3.2. Основные понятия
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти;
электронный документ[3] - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись[4] - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Бурятия;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти.
3.3. Создание документов в исполнительном органе
государственной власти Республики Бурятия
3.3.1. Бланки документов
Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:
порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов исполнительного органа государственной власти;
виды бланков;
требования к изготовлению бланков;
в необходимых случаях порядок учета бланков.
Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия» (с изм. от 25 августа 1999 г.).
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Бурятия осуществляется в соответствии с Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия» (с изм. от 25 августа 1999 г.).
Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия» установлено, что на бланках исполнительных органов государственной власти воспроизводимое изображение Государственного герба Республики Бурятия, независимо от его размеров, должно соответствовать точному геральдическому описанию.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков исполнительного органа государственной власти утверждаются приказом исполнительного органа государственной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.
В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов исполнительного органа государственной власти:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк указания;
бланк постановления;
бланк протокола;
бланк письма исполнительного органа государственной власти;
бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя исполнительного органа государственной власти);
бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов исполнительного органа государственной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.
Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти[5]
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
Для бланка письма исполнительного органа государственной власти:
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя исполнительного органа государственной власти):
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) исполнительного органа государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов исполнительного органа государственной власти приведены в приложениях № 1–10.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:
подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;
форма журнала учета бланков;
порядок выдачи бланков в структурные подразделения исполнительного органа государственной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8.).
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм - верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.
3.3.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые исполнительным органом государственной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия установлен следующий состав реквизитов документов исполнительных органов государственной власти:
а) государственный герб Республики Бурятия;
б) наименование исполнительного органа государственной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об исполнительном органе государственной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в исполнительный орган государственной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение № 11).
3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных
нормативных правовых актов
Исполнительные органы государственной власти представляют в Правительство Республики Бурятия проекты:
законодательных актов Республики Бурятия;
указов и распоряжений Президента Республики Бурятия;
постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия осуществляется исполнительными органами государственной власти в порядке, установленном актами Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия.
При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения Закона Республики Бурятия от 26 октября 1994 г. № 47-I «О порядке опубликования и вступления в силу законов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия» (с изм. от 03 июля 2009 г.)
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок разработки и представления в Правительство Республики Бурятия:
законопроектов;
проектов указов и распоряжений Президента Республики Бурятия;
проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия.
В разделе Инструкции по делопроизводству должно быть отражено:
порядок оформления проекта акта;
состав документов, сопровождающих проект и приложения к нему;
порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;
процедура согласования проекта;
порядок представления проекта в Правительство Республики Бурятия.
Правила подготовки и представления в Правительство Республики Бурятия законопроектов, проектов актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия представлены в приложениях № 12-14.
3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов исполнительного
органа государственной власти Республики Бурятия
Нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти издаются на основе и во исполнение республиканских законов, указов и распоряжений Президента Республики Бурятия, постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия, а также по инициативе исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия в пределах их компетенции.
«Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение»[6].
В соответствии с Регламентом Правительства Республики Бурятия (утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 30 июля 2009 г. № 297), нормативные правовые акты издаются исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
На практике нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами исполнительного органа государственной власти.
Нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия подлежат государственной регистрации, если они[8]:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Республики Бурятия, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Республики Бурятия и иных законодательных актах Республики Бурятия;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об организациях, подведомственных соответствующим исполнительным органам государственной власти Республики Бурятия, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Республики Бурятия отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других исполнительных органов государственной власти и (или) организаций, не входящих в систему исполнительного органа государственной власти, издавшего (двух или более исполнительных органов государственной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
Подготовка нормативных правовых актов в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия осуществляется в соответствии с Правилами подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия» (далее - Правила подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов).
Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких исполнительных органов государственной власти и иных органов (организаций).[9]
Инструкция по делопроизводству устанавливает:
состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления;
порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;
порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, согласование проекта акта с другими исполнительными органами государственной власти РБ, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других исполнительных органов государственной власти РБ, иных органов и организаций; порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного республиканской службой или республиканским агентством с республиканским министерством, в ведении которых они находятся);
состав документов, сопровождающих проект и приложений к нему, правила их оформления;
порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Государственно-правовой комитет Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия;
порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;
порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.
Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, исполнительные органы государственной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:[10]
а) индивидуальные правовые акты;
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
действие которых исчерпывается однократным применением;
об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных исполнительному органу государственной власти;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений исполнительных органов государственной власти и не содержащие новых правовых норм;
г) акты рекомендательного характера.
Правовые акты, соответствующие пунктам «а» (за исключением актов, срок действия которых истек), «б», «в», издаются исполнительным органом государственной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем исполнительного органа государственной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения – заместителями руководителя исполнительного органа государственной власти по вопросам их компетенции (раздел 3.3.5.2).
3.3.5. Оформление отдельных видов документов в
исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия
3.3.5.1. Состав документов исполнительного органа государственной власти
В деятельности исполнительного органа государственной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии исполнительного органа государственной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии исполнительного органа государственной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства исполнительного органа государственной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности исполнительного органа государственной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в исполнительном органе государственной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.3.5.2. Приказ, распоряжение
Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы исполнительного органа государственной власти, рассчитанные на разовое выполнение.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:
виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
порядок подготовки приказов (распоряжений) исполнительного органа государственной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);
порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;
процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами исполнительного органа государственной власти;
порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);
доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;
порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).
Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении № 15.
3.3.5.3. Положение, правила, инструкция
Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:
назначение правил, положений, инструкций;
порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами исполнительного органа государственной власти, иными государственными органами и организациями;
порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом исполнительного органа государственной власти или непосредственно руководителем исполнительного органа государственной власти);
доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)
Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
Инструкция по делопроизводству определяет:
виды протоколов, используемых в деятельности исполнительного органа государственной власти;
порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
сроки подготовки протокола;
порядок подписания протоколов;
доведение протоколов до исполнителей;
оформление выписки из протокола и др.
Порядок оформления протоколов приведен в приложении № 16.
3.3.5.5. Служебная переписка
Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.
Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.[11]
Служебные письма исполнительных органов государственной власти готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия;
как доклады республиканских агентств и республиканских служб на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции исполнительных органов государственной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Бурятия, проектов актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
Инструкцией по делопроизводству устанавливается:
порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в исполнительный орган государственной власти;
процедура согласования служебных писем;
особенности составления и оформления совместных писем;
особенности применения в деятельности исполнительного органа государственной власти средств электросвязи для передачи документов.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:
постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556);
постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557);
постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» (с изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 21 ст. 2030);
постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 14, ст. 1540).
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью исполнительного органа государственной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов государственной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений исполнительного органа государственной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением…» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным …», «Управление по делам архивов РБ предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами исполнительного органа государственной власти;
служебные письма подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом исполнительного органа государственной власти.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 17.
3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
В Инструкции по делопроизводству устанавливается:
виды записок, создаваемых в исполнительном органе государственной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
реквизиты записок различных видов и их оформление;
структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование структурного подразделения – автора документа;
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер (если в исполнительном органе государственной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат (должностное лицо исполнительного органа государственной власти);
подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.
3.4. Организация документооборота
3.4.1. Принципы организации документооборота
|
