1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
198
| Перечни документов:
|
|
|
а) по месту разработки и/или утверждения
| Пост.
|
б) в других организациях
| До замены новыми
|
199
| Типовые и примерные номенклатуры дел:
|
|
|
а) по месту разработки и/или утверждения
| Пост.
|
б) в других организациях
| До замены новыми
|
200
| Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:
|
| (1) Структурных подразделений – до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
|
а) по месту разработки и/или утверждения
| Пост. (1)
|
б) в других организациях
| До замены новыми
|
201
| Табель форм документов, применяемых в организации:
|
|
|
а) по месту составления
| Пост.
|
б) в других организациях
| До замены новым
|
202
| Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения
| 3 г. (1)
| (1) После утверждения
|
203
| Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения
| 1 г. (1)
| (1) После снятия с контроля
|
204
| Списки адресов обязательной рассылки документов
| 3 г. (1)
| (1) После замены новыми
|
205
| Переписка о нарушении правил пересылки документов
| 1 г.
|
|
206
| Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
| 3 г.
|
|
207
| Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации
| 5 л. (1)
| (1) После замены новыми
|
208
| Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации
| 5 л. (1)
| (1) После снятия с учета
|
209
| Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)
| 5 л. (1)
| (1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям
|
210
| Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним
| Пост.
|
|
211
| Паспорта информатизации организации
| Пост.
|
|
212
| Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий
| 5 л. ЭПК
|
|
213
| Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой
| 5 л.
|
|
214
| Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота
| 5 л. ЭПК
|
|
215
| Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов
| 5 л. (1) ЭПК
| (1) После истечения срока действия договора
|
216
| Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения
| 5 л. ЭПК
|
|
217
| Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств
| 5 л.
|
|
218
| Программные продукты (комплексы)
| Пост. **
|
|
219
| Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:
|
| (1) После замены новыми
|
а) по месту разработки и/или утверждения
| Пост. **
|
б) в других организациях
| 3 г. (1)
|
220
| Базы данных информационных систем
| В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
|
|
221
| Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети
| 3 г. (1)
| (1) После замены новыми
|
222
| Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования
| 5 л. (1)
| (1) При условии проведения проверки (ревизии)
|
223
| Договоры, соглашения об информационном обмене
| 5 л. (1)
| (1) После истечения срока действия договора, соглашения
|
224
| Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации
| 10 л. ЭПК
|
|
225
| Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники
| 5 л.
|
|
226
| Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации
| 3 г.(1)
| (1) После замены новыми
|
227
| Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию
| До замены новыми
|
|
228
| Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией
| 5 л.
|
|
229
| Перечни работ по резервному копированию информации
| 10 л. ЭПК
|
|
230
| Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией
| 5 л.
|
|
231
| Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов
| 5 л.
|
|
232
| Сертификаты ключа подписи
| Пост. ** (1)
| (1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей
|
233
| Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи
| 15 л. (1) ЭПК
| (1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности
|
234
| Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи
| Пост. (1)
| (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
|
235
| Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра
| Пост. (1)
| (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
|
236
| Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:
|
| (1) После замены новыми
|
а) по месту разработки и утверждения
| Пост.
|
б) в других организациях
| 5 л. (1)
|
237
| Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи
| 15 л. (1) ЭПК
| (1) После истечения срока действия договора
|
238
| Переписка о сертификатах ключа подписи
| 15 л. ЭПК
|
|
239
| Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи
| Пост. (1)
| (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
|
240
| Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа подписи от организаций
| Пост.
|
|
241
| Документы (заявки и уведомления о регистрации и о внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью электронной цифровой подписи) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций-владельцев сертификатов ключа подписи
| 15 л. (1)
| (1) После исключения уполномоченного лица организации-владельца сертификата ключа подписи из реестра
|
242
| Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра
| 5 л. ЭПК
|
|
243
| Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи
| 15 л. ЭПК
|
|
244
| Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи
| Пост.
|
|
245
| Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи
| 15 л. ЭПК
|
|
246
| Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)
| Пост. (1)
| (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
|
247
| Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета
| Пост. (1)
| (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
|
248
| Описи дел (1):
|
| (1) Структурных подразделений – 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи
(2) Неутвержденные – до минования надобности
(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации
(4) После уничтожения дел
|
а) постоянного хранения (утвержденные)
| Пост. ** (2)
|
б) по личному составу
| Пост. (3)
|
в) временного хранения
| 3 г. (4)
|
249
| Топографические указатели
| 1 г. (1)
| (1) После замены новыми
|
250
| Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
| 10 л. ЭПК
|
|
251
| Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование
| 3 г. (1)
| (1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 л. ЭПК
|
252
| Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
| 5 л.
|
|
253
| Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
| 5 л.
|
|
254
| Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)
| 5 л. (2) ЭПК
| (1) Договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве – пост.
(2) После истечения срока действия договора
|
255
| Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации
| Пост.
|
|
256
| Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
| 5 л. ЭПК
|
|
257
| Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
| 1 г.
|
|
258
| Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:
|
| (1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
| Пост. ** (1)
|
б) распорядительных документов по личному составу (2)
| 75 л. (1)
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
| 5 л.
|
г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью
| 5 л.
|
д) контроля исполнения документов
| 3 г.
|
е) обращений граждан
| 5 л.
|
ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры
| 3 г.
|
з) фотофонодокументов, видеодокументов
| 3 г. (1)
|
и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов
| 1 г.
|
259
| Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:
|
| (1) После возвращения всех дел
|
а) приема посетителей
| 3 г.
|
б) рассылки документов
| 2 г.
|
в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
| 3 г.
|
г) бланков строгой отчетности
| 3 г.
|
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ
| 1 г.
|
е) выдачи дел во временное пользование
| 3 г. (1)
|
ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
| 1 г.
|
260
| Книги, журналы учета:
|
| (1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии)
(2) После замены пароля
(3) После замены ключа
|
а) электронных носителей
| 5 л. (1)
|
б) выдачи электронных дисков
| 5 л. (1)
|
в) паролей
| 5 л. (2)
|
г) ключевых носителей
| 5 л. (3)
|
д) сертификатов электронных цифровых подписей
| 5 л. (3)
|
е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации
| 5 л.
|
ж) копирования баз данных
| До минования надобности
|
з) технических средств защиты
| 5 л. (1)
|
261
| Книги, журналы учета:
|
| (1) После снятия грифа ограничения
|
а) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера
| 3 г. (1)
|
б) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера
| До минования надобности
|