Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Скачать 0.66 Mb.

Название	Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
страница	6/14
Тип	Документы

filling-form.ru > Бланки > Документы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 14

Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. ¹

В контроле исполнения документов можно выделить:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. ⁷ Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 14

Похожие:

	Движение денежных средств Ддс информация о кассовом или банковском движении это могут быть платежи клиентов, выданные денежные средства, а так же другие поступления...		Как теперь называть этот документ, “протокол собрания учредителей”, или же “решение учредителей” «учредители». После регистрации они все становятся участниками. Однако, хоть это и неправильно, иногда участников по-прежнему называют...
	1. 1 Аттестация работников предприятия (организации) это проводимая... Аттестация указанных служащих проводится не ранее, чем через год после выхода из отпуска или в течение года с момента присвоения...		Общие условия Для получения отдельных категорий призов от участника может требоваться предоставление Организатору дополнительной информации и документов...
	Перечень документов, необходимых заявителю для получения путевки... Перечень документов, необходимых заявителю для получения путевки для несовершеннолетних (оплата части или полной стоимости путевки...		Правила оказания услуг по организации доставки отправлений Экспедитором... Услуги Экспедитора услуги оказываемые Экспедитором, по поручению Клиента, в целях организации доставки отправления из места приема...
	О нотариальном разрешении родителей важно! Это – не доверенность,... Ребенок – это не автомобиль и не дача, его нельзя доверить или подарить. Ребенку можно разрешить или не разрешить. Мы предлагаем...		Порядок получения Заявителями средств криптографической защиты информации... КриптоПро csp (далее – скзи криптоПро) и средства создания ключей электронных подписей (далее – арм гк) Организацией-заявителем предоставляются...
	Меры принудительного исполнения. Поворот исполнения отмененного решения,... Мерами принудительного исполнения являются действия, указанные в исполнительном документе, или действия, совершаемые судебным приставом-исполнителем...		Пункт назначения (переадресация отправления) ...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:

Все бланки и формы на filling-form.ru