4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Документы изготавливают на бланках.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
10 - нижнее.
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.
4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.
4.8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
4.9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
4.10 При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
5.4 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование организации-поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
Приложение А
(обязательное)
Схемы расположения реквизитов документов
Приведенные в оригинале документы не приводятся
Приложение Б
(справочное)
Образцы бланков документов
+-----------------------------------------------------------------------+
| |
| Федеральная архивная служба России |
| |
| Всероссийский научно-исследовательский институт |
| документоведения и архивного дела |
| |
| ВНИИДАД |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-----------------------------------------------------------------------+
Рисунок Б.1-- Образец общего бланка организации
+-----------------------------------------------------------------------+
| |
| Федеральная |
| архивная служба России + + |
| |
| Всероссийский |
| научно-исследовательский институт |
| документоведения и архивного дела |
| |
| ВНИИДАД |
| |
| 101000, Москва, Центр, |
| Милютинский пер., д.7а |
| Тел. 923-00-54, факс 923-23-60 |
| ОКПО 02842708 |
| |
| ______________ N ______________ |
| На N________________от_________ |
| |
|+ + + + |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-----------------------------------------------------------------------+
Рисунок Б.2-- Образец углового бланка письма организации
+-----------------------------------------------------------------------+
| |
| Федеральная архивная служба России |
| |
| Всероссийский научно-исследовательский институт |
| документоведения и архивного дела |
| |
| ВНИИДАД |
| |
| 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а |
| Тел. 923-00-54, факс 923-23-60 |
| ОКПО 02842708 |
| |
| ______________ N ______________ + + |
| На N________________от_________ |
| |
|+ + |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-----------------------------------------------------------------------+
Рисунок Б.3-- Образец продольного бланка письма организации
+-----------------------------------------------------------------------+
| |
| Федеральная архивная служба России |
| |
| Всероссийский научно-исследовательский институт |
| документоведения и архивного дела |
| |
| ВНИИДАД |
| Отдел документационного обеспечения управления |
| 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а, тел. 923-43-13 |
| |
| ______________ N ______________ + + |
| На N________________от_________ |
| |
|+ + |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-----------------------------------------------------------------------+
Рисунок Б.4-- Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации
+-----------------------------------------------------------------------+
| |
| Федеральная архивная служба России |
| |
| Всероссийский научно-исследовательский институт |
| документоведения и архивного дела |
| |
| ВНИИДАД |
| |
| Заместитель директора |
| |
| 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а |
| Тел. 925-55-14, факс 923-23-60; ОКПО 02842708 |
| |
| ______________ N ______________ + + |
| На N________________от_________ |
| |
|+ + |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-----------------------------------------------------------------------+
Рисунок Б.5-- Образец продольного бланка письма должностного лица
+-----------------------------------------------------------------------+
| |
| Федеральная архивная служба России |
| |
| Всероссийский научно-исследовательский институт |
| документоведения и архивного дела |
| |
| ВНИИДАД |
| ОКУД |
| Приказ |
| |
| ________________ N _________ |
| |
| Москва |
| |
|+ + + + |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-----------------------------------------------------------------------+
Рисунок Б.6-- Образец бланка конкретного вида документа организации |
