Приложение
к приказу управления ЗАГС
Амурской области
от «28» июня 2016г. № 87
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНИЕМ ЗАПИСИ
АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОСТАВЛЕНИЮ АПОСТИЛЯ
НА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ГРАНИЦУ
I. Общие положения
Предмет регулирования Административного регламента
1. Административный регламент предоставления управлением записи актов гражданского состояния Амурской области государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее – Административный регламент), устанавливает стандарт и порядок предоставления управлением записи актов гражданского состояния Амурской области в пределах установленных полномочий государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее – государственная услуга).
Описание заявителей
2. Заявителем является физическое лицо, обратившееся в управление записи актов гражданского состояния Амурской области с запросом о предоставлении государственной услуги, выраженным в устной или письменной форме.
Требования к порядку информирования о предоставлении
государственной услуги
3. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется Управлением записи актов гражданского состояния Амурской области (далее – управление ЗАГС) и его территориальными органами:
на информационных стендах в управлении ЗАГС, отделе накопления, хранения и выдачи документов управления ЗАГС;
на информационных стендах в территориальных отделах (отделениях) ЗАГС управления ЗАГС;
на Портале Правительства Амурской области в разделе «Исполнительные органы государственной власти области» на вкладке «управление записи актов гражданского состояния» (далее – Портал Правительства Амурской области);
на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru);
посредством публикации в средствах массовой информации;
с использованием средств телефонной связи;
государственными гражданскими служащими управления ЗАГС (далее – специалисты и уполномоченные должностные лица).
4. Информация по вопросам предоставления государственной услуги по проставлению апостиля включает следующие сведения:
почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, электронные адреса управления ЗАГС и его территориальных отделов (отделений) ЗАГС;
график (режим) работы управления ЗАГС и территориальных отделов (отделений) ЗАГС;
порядок получения консультаций по вопросам предоставления государственной услуги;
наименование законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы предоставления государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования;
категории заявителей, которым предоставляется государственная услуга;
результат предоставления государственной услуги;
сроки предоставления государственной услуги;
размеры государственной пошлины за предоставление государственной услуги;
бланки платежного поручения (квитанции) на оплату государственной пошлины, образцы их заполнения;
порядок и способы подачи заявления о предоставлении государственной услуги;
перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;
порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги и о результатах предоставления государственной услуги;
порядок консультаций;
порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц управления ЗАГС или территориальных отделов (отделений) ЗАГС;
иная информация о порядке предоставления государственной услуги.
5. Сведения о местонахождении (адресах), контактных телефонах и адресах электронной почты управления ЗАГС и его территориальных отделов (отделений) ЗАГС приводятся в приложении N 1 к Административному регламенту и размещаются на Портале Правительства Амурской области, а также на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
Блок-схема предоставления государственной услуги – приложение N 2 к Административному регламенту.
6. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются должностными лицами управления ЗАГС и его территориальных отделов (отделений) ЗАГС, в должностные обязанности которых входит осуществление консультирования по вопросам предоставления государственной услуги, на личном приеме и по телефонам для справок.
7. При личном обращении заявителя консультации предоставляются в часы приема заявителей; при обращении по телефону для справок - в рабочее время.
8. При ответах на телефонные и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ по телефону должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
9. При отсутствии у специалиста, принявшего звонок, возможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому специалисту. В случае невозможности перевода звонка или ответа другого специалиста обратившемуся гражданину должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
10. Заявители, документы которых приняты для предоставления государственной услуги, информируются о ходе предоставления государственной услуги на личном приеме, по телефону для справок или при обращении по электронной почте.
11. Прием заявителей, обратившихся за предоставлением государственной услуги, осуществляет отдел накопления, хранения и выдачи документов управления записи актов гражданского состояния Амурской области в соответствии со следующим графиком:
понедельник
|
с 09.30 до 12.00; с 13.30 до 17.00
|
вторник
|
с 09.30 до 12.00; с 13.30 до 17.00
|
среда
|
с 09.30 до 12.00; с 13.30 до 17.00
|
четверг
|
с 09.30 до 12.00; с 13.30 до 17.00
|
пятница
|
с 09.30 до 12.00; с 13.30 до 16.00
|
Заявители вправе представлять документы в заранее установленное время (по предварительной записи, осуществляемой специалистами по телефону).
II. Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
12. Наименование государственной услуги – государственная услуга по проставлению апостиля на официальных документах (далее – официальные документы), подлежащих вывозу за границу.
Наименование органа исполнительной власти Амурской области,
предоставляющего государственную услугу
13. Государственная услуга предоставляется управлением ЗАГС, отделом накопления, хранения и выдачи документов управления записи актов гражданского состояния Амурской области (далее – Отдел управления ЗАГС).
14. Отдел управления ЗАГС проставляет апостиль на официальных документах, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния Амурской области: свидетельствах о государственной регистрации акта гражданского состояния и иных документах, подтверждающих наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу.
15. При предоставлении государственной услуги Отделом управления ЗАГС осуществляется взаимодействие с органами государственной власти области, органами местного самоуправления муниципальных образований области.
16. Принадлежность заявителю официальных документов, представленных для предоставления государственной услуги Отделом управления ЗАГС не устанавливается.
17. При предоставлении государственной услуги Отдел управления ЗАГС не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.
Результат предоставления государственной услуги
18. Результатом предоставления государственной услуги является проставление апостиля на официальном документе, подлежащем вывозу за границу, предоставленном заявителем, либо выдаче мотивированного об отказе в предоставлении государственной услуги.
19. Юридическим фактом завершения предоставления государственной услуги является выдача (отправка) заявителю официального документа, подлежащего вывозу за границу, с проставленным апостилем.
Срок предоставления государственной услуги
20. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 3 рабочих дней, следующих за днем поступления от заявителя официальных документов в Отдел управления ЗАГС.
21. Срок выдачи (отправки) официальных документов с проставленным апостилем заявителю не должен превышать 3 рабочих дней, следующих за днем поступления от заявителя официальных документов в Отдел управления ЗАГС.
22. Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи и (или) печати лиц, подписавших официальный документ, представленный заявителем, сведений подтверждающих полномочия лица на подписание соответствующего официального документа не должен превышать 30 рабочих дней, следующих за днем поступления от заявителя официальных документов в Отдел управления ЗАГС.
В случае неподтверждения информации об оплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) в срок предоставления государственной услуги указанный срок может быть продлен до 30 рабочих дней.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих
отношения, возникающие в связи с предоставлением
государственной услуги
23. Предоставление государственной услуги осуществляется на основании:
Конституции Российской Федерации;
Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г. (далее - Конвенция) (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
Налогового кодекса Российской Федерации (глава 25.3) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 29, 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553, 5554; N 49, ст. 6045, 6071; 2008, N 52, ст. 6218, 6219, 6227, 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст. 3582, 3625, 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291; № 31 ст. 4198; № 32 ст. 4298; № 47 ст. 6034; № 49, ст. 6409; 2011, № 1 ст. 9,21,37; № 24 ст. 3357; № 27, ст. 3881; № 30, ст. 4583,4587, 4597; № 45, ст. 6335; № 47, ст. 6610, 6611; № 48, ст. 6729; № 49, ст. 7014, 7037; 2012, № 19, ст. 2281; № 25, ст. 3268; № 41, ст. 5527; № 49, ст. 6751; № 53, ст. 7596; 2013, № 23, ст. 2866; № 30, ст. 4081; № 44, ст. 5645; № 51, ст. 6699; № 52, ст.6985; 2014, № 8, ст. 737; № 16, ст. 1835; № 19, ст.2313; № 26, ст. 3373; № 30, ст. 4220; № 48, ст. 6647, 6657, 6663; 2015, № 1, ст. 5, 13, 16, 32);
Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3873, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061; 2012, № 31, ст. 4322; 2013, № 51, ст. 6679);
Закона СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2001, № 44, ст. 4149; 2002, № 18, ст. 1724; 2003, № 17, ст. 1553; № 28, ст. 2889; № 50, ст. 4855; 2004, № 35, ст. 3607; 2005, № 1, ст. 25; 2006, № 1, ст.10; 2009, № 51, ст.6154; № 52, ст. 6441; 2010, № 15, ст. 1748;; 2011, № 27, ст. 3880; № 49, ст. 7056; № 50, ст. 7342; 2012, № 31, 4322; № 47, ст. 6394; 2013, № 19, ст. 2326, 2331; № 30, ст. 4075; № 48, ст. 6165; 2014, № 14, ст. 1544; № 19, ст. 2322; № 26, ст. 3371);
постановления Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169; N 35, ст. 5092);
постановления Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Верховного Совета народных депутатов и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 N 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 19, ст. 2338);
постановления губернатора Амурской области положения от 03.08.2007 № 468 «Об утверждении Положения об управлении записи актов гражданского состояния Амурской области» (в редакции постановлений губернатора Амурской области от 09.10.2008 № 414, от 02.04.2010 № 106, от 29.03.2011 № 93, от 06.07.2011 № 213, от 10.05.2012 № 183, от 18.04.2013 № 110, от 09.09.2013 № 263, от 10.03.2015 № 43).
Исчерпывающий перечень документов,
необходимых для предоставления государственной услуги,
и порядок их представления
24. Для предоставления государственной услуги заявителем представляются:
документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем);
письменный запрос (заявление) о предоставлении государственной услуги (только в случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью) (приложение N 3 к Административному регламенту);
российский официальный документ, исходящий от органов или лиц, указанных в пункте 14 Административного регламента, и подлежащий вывозу за границу на территорию иностранного государства - участника Конвенции (Список государств - участников Конвенции указан в приложении N 4 к Административному регламенту);
документ, подтверждающий оплату государственной пошлины в установленном размере (на усмотрение заявителя). В случае если указанные документы не представлены заявителем, Отдел управления ЗАГС проверяет факт осуществления платы за проставление апостиля с использованием информации от Управления Федерального казначейства по Амурской области, содержащейся в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах.
25. Письменный запрос на предоставление государственной услуги, указанный в пункте 24 Административного регламента, должен содержать обращение с просьбой проставить апостиль на официальном(-ых) документе(-ах), приложенном(-ых) к запросу.
В запросе о предоставлении государственной услуги указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя почтовый адрес для ответа, номер телефона заявителя, описание и количество представленных заявителем официальных документов, название государства предъявления официальных документов. На заявлении ставится дата и личная подпись заявителя.
26. Запрещается требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в приеме документов, необходимых для предоставления
государственной услуги
27. В приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отказывается в случаях, если:
официальный документ предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции;
официальный документ исходит от органа записи актов гражданского состояния иностранного государства;
на официальном документе отсутствуют подпись лица, от которого исходит официальный документ, и (или) оттиск печати органа ЗАГС, органа местного самоуправления муниципального образования наделенного полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния в соответствии с законодательством Российской Федерации и Амурской области;
если в тексте официального документа имеются исправления, сокращения слов;
если подписи лиц и (или) оттиски печатей, содержащиеся на официальном документе, не являются отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в Отделе управления ЗАГС.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении государственной услуги
28. В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:
официальный документ не предназначен для вывоза за границу в соответствии с Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу";
официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;
лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;
подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не соответствуют имеющимся в Отделе управления ЗАГС образцам;
подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не могут быть удостоверены Отделом управления ЗАГС ввиду отсутствия в Отделе управления ЗАГС образца подписи такого лица и (или) оттиска такой печати и отсутствия этих образцов у органа, от которого исходит официальный документ, а также неподтверждения им факта совершения официального документа;
поступление в управление ЗАГС, Отдел управления ЗАГС документально подтвержденной информации о вступлении в законную силу решения суда, которым аннулирована запись акта гражданского состояния либо брак, заключенный заявителем признан недействительным, если представлены (имеются) официальные документы для предоставления государственной услуги по данным фактам государственной регистрации акта гражданского состояния.
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления
предоставления государственной услуги
29. Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.
Перечень услуг, которые являются необходимыми
и обязательными для предоставления государственной услуги
30. Предоставления услуг, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не требуется.
Порядок, размер и основания взимания государственной
пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление
государственной услуги
31. За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:
в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ;
на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик обратившейся за проставлением апостиля (статья 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.
32. Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.
Максимальный срок ожидания в очереди
при подаче запроса о предоставлении государственной услуги
и при получении результата предоставления
государственной услуги
33. Максимальный срок ожидания в очереди для подачи заявителем устного запроса о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для ее предоставления, а также при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.
Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении государственной услуги
34. Запрос о предоставлении государственной услуги, поступивший почтовой связью или представленный лично заявителем, регистрируется Отделом управления ЗАГС в день поступления.
Требования к помещениям, в которых предоставляются
государственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственных услуг,
информационным стендам с образцами их заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления
каждой государственной услуги, в том числе к обеспечению
доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии
с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов
35. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Помещение для предоставления государственной услуги должно быть снабжено табличкой с указанием наименования Отдела.
36. Помещения, предназначенные для ожидания заявителей в очереди на представление или получение официальных документов, оборудуются информационными стендами, содержащими информацию, предусмотренную пунктом 4 Административного регламента. Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места подчеркиваются.
Помещения для ожидания оборудуются стульями (кресельными секциями), столами (стойками) и обеспечиваются бланками квитанций для оплаты государственной пошлины и образцами их заполнения и канцелярскими принадлежностями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.
37. При невозможности обеспечения доступности для инвалидов к помещению отдела накопления, хранения и выдачи документов управления ЗАГС области, в котором предоставляется государственная услуга на уполномоченное лицо отдела накопления, хранения и выдачи документов, возлагается обязанность по оказанию ситуационной помощи инвалидам всех категорий на время предоставления государственной услуги. Телефон отдела для вызова данного сотрудника 22-16-72.
38. Помещения для приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы государственных служащих с заявителями.
39. Рабочие места специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам, табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста.
Показатели доступности и качества предоставления
государственной услуги
40. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:
наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, информационных ресурсах Портала Амурской области, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций);
наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;
возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью и курьерской службой доставки;
возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;
возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи.
41. Качество предоставления государственной услуги характеризуется:
наличием специалистов и должностных лиц с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом;
отсутствием очередей при приеме и выдаче документов заявителям;
отсутствием нарушений сроков предоставления государственной услуги;
отсутствием жалоб на действия (бездействие) специалистов и должностных лиц;
отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение специалистов и должностных лиц к заявителям.
42. Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг и в электронном виде отсутствует.
III. Состав, последовательность и сроки
выполнения административных процедур, требования
к порядку их выполнения
Перечень и последовательность административных процедур
43. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация документов, поступивших в Отдел управления ЗАГС для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов;
формирование и направление межведомственного запроса об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги;
рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;
проставление апостиля;
выдача или отправка официальных документов заявителю;
выдача мотивированного отказа в предоставлении государственной услуги.
Прием и регистрация официальных документов,
поступивших в Отдел управления ЗАГС для предоставления
государственной услуги, или отказ в приеме
официальных документов
44. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Отдел управления ЗАГС официальных документов для предоставления государственной услуги.
45. Официальные документы представляются в Отдел управления ЗАГС заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.
46. Датой поступления документов является дата их регистрации в Отделе управления ЗАГС.
47. Прием и регистрацию официальных документов осуществляет специалист, уполномоченный принимать документы.
48. Специалист, уполномоченный принимать официальные документы, при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 27 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
49. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 27 Административного регламента, специалист, уполномоченный принимать документы, незамедлительно сообщает руководителю Отдела управления ЗАГС об установлении оснований для отказа в приеме документов.
Руководитель Отдела управления ЗАГС рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные специалистом, уполномоченным принимать документы.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
50. В случае принятия руководителем Отдела управления ЗАГС решения об отказе в приеме официальных документов специалист, уполномоченный принимать документы, в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.
51. По письменному требованию заявителя специалист, уполномоченный принимать документы, готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).
В проекте письма специалист, уполномоченный принимать документы, излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, руководитель Отдела управления ЗАГС, представляет на подпись руководителю управления ЗАГС.
52. Руководитель управления ЗАГС подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает специалисту, уполномоченному принимать документы.
53. Специалист, уполномоченный принимать документы, выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передает указанное письмо и официальные документы лицу, ответственному за документационное обеспечение исходящей корреспонденции в правлении ЗАГС для отправки заявителю.
54. В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки письменный отказ в приеме официальных документов с приложением официальных документов передается лицу, ответственному за документационное обеспечение исходящей корреспонденции в управлении ЗАГС для отправки заявителю
55. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документов.
56. В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 27 Административного регламента, специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (приложение N 5 к Административному регламенту) запись о приеме официальных документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема официальных документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, контактный телефон);
наименование и реквизиты официальных документов;
название государства предъявления официальных документов;
фамилию и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.
При поступлении официальных документов с письменным запросом заявителя о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный принимать документы, делает отметку в графе 1 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью. В графы 3, 4 и 5 журнала специалистом, уполномоченным принимать документы, вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.
Также допускается ведение в электронном виде журнала учета входящих официальных документов для проставления апостиля, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты на каждый из представленных официальных документов.
57. Специалист, уполномоченный принимать документы, оформляет расписку о приеме официальных документов (приложение N 6 к Административному регламенту), в которой указываются:
дата приема официальных документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);
количество принятых официальных документов;
название государства предъявления официальных документов;
порядковый номер записи в журнале учета входящих официальных документов, представленных для проставления апостиля;
дата выдачи официальных документов и график приема заявителей;
номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может получить информацию о ходе предоставления государственной услуги;
фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы.
Специалист, уполномоченный принимать документы, ставит в расписке свою подпись.
Расписка о приеме официальных документов может быть заполнена в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.
Максимальный срок выполнения действия составляет 4 минуты.
58. Специалист, уполномоченный принимать документы, передает заявителю расписку.
59. После выполнения действий по приему и регистрации официальных документов, поступивших для предоставления государственной услуги, специалист, уполномоченный принимать документы, передает принятые официальные документы специалисту, уполномоченному на составление апостиля.
60. Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
Формирование и направление межведомственного запроса
для получения информации об оплате государственной пошлины
за предоставление государственной услуги
61. Основанием для начала данной административной процедуры является получение официальных документов специалистом, уполномоченным на составление апостиля.
62. Специалист, уполномоченный на составление апостиля в течение одного рабочего дня, после получения официальных документов формирует с использованием программно-технических средств запрос в Федеральное казначейство (его территориальный орган) о предоставлении информации об оплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет запрос адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
63. Результатом выполнения административной процедуры является получение из Федерального казначейства (его территориального органа) запрашиваемой информации.
Рассмотрение официальных документов
в целях установления наличия или отсутствия оснований
для отказа в предоставлении государственной услуги
64. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление официальных документов к специалисту, уполномоченному на составление апостиля.
65. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, после поступления к нему официальных документов устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут на каждый документ.
66. При отсутствии в Отделе управления ЗАГС образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, специалист, уполномоченный на составление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и/или образца оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ.
В официальном запросе также указывается, что в случае невозможности предоставления образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, в ответе на запрос должна содержаться информация о подтверждении или неподтверждении соответствующим органом (лицом) факта совершения официального документа. При этом в официальном запросе указывается наименование официальных документов, представленных заявителем, их реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы.
Максимальный срок выполнения административного действия - 30 минут.
67. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает оформленный запрос на подпись руководителю управления ЗАГС.
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
68. Уполномоченное должностное лицо подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и/или образца оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, и передает специалисту, уполномоченному на составление апостиля.
69. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает запрос лицу, ответственному за документационное обеспечение исходящей корреспонденции в управлении ЗАГС для отправки по назначению.
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
70. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, информирует заявителя о направлении запроса и о сроке предоставления государственной услуги, предусмотренном пунктом 22 Административного регламента, на личном приеме или по телефону для справок при обращении заявителя за информацией о ходе предоставления государственной услуги.
71. При получении образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждения факта совершения документа специалист, уполномоченный на составление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 65 Административного регламента, в день получения ответа лица (органа), которому был отправлен запрос.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.
72. Полученные образцы подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждение факта совершения документа помещаются специалистом, уполномоченным на составление апостиля, в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.
73. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 65 Административного регламента, специалист, уполномоченный на составление апостиля, принимает решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги.
74. Решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги принимается в день завершения выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 65 Административного регламента.
Проставление апостиля
75. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на составление апостиля, отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
76. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, приступает к проставлению штампа "Апостиль".
77. Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении к Конвенции.
78. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае - подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
79. Апостиль проставляется на самом официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.
80. Апостиль составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".
81. Проставление апостиля на самом официальном документе осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением.
Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста официального документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне официального документа, либо на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.
Проставление оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе осуществляется на листе бумаги формата A4.
В случае проставления апостиля на отдельном листе листы официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром (лентой).
Последний лист официального документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой". На обороте листа с текстом апостиля делается запись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) листов с указанием фамилии, инициалов и должности лица, уполномоченного на подписание апостиля.
82. Апостиль может быть подготовлен также методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.
83. Подготовка апостиля методом компьютерного набора осуществляется на отдельном листе бумаги формата A4.
84. Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки, зачеркнутые слова и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.
В апостиле могут применяться штампы с текстом соответствующих надписей.
85. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от предусмотренного Административным регламентом способом, не допускается.
86. Штамп "Апостиль" заполняется специалистом, уполномоченным на составление апостиля, в следующем порядке:
- в пункте 1 апостиля - Российская Федерация;
- в пункте 2 апостиля - фамилия в творительном падеже и инициалы лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля. В случае, если в официальном документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от органа, в пункте 2 апостиля указывается: "подпись не предусмотрена";
- в пункте 3 апостиля - должность лица, подписавшего официальный документ;
- в пункте 4 апостиля - официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати;
- в пункте 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;
- в пункте 6 апостиля - дата его проставления;
- в пункте 7 апостиля - в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также наименование удостоверяющего органа;
- в пункте 8 апостиля указывается его номер.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый документ.
87. После составления апостиля специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает официальный документ с заполненным штампом "Апостиль" уполномоченному должностному лицу для подписания и проставления оттиска гербовой печати.
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
88. Уполномоченное должностное лицо в случае принятия решения о проставлении апостиля подписывает апостиль (пункт 10 апостиля), заверяет своей подписью количество прошитых, пронумерованных и скрепленных листов на официальном документе, проставляет оттиск гербовой печати на апостиле и на месте бумажной "звездочки" (пункт 9 апостиля).
Оттиск гербовой печати, проставляемый на месте бумажной "звездочки", должен располагаться равномерно на "звездочке" и на листе.
При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.
89. При получении официального документа с подписанным апостилем и проставленным на нем оттиском гербовой печати специалист, уполномоченный на составление апостиля, вносит в журнал регистрации апостиля (приложение N 7 к Административному регламенту) запись, в которой указываются:
порядковый номер апостиля (пункт 8 апостиля);
дата проставления апостиля (пункт 6 апостиля);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего или удостоверившего (засвидетельствовавшего) официальный документ (пункты 2 и 3 апостиля соответственно);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (пункт 7 апостиля);
дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля (если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе 5 журнала регистрации апостиля указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины).
Журнал регистрации апостиля ведется в бумажном или электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем).
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.
Выдача или отправка официальных документов заявителю
90. Выдача документов осуществляется заявителю или его представителю при предъявлении расписки о приеме официальных документов и документа, удостоверяющего личность. В случае утраты расписки документы выдаются заявителю при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, или его представителю (при предъявлении доверенности от заявителя, в том числе в простой письменной форме).
91. Специалист, уполномоченный выдавать документы, знакомит заявителя (его представителя) с перечнем выдаваемых официальных документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель (его представитель) расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации апостиля. При ведении в электронном виде журнала регистрации апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителя, для проставления заявителем даты и подписи.
92. Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.
93. В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный выдавать документы, готовит проект письма об отправке официальных документов и передает проект письма с приложением официальных документов на подпись руководителю Управления. Подписанное письмо и официальные документы специалист, уполномоченный выдавать документы передает лицу, ответственному за документационное обеспечение исходящей корреспонденции в Управлении для отправки заявителю.
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
94. После отправки официальных документов заявителю специалист, уполномоченный выдавать документы, вносит в графу 6 журнала регистрации апостиля отметку об отправке документов заявителю с указанием даты отправки.
Отказ в предоставлении государственной услуги
95. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на составление апостиля, наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента.
96. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, сообщает руководителю Отдела правления ЗАГС об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги в срок, не превышающий 1 рабочего дня с момента выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 65 Административного регламента.
97. Руководитель Отдела управления ЗАГС рассматривает основания для отказа в предоставлении государственной услуги, установленные специалистом, уполномоченным на составление апостиля.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - в течение рабочего дня.
98. В случае принятия руководителем Отдела управления ЗАГС решения об отказе в предоставлении государственной услуги специалист, уполномоченный на составление апостиля, сообщает заявителю об установленных основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги на личном приеме или при обращении заявителя по телефону для справок за информацией о ходе предоставления государственной услуги.
99. В зависимости от требования заявителя отказ в предоставлении государственной услуги осуществляется в устной либо в письменной форме.
100. При возврате официальных документов заявителю на личном приеме специалист, уполномоченный на составление апостиля, в устной форме разъясняет заявителю установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги и порядок обжалования принятого решения об отказе, возвращает заявителю представленные документы и вносит в графу 7 журнала учета входящих документов для проставления апостиля запись об установленном основании для отказа в предоставлении государственной услуги.
101. Заявитель расписывается в получении документов и проставляет дату их получения и свою подпись в графе 7 журнала учета входящих документов для проставления апостиля. При ведении в электронном виде журнала учета входящих документов для проставления апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителя, для проставления заявителем даты и подписи.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут.
102. По письменному требованию заявителя, получающего официальные документы на личном приеме, специалист, уполномоченный на составление апостиля, готовит проект письма заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги.
В проекте письма специалист, уполномоченный на составление апостиля, излагает установленные основания для отказа в предоставлении государственной услуги, а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в предоставлении государственной услуги.
103. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает проект письма с приложением официальных документов на подпись уполномоченному должностному лицу.
104. Уполномоченное должностное лицо подписывает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и передает специалисту, уполномоченному выдавать документы.
105. По требованию заявителя специалист, уполномоченный выдавать документы, выдает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передает специалисту управления ЗАГС, ответственному за документационное обеспечение исходящей корреспонденции для отправки заявителю.
106. Заявитель расписывается в получении письма и официальных документов и проставляет дату их получения в графе 7 журнала учета входящих документов для проставления апостиля. При этом специалистом в графе 7 делается отметка с указанием реквизитов письма об отказе в предоставлении государственной услуги.
При ведении в электронном виде журнала учета входящих документов для проставления апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителя, для проставления заявителем даты и подписи.
107. В случае поступления официальных документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки и принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги специалист, уполномоченный выдавать документы, передает письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и официальные документы передает специалисту управления ЗАГС, ответственному за документационное обеспечение исходящей корреспонденции для отправки заявителю.
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
IV. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
Порядок осуществления текущего контроля
за соблюдением и исполнением ответственными должностными
лицами положений Административного регламента и иных
нормативных правовых актов, устанавливающих требования
к предоставлению государственной услуги,
а также принятия ими решения
108. Текущий контроль за соблюдением порядка предоставления государственной услуги осуществляется на постоянной основе должностными лицами управления ЗАГС, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, а также путем проведения руководителем Отдела управления ЗАГС осуществляющего полномочия по предоставлению государственной услуги, проверок исполнения специалистами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.
109. Для текущего контроля используются сведения, полученные в электронной базе данных, служебная корреспонденция Отдела управления ЗАГС и управления ЗАГС, устная и письменная информация специалистов и уполномоченных должностных лиц.
110. О случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур (действий) специалисты немедленно информируют руководителя Отдела управления ЗАГС, осуществляющего полномочия по предоставлению государственной услуги, а также предпринимают срочные меры по устранению нарушений.
Порядок и периодичность осуществления плановых
и внеплановых проверок полноты и качества предоставления
государственной услуги, в том числе порядок и формы
контроля за полнотой и качеством предоставления
государственной услуги
111. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц управления ЗАГС.
112. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Управления Минюста России по Амурской области и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
113. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав граждан виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.
Ответственность должностных лиц Отдела за решения и действия
(бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе
предоставления государственной услуги
114. Специалисты и уполномоченные должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее исполнение административных процедур (действий), а также сроков их выполнения, установленных Административным регламентом.
Требования к порядку и формам контроля
за предоставлением государственной услуги, в том числе
со стороны граждан, их объединений и организаций
115. Граждане, их объединения и организации вправе осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги путем получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе о сроках завершения административных процедур (действий).
116. Граждане, их объединения и организации также вправе:
направлять замечания и предложения по улучшению доступности и качества предоставления государственной услуги;
вносить предложения о мерах по устранению нарушений Административного регламента.
117. Должностные лица управления ЗАГС, осуществляющие полномочия по предоставлению государственной услуги, принимают меры к прекращению допущенных нарушений, устраняют причины и условия, способствующие совершению нарушений.
118. Информация о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, их объединений и организаций доводится до сведения лиц, направивших эти замечания и предложения.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
заявителем решений и действий (бездействия) управления ЗАГС,
и должностных лиц
119. Заявитель имеет право на обжалование нарушения порядка предоставления государственной услуги, выразившееся в решениях, действиях (бездействии) управления ЗАГС, его должностных лиц при предоставлении государственной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения к руководителю управления ЗАГС или руководителю Управления Минюста России по Амурской области.
120. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
нарушение срока предоставления государственной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных Административным регламентом и иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;
отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено Административным регламентом для предоставления государственной услуги, у заявителя;
отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены Административным регламентом;
за требование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;
отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
121. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя, поданная в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме.
122. Жалоба, адресованная руководителю управления ЗАГС, может быть направлена по почте, электронной почте ( |
