10. Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации
10.1. Регистрация входящей документации
Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого производится идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц.
При каждом обращении зарегистрированного лица Регистратор обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.
Регистратор обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра.
Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами.
Каждый документ, связанный с реестром, который поступает Регистратору, должен быть зарегистрирован в журнале учета входящих документов.
Журнал учета входящих документов должен содержать данные, установленные в Положении.
Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности:
- определение сути поручения, проверка состава и содержания поступивших документов;
- регистрация документов в журнале учета входящих документов.
При этом на каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета принимаемых документов, и подпись ответственного лица Регистратора.
10.2. Обработка входящей документации
После регистрации входящих документов, они проходят обработку, которая включает:
Экспертизу документов и сверку с данными регистрации в журнале входящих документов.
Экспертизу документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия данных ответственное лицо регистратора проводит необходимую операцию в реестре. В противном случае оформляются 2 экземпляра уведомления об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр уведомления передается зарегистрированному лицу.
Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в реестр акционеров).
При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции. Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению уведомления об отказе.
Внесение в журнал регистрации входящих документов записи об исполнении поручения (дате исполнения поручения и исполнителе).
10.3. Хранение входящей документации
После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.
Хранение входящих документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ.
При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов).
В архиве хранятся следующие документы:
- документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами.
- копии учредительных и других документов зарегистрированного в реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами, которые хранятся вместе с анкетой данного лица;
- анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами;
- письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;
- журнал учета входящих документов;
- регистрационный журнал.
Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого.
Регистратор обеспечивает хранение документов, связанных с ведением Реестра, в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации.
|
