2.3 Мероприятия повышения качества учета кассовых операций в ООО «Стрит-Сервис»
В процессе проведенного исследования было выявлено, что в бухгалтерии ООО «Стрит-сервис» не разработан график документооборота. Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но усложняет работу бухгалтерской и других служб ООО «Стрит-сервис».
А поскольку, согласно п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н правила создания первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете компания должна утверждать в графике документооборота, то такой документ важен для организации и в налоговом плане и рекомендуем ООО «Стрит-сервис» разработать график документооборота. Он может составляться в виде схемы или таблицы, в которой указываются лица, ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок обработки документов и порядок передачи их в архив.
Во-первых, само наличие утвержденного графика документооборота поможет развеять подозрения налоговых инспекторов о фиктивной деятельности компании. Во-вторых, четкие правила движения документов - от их создания до хранения - помогут контролировать сотрудников ООО «Стрит-сервис», ответственных за их своевременное оформление и сдачу в бухгалтерию.
Также в процессе проведенного исследования было установлено, что фактически не проводится инвентаризация денежных средств в кассе. В статье 19 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Если таковой контроль отсутствует, то встает вопрос о законности и экономической целесообразности хозяйственных операций с денежными средствами.
Своевременное проведение инвентаризации позволит организации обезопасить себя от фактов хищения и мошенничества. Для более полного контроля операций с денежными средствами и денежными документами ООО «Стрит-сервис» необходимо включить в учетную политику пункт о методических рекомендациях по проведению инвентаризации с указанием сроков и ответственных лиц за проводимые мероприятия.
Также в целях совершенствования учет денежных операций бухгалтерии ООО «Стрит-сервис» необходимо периодически знакомится с публикацией типичных ошибок в этой сфере. Так, например, Бородина В. проанализировала нарушения в кассовых документах и сделала вывод, что наибольшее число ошибок возникает при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами в первичных документах, принятых к учету. При большом количестве прилагаемых документов имеются ошибки в подсчете сумм.
Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатков или перерасхода предыдущего аванса. Бухгалтеры часто пренебрегают необходимостью регистрировать все авансовые отчеты в отдельном журнале, что приводит к нарушению последовательности в их оформлении.
Нередко бухгалтеры и кассиры не придают значения подписям в авансовых отчетах, которые подтверждают соответствующие бухгалтерские записи и управленческие решения.
Иногда после составления и утверждения авансового отчета в тексте оборотной стороны формы возникают приписки. Это недопустимо даже с оговорками. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку "приложение" или "дополнение" с другими датой, текстом и подписями. При этом необходимо сделать записи с дополнительными бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам. Важно, чтобы оба документа (в данном тексте авансового отчета) были понятны и не возникало разночтений. В конце перечня оправдательных документов необходимо поставить знак "Z", что позволит исключить приписки.
Другим моментом, выявленным в учете денежных средств ООО «Стрит-сервис», стало то, что основная масса денежных средств выдаваемых из кассы выдается в подотчет, и выдается в подотчет в основном двум сотрудникам – директору ООО «Стрит-сервис» Филипповой Т.Н. и водителю Туеву А.С.
В связи с чем, рекомендуем в целях совершенствования учета денежных средств в ООО «Стрит-сервис», внедрение корпоративной банковской карты.
В последнее время все больше организаций обращают внимание на корпоративные карты как средство проведения расчетов. Корпоративные банковские карты - удобный инструмент для работы с деньгами. Это надежный и несложный способ оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью организации, представительских и командировочных расходов, а также оперативного получения наличных денежных средств с расчетного счета.
Основные преимущества работы с корпоративными картами для ООО «Стрит-сервис» таковы:
1. значительная экономия времени - исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в любой торгово-сервисной точке, банкомате или банке мира, где есть соответствующий логотип. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как отсутствует необходимость при организации командировок выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;
2. снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;
3. упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт). Зачастую при незначительном объеме совершаемых операций карту можно «привязать» непосредственно к расчетному счету организации;
4. возможность on-line контролировать расходы, производимые с использованием карты, при использовании услуги SMS-информирования;
5. автоматическая конвертация рублевых средств в валюту платежа при оплате услуг за рубежом.
Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на кого эта карта оформлена. Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам. Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный «пластик».
Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит. Поэтому многие прибегают к другому варианту - карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен. Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.
Таким образом, корпоративную карту можно выпустить к расчетному счету ООО «Стрит-сервис». Но удобнее - к специально открываемому карточному счету.
Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно. Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ООО «Стрит-сервис» погасит долг перед банком.
Не все банки открывают корпоративные карты разных видов. Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то - только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить. В любом случае от ООО «Стрит-сервис» потребуется заявление, и в нем необходимо будет указать тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.
Таким образом, корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. Для этого в банк представляется заявление с указанием его Ф.И.О.
После получения корпоративных карт, первое, что нужно сделать, - это учесть сами карты. Бухгалтерская запись будет забалансовой, поскольку карты остаются собственностью банка и ООО «Стрит-сервис» не принадлежат. Поэтому в условной оценке, хоть по 1 руб., каждую из них необходимо учесть на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).
Далее отражаются затраты на выпуск и обслуживание карт. Для этого потребуется такая проводка:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы», Кредит 51 (55) - перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание корпоративной карты.
Причем счет 55 «Специальные счета в банках» используется в том случае, если открыт специальный карточный счет, который пополнен и именно с него оплачиваются расходы.
Само пополнение карточного счета отражается проводкой:
Дебет 55 Кредит 51 (66, 67) - перечислены деньги на карточный счет.
Затраты на выпуск и обслуживание корпоративных карт можно учесть при расчете единого налога по УСН.
Суммы, отраженные в бухгалтерском учете в составе расходов на счете 91, можно отразить и в налоговом учете при УСН (основание - пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Когда карты получены и учтены, их можно выдавать тем работникам, на которых они оформлены. Но прежде порядок выдачи и использования карт необходимо прописать в отдельном положении и утвердить его в качестве внутреннего документа приказом директора ООО «Стрит-сервис». После чего ознакомить с ним сотрудников под подпись.
Выдача корпоративной карты сотруднику еще не влечет за собой какую-либо запись в учете. Данную операцию ответственный (бухгалтер-кассир) будет лишь фиксировать в журнале учета корпоративных карт. А вот если сотрудник рассчитался картой или снял с нее наличные, то данное обстоятельство уже нужно отразить на счетах бухучета. Проводки при этом зависят от того, к какому счету привязана корпоративная карта. Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отражается на основании выписки из банка следующей проводкой:
Дебет 71 Кредит 51 - выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.
А если карта открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:
Дебет 71 Кредит 55 - выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.
Основанием и в том, и в другом случае послужит банковская выписка.
Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты можно быстрее узнавать от сотрудников. Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег. Если бухгалтер-кассир оказался в такой ситуации, выдачу денег под отчет необходимо отразить с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета оформляется следующая запись:
Дебет 71 Кредит 57 - выданы деньги под отчет.
А уже после поступления выписки спишите денежные средства со счета, к которому привязана карта:
Дебет 57 Кредит 51 (52, 55) - отражено списание денежных средств со счета.
Задолженность с подотчетного лица списывается на основании утвержденного руководителем авансового отчета. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В зависимости от вида расходов выбирается нужный дебетовый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующей:
Дебет 26 (08, 44, 91) Кредит 71 - отражены расходы, оплаченные подотчетным лицом.
Таким образом, деньги, израсходованные по карте, списываются в дебет счета 71 на основании выписок банка. А после того, как сотрудник подаст авансовый отчет, бухгалтер закрывает его задолженность перед ООО «Стрит-сервис».
Если сотрудник снял деньги с карты и израсходовал их не полностью, остаток приходуется в кассу, оформляется приходный кассовый ордер. В учете операция отражается проводкой:
Дебет 50 Кредит 71 - внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.
В заключение отметим ряд важных моментов, учитываемых при открытии и ведении расчетов по корпоративной карте. Деньги, снятые с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет. За каждый расход средств по карте сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.
Выдача сотруднику корпоративной карты сама по себе не является основанием для записи в учете. Проводки бухгалтер делает только при движении средств по карте.
В целях контроля за движением корпоративных карт необходимо будет ввести специальный регистр учета карт. Его можно назвать журналом или ведомостью.
Таким образом, все рассмотренные предложения, носят рекомендательный характер и не являются обязательными для выполнения, но они в свою очередь, намного облегчат ведение бухгалтерского учета в целом в организации.
Заключение
В процессе выполнения курсовой работы, нацеленной на изучение организации и учета наличных денежных средств были изучены нормативно-правовые и теоретические аспекты учета денежных средств, исследована организация бухгалтерского учета денежных средств и даны рекомендации по совершенствованию учета денежных средств в организации.
Вопросы правильно учета наличных денежных средств, актуальная для любой коммерческой организации, в том числе и исследуемой нами - ООО «Стрит-сервис»,
Анализ основных показателей деятельности ООО «Стрит-сервис» за 2015 гг. показал, что предприятие является прибыльным. В 2015 году ООО «Стрит- сервис» получило выручку от продаж в размере 26233 тыс. руб., а размер ее чистой прибыли составил 2246 тыс. руб. Основной вклад в формирование чистой прибыли организации внесла прибыль, получаемая ею, именно от основной деятельности. Размер, получаемой выручки многократно превосходит размер чистой прибыли.
Руководство по ведению бухгалтерского учета и осуществлению контроля в ООО «Стрит-сервис» возлагается на главного бухгалтера.
Исследование организации учета денежных средств в кассе ООО «Стрит-сервис» и на его расчетном счете показало, что учет ведется в соответствии с современными нормативно-правовыми актами.
Прием, хранение и расходование наличных денег осуществляются через кассу ООО «Стрит-сервис». К кассовым операциям относятся операции, связанные с движением денег непосредственно из кассы общества.
Документальное оформление операций по движению денежных средств через кассу ООО «Стрит-сервис» осуществляется по таким унифицированным формам как: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовая книга и другие.
Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ООО «Стрит-сервис» ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу ООО «Стрит-сервис». По кредиту счета 50 «Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы ООО «Стрит-сервис».
В процессе проведенного исследования было выявлено, что в бухгалтерии ООО «Стрит-сервис» не разработан график документооборота, поэтому рекомендуем его разработку.
Рекомендуем в целях совершенствования учета денежных средств в ООО «Стрит-сервис», внедрение корпоративной банковской карты. Другим направлением улучшения учета денежных средств считаем качественное проведение инвентаризации. Инвентаризация денежных средств и расчетов может стать действенным механизмом текущего контроля, способствующим повышению эффективности использования активов организации, сокращению дебиторской и кредиторской задолженностей, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности поставок товарно-материальных ценностей.
Также в бухгалтерии ООО «Стрит-сервис» необходимо со всей ответственностью подходить к заполнению унифицированных форм по учету движения наличных денежных средств и следить за введением новых стандартов учета.
|
