1.5.Первичные учетные документы и документооборот бюджетного учреждения. Регистры бухгалтерского учета.
Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Перечень первичных документов, используемых бюджетными учреждениями, определен в приложении №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету. Первичные документы, не вошедшие в этот перечень, должны иметь обязательные реквизиты:
наименование документа (формы);
код формы;
дату составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).
В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требования нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Лица, ответственные за составление первичных документов, а также за сроки их представления в бухгалтерию учреждения, определяются графиком документооборота (к примеру, табель использования рабочего времени предоставляется в бухгалтерию ежемесячно 1-го и 15-го числа, приходный кассовый ордер – по мере получения денежных средств, приказ о приеме на работу – по мере подписания, распоряжение о предоставлении отпуска – не менее чем за 5 дней до начала отпуска, авансовый отчет – в течение 3 дней после приезда из командировки или получения денег под отчет и др.).Первичные учетные документы составляются, как правило, на русском языке.
Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки не допускаются. Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено письменно лицами, подписавшими документ, с указанием даты исправления.
В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных документов несут ответственность лица, подписавшие эти документы.
Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, – подписи о принятии результата работы ответственными лицами.
Все структурные подразделения бюджетного учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).
Представление первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Выписки из графика документооборота вручаются материально ответственным и другим должностным лицам, которые обязаны представлять в бухгалтерию первичные учетные документы.
Инструкция по бухгалтерскому учету устанавливает следующие правила хранения первичных оправдательных документов и регистров бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, накопительные ведомости вместе с относящимися к ним первичным документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки; отчетный период – год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.
Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения.
Сроки хранения, согласно Единой государственной системе делопроизводства, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.
Первичные учетные документы брошюруются по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.
Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если же изымаются тома документов, не оформленные надлежащим образом (неподшитые, непронумерованные), то дооформить их должностные лица могут их с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих дознание. При пропаже или уничтожении первичных учетных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, подписанным руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
Аналитический учет в бюджетных учреждениях ведется в регистрах бухгалтерского учета – на карточках, в накопительных ведомостях, в книгах.
Все карточки сначала регистрируются в специальных реестрах. Карточки для учета основных средств – в описи инвентарных карточек по форме №ОС-10, остальные – в реестре карточек по форме №279. Хранятся карточки в картотеках. Там их раскладывают по субсчетам, подразделяя по материально ответственным лицам. В централизованных бухгалтериях их классифицируют по обслуживаемым учреждениям.
До начала записей в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы все страницы (листы). На последней странице указывается количество пронумерованных листов за подписью главного бухгалтера. На каждой книге делается надпись, которая указывает наименование учреждения и год, на который открыта книга. В книге указывается оглавление открытых к ней субсчетов.
Записи в регистры бухгалтерского учета производятся с первичных учетных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.
Ошибка, обнаруженная за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется следующим образом: тонкой чертой зачеркивается неверная сумма и текст, а рядом пишутся правильные сведения. Одновременно против исправления делается заверенная подписью главного бухгалтера оговорка "Исправлено".
Ошибка в мемориальном ордере, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу "красное сторно". Так же исправляются ошибки в случаях их обнаружения за отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются бухгалтерской справкой по форме №433. В ней делается ссылка на номер и дату исправляемого мемориального ордера, документа, обоснование внесения исправления. На основании бухгалтерской справки по форме №433 составляется мемориальный ордер по форме №274.
Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения исправляются регистры бухгалтерского учета прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи) и регистры бухгалтерского учета текущего года (путем изменения входящих остатков).
|
