Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов
Скачать 2.29 Mb.
|
4.7. Регистрация отправляемых документов 4.7.1. Регистрация отправляемых документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин. 4.7.2. Отправляемые документы регистрируются в группе «Исходящие документы» («Исходящие на обращения граждан») единой базы данных СЭД уполномоченными должностными лицами Управления делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. При регистрации отправляемого документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка документа, в которую заносятся с учетом п. 4.4.4 Инструкции сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов. 4.7.3. После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа уполномоченное должностное лицо Управления делопроизводства или работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (для электронного документа – в шаблоне бланка) регистрационный номер документа и дату регистрации, а также направляет электронную регистрационную карточку документа в группу регистрации исходящих документов Управления делопроизводства. При заполнении и сохранении электронной регистрационной карточки документа, исполненного в электронном виде, электронный документ присоединяется к электронной регистрационной карточке в порядке, аналогичном предусмотренному в п. 4.4.9 Инструкции. 4.7.4. Структура регистрационного номера отправляемого документа определена в части 3 пп. 3.3.3.9 Инструкции. При его формировании могут быть использованы классификаторы СЭД, указанные в п. 4.4.5 Инструкции. 4.7.5. Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления её интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пп. 3.3.3.11 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения УДП в СЭД. Регистрационный номер доверенности состоит из индекса Службы, буквенного литера «Д», индекса структурного подразделения Службы, подготовившего проект доверенности, порядкового номера доверенности в СЭД в группе документов «Доверенности», буквенного литера, составленного из первых букв имени и фамилии Директора. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например, 12/Д-08-27-АП, где: 12 – индекс Службы; Д – признак группы документов «Доверенности»; 08 – индекс структурного подразделения Службы, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Управлению делами); 27 – порядковый номер документа в единой электронной базе данных по регистрации доверенностей в СЭД ; АП – буквенный литер, добавленный при регистрации доверенности, подписанной Директором, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Парфенчиков). 4.7.6. Зарегистрированные отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, либо исполнителем передаются в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства для проверки правильности оформления и регистрации документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, а также для включения зарегистрированного отправляемого документа в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа отправляемого документа, исполненного на бумажном носителе. Проверка правильности оформления и регистрации документа, исполненного в электронном виде, осуществляется группой регистрации исходящих документов отдела документационного обеспечения УДП по регистрационной карточке документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки, правильно оформленные документы передаются в группу экспедиции УДП для подготовки к отправке адресатам. Визовые экземпляры отправляемых документов после проверки возвращаются исполнителям для помещения в дела в соответствии с номенклатурой дел. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения УДП. Зарегистрированные оправляемые документы, подготовленные в электронном виде, направляются в отдел документационного обеспечения УДП для проверки вместе с электронной регистрационной карточкой. О результатах проверки уполномоченное должностное лицо Управления делопроизводства уведомляет исполнителя. 4.8. Отправка документов 4.8.1. Отправку исходящих документов производит группа экспедиции отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства (далее – экспедиция). Документы, подлежащие отправке, исполненные на бумажном носителе, передаются в экспедицию для отправки работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, или исполнителем по реестрам установленного образца, документы, оформленные в электронном виде – посредством СЭД либо на съемном носителе информации. 4.8.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. 4.8.3. Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие оправке фельдъегерской связью, международная почта): 4.8.3.1. Документы, подписанные Директором или заместителями Директора, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее – высшие органы государственной власти), в министерства и ведомства Российской Федерации, служебные письма и организационно-распорядительные документы, направляемые в территориальные органы Службы, документы, имеющие отметку о конфиденциальности «Для служебного пользования», отправляются фельдъегерской связью. 4.8.3.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в Отдел по защите государственной тайны, мобилизационной подготовке и гражданской обороне. 4.8.3.3. Документы, не предусмотренные пп. 4.8.3.1 и 4.8.3.2 Инструкции, отправляются почтовой и телеграфной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью – в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557). 4.8.3.4. Регистрируемым почтовым отправлением направляются автору жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Службы, поданной в порядке подчиненности, копия постановления уполномоченного должностного лица Службы с сопроводительным письмом. Регистрируемым почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату направляется должнику постановление о возбуждении исполнительного производства. По решению уполномоченных должностных лиц Службы регистрируемыми почтовыми отправлениями, в том числе с уведомлением о вручении адресату, могут направляться иные документы. 4.8.4. Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи. Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При направлении документа более чем в 4 адреса, его адресование осуществляется в соответствии с указателем рассылки документа. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. 4.8.5. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены. Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле Управления делопроизводства. 4.8.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. 4.8.7. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного и ведомственного электронного документооборота в соответствии с правилами, установленными в пп. 3.3.3.9 и подразделе 4.11 Инструкции. 4.8.8. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделением – исполнителем документа по согласованию с Управлением делопроизводства. 4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов 4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. Подготавливаемые работниками ФССП России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами. 4.9.2. Регистрация внутренних документов производится в разделе СЭД «Внутренние документы» по видам документов. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель и другие), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение. 4.9.3. Зарегистрированный внутренний документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в п. 4.4.9 Инструкции. 4.9.4. Регистрация, учет и движение внутренних документов в Службе, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции, осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, а также уполномоченными должностными лицами Управления делопроизводства, Управления государственной службы и кадров, Управления делами путем создания и сохранения электронных регистрационных карточек регистрируемых внутренних документов в СЭД. 4.9.5. Приказы (распоряжения, указания) представляются исполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылки документа: 1) Приказы (распоряжения, указания) по основной деятельности (в том числе и по кадровым вопросам), а также приказы по административно-хозяйственным вопросам – в отдел документационного обеспечения УДП. 2) Приказы (распоряжения) по личному составу, в том числе о командировках государственных служащих на территории Российской Федерации и заграничных командировках – в Управление государственной службы и кадров. 4.9.6. Подлинные экземпляры приказов (распоряжений, указаний) по основной деятельности, а также приказов по административно-хозяйственным вопросам, копии приказов (распоряжений) по личному составу помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Управлении делопроизводства, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу – в номенклатурные дела Управления государственной службы и кадров. 4.9.7. Копии приказов (распоряжений, указаний) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, заверенными печатью Управления делопроизводства (Управления государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения, указания). 4.9.8. Договоры (соглашения) об организации взаимодействия и сотрудничества регистрируются отделом документационного обеспечения УДП. Регистрация договоров (соглашений) об организации взаимодействия и сотрудничества осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в электронную регистрационную карточку. Подпись Директора (заместителя Директора) на договоре (соглашении) заверяется оттиском печати Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 4.9.9. Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Управления делопроизводства отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения). Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью Управления делопроизводства направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением). 4.9.10. Финансово-хозяйственные, иные гражданско-правовые договоры, после подписания регистрируются и заверяются в Управлении делами печатью Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Управлением делами помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры через отдел документационного обеспечения УДП направляются сторонам договора. 4.9.11. Постановления коллегиальных, протоколы совещательных и консультативных органов Службы оформляются секретарями указанных органов и после подписи председательствующим регистрируются в СЭД. Постановления коллегиальных органов Службы объявляются приказом ФССП России, протоколы совещательных и консультативных органов Службы доводятся исполнителям через единую информационную сеть центрального аппарата Службы. 4.9.12. Методические рекомендации регистрируются в СЭД уполномоченным работником отдела документационного обеспечения УДП и после регистрации сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр методических рекомендаций остается на хранении в отделе документационного обеспечения, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД. 4.9.13. Внутренние документы информационно-справочного характера регистрируются в следующем порядке: 4.9.13.1. Служебные письма (поручения), подписанные Директором либо его заместителем, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), адресованные Директору либо его заместителю, служебные записки с предложениями структурного подразделения – соисполнителя структурному подразделению – головному исполнителю документа регистрируются в разделе СЭД «Внутренние документы» (рубрика «Служебная записка») работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель и другие), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется прохождение документа. Регистрационный номер состоит из двух групп цифр и буквенного литера «вн», разделенных дефисом: в первой группе цифр указывается индекс подразделения, подготовившего проект внутреннего документа, вторая группа цифр является порядковым номером документа, формируемым при его регистрации в СЭД единым счетчиком документов рубрики «Служебная записка». 4.9.13.2. Обмен иной справочной информацией между структурными подразделениями осуществляется в электронном виде через единую информационную сеть центрального аппарата Службы с ее регистрацией в разделе СЭД «Внутренние документы» (рубрика «Информационно-справочные документы»). Структура регистрационного номера данной группы документов аналогична, указанной в пп. 4.9.13.1 Инструкции, за исключением: для таких документов устанавливается буквенный литер «И», а порядковый номер формируется единым счетчиком документов рубрики «Информационно-справочные документы». Контроль за доведением указанной информации адресату и своевременным получением, при необходимости, ответа от него возлагается на структурное подразделение – инициатора направления информации. 4.9.14. Доведение адресатам центрального аппарата Службы внутренних документов, за исключением приказов (распоряжений, указаний), осуществляется структурным подразделением – исполнителем документа посредством СЭД в безбумажном варианте. Приказы (распоряжения, указания) по основной и административно-хозяйственной деятельности доводятся адресатам в соответствии с указателем рассылки документа уполномоченным лицом Управления делопроизводства, приказы (распоряжения) по личному составу – Управлением государственной службы и кадров. Документы, исполненные на бумажном носителе, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, передаются в другие структурные подразделения по реестру только через отдел документационного обеспечения УДП. 4.9.15. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений, исполненные в электронном виде – в электронный архив. |
Похожие:
 | К. Л. А. к Управлению Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области, Федеральной службе судебных приставов рф, Министерству... |  | Федеральной службе судебных приставов и всех его подразделениях, в том числе в Управлении Федеральной службы судебных приставов по... |
| Гуреев Владимир Александрович кандидат юридических наук, заведующий кафедрой организации службы судебных приставов и исполнительного... | | Минюсте России 30. 12. 2005, регистрационный n 7339 и в целях укрепления законности в подразделениях дознания Федеральной службы... |
| Федеральной службы судебных приставов в Дальневосточном Федеральной округе на тему: «Актуальные проблемы исполнительного производства... | | Об утверждении Инструкции об организации служебных проверок в Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах |
| Управления Федеральной службы судебных приставов по Орловской области для нужд | | ... |
| ... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |