Секретарь первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием
Скачать 2.94 Mb.
|
ТЕЛЕФОНОГРАММА Адресант (наименование учреждения) Адресант (наименование учреждения) ___ от кого (должность, Ф. И. О.) от кого (должность, Ф. И. О.) ___ время передачи час мин время передачи час мин Передал(а) (фамилия) Принял(а) (фамилия) Номер телефон ___ Заголовок Заголовок (подпись) На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографическим способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографическим способом должен быть отпечатан реквизит «адресант». Факсимильное сообщение – документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм. Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, № телефакса, количество страниц. Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна. Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере. Внедрение электронной почты (е-mаil) – одна из наиболее характерных особенностей сегодняшнего дня. Она неуклонно вытесняет традиционные средства коммуникации. Ее главное и бесспорное преимущество – оперативность. При возросшем удельном весе электронных писем в общем объеме деловой переписки необходимо обратить внимание на следующие особенности подготовки этих писем: 1) содержание письма должно быть сосредоточено на одной теме. Не следует распыляться и пытаться «объять необъятное». Действовать нужно по принципу: «одно письмо – одна проблема». Прилагаемые документы, особенно если это графика, рисунки, таблицы, направляются в виде приложения к пересылаемому файлу-письму. В этом случае вашему получателю легче сориентироваться в сущности послания, а при необходимости ему не составит труда переслать приложение, например на другой адрес; 2) переписка деловых людей по е-mаil носит сугубо утилитарный прагматический характер. Она лишена эмоций. Соответственно, стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым; 3) несмотря на лапидарность электронного письма, его тон остается вежливым и тактичным. В этом смысле оно не отличается от обычной корреспонденции. Более того, при почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости можно передать с помощью внешних атрибутов, например используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. При электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета; 4) электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог. Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером; 5) язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений. При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого типа для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык е-mаil. Сюда входят Smileys и Acronyms. Ниже приводится несколько примеров принятых на Западе так называемых Smileys (улыбки, смешинки) и используемых при переписке по электронной почте. Разумеется, это касается только личной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы. 1):-) – улыбка; 2);-) – подмигивание; 3):-(– хмуриться; 4):-D – смех; 5):-X – без комментария; 6);-(– плач; 7):-] – сарказм; 8) =:О – удивление. Акронимы (Acronyms), т. е. слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных акронимов: 1) ASAP (Аs soon as possible) – как можно скорее; 2) MSG (Massage) – послание; 3) JIC (Just in case) – при случае; 4) CUL (See you later) – встретимся позднее; 5) FAQ (Frequently saked question) – часто задаваемый вопрос; 6) IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению; 7) BTW (By the way) – между прочим; 8) [g (Grin) – усмешка, ухмылка; 9) BRB (Be right back) – немедленно возвращайся; 10) GTG (Got to go) – готов идти; 11) LOL (Laugh out loud) – заслуживать громкого смеха; 12) WTG (Way to go) – куда идти, направление; 13) OIC (Oh, I see) – мне все понятно; 14) TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее. Тем не менее справедливости ради следует отметить, что некоторые деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае, требуется не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов. Также следует помнить, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети. Поэтому следует воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по е-mаil. Для пересылки и согласования контрактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи. СОВЕТ: поступающая от вашего адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает вас на резкость. Воздержитесь от использования е-mаil, когда вы в состоянии гнева, излишне возбуждены. Слово не воробей. Лучше оставить не понравившееся вам послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом. Подводя итоги: не пытайтесь заменить телефонные разговоры и «традиционную» корреспонденцию электронной перепиской. Учитывая скорость е-mаil, такое желание появляется постоянно. Однако у каждого из этих важных инструментов делового общения своя функция и свое предназначение. Они не могут заменить друг друга, но при умелом использовании могут дополнить и «помочь» друг другу. 3.5. Работа секретаря с визитными карточками Визитная карточка – это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, не позвонит вам завтра. Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать где вас искать. Карточка – это ваше «стратегическое оружие». Визитные карточки имеют определенное назначение – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Они незаменимы при знакомствах, на приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, для рекомендации, кратких информации, приглашений, поздравлений, для сопровождения подарков, сувениров и т. п. При изготовлении визитных карточек нужно помнить, что, оставшись у собеседника, визитная карточка ассоциируется с ее владельцем. Поэтому она должна выглядеть так, чтобы вызывать положительные эмоции. Независимо от того для красоты или для дела она изготовлена, визитная карточка должна быть стильной, хорошо сверстанной и отпечатанной на качественной бумаге. Визитная карточка является выражением как фирменного, корпоративного стиля, так и индивидуального вкуса человека. Визитные карточки рекомендуется заказывать из плотной бумаги высокого качества, чтобы они дольше сохраняли достойный вид. Точных правил в отношении бумаги, шрифта, формата карточек нет. Наиболее применимым оказался формат кредитной карточки: 5 ґ 9 см. Соответствующего размера выпускают и конверты. Визитки большего размера не помешаются в стандартную визитницу, в специальные кармашки бумажников. Их приходится обрезать. Классический вариант – визитная карточка на бумаге белого цвета с матовой поверхностью, строгим черным шрифтом. Однако в наши дни карточки печатают и на цветной бумаге, используют графику, различные шрифты, делают складными, помешают на них свою фотографию. Последнее, правда, считается не лучшим стилем. Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности в выборе материала и цвета. Используются визитки различного назначения. Деловая стандартная карточка. На ней указаны фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс), электронная почта, т. е. карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов. Существуют некоторые стандарты для размещения текста на деловой карточке. Имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность – более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса, электронной почты – в нижнем правом. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом углу – его имя, отчество, фамилия. Внизу справа – номера телефона и телефакса, электронной почты. При написании должности нужно указать область полномочии. Например, не просто «зам начальника», а «замначальника отдела подготовки производства» и т. п. Сфера применения таких карточек исключительно служебная. В светской жизни их не следует использовать никогда. Представительская карточка. На этой карточке указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должность, но не проставляют ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Она облегчает общение. Но ее вручение механически не означает намерение владельца продолжать контакты с новым знакомым. Тактичный собеседник должен правильно оценить ситуацию и выбрать соответствующую линию поведения. Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса) применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы. На визитках, предназначенных для личных контактов, пишут только имя, отчество, фамилию, иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылают дамам. Деловым людям полезно иметь карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светских контактов, когда упоминание должности, подчеркивание официального статуса может быть не понято другими. Однако на таких карточках могут быть проставлены профессия, почетные, ученые звания. Помимо представительских, личных, деловых, все большую популярность начинают завоевывать контактные карточки. Основная функция контактной карточки – это передача координат для дальнейшего общения. Контактная карточка не была бы контактной, если бы не имела удобной формы обозначения даты и времени контактов и встреч. Поэтому, в отличие от классической визитки, оборотная сторона контактной карточки не пустует: здесь обозначены числа, месяцы и часы. Остается только отметить дату и время встречи, а также изложить суть контакта. Контактная карточка годится и для повседневной, и для деловой жизни. Интерес к ней проявляют молодежь, работники сферы обслуживания. На отдыхе, в спортклубе деловые люди тоже используют контактную карточку, а не классическую визитку. При проведении больших мероприятий типа симпозиумов, конференций их организаторы заказывают большие визитные карточки – бейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности участников, названия организации, страны, которую они представляют. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие. Вручение визитки – только начало работы с ними. Секретарь все полученные визитки систематизирует с учетом сферы деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту и др. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Анализ визитных карточек может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца и его организации. Визитные карточки, собранные и классифицированные на протяжении ряда лет, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки могут лежать без движения в вашем текущем архиве, но в случае необходимости быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства. Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования, в том числе все этикетные моменты, а также знать все случаи, когда на присланные визитки следует дать ответ, и, как положено, не позднее чем через 24 ч после ее получения использовать при составлении списка поздравлений от имени фирмы и т. п. В приемной секретаря всегда должен быть запас представительских карточек своей фирмы и руководителя. В общем, визитная карточка в том или ином воплощении завоевывает все большее пространство в нашей жизни как в бизнесе, так и в личных контактах. От визитной карточки в каком-то смысле зависит успех ее владельца. Подводя итоги: следует отметить, что визитная карточка в деловой сфере служит для передачи информации, являясь подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника. 4. Организация документооборота 4.1. Технологии документооборота Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что в свою очередь обусловлено организацией документооборота в учреждении (организации, предприятии). Основные принципы организации документооборота: прохождение документов должно быть оперативным; каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Следоватеьно, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки. СОВЕТ: для рациональной организации документооборота в организации ограничьте до минимума, а лучше исключите возвратные перемещения документов. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке. В документообороте выделяют 3 документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения. Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами. Входящий документопоток составляют: 1) документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и другое, содержащие директивные указания, разъяснения и иные сведения; 2) документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию различного рода запросы; 3) документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; 4) жалобы и заявления граждан. Как известно, в настоящее время параллельно применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными или неофициальными курьерами, пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются телефон, факсимильные аппараты, компьютеры. Если еще несколько лет назад подавляющее большинство поступающей документной информации обрабатывалось централизованно в специальном подразделении – экспедиции, и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота. Обработка корреспонденции достаточно традиционна и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным подразделением или должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно. Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т. е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться для внесения в регистрационные базы данных; нужно зафиксировать сам факт (и время) поступления документов. Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту. |
Похожие:
 | Каждый студент должен создать собственную фирму. Предметная область выбирается самостоятельно |  | Достаточно сообщить нам, название польской фирмы \название польской фирмы мы проверим на тождество\, виды деятельности, город в котором... |
| При покупке мобильного телефона я хочу дать Вам несколько рекомендаций: как правильно выбрать фирму-изготовителя или магазин, чем... | | Ете, не вызвать ли мастера, и ваше решение будет зависеть от того, есть ли у вас в данный момент пара-тройка лишних тысяч рублей.... |
| ... | | Особенностью получения вычета через работодателя является возможность заявить вычет сразу после возникновения права на него, а не... |
| За привлечение к труду бывшего муниципального служащего фирму оштрафовали на 100 тысяч рублей (Тульские новости (newstula ru), Тула,... | | Туристика это система прикладных наук о туризме и туристском обслуживании граждан. Эти науки охватывают два уровня туризма: отрасль... |
| Специальный проект трубы. Россия 2017 приветствуют Вас и Вашу фирму в качестве официального участника выставки и предлагают ознакомиться... | | Суд поддержал фирму, которая пыталась зачесть пособие по беременности и родам в счет уплаты страховых взносов |