1.2. Функции системы бюджетирования движения денежных средств
К основным функциям системы бюджетирования ДДС относим:
прогнозирование финансового положения предприятия;
оптимизация эффективности использования денежных средств;
обеспечение эффективного контроля над текущими расходами;
обеспечение бесперебойного финансирования текущей и инвестиционной деятельности предприятия;
контроль достижения плановых показателей посредствам своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов движения денежных средств;
сохранение конфиденциальности информации по движению денежных средств внутри предприятия;
обеспечение возможности делегирования полномочий по разработке и корректировке бюджета;
закрепление персональной ответственности за исполнение бюджета;
обеспечение оперативной и стратегической корректировки целей предприятия на основании ретроспективного анализа бюджета.
1.3. Блок-схема системы функционирования Регламента
Для повышения эффективности деятельности системы бюджетирования предусмотрен матричный принцип распределения ответственности посредством организации планирования по горизонтали (по статьям бюджета) и по вертикали (по центрам/субцентрам ответственности).
1.4. Методология работы Регламента
Работа Регламента осуществляется в соответствии со следующим блоками.
1. Блок настройки программы
1.1. Заполнение справочников ЦФО, бюджетов, статей ДДС (справочник проектов и контрагентов эффективно заполнять в процессе текущей деятельности).
1.2. Добавление пользователей и настройка их прав.
2. Блок планирование ДДС (годовой план и план месяца)
2.1 Заполнение и проведение бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за 4-5 дней; для года: ноябрь). Через пункт меню "Планируемые показатели"=> "Заполнение бюджетов месяца (года)" выберите месяц (год), ЦФО и бюджет.
2.2. Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов (для месяца: до начала планируемого месяца за 3-4 дня; для года: первая неделя декабря).
2.3. Согласование плана ДДС в разрезе ЦФО с их руководителями (для месяца: до начала планируемого месяца за 2-3 дня; для года: 2-я и 3-я неделя декабря).
2.4. Распечатка генерального, операционных и бюджетов ЦФО (при необходимости) и их утверждение (для месяца: до начала планируемого месяца за 1-2 дня; для года: 4-я неделя декабря).
2.5. Закрытие планирования (кнопка внизу формы "Генеральный бюджет месяца" и "Генеральный бюджет года"). После закрытия планирования корректировка бюджетов периода возможно только после открытия планирования. Доступ к кнопке определяется отдельными правами.
3. Блок платежей и текущего контроля
3.1. Заполнение и проведение реестра входящих платежей. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических входящих платежей плану в дневном и месячном разрезе.
Для отдельных ЦФО, определенных приказом, формирование входящих реестров платежей проводится на основании заявок на платеж подаваемых в электронной форме.
3.2. Заполнение реестра исходящих платежей и его проведение. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических исходящих платежей плану в дневном и месячном разрезе. На данном этапе происходит автоматическое заполнение годового и месячного бюджетов фактическими данными (Фактические показатели => Генеральный бюджет месяца (генеральный бюджет года)). В разрезе бюджетов и ЦФО (Фактические показатели => Операционные бюджеты месяца (операционные бюджеты года)).
Для отдельных ЦФО, определенных приказом, формирование исходящих реестров платежей проводится на основании заявок на платеж.
4. Прогнозирование
Прогнозирование представляет собой инструмент предоставления данных, касательно перспектив финансовой ситуации на предприятии на основе планов и фактических тенденций поступления и расходования денежных средств.
Другими словами, это процесс моделирования будущей ситуации на предприятии или фирме, который основан как на плановых, так и фактических показателях. То есть меню «Прогнозирование» представляет собой уточненный на основании фактических тенденций план, модель финансовой ситуации на предприятии, позволяющую более точно оценить результаты денежных потоков. Таким образом, этот инструмент меню реализует один из элементов «Скользящего бюджетирования».
Механизм прогнозирования основывается на выборе базового периода. Базовый период представляет собой период, при выборе которого, данные с начала месяца (года) по выбранную дату (месяц) включительно берутся по фактическим движениям, далее – от следующего за базовой датой числа (месяца) до конца месяца (года) - по плановым движениям.
Наиболее эффективно за базовую дату брать последний период (дату), по которому факт уже заполнен.
Основная задача прогнозирования месяца – заранее предвидеть возможное снижение остатков денежных средств от плана или наступления кассовых разрывов.
Прогноз месяца необходимо осуществлять по желтому и красному сигналу интегрального индикатора.
Прогноз года необходимо осуществлять ежемесячно в конце месяца.
5. Контрольный блок
План-факт анализ соответствия планируемых и фактических платежей ДДС.
Использование стандартных отчетов и конструктора отчетов, необходимого для формирования пользовательских отчетов определяется правами доступа Пользователей системы.
Представим общую методологию работы программы на схеме:
Последовательность, ответственные лица и сроки проведения управленческих операций указанны в таблице 1:
Таблица 1
№
|
Операция
|
Ответственное лицо
|
Срок проведения
|
Документ (вызов документа)
|
1
|
Блок «Планирование ДДС»
|
1.1
|
Заполнение и проведение бюджетов ЦФО
|
Ответственное лицо ЦФО (см. раздел 2 пункт 2.1.)
|
Для месяца: до 25-го числа каждого месяца, для года: ноябрь.
|
меню "Планируемые показатели"=> "Заполнение бюджетов месяца (года)" выберите месяц (год), ЦФО и бюджет
|
1.2
|
Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов
|
Финансовый директор
|
Для месяца: до 27-го числа каждого месяца, для года: 1-я неделя декабря
|
меню "Планируемые показатели"=> Генеральный план месяца (года)
|
1.3
|
Согласование плана ДДС (ознакомление с планом) в разрезе ЦФО с их руководителями
|
Финансовый директор
|
Для месяца: до 28-го числа каждого месяца;
для года: 2-я и 3-я неделя декабря
|
меню "Планируемые показатели"=> "Заполнение бюджетов месяца (года)" выберите месяц (год), ЦФО и бюджет
|
1.4
|
Распечатка операционных бюджетов и бюджетов ЦФО
|
Специалист экономического отдела
|
Для месяца: до 29-го числа каждого месяца; для года: 3-я неделя декабря
|
меню "Планируемые показатели"=>Операционные бюджеты (Бюджеты ЦФО)> выберите месяц (год) и бюджет>Печать (экспорт в Excel)
|
|
|
|
|
продолжение таблицы 1
|
1.5
|
Утверждение генерального бюджета
|
Генеральный директор
|
Для месяца: до 30-го числа каждого месяца; для года: 4-я неделя декабря
|
Распечатанные формы бюджетов
|
1.6
|
Прошивка альбома бюджетов (операционных бюджетов и бюджетов ЦФО)
|
Специалист экономического отдела
|
Для месяца: до 30-го числа каждого месяца; для года: 4-я неделя декабря
|
Распечатанные формы бюджетов
|
1.7
|
Закрытие планирования
|
Финансовый директор
|
После утверждения генерального плана месяца (года)
|
Кнопка внизу формы "Генеральный бюджет месяца" и "Генеральный бюджет года"
|
2
|
Блок «Платежи и текущий контроль»
|
2.1
|
Заполнение и проведение реестра входящих платежей
|
Бухгалтер
|
Ежедневно, до 09.00
|
меню "Фактические показатели"=>Реестр платежей. Кнопка «Добавить», указать номер реестра и направление «Приход»
|
2.2
|
Предоставление счетов и прочих документов на оплату (или проведение заявок на оплату ЦФО в электронном виде)
|
Уполномоченное лицо ЦФО - Бухгалтеру
|
Ежедневно, до 09.30
|
Заявка на оплату согласно Приложения 1. Либо формирование и проведение заявки ЦФО в программе (меню Фактические показатели =>Заявки ЦФО на платеж")
На счетах (бумажная форма) Уполномоченное лицо ЦФО указывает в обязательном порядке: наименование своего ЦФО и код статьи ДДС
|
2.3
|
Заполнение реестра исходящих платежей
|
Бухгалтер
|
Ежедневно, до 10.00
|
меню "Фактические показатели"=>Реестр платежей. Кнопка «Добавить», указать номер реестра и направление «Расход».
При электронной форме подачи заявок ЦФО – кнопка "Сформировать на основании заявок"
|
2.4
|
Утверждение реестра исходящих платежей и его проведение
|
Генеральный директор (Уполномоченное согласно Приказа лицо)*
|
Ежедневно, до 11.00
|
меню "Фактические показатели"=>Реестр платежей. Выбрать необходимый реестр, проставить галочки «Оплатить», провести реестр.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
продолжение таблицы 1
|
3
|
Блок «Контрольный»
|
3.1
|
Сопоставление плановых и фактических платежей
|
Генеральный директор
(Уполномоченное согласно Приказа лицо)
|
Ежедневно, в течение дня
|
меню "Отчеты", Меню «Операционные бюджеты», меню «Бюджеты ЦФО»
|
3.2
|
Запрос начальнику ЦФО по отклонениям бюджета
|
Генеральный директор (Уполномоченное согласно Приказа лицо)
|
По мере необходимости. При отклонениях от текущего бюджета более 5 %.
|
Форма запроса и обоснования в Приложении 2 Регламента
|
3.3
|
Обоснование отклонения от бюджета
|
Ответственное лицо ЦФО
|
В течение 4-х часов после поступления запроса
|
Форма запроса и обоснования в Приложении 2 Регламента
|
4.
|
Прогнозирование
|
4.1.
|
Прогноз месяца
|
Финансовый директор
|
При желтом или красном сигнале интегрального индикатора
|
меню Прогнозирование => Прогноз месяца (базовая дата – текущее число)
|
4.1.
|
Прогноз года
|
Финансовый директор
|
Ежемесячно, при закрытии планирования месяца
|
меню Прогнозирование => Прогноз месяца (базовый месяц – предыдущий от планируемого)
|
|
|
|
|
|
* подписывается приказ на исполнение обязанностей по утверждению реестров и осуществление текущего контроля платежей в отсутствие основного исполнителя (Генерального директора).
|
