Секретарь первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием
Скачать 2.94 Mb.
|
СОВЕТ: деловые письма составляются, за редким исключением, по одному вопросу. Формат письма А5 свидетельствует о скупости или бедности автора. При составлении делового письма, когда уже определено и сформулировано его содержание, важно найти и правильно использовать языковые формулы для окончательной отработки подготавливаемого документа. Приведем примеры некоторых из них: Благодарим Вас за письмо... Считаем целесообразным, обратить Ваше внимание... Пользуясь предоставленной возможностью... Обращаемся к Вам с убедительной просьбой... Приносим извинения за несвоевременный ответ... Направляем Вам... К сожалению, мы вынуждены отказаться... Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма... В ответ на Ваше письмо напоминаем... Согласно контракту... В соответствии с... В порядке оказания методической (консультативной, технической, научной, технологической, проектной и т. п.) помощи просим Вас... Настоящим сообщаем, что.... Мы сделаем все возможное, чтобы... Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь... Мы очень надеемся, что Вы придете к положительному решению относительно... Пожалуйста, сообщите... Благодарим за приглашение посетить офис Вашей фирмы и за возможность познакомиться с ее персоналом... Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с ... Оплату гарантируем по получении счета. Мы рады предложить Вам... Фирма оставляет за собой право... Приносим извинения за... К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причине... Мы были бы очень признательны, если бы Вы прислали нам... Приглашаем Вас... С наилучшими пожеланиями... Кроме традиционных языковых формул, в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. СОВЕТ: имейте в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего их партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя. Entrenous (редко en) – между нами, т. е. просьба не разглашать содержание послания (пример: Оставляю все это entre nous). Cito – срочно, пишется либо в конце распоряжения, либо в начале текста, отдельным абзацем. Dixit -окончательное решение (аналогично фразе – «судья сказал»). Пишется отдельным абзацем перед текстом решения. Notabene (NB) – очень важно. Пишется либо на полях у абзаца, где изложен важный материал, либо перед ним отдельным абзацем. Nota nota bene (NNB) – весьма важно. Пишется аналогично. Status quo (редко SQ, произносится «статус кво») – существующее на настоящий момент состояние дел (пример: Мы хотим сохранить status quo наших отношениях). Postscriptum (PS) – после написанного. Пишется отдельным абзацем перед дописываемым текстом. Postpostscriptum (PPS) – после, после написанного. Пишется только после текста PS таким же порядком. В современной переписке употребляется крайне редко. О'кеу (ОК, произносится «О кей») – соответствует понятиям: «да», «хорошо», «согласен». Американизм. Может использоваться в публичных выступлениях, в разговоре. Употребление в текстах документов неприемлемо и считается дурным тоном, хотя и встречается на практике. Allright – (произносится «олл райт») – соответствует понятиям «все хорошо», «все нормально». Американизм английского происхождения. Допустим только в устной речи и в частной переписке. Подводя итоги: для секретаря умение и талант написания делового текста, точного и убедительного и вместе с тем краткого и емкого является важнейшим профессиональным качеством. 3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи Правила телеграфной связи В древности сообщения на большие расстояния передавали барабанным боем, дымовыми сигналами и другими столь же примитивными средствами. Посылая сообщение, человек был вынужден полагаться на гонцов – пеших, конных или переправляющихся на судах. Связь эта была медленной и ненадежной. Так продолжалось до конца XVIII в., когда был изобретен первый телеграф. Секретарю, несмотря на появление факса и электронной почты, достаточно часто приходится отправлять телеграммы, так как корреспондент, которому нужно что-то срочно сообщить, может не иметь факсимильного аппарата или электронной почты. Кроме того, факс – это лишь факсимильная копия документа, и он так же, как и электронный документ, без электронно-цифровой подписи юридической силы не имеет. Составление текста телеграммы, а также ее отправку руководитель часто поручает секретарю. Поэтому секретарь должен хорошо знать общий порядок составления, оформления и отправки этого вида документов. Под телеграммой понимается вид документа, определяемый способами передачи информации по каналам телеграфной связи. Подавляющая часть телеграмм относится к информационно-справочной документации с перепиской, содержащей срочную информацию для принятия решения, передача которой по почте не обеспечивала своевременность ее получения. Требования к составлению и оформлению телеграмм, передаваемых для отправки, установлены «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 14.01.2002 г. № 12. В этих правилах телеграмма определена как «краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи». В зависимости от местонахождения автора телеграммы и адресата телеграммы делятся на телеграммы внутренние и международные. Правила гарантируют пользователям право на тайну телеграфных сообщений. В правилах оговаривается язык взаимодействия работников телеграфной связи и подающих телеграммы. На территории Российской Федерации – это русский язык и дополнительно, по усмотрению оператора связи, родные языки народов Российской Федерации. Телеграммы делятся на категории и виды. Возможна подача телеграмм следующих категорий срочности (в порядке уменьшения срока прохождения телеграммы): 1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»); 2) «обыкновенная» (без отметки); 3) «срочная» (с отметкой «срочная»). В большинстве организаций применяются обыкновенная (простая) и срочная телеграммы. Однако в служебной переписке выделяются и такие категории телеграмм: Президенту РФ, в Правительство РФ, «правительственная» и т. д. По видам различают телеграммы: 1) с уведомлением о вручении телеграфом и с уведомлением о вручении телеграфом срочное (с отметками «уведомление телеграфом» или «уведомление телеграфом срочное» соответственно); 2) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой «вручить (дата)»); 3) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой «почтой заказное»); 4) с доставкой на художественном бланке «люкс» (с отметкой «люкс»); 5) заверенная оператором связи (с отметкой «заверенная»). Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между столицами республик, краевыми, областными центрами, а также внутри любого населенного пункта, имеющего телеграфную связь, должны составлять: 1) для телеграмм категории «срочная» – не более 3 ч; 2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 6 ч. Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между любыми населенными пунктами, имеющими телеграфную связь, должны составлять: 1) для телеграмм категории «срочная» – не более 5 ч; 2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 10 ч; 3) для телеграмм категории «телеграмма-письмо» – не более 24 ч. Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в передаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя. Передаваемая телеграмма должна содержать адрес (т. е. куда) и наименование адресата (т. е. кому) (если адресатом является гражданин – фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация – наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя (по его желанию), отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы. Составляется телеграмма в следующей последовательности: 1) отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается); 2) отметка о виде телеграммы; 3) адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата; 4) текст телеграммы; 5) подпись отправителя (по желанию отправителя). Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки по адресу без розыска и наведения справок. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы. Телеграммы могут быть адресованы: 1) на полный адрес; 2) на условный или сокращенный адрес; 3) до востребования; 4) на номер абонементного ящика; 5) в адрес войсковой части; 6) в адрес полевой почты; 7) в адреса морских и речных судов; 8) на номер полученной телеграммы; 9) на номер абонентской установки сети АТ/Телекс. В телеграмме указываются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить кратко доказательство. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами. Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб»), либо соответствующими символьными знаками. Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр». Другие знаки могут указываться только полными словами. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, корме символьного знака «-», должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово. Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами – без интервалов и отдельными словами не считаются. Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей, по 300 слов каждая (последняя может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы. Рекомендуется подпись отделять от текста межстрочным интервалом. После текста и подписи проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. На копии телеграммы в нижней ее части могут проставляться визы, а также указывается время передачи телеграммы на отправку. При оформлении международных телеграмм их адрес и текст печатаются латинскими буквами. Адрес в таких телеграммах печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже), адрес организации или местожительства адресата (номер дома, улицы), наименование пункта назначения (город, страна). В количество оплачиваемых слов внутренней телеграммы включаются все слова, образующие содержание телеграммы (отметки о категории и виде телеграммы, адрес, текст, подпись). За одно слово в телеграмме считается: 1) каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики и имеющее самостоятельный смысл, включая частицы и предлоги; 2) каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква; 3) знак, написанный полным или сокращенным словом; 4) цифра, написанная полным словом; 5) не разделенная символьным знаком «-» группа знаков, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа. Пример оформления телеграммы: СРОЧНАЯ РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ Самара, Речная, 30 Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия 00.00.00 печать Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись. Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 как для служебного письма, т. е., выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». (Например: Об изменении времени заседаний Совета; О прибытии участников конференции). В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е., кратко, точно, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма: |
Похожие:
 | Каждый студент должен создать собственную фирму. Предметная область выбирается самостоятельно |  | Достаточно сообщить нам, название польской фирмы \название польской фирмы мы проверим на тождество\, виды деятельности, город в котором... |
| При покупке мобильного телефона я хочу дать Вам несколько рекомендаций: как правильно выбрать фирму-изготовителя или магазин, чем... | | Ете, не вызвать ли мастера, и ваше решение будет зависеть от того, есть ли у вас в данный момент пара-тройка лишних тысяч рублей.... |
| ... | | Особенностью получения вычета через работодателя является возможность заявить вычет сразу после возникновения права на него, а не... |
| За привлечение к труду бывшего муниципального служащего фирму оштрафовали на 100 тысяч рублей (Тульские новости (newstula ru), Тула,... | | Туристика это система прикладных наук о туризме и туристском обслуживании граждан. Эти науки охватывают два уровня туризма: отрасль... |
| Специальный проект трубы. Россия 2017 приветствуют Вас и Вашу фирму в качестве официального участника выставки и предлагают ознакомиться... | | Суд поддержал фирму, которая пыталась зачесть пособие по беременности и родам в счет уплаты страховых взносов |