Инструкция по делопроизводству в нгу г. Новосибирск, 2011
Скачать 1.42 Mb.
|
6.2.7. Поступающие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. 6.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается работником ОТДиК в Журнале учета поступивших телефонограмм (Приложение 9), регистрируется и оперативно передается на рассмотрение руководству. 6.2.9. Поступающие факсограммы, в том числе тексты документов отправленных по почте, учитываются по месту их поступления в журнале установленной формы (Приложение 10) без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Объем документа, принимаемого по каналам факсимильной связи, как правило, не должен превышать 5 листов формата А4. Порядок работы с факсограммами, поступающими на номер факса структурного подразделения, определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения. 6.2.10. Электронные сообщения, поступающие на адреса официальной электронной почты ректора, проректоров и ученого секретаря совета НГУ, учету и регистрации не подлежат. Порядок работы с сообщениями, поступающими на официальный адрес электронной почты структурного подразделения, определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения. 6.2.11. При внедрении электронного документооборота электронные документы, поступающие в НГУ, обрабатываются в том же порядке, что и документы на бумажном носителе. 6.3. Организация обработки и передачи исходящих документов 6.3.1. Документы, подлежащие отправке, принимаются работниками ОТДиК в соответствии с графиком, утвержденным начальником Организационного управления. 6.3.2. Порядок прохождения исходящих документов включает в себя: подготовку и оформление проекта документа; согласование или визирование (в необходимых случаях); подписание (утверждение); регистрацию и отправление документа. 6.3.3. Подготовка и оформление документа, его согласование или визирование, передача документа на подпись и регистрацию осуществляются исполнителем документа. 6.3.4. Окончательно оформленный и подписанный документ передается исполнителем или лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в ОТДиК для регистрации и дальнейшей отправки адресату. Регистрация отправляемых документов проводится в Журнале регистрации исходящих документов (Приложение 11) в соответствии с п. 7.1.6 и 7.2 настоящей Инструкции. 6.3.5. Документы, отправляемые из НГУ, передаются почтовой, электрической связью или нарочным. Обработка документов для отправки почтовой связью, осуществляется работниками ОТДиК в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221. В процессе обработки документов производится их сортировка по видам и категориям почтовых отправлений; адресование на конвертах; конвертирование; определение стоимости почтового отправления и нанесение знака почтового сбора; составление реестров на отправляемую корреспонденцию. Адресование на конвертах производится лицом, доставившим документ в ОТДиК для регистрации и отправления. В исключительных случаях, по письменному распоряжению начальника Организационного управления, адресование на конвертах производит ОТДиК. Порядок написания адреса на конверте размещен в Приложении 12. К документу, переданному в ОТДиК для отправки, должна прилагаться информация о категории почтового отправления (простое, заказное). Отправка документа может осуществляться непосредственно исполнителем или лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с отметкой об этом в Журнале регистрации исходящих документов. В исключительных случаях по решению руководства НГУ доставка отправляемой корреспонденции, зарегистрированной в установленном порядке, может осуществляться курьером ОТДиК непосредственно в канцелярию организации-адресата. 6.3.6. Отправление телеграмм осуществляется через оператора услуг телеграфной связи в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 222. 6.3.7. Передача текстов документов факсимильной связью с номеров факсов ректора и проректоров осуществляется по указанию руководства НГУ. Передача текстов документов с номера факса ОТДиК производится на основании заявки (форма заявки устанавливается ОТДиК), подписанной руководителем структурного подразделения и согласованной с начальником ОУ. Подлежащие передаче документы учитываются в журнале установленной формы (Приложение 10). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени передачи. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, или лицом, на которое обязанность перевода исходящих документов возложена соответствующим распорядительным документом. Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования». Объем передаваемого документа, как правило, не должен превышать 5 листов формата А4. Порядок передачи текстов документов с номера факса структурного подразделения НГУ определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения. 6.3.8. Электронные сообщения, отправляемые с официальных электронных адресов ректора, проректоров и ученого секретаря НГУ, учету и регистрации не подлежат. Порядок передачи сообщений с официального адреса электронной почты структурного подразделения определяется и утверждается руководителем этого структурного подразделения. 6.3.9. При внедрении электронного документооборота электронные документы, отправляемые из НГУ, обрабатываются в том же порядке, что и документы на бумажном носителе. 6.4. Порядок прохождения внутренних документов 6.4.1. Порядок прохождения внутренних документов включает в себя составление и изготовление проекта документа; согласование или визирование (в необходимых случаях); подписание или утверждение; регистрацию; тиражирование; рассылку по структурным подразделениям, исполнение и направление в дело. 6.4.2. Составление и изготовление проекта документа, передача его на согласование или визирование, подписание (утверждение) и регистрацию осуществляются лицом, подготавливающим проект документа и, при необходимости, лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, готовящим документ. 6.4.3. Различные виды внутренних документов (приказ, распоряжение, постановление и т.д.) регистрируются в Журналах регистрации соответствующих видов внутренних документов (Приложение 13) в порядке, определенном п. 7.1.7 и 7.2 настоящей Инструкции. 6.4.4. Тиражирование приказов и распоряжений ректора и проректоров в соответствии с указанием на их рассылку производит ОТДиК или Редакционно-издательский центр НГУ по заявке ОТДиК (форма заявки устанавливается Редакционно-издательским центром). 6.4.5. Рассылку приказов и распоряжений ректора и проректоров в соответствии со списком на рассылку осуществляет ОТДиК через адресные ячейки структурных подразделений. Выемка корреспонденции из адресной ячейки производится лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в соответствии с графиком, утвержденным начальником ОУ. Руководитель структурного подразделения, имеющего в своем составе другие подразделения, обязан довести полученную информацию до сведения руководителей этих подразделений. 6.4.6. Тиражирование и рассылку документов, изданных руководством НГУ и руководителем самостоятельного структурного подразделения, в адрес подразделений, входящих в его состав, осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство в этом структурном подразделении. 6.4.7. Исполнение и направление документов в дело осуществляется в соответствии с разделом 6.5 настоящей Инструкции. 6.5. Работа исполнителей с документами 6.5.1. Руководители структурных подразделений НГУ обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителям, контроль за качеством исполнения документов. 6.5.2. Документы передаются исполнителям в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно. Документы, ошибочно переданные для исполнения в структурное подразделение, должны быть возвращены в ОТДиК в тот же день. 6.5.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование и (или) визирование, представление на подпись (утверждение), подготовку к пересылке адресату (составление списка на рассылку, определение вида и категории почтового отправления), направление в дело. При оперативном решении вопросов без составления дополнительного или ответного документа исполнитель делает отметки на исполняемом документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в НГУ и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах исполняемого документа. 6.5.4. При наличии ответственного исполнителя (см. п. 6.2.5 настоящей Инструкции) соисполнители по требованию ответственного исполнителя обязаны предоставить ему необходимые для исполнения документа материалы. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, сроки исполнения документа. Соисполнители несут ответственность за представление достоверной информации в установленные для них ответственным исполнителем сроки. 6.5.5. Устанавливаются следующие сроки исполнения документов. При наличии в документе срока его исполнения – в указанный срок. При отсутствии в документе срока исполнения - в срок не более месяца. При наличии в документе, срок исполнения которого не указан, пометки «срочно» - в трехдневный срок. Срок исполнения обращений граждан устанавливается соответствующим федеральным законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Срок исполнения входящих документов, поступивших из вышестоящей организации, исчисляется с даты подписания документа, поступивших из других организаций и от физических лиц – с даты их поступления в НГУ. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются с даты их подписания. В случае, когда последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Если в процессе исполнения документа выясняется невозможность соблюдения установленного срока, ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении установленного срока исполнения документа. Руководитель, давший поручение, фиксирует свое решение на исполняемом документе дополнительной резолюцией. Ответственный исполнитель представляет исполняемый документ в ОТДиК для внесения изменений в журнал регистрации (текст дополнительной резолюции, новый срок, дата резолюции). 6.5.6. Исполненные документы направляются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения. На исполненном документе оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (см. п.5.4.6 настоящей Инструкции). Направление документов в дела осуществляется руководителем структурного подразделения или работником, ответственным за делопроизводство в подразделении. 7. Регистрация документов и построение справочного аппарата 7.1. Общие правила регистрации документов 7.1.1. Целью регистрации документов является обеспечение учета, контроля и поиска документов. 7.1.2. Каждый документ регистрируется один раз независимо от способа доставки, передачи или создания. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое делается отметка о передаче документа в соответствующем журнале регистрации. 7.1.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения. 7.1.4. При регистрации документов используются следующие справочные материалы: Перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 7), Перечень индексов структурных подразделений НГУ (Приложение 14), Номенклатура дел НГУ, Классификатор видов деятельности (Приложение 15). 7.1.5. Регистрационный номер входящих документов равен порядковому номеру документа в пределах массива поступающих документов. Место расположения входящего регистрационного номера описано в п. 6.2.3 настоящей Инструкции. 7.1.6. Регистрационный номер исходящего документа включает в себя порядковый номер документа в пределах массива отправляемых документов, индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое помещена копия исходящего документа. Порядковый номер отделяется от индекса дела косой чертой. Пример: 65/107-04, где 65 – порядковый номер документа в массиве отправляемых документов, 107-04 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое помещена копия исходящего документа. 7.1.7. Различные виды внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы, должностные инструкции и т.д.) регистрируются отдельно. Регистрационным номером внутреннего документа определенного вида является порядковый номер документа в пределах массива документов этого вида. Исключение составляет регистрационный номер приказа. В регистрационный номер приказа кроме порядкового номера включается индекс вида деятельности. Порядковый номер отделяется от индекса знаком «тире». 7.1.8. Регистрация документов производится в журналах регистрации соответствующего вида документа (Приложения 8, 9, 10, 11, 13). 7.2. Места регистрации документов 7.2.1. Входящие, исходящие и основные внутренние документы регистрируются в подразделениях НГУ согласно Приложению 16. 7.2.2. Внутренние документы, издаваемые руководителем структурного подразделения (распоряжения, служебные и докладные записки, справки и т.п.), регистрируются в возглавляемом этим руководителем подразделении. Внутренние документы, подлежащие регистрации в структурном подразделении, регистрируются лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в подразделении, или лицом, в должностные обязанности которого входит регистрация издаваемых в подразделении документов. 7.2.3. Протоколы заседаний коллегиальных органов, созданных в НГУ (Ученых советов, Комиссий) регистрируются и включаются в номенклатуру дел подразделений в порядке, устанавливаемом Положениями об этих коллегиальных органах. 7.3. Организация поисковой системы по документам 7.3.1. Поисковая система по документам содержит информацию о документах, зафиксированную при их регистрации. Справочным аппаратом поисковой системы являются журналы регистрации документов и картотеки, заводимые в местах регистрации документов. 7.3.2. Поиск и предоставление информации о документах, регистрируемых ОТДиК, осуществляется на основании указаний ректора, проректоров или запросов руководителей структурных подразделений. Поиск и предоставление информации о документах, регистрируемых в структурных подразделениях, осуществляется работниками этих подразделений по указанию руководителя подразделения. |
Похожие:
 | Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения документа | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | М. Н. Вольф (Новосибирск), В. П. Горан (Новосибирск), Джон Диллон (Дублин), С. В. Месяц (Москва), Е. В. Орлов (Новосибирск), В. Б.... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |