О братите внимание, что два объекта, расположенные в рабочем поле связаны между собой. Эта связь не случайна. Дело в том, если формировать отчет из несвязанных друг с другом объектов, отчет будет создаваться по произведению соответствующих таблиц и не будет содержать полезной информации, т.к. в произведении участвуют всевозможные комбинации несвязанных объектов, и, кроме того, отчет будет очень велик по объему.
В нашем случае (при вызове объекта из параметра другого объекта) связи создаются автоматически. Но если Вы выбрали несколько объектов в «окне выбора объектов», то их необходимо связать самим, причем название одного из параметров объекта обязательно должно быть таким же, как название объекта, с которым мы хотим связать объект.
Например, перед нами 2 несвязанных объекта «Ученик в школе» и «ОУ». В объекте «Ученик в школе» есть параметр «ОУ» , с ним мы и свяжем объект ОУ. Наводим на правый край объекта «Ученик в школе» в строке с параметром «ОУ», около него загорается  . Создаем связь, нажав левую клавишу мышки и не отпуская клавиши, ведем мышь в средину нижнего края объекта «ОУ», там появляется. Отпускаем левую клавишу мыши. Связь создана.
С войства связи. Чтобы изменить свойства связи, необходимо нажать правой клавишей мышки на выбранную связь между объектами. По типу соединения связь делится:
!
|
Выбор типа соединения зависит от цели, которую Вы хотите достичь.
| Жесткое соединение;
Мягкое соединение.
Чаще объекты соединяются с помощью жесткого соединения. Но если выбрать мягкое соединение, то в отчете будет появляться строка даже при отсутствии соответствующей записи в базе. Например, если выбрать «Ученик» - «Контакт ученика», то при жестком соединение в список попадут только те ученики, у которых есть заполненные данные в этой закладке, а при мягком попадут все ученики ОУ, но у тех, у кого нет внесенных контактов, поле останется пустым.
 В связь можно добавить или удалить Точку. Точки служат для упорядоченного расположения объектов в рабочем поле. Их обычно используют при формировании сложных запросов, чтобы связи между объектами хорошо просматривались.
Фильтры
!
|
Фильтры – важная часть корректно сформированного запроса
| Н  е знаю, обратили ли Вы внимание, но когда мы формировали первый простейший отчет по одному параметру (в моем случае это был список учащихся), то в сформированном отчете присутствовало гораздо больше записей, чем реально существует в данном ОУ (в моем случае это количество учащихся в ОУ). Это произошло потому, что мы не указали при формировании отчета период присутствия учащихся в ОУ, и конструктор посчитал всех учащихся, когда-либо обучавшихся в данном ОУ. Чтобы избежать такой ситуации в дальнейшем, необходимо воспользоваться фильтром. ВременнЫе фильтры присутствуют в некоторых объектах в виде параметров (например: Период, Период. Дата начала, Период. Дата окончания). Проще всего установить Предопределенный фильтр «На текущую дату». Для этого на любом параметре объекта (у которого, разумеется, есть параметры даты), щелкните правой клавишей мыши, в раскрывающемся меню выберите предопределенные фильтры, на текущую дату. Этот фильтр позволит показывать только учащихся, зачисленных в ОУ на настоящий момент. Дату присутствия можно ограничить, и воспользовавшись параметрами «Период. Дата начала» и «Период. Дата окончания».
Фильтр можно поставить на любом параметре объекта, для этого необходимо щелкнуть на строке с параметром правой клавишей, выбрать в выпадающем меню запись «добавить фильтр».
Например, чтобы в отчете получить список только 3-го класса, в объекте «Класс», параметре «Тип класса» добавляем фильтр, и в окне фильтра ставим галочку в строке 3-й класс.
А  чтобы в отчете получить список только классов с литерой «а» в объекте «Класс», параметре «Буква» добавляем фильтр, и в окне фильтра вводим букву а.
С озданные фильтры отображаются в окне объекта в разделе «фильтры».
Удалить фильтр можно, щелкнув правой клавишей мыши по фильтру, выбрать из выпадающего меню запись «удалить фильтр».
!
|
На одном объекте может быть как один фильтр, так и несколько.
|
Сохранение запроса, открытие сохраненных запросов
Д ля сохранения созданного запроса существуют стандартные кнопки  : «сохранить» и «сохранить как». После нажатия на любую из этих кнопок, заполните окно сохранения запроса. Для этого в строку «название», надо внести название запроса. В строку «описание» рекомендуется внести описание запроса.
Сохраненные запросы отображаются в 4-м окне «Сохраненные диаграммы».
!
|
Сохраняйте созданные Вами запросы, чтобы в следующий раз воспользоваться ими.
| Чтобы открыть любой из запросов, отображенных в окне «Сохраненные диаграммы», необходимо выполнить по нему двойной щелчок мышью. В окне 2 появится текстовое отображение запроса. У нас есть возможность изменить что-то в тексте запроса (при необходимости). Например, если в отчете выбран фильтр с указанием формирования отчета на какую-либо дату « #07.06.2009#», эту дату можно изменить на любую другую, просто изменив значения, введя нужную дату с клавиатуры.
Далее необходимо выполнить запрос (см. пункт «Выполнение запроса»), нажав кнопку .
В се сохраненные диаграммы сохраняются по умолчанию
!
|
Делитесь с другими, созданными запросами, и они ответят Вам тем же
| Можно поместить в эту папку скаченные запросы, и они отобразятся в окне «Сохраненные диаграммы».
Если диаграмма сохранена в другой директории компьютера, воспользуйтесь кнопкой  . Укажите путь нахождения запроса, нажмите кнопку «открыть».
Окно выборки записей отчета
П ри нажатии на кнопку , автоматически открывается окно, в котором происходит выборка записей отчета. Выборка может занять некоторое время. При формировании выборки, в информационной строке показывается, сколько записей выбрано на настоящий момент. После того, как отчет сформирован, в информационной строке указывается:  .
Если запись имеет вид  , значит в базе данных не найдено записей, соответствующих созданному запросу, (в таком случае проверьте правильность формирования запроса).
В окне выборки записей, записи формируются в соответствии с , которые Вы поставили у выбранных параметров объектов. Записи в столбцах можно упорядочить, воспользовавшись фильтрами в названии столбцов.
Чтобы выделить все записи отчета, воспользуйтесь сочетанием клавишей Ctrl+A.
Чтобы скопировать все записи отчета, воспользуйтесь сочетанием клавишей Ctrl+C или Ctrl+Ins.
Формирование сложных отчетов
Отчет по учащимся Допустим, необходимо сформировать сложный отчет, из которого потом можно брать нужные на настоящий момент сведения: Ф.И.О. учащегося – ОУ – Класс - Дата рождения– Тип обучения – Форма обучения – Инвалидность – Особенности здоровья – Тип коррекционного класса – Ученик на подвозе - Сиротство
О тчеты по учащимся рекомендуется начинать с объектов «Ученик в классе» или «Ученик в школе», т.к. на этих объектах можно установить временной фильтр, показывающий учеников в классе или ОУ на определенное время.
Начнем формирование запроса с объекта «Ученик_в_классе» (1). Ставим фильтр «Период» - Предопределенные фильтры – на текущую дату. Теперь ставим около тех параметров, которые нам надо отобразить в отчете: «Ученик» - в отчете будет отображаться Ф.И.О.; «Класс» - в отчете будет отображаться название класса (2А); «Тип класса» - порядковый номер класса; «Тип обучения» - например - обычное, индивидуальное, экстернат.
!
|
Добавив новый объект, проверяйте корректность формирования запроса
| Щелкаем (но не ставим галочку, т.к. нам не надо чтобы этот параметр отображался) на строке с параметром «Приказ о прибытии». Это действие необходимо выполнить для того, чтобы связать учеников с ОУ. В объекте «Приказ о прибытии» (2) щелкаем на параметре «Информация о приказе». В этом объекте (3) выбираем параметр «ОУ, издавшее приказ». Таким образом, через промежуточные объекты (2, 3) мы добрались до нужного нам объекта «ОУ»(4). В объекте «ОУ» ставим на параметре «Краткое название ОУ» (обычно в отчетах используют именно этот параметр, т.к. полное название ОУ слишком громоздко).
Возвращаемся опять к объекту «Ученик_в_классе» (1). Через параметр «Класс» связываем это окно с объектом «Класс» (5). Ставим около тех параметров, которые нам надо отобразить в отчете: «Форма обучения» и «Тип коррекции».
Возвращаемся к объекту «Ученик_в_классе» (1). Через параметр «Ученик» связываем это окно с объектом «Ученик» (6). Ставим около недостающих в отчете параметров: «Ученик на подвозе», «Человек_дата_рождения».
Чтобы отобразить параметр «Инвалидность» и «Особенности здоровья», необходимо через параметр «Особенности развития» связать объект «Ученик» с объектом «Особенности развития» (7.) Для связи этих объектов выберите мягкий тип соединения, в противном случае в отчете отобразятся только учащиеся, имеющие особенности здоровья. В объекте «Особенности развития» поставьте в строках параметров «Инвалидность» и «Особенности здоровья».
Объект «Сиротство» (8) также вытекает из объекта «Ученик». Соединяем их через параметр «Сиротство» с помощью мягкого соединения. Ставим около нужного параметра.
Отчет по работникам. Сформируем небольшой отчет: Ф.И.О. работника – ОУ- должность – дата рождения – дата аттестации – категория.
Отчеты по работникам начнем с объекта «Ставка» (1)(т.к. надо поставить временной фильтр – работники на текущую дату). В этом объекте ставим на параметрах : «Должность», «Категория», «Сотрудник». Эти параметры отразятся в отчете. Связываем объект «Ставка» через параметр «Сотрудник» с объектом «Сотрудник» (2). Отображаем дату рождения сотрудника. Через параметр «ОУ», открываем объект «ОУ»(3), где выбираем параметр «Краткое название ОУ».
!
|
Вы можете создать свой запрос, выбрав нужные Вам параметры!
| Через объект «Сотрудник» выходим на объект «Аттестация». Мягкая связь устанавливается между этими объектами по умолчанию. Выбираем параметр «Дата аттестации».
Выполняйте запрос!
О  сновы обработки полученных отчетов в программе Excel-2003
Чтобы вставить скопированные записи сформированного в конструкторе запроса, щелкните правой клавишей мыши на любой ячейке в программе Excel, выберите в выпадающем меню параметр «Специальная вставка». В появившемся окне выберите строку «Текст» и нажмите кнопку «ОК».
Автофильтр обычно упрощает работу с большим отчетом (отчетом с большим количеством записей). Для того, чтобы поставить автофильтр, необходимо чтобы у каждого столбца было название, поэтому введите недостающие названия.
Выделите строку с названиями столбцов, в закладке главного меню «Данные» выберите «Фильтр» - «Автофильтр». Готово! Теперь Вы можете отфильтровывать записи по нужным Вам параметрам.
Е ще часто есть необходимость упорядочить данные с помощью «Сводной таблицы».
Ч тобы сформировать Сводную таблицу, необходимо перейти на пустой лист (лист 2) и выбрать в закладке главного меню «Данные» параметр «Сводная таблица».
Шаг 1. Нажимаем «Далее»
Ш
аг 2. Нажимаем на кнопку .
Переходим на Лист1 и выполняем выделение колонок (в нашем случае выделяем колонки A – D) и нажимаем кнопку «далее».
Шаг 3. Нажимаем кнопку «Макет»
Располагаем параметры в соответствии с потребностями и жмем «ОК». Готово!
|
