Утверждаю стандарт организации система менеджмента качества управление документацией
Скачать 0.73 Mb.
|
7 Оформление документов СМК7.1 Построение, изложение, оформление документа СМК выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5 – 2001, ГОСТ Р 6.30 – 2003. 7.2 Титульный лист и страницы документа СМК (кроме стандартов Организации) оформляются в соответствии с приложениями Е,Ж. Первая страница документа СМК должна начинаться с полного наименования документа, которое располагается симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой и выделяется жирным шрифтом 7.3 Титульный лист, первая страница и страницы стандартов Организации оформляются в соответствии с приложениями И, К, Л. 7.4 Стандарты Организации, Руководство по качеству обозначаются номерами Х – ХХ – ХХ – ХХХХ, где:
Пример – СТО СМК - 5.5 – 07 -2011 7.5 Листы регистрации ознакомлений и регистрации изменений оформляются в соответствии с приложениями Д,М. 7.6 После титульного листа размещают лист согласований, далее следует содержание. Нумерация страниц содержания выполняется римскими цифрами, начиная с титульного листа. На титульном листе и листе согласования номера «I» и «II» не проставляются. Слово «Содержание» записывают в центре листа с прописной буквы. 7.7 Нумерация страниц документа выполняется арабскими цифрами, начиная с первого листа 7.8 Дополнительный материал оформляют в виде приложений. По статусу приложения могут быть обязательными, справочными и рекомендуемыми. 7.9 Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита , начиная с А (за исключением букв: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ), которые приводят после слова «Приложение». 7.10 Каждое приложение начинают с новой страницы. При этом в верхней части страницы, посередине, приводят и выделяют жирным шрифтом слово «Приложение» и его обозначение. После слова «Приложение» и его обозначения, под ним в скобках указывают статус приложения, используя слова: «обязательное», «рекомендуемое», «справочное». 7.11 Приложение должно иметь заголовок, который располагают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой и выделяют жирным шрифтом. 7.12 В тексте документа СМК даются ссылки на все приложения, при этом статус приложений при ссылках в тексте не указывают. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа СМК. 7.13 Разделы, подразделы, пункты и подпункты документов СМК следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. Разделы должны иметь порядковую нумерацию. Номер подраздела или пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой. Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта. После номера раздела, подраздела, пункта, подпункта точку не ставят. 7.14 Наименования разделов, подразделов и пунктов следует выделять жирным шрифтом и печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа СМК. 7.15 Таблицы в документах должны быть оформлены соответствующим образом. Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой. После него приводят номер таблицы, при этом точку после номера таблицы не ставят. 7.16 При необходимости краткого пояснения и/или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей после ее номера, отделяя от него тире. При этом точку после наименования таблицы не ставят. 7.17 Таблицы нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией в пределах всего текста стандарта, за исключением таблиц приложений. Таблицы каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой. Если в документе одна таблица, то ее обозначают «Таблица 1» или, например «Таблица В.1» (если таблица приведена в приложении В). Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. 7.18 На все таблицы документа приводят ссылки в тексте документа или в приложении (если таблица приведена в приложении). При этом пишут слово «таблица», а затем указывают ее номер. 7.19 Если таблица выходит за формат страницы, то таблицу делят на части. При делении таблицы на части слово «Таблица», ее номер и наименование помещают только над первой частью таблицы, а над другими частями приводят выделенные курсивом слова: «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с указанием номера таблицы. 7.20 Любой графический материал (чертеж, схема, диаграмма, рисунок и т.п.) обозначают в документе словом «Рисунок». 7.21 Графический материал, за исключением графического материала приложений, нумеруют арабскими цифрами, как правило, сквозной нумерацией, приводя эти номера после слова «Рисунок». Если рисунок один, то его обозначают «Рисунок 1». Допускается нумерация графического материала в пределах раздела. В этом случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, которые разделяют точкой. Графический материал каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой «Рисунок В.1» (если графический материал приведен в приложении В). 7.22 Слово «Рисунок» и его номер приводят под графическим материалом. Далее может быть приведено его тематическое наименование, отделенное тире. 7.23 При необходимости под графическим материалом помещают также поясняющие данные. В этом случае слово «Рисунок» и наименование графического материала помещают после поясняющих данных. 7.24 На каждый графический материал дают ссылку в тексте документа. 7.25 Каждый документ СМК должен заканчиваться Листом регистрации изменений (см. приложение М) и Листом регистрации ознакомлений (см. приложение Д). 8 Анализ, изменение, отмена и хранение документов СМК 8.1. Анализ и проверка документов Периодический анализ актуальности регламентированных в документах СМК положений осуществляют начальники отделов (подразделений), в которых были разработаны документы, а также внутренние аудиторы. Данные такого анализа могут быть основанием для:
8.2 Внесение изменений в документы и переиздание документов 8.2.1 Внесение изменений в документы производится:
8.2.2 Изменения и дополнения разрабатывает отдел (подразделение) — разработчик документа и оформляет в виде извещения об изменении (см. приложение Н). 8.2.3 Номер извещение об изменении обозначается, как ХХ-ХХ-ХХХХ, где ХХ – инвентарный номер подлинника документа, для которого разработано извещение; ХХ – порядковый номер извещения к конкретному документу; ХХХХ – год разработки извещения. 8.2.4 Разработчик изменения определяет перечень работников, с которыми необходимо согласовать изменение. Работники, получившие проект извещения об изменении для согласования, в течение трех рабочих дней рассматривают его и при отсутствии замечаний подписывают. В случае несогласия с каким – либо изменением к извещению прикладывается обоснованное возражение, и направляется разработчику. 8.2.5 Согласующие подписи вносятся непосредственно в бланк извещения об изменении (см. приложение Н). После завершения процедуры согласования разработчик документа передает извещение на утверждение руководителю Организации. 8.2.6 Если изменение документа вызывает необходимость корректировки взаимосвязанных документов, то последовательность работ по внесению измений определяется п.п. 8.2 настоящего стандарта. 8.2.7 Извещение об изменении подписывается разработчиком. 8.2.8 Разработчик документа после утверждения изменения руководителем Организации, передает извещение об изменении ДП, который регистрирует извещение в журнале регистрации изменений (см. приложение П). 8.2.9 Изменения вносятся в подлинник документа с пометками в Листе регистрации изменений (см. приложение М). 8.2.10 Копии Извещения об изменении передаются пользователям документа, к которому разработаны изменения, указанным в Листе рассылки документа. 8.2.11 Выдача копии Извещения об изменении регистрируется ДП в Листе рассылки извещений об изменении (см. приложение Р). Электронная версия Извещения размещается на сайте Организации в сети Интернет или в ресурсах локально-вычислительной сети Организации. 8.2.12 После получения отделом (подразделением) копий извещений в течение трех рабочих дней должны быть внесены изменения в учтенную копию соответствующего документа с пометками в Листе регистрации изменений. Внесение изменений осуществляется ответственным работником, назначенным начальником отдела (подразделения). 8.2.13 Утвержденные подлинники извещений изменений к документам находятся у ДП или у разработчика (место хранения указывается в Журнале регистрации изменений). 8.2.14 После получения копии извещения начальник отдела (подразделения) знакомит с изменением работников отдела (подразделения) в соответствии с пунктом 6.3.6 настоящего стандарта. 8.2.15 При значительном количестве изменений (более 50% объема документа) осуществляется переиздание документа. Переиздание документов выполняется в соответствии с п.п. 6.2 настоящего стандарта. На листе согласований вместо слов «Введен впервые» указывается «Введен взамен такого-то документа» (в СТО также на первой странице вместо слов «Введен впервые» указывается «Введен взамен такого-то документа»). 8.2.16 При необходимости пересматриваются и обновляются взаимосвязанные с переизданным документом документы (у СТО могут быть изменены обозначение). 8.2.17 Разработка, введение в действие и замена положений об отделах (подразделениях) и должностных инструкции производится в соответствии с требованиями СТО СМК – 5.5 – 07 - 2011 «Управление положениями об отделах (подразделениях)» и СТО СМК – 5.5 – 08 - 2011 «Управление должностными инструкциями». 8.3 Отмена и изъятие документов 8.3.1 Отмена (аннулирование) документов производится:
8.3.2 Документ СМК отменяется приказом руководителя Организации, на котором указывается дата отмены документа. 8.3.3 Отмена документа производится извещением (см. приложение Н), согласованным с профильными работниками и утвержденным руководителем Организации. 8.3.4 Копии Извещения об отмене передаются пользователям отмененного документа, указанным в Листе рассылки документа. 8.3.5 ДП изымает из обращения подлинник, на титульном листе ставит штамп или надпись «Аннулирован» с записью номера соответствующего извещения. После получения извещения об изменении в отделе (подразделении) изымаются из обращения учтенные копии документа и предоставляются ДП. 8.3.6 В инвентарной книге регистрации подлинников (см. приложение Б) ДП делает пометку об аннулировании документа. 8.3.7 Копии отмененного документа, изъятые в отделах (подразделениях) Организации, подлежат уничтожению. 8.4 Хранение документов 8.4.1 Все подлинники документов (извещений об изменеии документов) СМК, принятые и зарегистрированные ДП в Инвентарной книге регистрации подлинников, хранятся у ДП или у разработчика. 8.4.2 Учтенные копии документов хранятся в соответствующих отделах (подразделениях). В отделе ведется перечнь документов СМК отдела (подразделения) (см. приложение Г). 8.4.3 В каждом отделе (подразделении) должны быть созданы условия, обеспечивающие хранение и удобство использования документов, исключающие их порчу и несанкционированный доступ. 8.4.4 При предоставлении документов СМК сторонним организациям на них должна делаться отметка «Для информации». Выдача копии документа производится с обязательной регистрацией ДП в Журнале выдачи документов СМК сторонним организациям (см. приложение С). 8.4.5 Допустимо хранение отмененных документов в качестве справочного материала. Хранение отмененных документов осуществляется отдельно от комплекта действующих документов с отметкой «Аннулирован» на титульном листе. 8.4.6 Подлинники отмененных документов подлежат хранению в течение пяти лет с момента их отмены. 9 Управление документацией Процесс управления документацией СМК Организации, включающий в себя определение сроков хранения документов, лиц, ответственных за ведение и контроль ведения документов, представлен в таблице 3. Таблица 3
Окончание таблицы 3
10 Оценка результативности процесса управления документацией Оценка результативности процесса управления документацией производится ПРК не реже чем один раз в год на основании отчета, предоставляемого внутренними аудиторами по результатам проверки настоящего процесса. Оценка результативности производится по следующим критериям:
|
Похожие:
 | Настоящий стандарт предназначен для установления требований и определения необходимых средств управления документацией системы менеджмента... |  | Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству |
| Настоящий стандарт организации разработан службой качества Пермского авиационного техникума им. А. Д. Швецова (далее техникум) в... | | |
| Система менеджмента качества органов по сертификации: общая характеристика, документы системы менеджмента качества | | Учебное пособие предназначено для студентов вузов, обучающихся по специальности «Управление качеством». Книга содержит требования... |
| Руководитель Центра управления качеством образовательной деятельности Представитель руководства | | Управление конвенционной подготовки и дополнительного профессионального образования |
| Приложение а (обязательное) Форма задания на дипломное проектирование | | Гост р 5-92 Государственная система стандартизации (гсс). В данной организации было разработано 7 документированных процедур и процедура... |