Инструкция по делопроизводству в министверстве финансов красноярского края
Скачать 1.05 Mb.
|
Приложение к приказу министерства финансов Красноярского края от «03» октября 2011 г. № 85 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТВЕРСТВЕ ФИНАНСОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ (далее – ИНСТРУКЦИЯ) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов Красноярского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства финансов Красноярского края (далее – Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности деятельности Министерства и обеспечения перехода на межведомственный электронный документооборот. 1.2. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с обращениями граждан. 1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне. 1.4. В Министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства. 1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Министерстве осуществляется административным отделом (далее – Отдел). 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2.1. Общие положения 2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот. 2.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки: входящая документация; исходящая документация; внутренняя документация. 2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом. 2.2. Основные понятия 2.2.1. Руководитель – министр финансов Красноярского края. 2.2.2. Заместители руководителя – первый заместитель министра финансов Красноярского края, заместитель министра финансов Красноярского края. 2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий края в Министерстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее). 2.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 2.3.1. Документы доставляются в Министерство: фельдъегерской службой; почтовым отделением связи; средствами электросвязи; нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий. Документы могут быть переданы при личном приеме. 2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется Отделом. 2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется по телеграфной сети общего пользования и с факсимильных аппаратов. 2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах). В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать. При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется. 2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями. Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, в Отдел для регистрации осуществляется в день их приема (передачи). 2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам. При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов. Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями Министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе. Срок согласования возврата – 3 дня. В случае если такой документ не возвращается, в течение 3 дней составляется акт приема и первичной обработки документов в 3 экземплярах, один из которых остается в Отделе, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению. В случае возврата документа отправителю в течение 3 дней составляется акт приема и первичной обработки документов в 2 экземплярах, один из которых хранится в Отделе, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю. Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 1. Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления. 2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа; поступают письма граждан; только по конверту можно определить адрес отправителя. 2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации. Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2. 2.4. Регистрация документов 2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях. 2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из: распределения обязанностей между руководителем и его заместителями; положений о структурных подразделениях Министерства; авторства; срочности исполнения. 2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в Отдел. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Срочные документы регистрируются с учетом пункта 2.4.2 Инструкции и передаются руководителю незамедлительно. Корреспонденция с пометкой «Лично», а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления. 2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки. При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа; дата документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; регистрационный номер документа; наименование документа (краткое содержание). Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются: наименование государственного органа, организации - получателя документа; фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа (краткое содержание); отметка об исполнителе документа. В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет. 2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Министерство. Отметка о поступлении документа включает в себя: наименование Министерства; дату поступления документа; регистрационный номер документа в пределах календарного года. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Примерная форма регистрационного штампа приведена в приложении № 3. 2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в Министерстве включает в себя: порядковый номер в пределах календарного года. Исходящий регистрационный номер включает в себя: номер (индекс), присваиваемый структурному подразделению Министерства; порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел; порядковый номер в пределах календарного года. В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме. 2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие: аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа); зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Министерства по данному вопросу. Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста. 2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой. В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах. Подбор связанных между собой документов производится: при нахождении документа в архиве - Отделом; при нахождении документа на исполнении - исполнителями. 2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел для регистрации. 2.5. Отправка исходящей документации 2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Министерством. Документы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются. Документы отправляются: фельдъегерской службой; почтовым отделением связи; средствами электросвязи; нарочно. 2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления. Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. 2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии: точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов; необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки; необходимого количества экземпляров приложений к документу; визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями; списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам; подписи руководителя; ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов. 2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации. 2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, передается в отдел Министерства, ответственный за подготовку документа, и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства. 2.5.6. Обработка отправляемых документов включает: сортировку и вложение в конверты; указание адресата на конверте; определение стоимости отправления; проставление оттиска отправителя; передачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 2.5.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим. Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью. 2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа. 2.5.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно. Форма реестра приведена в приложении № 4. 2.5.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ. 2.5.11. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Отделе; передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ; запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой «Для служебного пользования». Подлинники документов после их передачи по факсу направляются в Отдел, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. 2.6. Порядок прохождения внутренних документов 2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих. 2.6.2. Входящие документы передаются на подпись руководителю и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей в Министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов. После подписания документы передаются на регистрацию. 2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции. 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Бланки документов 3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). 3.1.2. При подготовке документов Министерства используются бланки документов: бланк приказа; бланк письма Министерства. Образцы бланков приведены в приложениях № 5, 6. 3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки. 3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается. 3.2. Общие требования по оформлению документов 3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции. 3.2.2. Документы печатаются: с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт <1> - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12 - 14 пт - для оформления таблиц; с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов <2>. Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами <3>. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки. 3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см. 3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания. Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа. -------------------------------- <1> Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала. <2> Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. <3> Интервал - пустая строка, 12 - 14 пт, 1 - 2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа. 3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов: герб края; наименование Министерства; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о Министерстве; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указание по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности. 3.3.1.1. Герб края. Изображение герба края помещают на бланках писем Министерства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 № 5-296 «О гербе Красноярского края», которое выполнено в одноцветном варианте. 3.3.1.2. Наименование Министерства. Наименование Министерства как автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Министерстве. 3.3.1.3. Подпись должностного лица. Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия). Например: Министр финансов Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Наименование должности в реквизите «подпись должностного лица» размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите «подпись должностного лица» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов «Временно замещающий должность», например: Временно замещающий должность заместителя министра финансов Красноярского края Подпись И.О. Фамилия При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Министерства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия, например: Первый заместитель министра финансов Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например: Министр Министр финансов культуры Красноярского края Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия При подписании совместного документа бланки писем не используют. При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Министр финансов Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Начальник отдела Подпись И.О. Фамилия В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например: Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия Секретарь комиссии Подпись И.О. Фамилия 3.3.1.4. Вид документа. Наименование вида издаваемого документа (например, «ПРИКАЗ», «ПРОТОКОЛ», «АКТ») включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. 3.3.1.5. Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках документов Министерства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем. 3.3.1.6. Справочные данные о Министерстве. Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, ОКОГУ, ОГРН, ИНН/КПП. 3.3.1.7. Адресат. Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Реквизит «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей: наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например: Правительство Красноярского края наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например: Отдел финансового контроля указания должности получателя (в дательном падеже); инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например: Первому заместителю Губернатора Красноярского края - председателю Правительства Красноярского края И.О. Фамилия почтового адреса. При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается. Постоянными адресатами являются: федеральные органы государственной власти; территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края; органы государственной власти края и иные государственные органы края; органы местного самоуправления муниципальных образований края. В реквизите «адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита «адресат» указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например: Рудакову О.В. Ленина ул., д. 125, кв. 12 г. Минусинск Красноярский край 662600 При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия (и)» не указывается. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю. 3.3.1.8. Датой документа является: дата подписания (правовой акт, письмо и другое); дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое); дата утверждения (план, отчет и другое). Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями Министерства в соответствии с положениями Инструкции. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами. Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом. При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности: день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; год - четырьмя арабскими цифрами. День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011. При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности: день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; месяц - словом; год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова «год» в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы. Слово «год» либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2011 года или 01 января 2011 г. Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Министерством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой. 3.3.1.9. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной инструкцией по делопроизводству Министерства. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Министерства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа. При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера «№» и цифры номера разделяются пробелом. 3.3.1.10. Наименование документа. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением: документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк); телеграмм; приказов Министерства индивидуального характера. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например: Приказ (о чем?) «Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства финансов Красноярского края». Письмо (о чем?) «Об оказании консультативной помощи». Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. В проектах нормативных правовых актов Министерства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом). 3.3.1.11. Текст документа. В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа. В случае необходимости составления документа на иностранном языке проект документа составляется в двух экземплярах: один экземпляр на соответствующем иностранном языке, второй - на русском. Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа. Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля. В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой. При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку. Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок. В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» в начале письма над текстом и «С уважением» в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля. Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа. Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «№»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не указывают. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом. Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается. В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся. Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу. Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика. Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. 3.3.1.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 3.3.1.13. Отметка о наличии приложений. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. Слово «Приложение» печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например: Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, № 17-дсп, на 4 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например: Приложение: письмо Роструда от 24.08.2010 № 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз. На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например: Приложение № 1 к письму министерства финансов Красноярского края от 01.02.2011 № 3-85 На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, «Приложение № 1», «Приложение № 2»). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например: Приложение № 2 к приказу министерства финансов Красноярского края от 15.12.2010 № 257п Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например: Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом министерства финансов Красноярского края от 17.11.2010 № 125-пр 3.3.1.14. Гриф согласования. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом. Например: СОГЛАСОВАНО Министр спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края подпись И.О. Фамилия дата СОГЛАСОВАНО письмо министерства промышленности и энергетики Красноярского края от 26.08.2010 № 04-13/255 Гриф согласования оформляется под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется с: вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством; органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное). 3.3.1.15. Гриф утверждения. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек. При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Министр финансов Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами. При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например: УТВЕРЖДЕНО протоколом конкурсной комиссии от ... № ... Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)» печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. 3.3.1.16. Виза. Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам. Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который (ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа. На документе, подлинник которого остается в Министерстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица» в нижней части последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляется из Министерства, визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица» в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа. По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов. Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами. Проставление виз согласования документа (например, приказа Министерства) осуществляется в следующей последовательности: исполнителем (создателем) документа; руководителем структурного подразделения Министерства, ответственным за подготовку документа; руководителями иных структурных подразделений Министерства, чьи полномочия затронуты в документе; заместителем министра финансов Красноярского края. 3.3.1.17. Оттиск печати. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. 3.3.1.18. Отметка о заверении копии. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «отметка о заверении копии», включающий: слово «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например: Копия верна Должность Подпись И.О. Фамилия Дата Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа. 3.3.1.19. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом размером 10 пт, например: Фамилия Имя Отчество 249-00-00 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. 3.3.1.20. Указания по исполнению документа. Указания по исполнению документа - резолюция - оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции (приложение № 7). Указания по исполнению включают: инициалы имени и отчества, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Н.В. Петрову, Н.А. Сидорову Прошу подготовить проект ответа к 25.03.2011. Дата Подпись 3.3.1.21. Отметка о контроле документа. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа. Документы, поступающие из Правительства Красноярского края со штампом «Контроль», заносятся в электронную регистрационную карточку с соответствующей отметкой о контроле. 3.3.1.22. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения или Министерства (в зависимости от указания по исполнению документа) и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Рекомендуется проставление отметки о списании в дело в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции. 3.3.1.23. Отметка о конфиденциальности Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 4. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ МИНИСТЕРСТВА 4.1. Подготовка, регистрация и оформление проектов правовых актов Министерства 4.1.1. Министерство осуществляет нормативное правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов и разработку проектов законов края, правовых актов Губернатора края и Правительства края в финансовой сфере, включая бюджетную, кредитную, налоговую сферы (за исключением полномочий, отнесенных к компетенции иных органов исполнительной власти края) в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 4.1.2. Подготовка и согласование проектов приказов Министерства осуществляется в соответствии с Указом Губернатора края от 01.03.2006 № 24-уг «О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края». Подготовка, согласование и регистрация проектов иных правовых актов осуществляется Министерством в порядке, установленном Указом Губернатора края от 01.03.2006 № 24-уг «О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края», инструкцией по делопроизводству Министерства, если иное не предусмотрено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 4.1.3. Отдел обеспечивает регистрацию приказов Министерства. Приказы Министерства нормативного характера регистрируются отдельно от приказов индивидуального характера. 4.1.4. При регистрации приказов по основной деятельности, на командировки и проведение проверок заполняются журналы регистрации приказов, приказы по личному составу и приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях регистрируются в программе «Аксиок». В журнал регистрации вносятся следующие основные реквизиты регистрации: дата; регистрационный номер; наименование приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера); фамилия руководителя, подписавшего приказ; фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа. В журнал регистрации приказов могут быть внесены также иные данные. 4.1.5. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем. 4.1.6. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах одного календарного года. К порядковому номеру приказа через дефис (косую черту) могут добавляться буквенный или цифровой индексы. 4.1.7. При регистрации приказа в программе «Аксиок» порядковый номер и дата присваиваются приказу в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на документ. 4.1.8. Отдел и исполнители, непосредственно осуществляющие подготовку проекта приказа, обеспечивают размещение электронных версий текстов приказов, издаваемых Министерством, в системе автоматизированного делопроизводства Министерства. Электронная версия приказа Министерства, размещаемая в системе автоматизированного делопроизводства Министерства, должна быть идентична тексту приказа на бумажном носителе. Электронная версия проекта приказа должна соответствовать требованиям, предъявляемым к его оформлению. 4.1.9. Проект приказа Министерства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата А4. 4.1.10. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти края; вид документа (приказ). Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка. 4.1.11. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1 - 1,5 см, нижнее - 2 см. При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется. 4.1.12. Реквизиты «место издания документа», «дата документа», «регистрационный номер документа» в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита «вид документа» 2 интервалами. Место издания в приказах размещается центрованным способом. Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом. Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания. 4.1.13. Реквизит «наименование документа» (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок отделяется от реквизита «место издания документа» 2 - 3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8 - 9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля. Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется. 4.1.14. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита «заголовок», а в приказах индивидуального характера от реквизита «место издания документа» 2 - 3 интервалами. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «место издания документа», «наименование документа», «текст документа» и «подпись должностного лица» при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице. Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При необходимости допускается выделение в тексте правовых актов индивидуального характера отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом. Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка. 4.1.15. Подпись отделяется от текста 2 - 3 интервалами. Подпись в приказах содержит реквизит «подпись должностного лица» и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.4 Инструкции. 4.1.16. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов. Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется. 4.1.17. При указании в тексте приказа ссылки «согласно приложению» на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например: Приложение к приказу министерства финансов Красноярского края от ... № ... Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: Приложение № 2 к приказу министерства финансов Красноярского края от ... № ... 4.1.18. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы, выделяется шрифтом более яркой насыщенности, отделяется от реквизитов «отметка о наличии приложений» и «текст документа» 2 - 3 интервалами. 4.1.19. Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения Министерства, его подготовившим и (или) осуществлявшим координацию подготовки, либо иным исполнителем. 4.1.20. Совместные приказы органов исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти края располагаются на одном уровне; наименование вида документа – «ПРИКАЗ» - располагается центрованным образом; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей органов исполнительной власти края располагаются ниже текста на одном уровне. 4.1.21. Образцы оформления приказов Министерства приведены в приложении № 8. 5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 5.1. Подготовка служебных писем 5.1.1. Служебные письма готовятся: как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц; как сопроводительные письма к направляемым документам; как инициативные письма. 5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством. 5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. 5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц. 5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («Министерство финансов Красноярского края не возражает...», «Министерство финансов Красноярского края предлагает...»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («Приказываем...», «Решили...»). 5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: причину возникновения вопроса или его краткую историю; ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. 5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма. 5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования, установленные инструкцией по делопроизводству Министерства. Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма. Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование. 5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом). 5.1.10. Письма, оформленные на бланках писем Министерства, подписываются |
Похожие:
 | Красноярского края (далее – Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности... | | Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, Указа Губернатора Красноярского края от 26. 06. 2011 |
| Устава Красноярского края, Законом Красноярского края от 10. 12. 2004 n 12-2703 "О мерах социальной поддержки ветеранов", Законом... |  | Устава Красноярского края, Законом Красноярского края от 07. 07. 2009 n 8-3568 "Об обеспечении равной доступности услуг общественного... |
| Жилищного кодекса Российской Федерации, статьей 103 Устава Красноярского края, статьей 15 Закона Красноярского края от 27. 06. 2013... | | Закона Красноярского края от 18. 12. 2008 №7-2658 «О социальной поддержке граждан, проживающих в Эвенкийском муниципальном районе... |
| Бюджетного кодекса Российской Федерации, статьей 103 Устава Красноярского края, Постановлением Правительства Красноярского края от... | | Отдел методологии и сопровождения асу бп министерства финансов Красноярского края |
| Красноярского края на основании пунктов 47, 3 Положения о министерстве образования и науки Красноярского края, утвержденного постановлением... | | Звание "Ветеран труда" присваивается имеющим место жительства на территории Красноярского края гражданам Российской Федерации |