Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов
Скачать 2.29 Mb.
|
4.4. Регистрация поступающих документов 4.4.1. Поступившие в центральный аппарат (аппарат управления территориального органа) Службы документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Службы, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в пп. 4.2.6.8. Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию. 4.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки: документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, – незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления); обращений граждан, за исключением содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, – в течение трех дней; жалоб, поданных в порядке подчиненности, – не позднее следующего дня с момента поступления; иных документов: поступивших в рабочее время – в день поступления, поступивших в нерабочее время – на следующий рабочий день. 4.4.3. Регистрация поступивших документов производится в пределах документопотоков, выделенных в Службе, в центральном аппарате Службы – в СЭД путем создания электронных регистрационных карточек: по обращениям граждан – отделом писем и приема граждан; по документам органов государственной власти, документам территориальных органов Службы, документам организаций и др. – отделом документационного обеспечения. Регистрация поступивших документов в территориальном органе Службы производится соответствующими подразделениями аппарата управления территориального органа Службы в аналогичном порядке, а в подразделениях судебных приставов – ответственными за делопроизводство с учетом требований раздела XII Инструкции. 4.4.4. Перечень сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД и подлежащих занесению в электронную регистрационную карточку документа, включает: адресант; адресат; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа; номер документа; дата поступления документа; регистрационный номер входящего документа; ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа; заголовок (содержание) документа; индекс дела; сведения о переадресации документа; количество листов основного документа; количество приложений; общее количество листов приложений; указания по исполнению документа; должность, фамилия и инициалы исполнителя; отметка о конфиденциальности. В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения, так и в сторону сокращения путем настройки электронной регистрационной карточки по видам документов. 4.4.5. В целях оптимизации процесса регистрации поступивших документов Управлением делопроизводства совместно с Управлением информационных технологий и с привлечением других структурных подразделений Службы разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники), используемые в СЭД: видов документов; структурных подразделений; должностных лиц; исполнителей; корреспондентов; предметно-тематический (вопросов деятельности); указаний по исполнению документа; результатов исполнения документа и др. 4.4.6. При регистрации поступающих документов вне зависимости от способа их доставки на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД. После создания и сохранения электронной регистрационной карточки документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа. 4.4.7. Структура регистрационного номера поступивших документов включает: 4.4.7.1. При регистрации обращения гражданина – порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов данного вида и регистрации их в разделе «Обращения граждан» СЭД, который дополняется через косую черту двумя последними цифрами обозначения текущего года. Если от гражданина в течение года поступает несколько обращений по одному и тому же вопросу, но с новыми доводами, то за ними сохраняется регистрационный номер первого обращения, дополняемый каждый раз очередным номером обращения данного гражданина в текущем году, указанным в круглых скобках, например: 1038/10(2) – для второго обращения. Для выявления повторности обращений граждан используется классификатор корреспондентов раздела «Обращения граждан» СЭД. 4.4.7.2. При регистрации иных документов, за исключением обращений граждан – порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов и регистрации их в разделе «Входящие» СЭД, который для отдельных видов документов дополняется через дефис индексом дела по номенклатуре дел (грифом ограничения доступа к документу, кодом по классификаторам корреспондентов, видов документов и др.). 4.4.8. На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электронной регистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторами документа, либо проставляется рукописно в оттиске штампа установленного образца. 4.4.9. Электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается уполномоченным должностным лицом Управления делопроизводства, выполнением операции сканирования документа. Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается либо наносится иным способом уникальный штрихкод, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД. Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера. 4.4.10. Поступивший электронный документ (электронный образ документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД. При необходимости пользователем СЭД может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе. На первом листе созданной таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные п.п. 4.4.8, 4.4.9 Инструкции отметка о поступлении и штрихкод, служащие идентификаторами документа. 4.5. Порядок передачи поступивших документов на рассмотрение руководству Службы и доведения поступивших документов исполнителям 4.5.1. Поступившие документы передаются на рассмотрение Директору, иным должностным лицам Службы только после регистрации. В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Директору (одному из его заместителей) и рассмотрен им до регистрации, документ секретарем Директора (секретарем его заместителя) передается в Управление делопроизводства для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа. 4.5.2. Зарегистрированные поступившие документы направляются: помощникам Директора для доклада Директору – в течение дня, но не позднее 16 час. 00 мин.; помощникам заместителей Директора для доклада заместителям Директора – в течение дня, но не позднее 16 час.30 мин.; государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для доклада руководителям структурных подразделений – в течение рабочего времени. 4.5.3. Время ежедневного доклада документов помощниками Директора (заместителей Директора) устанавливается Директором, заместителями Директора соответственно. Срочная корреспонденция, в том числе содержащая информацию о преступлениях, докладывается Директору (заместителю Директора, курирующему Управление дознания и административной практики) в течение одного часа с момента поступления. 4.5.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются по реестрам установленного образца помощникам Директора (заместителей Директора) через секретаря Директора (секретарей заместителей Директора), а также работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях. Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными образами указанных документов посредством СЭД направляются на рабочие станции указанных должностных лиц, а также на рабочие станции Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений в соответствии с произведенным ранее распределением. 4.5.5. Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются на рабочие станции помощников и секретарей Директора и его заместителей, а также на рабочие станции Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений в соответствии с произведенным ранее распределением. При необходимости секретарями Директора и его заместителей может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном п.п. 4.4.8 Инструкции. 4.5.6. Помощники Директора и его заместителей изучают поступившие документы и вводят в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проект указания Директора (заместителя Директора) по исполнению документа. К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги формата А6. В проект указания по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Директора (заместителя Директора), дату вынесения указания. 4.5.7. После рассмотрения поступивших документов Директор (заместитель Директора) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки конкретных документов, поступивших как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде, в части, касающейся уточнения указания по исполнению документа. В аналогичном порядке руководители структурных подразделений центрального аппарата Службы передают документы после рассмотрения работникам, ответственным за делопроизводство. 4.5.8. Секретарь Директора, секретари заместителей Директора, а также работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, в соответствии с указаниями Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений центрального аппарата Службы соответственно вносят, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных руководством документов и направляют документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям: 4.5.8.1. Документы, исполненные на бумажном носителе информации, передаются головному исполнителю. Одновременно головному исполнителю посредством СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов. Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов. Документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Директора с указанием Директора, а также структурному подразделению центрального аппарата Службы с указанием Директора или заместителя Директора передаются только через отдел документационного обеспечения УДП. 4.5.8.2. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Директору (заместителям Директора) электронный документ переносился на бумажный носитель в порядке, предусмотренном п. 4.5.5 Инструкции, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном пп. 4.5.8.1 Инструкции. 4.5.8.3. Документы, содержащие информацию о преступлениях, независимо от способа их доставки с указаниями Директора, а также заместителя Директора, курирующего работу Управления организации дознания и административной практики, передаются в Управление организации дознания и административной практики (при необходимости и в другие структурные подразделения) в порядке, предусмотренном в подпунктах 4.5.8.1 и 4.5.8.2 Инструкции, немедленно. 4.5.8.4. Поступившие в Службу законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, направляются в Правовое управление (при необходимости и в другие структурные подразделения). 4.5.9. Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое не позднее одних суток с момента его поступления: 4.5.9.1. Если деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Директора – на основании решения Директора, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Директора, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа. 4.5.9.2. Если деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Директора – на основании решения заместителя Директора, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа. 4.5.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются для исполнения в другое структурное подразделение только через Управление делопроизводства. 4.5.11. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое подразделение, уведомляет о принятом решении Управление делопроизводства: по документам, исполнение которых находится на контроле Директора – отдел контроля исполнения документов, по обращениям граждан – отдел писем и приема граждан, по остальным документам – отдел документационного обеспечения. 4.5.12. Уполномоченное должностное лицо Управления делопроизводства на основании указания Директора или заместителя Директора о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение вносит в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении в его движении. 4.6. Организация работы с отправляемыми документами 4.6.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, за своевременное представление проекта документа, при необходимости, в редакторскую группу отдела контроля исполнения документов, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами Службы, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения – исполнителя документа. 4.6.2. Проекты исходящих документов Службы готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. 4.6.3. Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения – исполнителя документа (должностным лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными должностными лицами Службы. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными в пп. 3.1.5.15 и части 3 пп.3.3.3.9 Инструкции. 4.6.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа. 4.6.5. На подпись уполномоченному должностному лицу Службы представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием официального бланка, и второй – визовый экземпляр документа, оформленный на листах бумаги формата А4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно) количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов. 4.6.6. Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи Директором или его заместителем помощникам Директора, заместителей Директора через секретаря Директора, секретарей заместителей Директора соответственно. По согласованию с Директором проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Директора, курирующим структурное подразделение центрального аппарата Службы, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения. По согласованию с заместителем Директора проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично руководителем структурного подразделения центрального аппарата Службы, исполнившего проект документа. 4.6.7. Проект исходящего документа представляется для подписи руководителю структурного подразделения центрального аппарата Службы лично исполнителем, либо передается через работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. 4.6.8. Проект документа, подписанный Директором (заместителем Директора, руководителем структурного подразделения), передается через секретаря (через работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении) исполнителю для подготовки к регистрации. Не подписанный проект документа с замечаниями возвращается исполнителю в аналогичном порядке для доработки. 4.6.9. Исполнитель проверяет комплектность подписанного проекта исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также, при необходимости, указатель рассылки документа и передает проект документа работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для регистрации. |
Похожие:
 | К. Л. А. к Управлению Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области, Федеральной службе судебных приставов рф, Министерству... |  | Федеральной службе судебных приставов и всех его подразделениях, в том числе в Управлении Федеральной службы судебных приставов по... |
| Гуреев Владимир Александрович кандидат юридических наук, заведующий кафедрой организации службы судебных приставов и исполнительного... | | Минюсте России 30. 12. 2005, регистрационный n 7339 и в целях укрепления законности в подразделениях дознания Федеральной службы... |
| Федеральной службы судебных приставов в Дальневосточном Федеральной округе на тему: «Актуальные проблемы исполнительного производства... | | Об утверждении Инструкции об организации служебных проверок в Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах |
| Управления Федеральной службы судебных приставов по Орловской области для нужд | | ... |
| ... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |