Практическая работа №7 Планирование рабочего времени. Учет выполненной работы.
Задание 1. Работа с папкой «Календарь». Познакомьтесь с интерфейсом папки «Календарь».
Технология работы
Откройте папку «Календарь».
Найдите окно Ежедневник с отмеченной шкалой времени. Здесь вы можете записать встречи, собрания, события.
Измените цену деления шкалы времени. Для этого:
щелкните правой кнопкой мыши в любом месте шкалы;
в контекстном меню выберите подходящий интервал времени.
Найдите папку «Календарь». С его помощью можно просмотреть мероприятия, запланированные на другие даты в текущем и следующих месяцах и годах. Красной рамкой выделена текущая дата. Перелистайте календарь на несколько месяцев вперед или назад. Посмотрите, нет ли дат, выделенных полужирным шрифтом.
Щелкните по какой-нибудь дате в календаре. Убедитесь, что Ежедневник открылся на указанной дате.
Форму представления Ежедневника можно изменить. На панели инструментов найдите кнопки День, Рабочая неделя, Неделя, Месяц. Поочередно щелкните по каждой кнопке и проследите, как изменится представление Ежедневника.
Найдите в календаре Панель задач. Она имеет вид таблицы, в
каждой строке которой записывается название и некоторые пара
метры задач.
Задание 2. Планирование встречи. Научитесь записывать в календарь встречи.
Технология работы
Откройте Ежедневник на текущей дате.
Запланируйте на ближайшее время «Обсудить с Капрановым Ю.И. план работ». Для этого:
щелкните по шкале времени момент, расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;
запишите тему встречи;
нажмите клавишу [Enter].
Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 мин до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.
Дождитесь звукового сигнала.
Измените длительность встречи. Для этого
  наведите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу
записи о встрече (указатель мыши изменит форму);
захватите и переместите границу встречи.
5. Создайте еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни.
Задание 3. Изменение параметров встречи.
Технология работы
Откройте окно Параметры встречи двойным щелчком по теме или по пустой строке в Ежедневнике.
Рассмотрите вкладку Встреча. Для этого:
измените тему встречи;
укажите место встречи;
отключите флажок оповещения;
установите параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, нет на работе.
3. Свяжите встречу с контактом. Для этого щелкните по кнопке Контакты в нижней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберите имя контактного лица, с которым запланирована встреча.
Задание 5. Создание задачи.
Технология работы
Рассмотрите представление информации о задачах в папке «Календарь» и в папке «Задачи». Они во многом совпадают.
Перейдите в папку «Задачи».
Для создания задачи щелкните по строке с надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)». Таким способом вы можете задать тему, срок исполнения и еще некоторые параметры задачи. Запишите тему «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажите срок исполнения в раскрывающемся календаре, затем нажмите клавишу [Enter].
Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откройте окно параметров задачи.
Введите дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установите флажок оповещения.
 Прикрепите к задаче файл с приказом (см. Задание 4).
Создайте еще несколько задач на ближайшие пять дней: собрать сведения семинара; составить план проведения семинара; составить список участников семинара; разослать телефонограммы участникам семинара.
Задание 6. Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения.
Технология работы
Откройте окно Разослать телефонограммы участникам семинара.
На панели инструментов щелкните по кнопке Назначить задачу. Появится строка Кому...
Щелкните по строке Кому... Откроется окно Получатель поручения.
Выделите щелчком нужный контакт и перенесите его в список получателей сообщения щелчком по кнопке Кому...
Закройте окно и убедитесь, что в строке Кому... указан контакт.
Закройте окно Задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересылке задачи. После того как вы поручили задачу другому человеку, вы перестаете быть ее хозяином, т.е. не можете изменять ее параметры. Вам остается только контролировать выполнение задачи.
Просмотрите в папке «Задачи», как изменился значок задачи. Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за их выполнение.
Создайте еще несколько задач и поручите их разным лицам из папки «Контакты».
Задание 8. Создание заметки.
    Технология работы
Откройте папку «Заметки».
Щелкните по кнопке Создать. Откроется окно Заметки желтого цвета.
Запишите в окне текст заметки.
Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки.
Свяжите заметку с контактом. Для этого:
двойным щелчком по значку откройте заметку;
откройте скрытое меню Заметки;
выберите пункт Контакты;
в открывшемся списке контактов выберите нужного человека.
При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке Действия контакта. Откройте в папке «Контакты» карточку лица, с которым вы связали заметку.
Перейдите на вкладку Действия и среди прочих действий найдите упоминание о заметке.
Изучите другие возможности меню Заметки. Среди прочих вы найдете команду Переслать. При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты. С правилами пересылки сообщений вы познакомитесь далее.
Учет выполненной работы
Задание 1. Просмотр и настройка «Дневника».
Технология работы
Откройте папку «Дневник». За то время, пока вы учились работать в среде Outlook, в папке уже появились некоторые записи о вашей работе. Записи в дневнике сгруппированы по типам.
Просмотрите группы записей. Чтобы просмотреть записи одного типа, щелкните по кнопке со знаком «+». Чтобы закрыть группу, щелкните по кнопке со знаком «-».
Чтобы указать типы записей, файлов и контактов, для которых следует сохранять информацию в дневнике, в меню Сервис выберите пункт Параметры.
4. На вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры дневника. I
5. В окне Параметры дневника установите флажки около тех типов элементов, контактов и файлов, которые надо учитывать в дневнике.
Задание 2. Запись мероприятия в Дневнике вручную. Научитесь записывать в Дневник сведения о проведенных мероприятиях и созданных документах.
Технология работы
Откройте папку «Дневник».
На панели инструментов щелкните по кнопке Создать. Откроется окно Запись в дневнике (Без имени).
В поле Тема введите описание.
В списке Тип выберите тип записи, заносимой в дневник.
Установите прочие параметры, если они необходимы.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Практическая работа № 8. Пересылка сообщений по электронной почте
Задание 1. Создание и отправка сообщения.
Технология работы
Установите режим отправки сообщения. Для этого:
в меню Сервис выберите пункт Параметры;
в окне Параметры перейдите на вкладку Доставка почты;
установите или отключите флажок Отправлять сообщения немедленно.
Откройте папку «Исходящие» и щелкните по кнопке Создать. Откроется окно сообщения. Это окно позволяет передать информацию в виде простого текста, а также вкладывать в письмо файлы.
В окне Сообщения щелкните по кнопке Кому... и выберите в списке контактов один или несколько адресатов. Вы можете также выбирать, кому направить копию (кнопка Копия) и скрытую копию (кнопка С К).
В поле Тема введите кратко заголовок сообщения
В рабочем поле введите текст сообщения.
Для создания вложения выберите в меню Вставка пункт Файл.
В окне обзора двойным щелчком выберите заранее созданный и сохраненный файл. Вложение отображается в виде значка файла с его названием в нижней части окна Сообщения.
Для отправки сообщения щелкните по кнопке Отправить на панели инструментов. Сообщение будет отправлено немедленно или помещено в папку «Исходящие» в зависимости от установленного режима.
Если у вас не установлен режим немедленной отправки сообщений, надо воспользоваться командой Отправить из меню Сервис. После пересылки сообщения письмо автоматически будет перемещено из папки «Исходящие» в папку «Отправленные».
Можно совместить действия по отправке и приему сообщений. Для этого выберите в меню Сервис команду Отправить/Получить. В раскрывающемся списке выберите пункт той учетной записи (если их несколько), по которой вы хотите произвести действия. После этого произойдет подключение компьютера к почтовому серверу, и сообщения будут отправлены. Если на почтовом сервере есть поступившие сообщения на вашу учетную запись, они будут пересланы на ваш компьютер.
Создайте новое сообщение по теме «Согласование сроков поставки оборудования» и адресуйте его контакту.
Если вы не завершили работу над составлением сообщения или не собираетесь его в ближайшее время отправлять, сохраните его в папке «Черновики». Для этого выберите в меню Файл команду Сохранить. Вы можете отправить сообщение по адресу, который не записан в папке «Контакты». Для этого в строке Кому запишите адрес электронной почты.
Задание 2. Просмотр почтовых папок и сообщений.
Технология работы
1.Просмотрите на панели Outlook почтовые папки и определите, не открывая папки, сколько в них находится элементов.
Для получения поступивших сообщений с сервера выберите из меню Сервис команду Отправить/Получить
Если вы не имеете возможности работать в учебном кабинете с электронной почтой, скопируйте несколько сообщений из папки «Исходящие» в папку «Входящие». Для этого захватите название сообщения и переместите его на значок папки «Входящие» Outlook.
Откройте папку «Входящие».
Папка разделена на две части. В верхней части расположен список сообщений в том порядке, как они поступили, и некоторые сведения: от кого, тема, дата и время поступления. Для просмотра сообщения щелкните по нему. В нижней части появится текст сообщения. Если около сообщения расположен значок скрепки, значит, сообщение содержит вложение.
5. Откройте сообщение с вложением. Сохраните вложение отдельно как файл. Для этого:
двойным щелчком по строке сообщения откройте окно Сообщения;
в меню Файл выберите команду Сохранить вложения;
в окне обзора выберите папку, в которую хотите сохранить файл, введите имя файла или оставьте то, которое указано, затем щелкните по кнопке Сохранить.
Удалите сообщения из папки. Для этого захватите сообщение и переместите его на значок папки «Удаленные».
Когда в папке «Удаленные» накапливается много элементов, вы можете очистить папку, т.е. безвозвратно удалить элементы.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши по значку папки «Удаленные» и в контекстном меню выберите команду Очистить папку «Удаленные».
Задание 3. Использование подписи и визитной карточки
Технология работы
Откройте папку «Исходящие».
Для создания одной или нескольких подписей выберите в меню Сервис команду Параметры.
Перейдите на вкладку Сообщение. Щелкните по кнопке Выбор подписи.
В открывшемся окне Выбор подписи щелкните по кнопке Создать. Начнет работу мастер создания подписи.
Введите имя подписи, например «Желаю удачи с визиткой», и установите переключатель Начать с пустого образца. Щелкните по кнопке Далее.
В окне Изменение подписи введите текст.
7. Прикрепите к подписи визитную карточку. Для этого:
щелкните по кнопке Создать визитную карточку из списка контактов;
выберите в открывшемся списке имя контакта;
щелкните по кнопке Готово.
Создайте новое сообщение.
В меню Вставка выберите пункт Подпись. В раскрывшемся списке выберите подпись.
10. Получите новые сообщения, используя команду Отправить/Получить.
Откройте сообщение с вложением визитки.
Щелкните по значку скрепки и откройте присланную вам электронную визитную карточку. Она имеет вид карточки контакта.
Запишите новый контакт в свою папку. Для этого щелкните по кнопке Сохранить и закрыть. Сведения автоматически сохранятся в вашей папке «Контакты». Вы можете в дальнейшем дополнить эту карточку новыми или измененными сведениями о партнере.
Откройте папку «Контакты» и убедитесь, что там появилась новая запись о контакте.
Задание 5. Отправка ответа на сообщение.
Технология работы
Откройте в меню Сервис команду Параметры.
На вкладке Настройки щелкните по кнопке Параметры почты.
В открывшемся окне Параметры электронной почты найдите поле, в котором указано, что «при ответе на сообщение — включить и сдвинуть текст исходного сообщения». Это поле имеет раскрывающийся список других возможностей. Однако лучше оставить то, что предлагает программа.
Щелкните по кнопке Параметры отслеживания.
Установите флажки и переключатели. Эти параметры позволят вам автоматически управлять отправкой уведомлений на полученные сообщения. В таком уведомлении будет указана дата и время получения сообщения. Вы также сможете узнать, когда было получено ваше сообщение.
Проследите, чтобы после установки указанных параметров программная среда Outlook стала автоматически пересылать уведомления о получении сообщения.
Для отправки ответа на сообщение в папке «Входящие» выделите строку с заголовком сообщения.
На панели инструментов щелкните по кнопке Ответить. Откроется окно нового сообщения, в котором в строке Кому...будет указан адрес отправителя, в поле сообщения будет вставлен текст исходного сообщения, в строке Тема будет указано: RE:<Тема исходного сообщения >.
Введите текст ответа, удалите частично или целиком исходное сообщение.
10. Отправьте ответ.
|
