Вестник архивной службы курской области
Скачать 3.78 Mb.
|
| Раздел 5 "Нормативная среда", 7.1. "Принципы разработки программ управления документами". 8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность". 8.2.4. "Характеристики систем управления документами. Соответствие". 8.3.6. "Разработка и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использование". 8.3.7. "Разработка и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение документов". 8.4. Перечисления а) и с), "Методология проектирования и внедрения систем управления документами". 9.1. "Экспертиза документной информации, подлежащей включению в систему управления документами". 9.2. "Определение сроков хранения документов". 9.7. "Доступ". 9.4. Метаданные об агентах 9.4.1. Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа В момент ввода документа метаданные должны содержать данные об агентах, связанных с документами и управлением ими. Для обеспечения соответствующего документирования необходимо вводить метаданные об агентах, участвующих в создании документов и управлении ими. Эти метаданные также позволяют устанавливать ограничения доступа к документам, разрешив его только соответствующим агентам, и гарантируют использование системы управления документами или выполнение операции по управлению документами в рамках этих систем только уполномоченными сотрудниками (см. также 9.6). Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа, должны: a) идентифицировать агентов, участвующих в создании документов, b) идентифицировать агентов, участвующих в управлении документами, и определять их полномочия в процессах управления документами, c) идентифицировать агентов, имеющих права доступа к документам. 9.4.2. Метаданные об агентах, образующиеся после ввода документа Со временем роли агентов меняются. Системы управления документами должны фиксировать эти изменения. Эта контекстуальная информация необходима для понимания документов. Она также гарантирует, что доступ к документам будет ограниченным для соответствующих агентов, и только уполномоченные агенты смогут использовать системы управления документами или выполнять операции по управлению документами в пределах этих систем (см. также 9.6). Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных об агентах содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1: 7.2.2. "Характеристики документа. Аутентичность". 7.2.3. "Характеристики документа. Достоверность". 8.2.2. "Характеристики систем управления документами. Надежность". 8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность". 8.3.6. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использование". 9.2. "Определение сроков хранения документов". 9.3. "Включение документов в систему управления документами". 9.5. Метаданные о процессах деловых операций 9.5.1. Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся в момент ввода документа Системы управления документами должны обеспечивать ввод и управление метаданными о деловых процессах. Сюда включают метаданные о функциях деловых операций, действиях и транзакциях, а также метаданные о безопасности и доступе, процессах управления документами. Поскольку последнее является очень важным моментом, то рассматривается отдельно (см. 9.6). Эти метаданные могут обеспечивать ключевой контекст, способствующий пониманию документов и контролю над ними. Их ввод может также обеспечивать контролируемость деловых операций путем идентификации действий, которые выполняются в рамках системы управления документами. Метаданные о деловых процессах в момент ввода документа должны: a) идентифицировать и документировать деловые функции, действия и транзакции, зафиксированные в документах в рамках системы, b) документировать связи между документами, агентами и их функциями, действиями и транзакциями, к которым они относятся, c) идентифицировать и документировать агентов или участников транзакции, d) документировать правила безопасности и доступа для деловых процессов и транзакций, e) обеспечивать выполнение автоматизированных функций деловых операций, действий и транзакций по мере необходимости, f) обеспечивать классификацию функций деловых операций, действий и транзакций, g) обеспечивать классификацию документов и h) фиксировать дату и время транзакции, при которой был создан документ. 9.5.2. Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся после ввода документа Системы управления документами должны накапливать метаданные и продолжать управление: метаданными о процессах деловых операций, в которых используются документы; метаданными о безопасности и доступе, а также метаданными о процессах управления документами так долго, как это необходимо. Эти метаданные будут способствовать осуществлению продолжающегося процесса использования и интерпретации документов, а также обеспечат контролируемость деловых операций путем идентификации и документирования действий, реализованных в рамках системы управления документами, в которой эти документы находятся. Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных о деловых процессах содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1: 7.2.2. "Характеристики документа. Аутентичность". 7.2.3. "Характеристики документа. Достоверность". 7.2.4. "Характеристики документа. Целостность". 7.2.5. "Характеристики документа. Пригодность для использования". 8.2.2. "Характеристики систем управления документами. Надежность". 8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность". 8.2.4. "Характеристики систем управления документами. Соответствие". 8.2.5. "Характеристики систем документов. Комплексность". 8.3.2. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Документирование операций". 8.3.6. "Проектирование и внедрение систем управления. Доступ, поиск и использование". 8.3.7. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение документов". 8.4. Перечисления а) и с), "Методология проектирования и внедрения систем управления документами". 9.1. "Экспертиза документной информации, подлежащей включению в систему управления документами". 9.2. "Определение сроков хранения документов". 9.3. "Включение документов в систему управления документами". 9.4. "Регистрация". 9.5. "Классификация". 9.6. "Хранение и обращение с документами". 9.7. "Доступ" 9.6. Метаданные о процессах управления документами 9.6.1. Метаданные о процессах управления документами, образующиеся в момент ввода документа Этот тип метаданных об управлении документами должен обеспечивать или автоматизировать операции по управлению документами, которые следует проводить по отношению к определенному документу или комплексу документов. Эти действия по управлению документами подробно указаны в ИСО 15489-1, раздел 9. В момент ввода документа ключевые элементы метаданных об управлении документами, такие как, указания в отношении сроков хранения и действий, выполняемых по их истечении, уровни классификации и сведения о регистрации, следует идентифицировать и использовать для обеспечения подотчетности организации об управлении документами в течение всего их жизненного цикла. Метаданные для управления документами должны: a) гарантировать, что инструменты управления документами, такие как нормативные документы органов власти, отвечающих за отбор и передачу документов на последующее хранение или уничтожение, и схемы их классификации, схемы классификации деловых операций, а также схемы классификации безопасности и доступа, могут использоваться в системе управления документами, b) вводить метаданные о действиях, производимых с документами в системе управления документами, c) идентифицировать и документировать методы и правила установления подлинности таким способом, который позволяет определять, какие требования к установлению подлинности применялись в деловых и документационных операциях для определенных типов документов и какие агенты несут ответственность за их выполнение, d) идентифицировать и документировать полномочия агента или разрешения, необходимые для осуществления определенной деятельности, e) устанавливать временные ограничения к авторизации и полномочиям пользователей и обеспечивать их регулярный пересмотр, f) документировать метаданные о доступе и безопасности, применяемые к документам в системе управления документами, g) обеспечивать классификацию деловых функций, действий и транзакций, h) обеспечивать классификацию документов, i) фиксировать связи между документами и их совокупностями, а также между документами, агентами и процессами и j) обеспечивать хранение документов. 9.6.2. Метаданные о процессах управления документами, образующиеся после ввода документа Создание метаданных о процессах управления документами является важным компонентом для гарантии подлинности, целостности, пригодности для использования и надежности документов. Это в равной степени относится к любой организации, которая несет или будет нести ответственность за управление документами. Создание этих метаданных также будет способствовать выполнению операций по управлению документами, проводимых относительно определенного документа или комплекса документов и/или обеспечивать автоматизацию этих операций. Такие метаданные включают в себя документирование: a) процедур по установлению подлинности для каждого преобразования документов и b) правил копирования документов, видов копирования, органов, уполномоченных осуществлять копирование, а также технологий и процедур рутинного переноса документа на новые носители по мере их старения. Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных об управлении документами содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1: 8.2.2. "Характеристики систем управления документами. Надежность". 8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность". 8.3.4. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Распределенное управление". 8.3.5. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Конвертирование и миграция". 8.3.7. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение документов". 8.5. "Прекращение применения систем управления документами". 9.2. "Определение сроков хранения документов". 9.5. "Классификация". 9.6. "Хранение и обращение с документами" _______________________________________________________________________ Утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК) МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (далее - Инструкция по делопроизводству). Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну <1>. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела: 1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" (с изм. от 22 октября 1999 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801). 2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021). 3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изм. от 8 ноября 2007 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127). 4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169). 5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060). 6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (часть I), ст. 3448). 7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (I ч.), ст. 3451). 8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (вступает в силу с 1 января 2010 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776). 9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257). 10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (с изм. от 16 мая 1997 г., 13 августа 1998 г., 28 июня 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663). 11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127). 12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 29, ст. 3035). 13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123). 14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895). 15. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313). 16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305). 17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233). 18. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст. 3060). 19. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614). |
Похожие:
 | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/... |  | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... |
| Управления Росреестра по Курской области изучены вступившие в законную силу решения Арбитражного суда Курской области и судов общей... | | Ных учреждений Курской области подготовлена для работников оку «Государственный архив Курской области» (далее – оку «Госархив Курской... |
| Курской области №26 от 27. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... | | Курской области №21 от 28. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... |
| Курской области ведущей и старшей групп по направлениям деятельности: лесное хозяйство в территориальных органах комитета лесного... | | «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в администрации сельского поселения... |
| «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |