Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов
Скачать 2.29 Mb.
|
9.4. Бланки Службы 9.4.1. В Службе применяются официальные бланки в соответствии с подразделом 3.2. Инструкции, которые используются для оформления приказов, распоряжений, указаний, служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов. 9.4.2. В центральном аппарате Службы бланки изготавливаются на основании заявок структурных подразделений, направляемых ежеквартально в Управление делами (до 20 числа последнего месяца текущего квартала). Единый заказ на изготовление бланков на полиграфических предприятиях с нанесением учетной нумерации в нижней части оборотной стороны бланка оформляется Управлением делами. Изготовленные в необходимом количестве бланки Управлением делами выдаются государственным служащим, материально-ответственным в структурных подразделениях, на основании поданных заявок под роспись в соответствующем журнале. 9.4.3. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается. 9.4.4. Ответственность за обеспечение сохранности бланков, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности. X. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ 10.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел включает систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке. 10.2. В структурном подразделении центрального аппарата Службы номенклатура дел составляются государственным служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 15 октября текущего года в отдел документационного обеспечения УДП. Отдел документационного обеспечения УДП оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Службы, обеспечивает её согласование с Центральной экспертной комиссией Службы (далее – ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение приказом Службы. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Службы об утверждении сводной номенклатуры дел. В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Службы. 10.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры. 10.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Службы в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 10.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Службы. 10.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Службы. 10.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Службы в соответствии с положением о ней (положением о территориальном органе Службы). 10.8. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф: 10.8.1. Графа 1 «Индексы дел» включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-04, где 01 – индекс Управления организации исполнительного производства, 04 – порядковый номер заголовка дела в разделе «Приказы и распоряжения Минюста России. Копии». 10.8.2. Графа 2 «Заголовки дел (томов, частей)» – краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «ФССП России» или «управления» («отдела») ; наименование организации – адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ФССП России (планы, списки, доклады, информации)». В заголовках дел «Переписка...» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами ФССП России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих». Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: «Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий». В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Полугодовые статистические отчеты территориальных органов ФССП России». В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. 10.8.3. Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года. 10.8.4. Графа 4 «Срок хранения дела, номера статей» заполняется по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный № 18380), или указывается срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства. 10.8.5. Графа 5 «Примечание» может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др. 10.9. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел. 10.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). XI. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ, ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ 11.1. Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется структурными подразделениями Службы. 11.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел. 11.3. Работники, ответственные за формирование дел, руководствуются следующими правилами: 11.3.1. В дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. 11.3.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату. 11.3.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.; 11.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 11.3.5. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 11.3.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. 11.3.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 11.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 11.3.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. 11.3.10. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 11.4. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет УДП (подразделение документационного обеспечения). 11.5. Номенклатурные дела Службы оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года. 11.6. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела. 11.7. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Службы и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации. 11.8. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов. Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью. 11.9. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается вначале дела. 11.10. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 11.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 11.12. Дела со дня их заведения до передачи в архив Службы или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. 11.13. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел. 11.14. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. 11.15. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. 11.16. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. 11.17. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке. 11.18. Дела документального фонда федерального органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. 11.19. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения. 11.20. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. 11.21. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. 11.22. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам приема-передачи. 11.23. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ. 11.24. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. |
Похожие:
 | К. Л. А. к Управлению Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области, Федеральной службе судебных приставов рф, Министерству... |  | Федеральной службе судебных приставов и всех его подразделениях, в том числе в Управлении Федеральной службы судебных приставов по... |
| Гуреев Владимир Александрович кандидат юридических наук, заведующий кафедрой организации службы судебных приставов и исполнительного... | | Минюсте России 30. 12. 2005, регистрационный n 7339 и в целях укрепления законности в подразделениях дознания Федеральной службы... |
| Федеральной службы судебных приставов в Дальневосточном Федеральной округе на тему: «Актуальные проблемы исполнительного производства... | | Об утверждении Инструкции об организации служебных проверок в Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах |
| Управления Федеральной службы судебных приставов по Орловской области для нужд | | ... |
| ... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |