Инструкция по делопроизводству в министверстве финансов красноярского края
Скачать 1.05 Mb.
|
| руководителем или его заместителями. Подписание служебных писем другими должностными лицами осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем. 5.1.11. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств подписываются руководителем, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края. 5.1.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются: два экземпляра письма, оформленные на бланке (один из которых визовый); два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма. 5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются: пять экземпляров письма, оформленные на бланках (один из которых визовый); пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма; список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат. 5.1.14. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса на подпись представляются: два экземпляра письма, оформленные на бланке, один из которых является визовым и остается в отделе Министерства, ответственном за подготовку ответа, и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, «Главам муниципальных образований Красноярского края», «По списку» и так далее); два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма; список рассылки. После подписания письмо и приложения к нему копируются в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат. 5.1.15. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются: письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, в том числе визовый экземпляр; приложения к письму в количестве экземпляров (с учетом визового экземпляра), соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма; список рассылки. 5.1.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты. Образец оформления списка рассылки приведен в приложении № 9. 5.2. Оформление служебных писем 5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см. Допускается изменение размера шрифта. Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции. 5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении № 10. 6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ 6.1. Подготовка протоколов 6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания). Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения. Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта. Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Министерстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит. 6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое). Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола). За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола. 6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть. Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом. 6.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образец оформления протокола приведен в приложении № 11). Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание об оформлении протокола в краткой форме. Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений. 6.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения. 6.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий. Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита «подпись должностного лица». 6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Отдел производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов. 6.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим. Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения. Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты. 6.1.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола. 6.1.10. Информация о принятых решениях может предоставляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов. Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка. Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения. Выписку из протокола подписывает начальник Отдела. 6.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом. Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет специалист Отдела или иное должностное лицо, на которое руководитель возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов. 6.2. Оформление протоколов 6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см. Допускается изменение размера шрифта. 6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются: «наименование Министерства» - полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование Министерства, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру; «вид документа» («ПРОТОКОЛ») - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру; «вид заседания» - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита «вид документа» полужирным шрифтом и выравнивается по центру; «дата документа» - печатается у левой границы текстового поля через 1 - 2 интервала после реквизита «вид заседания»; «место проведения заседания» - печатается на том же уровне, что и реквизит «дата документа», и располагается центрованным способом; «регистрационный номер документа» (протокола) - печатается на уровне реквизита «дата документа» и «место проведения заседания» и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака № и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется специалистом Отдела, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее). 6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова «Председательствовал», которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего. Слово «Присутствовали» печатается через 1 - 2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например: Присутствовали: (список прилагается). Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу. Слова «Повестка заседания» печатаются через 1 - 2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие. Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом «О» («Об») с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой. 6.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1 - 2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Слово «СЛУШАЛИ» оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: «Текст доклада прилагается (приложение № ...)». Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется через 1 - 2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: «Текст выступления прилагается (приложение № ...)». Слово «РЕШИЛИ» оформляется через 1 - 2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку. Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения. 6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2 - 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия). Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ 7.1.1. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 7.1.2. Отправка телеграмм может осуществляться на бланках: «правительственная» - в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти; «простая» - во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам. Телеграммы, оформленные на бланке «правительственная», подписываются руководителем или его заместителями в соответствии с перечнем должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «председатель Правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации. Телеграммы, оформленные на бланке «простая», подписываются руководителем или его заместителями. 7.1.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части. Телеграмма составляется в одном экземпляре. 7.1.4. Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством. Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см. 7.1.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: «адресат», «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта», «текст документа», «регистрационный номер документа», «подпись должностного лица», «наименование и адрес отправителя», «отметка об исполнителе». 7.1.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа. В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица. Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например: 652718 КИСЕЛЕВСК КЕМЕРОВСКОЙ УЛ КОМАРОВА Д 8 КВ 12 ПЕТРОВУ П.П. или 125009 МОСКВА УЛ ТВЕРСКАЯ Д 11 МИНИСТРУ ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И.О. ФАМИЛИЯ При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже. При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например: |
Похожие:
 | Красноярского края (далее – Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности... | | Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, Указа Губернатора Красноярского края от 26. 06. 2011 |
| Устава Красноярского края, Законом Красноярского края от 10. 12. 2004 n 12-2703 "О мерах социальной поддержки ветеранов", Законом... |  | Устава Красноярского края, Законом Красноярского края от 07. 07. 2009 n 8-3568 "Об обеспечении равной доступности услуг общественного... |
| Жилищного кодекса Российской Федерации, статьей 103 Устава Красноярского края, статьей 15 Закона Красноярского края от 27. 06. 2013... | | Закона Красноярского края от 18. 12. 2008 №7-2658 «О социальной поддержке граждан, проживающих в Эвенкийском муниципальном районе... |
| Бюджетного кодекса Российской Федерации, статьей 103 Устава Красноярского края, Постановлением Правительства Красноярского края от... | | Отдел методологии и сопровождения асу бп министерства финансов Красноярского края |
| Красноярского края на основании пунктов 47, 3 Положения о министерстве образования и науки Красноярского края, утвержденного постановлением... | | Звание "Ветеран труда" присваивается имеющим место жительства на территории Красноярского края гражданам Российской Федерации |