Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
Скачать 0.66 Mb.
|
Журнальная форма регистрации документовЖурнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 1 Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов. Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой. Карточная форма регистрации документовПри карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:
Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):  лицевая сторона  оборотная сторона Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки |
Похожие:
 | Ддс информация о кассовом или банковском движении это могут быть платежи клиентов, выданные денежные средства, а так же другие поступления... |  | «учредители». После регистрации они все становятся участниками. Однако, хоть это и неправильно, иногда участников по-прежнему называют... |
| Аттестация указанных служащих проводится не ранее, чем через год после выхода из отпуска или в течение года с момента присвоения... | | Для получения отдельных категорий призов от участника может требоваться предоставление Организатору дополнительной информации и документов... |
| Перечень документов, необходимых заявителю для получения путевки для несовершеннолетних (оплата части или полной стоимости путевки... | | Услуги Экспедитора услуги оказываемые Экспедитором, по поручению Клиента, в целях организации доставки отправления из места приема... |
| Ребенок – это не автомобиль и не дача, его нельзя доверить или подарить. Ребенку можно разрешить или не разрешить. Мы предлагаем... | | КриптоПро csp (далее – скзи криптоПро) и средства создания ключей электронных подписей (далее – арм гк) Организацией-заявителем предоставляются... |
| Мерами принудительного исполнения являются действия, указанные в исполнительном документе, или действия, совершаемые судебным приставом-исполнителем... | | ... |