Вестник архивной службы курской области
Скачать 3.78 Mb.
|
| ЧАСТЬ 1 ПРИНЦИПЫ SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT PROCESSES. METADATA FOR RECORDS. PART 1. PRINCIPLES ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 Предисловие Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения" Сведения о стандарте 1. Подготовлен Государственным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" ("ВНИИДАД") на основе аутентичного перевода международного стандарта, выполненного "ВНИИДАД", указанного в пункте 4. 2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело". 3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. N 310-ст. 4. Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 23081-1:2006 "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы" (ISO 23081-1:2006 "Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles"). При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в Приложении А. 5. Введен впервые. Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и текст размещаются также в информационной системе общего пользования на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет. Введение Настоящий стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими. Настоящий стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в рамках ИСО 15489-1:2001 (R) "Информация и документация. Управление записями. Общие положения". Настоящий стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в деловых процессах и различных ролей и типов метаданных, поддерживающих деловые процессы и процессы управления документами, а также устанавливает структуру управления этими метаданными. В ИСО 23081-1:2006 ведение деловых операций трактуется в широком смысле, не ограничиваясь коммерческой деятельностью, а включает государственное управление, некоммерческие организации и другие предприятия. Настоящий стандарт не определяет обязательный для применения набор метаданных об управлении документами, поскольку эти метаданные будут отличаться в зависимости от требований законодательства. Однако этот стандарт содержит набор основных метаданных, соответствующий требованиям ИСО 15489-1:2001. ИСО 23081 состоит из нескольких частей под общим названием "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов": Часть 1. Принципы Эта часть ИСО 23081 устанавливает основы для создания, управления и применения метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, которые управляют ими. Части 2 и 3 содержат более подробную информацию и обеспечивают практическое руководство по внедрению, а также методы оценки набора метаданных об управлении документами в соответствии с принципами этой части ИСО 23081. Эти части стандарта будут подготовлены в виде технических отчетов, которые рассматриваются как документы, требующие регулярного обновления. 1. Область применения Настоящий стандарт описывает принципы поддержки и управления метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к: - документам и их метаданным; - всем процессам, которые их затрагивают; - любой системе, в которой они хранятся; - любой организации, ответственной за управление ими. 2. Нормативные ссылки В настоящем стандарте использована ссылка на следующий международный стандарт: ИСО 15489-1:2001. "Информация и документация. Управление документами. Общие положения". 3. Термины и определения В настоящем стандарте применены термины по ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями: 3.1. Агент (agent): отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами. 3.2. Схема кодирования (encoding scheme): список всех допустимых значений на национальном языке и/или синтаксически кодируемый текст, предназначенный для компьютерной обработки. 3.3. Схема метаданных (schema): логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, обычно посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно касающихся семантики, синтаксиса и опций (степени обязательности) данных. 4. Метаданные об управлении документами Управление метаданными - неотъемлемая часть управления документами, обеспечивающая выполнение множества различных функций и целей. В контексте управления документами метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа (ИСО 15489-1, подраздел 3.12). Сами по себе метаданные являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей создавать, регистрировать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение документов, в рамках и за пределами одной либо нескольких областей деятельности. Каждая из этих областей представляет сферу интеллектуального языкового общения, социальной и/или организационной деятельности определенной группы людей, разделяющих определенные ценности и обладающих определенными знаниями. Метаданные об управлении документами допускается использовать для идентификации, подтверждения подлинности и контекстуализации документов и людей, процессов и систем, которые создают, управляют, поддерживают и используют документы, а также для принципов политики, на которых строится управление ими (см. 9.1). Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, фиксируя его связь с контекстом деловой деятельности и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного цикла документов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в процессе использования документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает, что метаданные продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста управления документами и деловых процессов, в которых используются документы, и соотносятся с содержательными и структурными изменениями документа. Метаданные могут быть источником информации о многократном использовании документа многими системами и для множества целей. Метаданные, применяемые к документам в течение всего их жизненного цикла, можно продолжать использовать после того, как сами документы перестанут быть востребованы в деловых целях и будут переданы на хранение. Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов как физических, так аналоговых и цифровых. Однако метаданными также необходимо управлять. Управление документами всегда включает в себя управление метаданными. Однако электронная среда требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных. В электронной среде документы нормативного характера - это документы, сопровождаемые метаданными, определяющими их нормативный статус. Этот нормативный статус должен быть четко документирован, а не подразумеваться, как в некоторых процессах управления бумажными документами. В электронной среде очень важно обеспечить гарантию того, чтобы в системах, которые создают, осуществляют ввод и управление документами, осуществлялось создание и ввод метаданных об управлении документами. И наоборот, электронная среда предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных, а также для обеспечения полного, своевременного ввода документов. Эти документы могут быть свидетельствами транзакций или непосредственно быть транзакциями. 5. Назначение метаданных об управлении документами и перспективы их использования 5.1. Назначение и роль метаданных об управлении документами Метаданные поддерживают деловые процессы и процессы управления документами тем, что: a) защищают документы как свидетельства деловой деятельности и обеспечивают их доступность и используемость на протяжении всего их жизненного цикла; b) облегчают понимание (осмысление) документов; c) поддерживают и обеспечивают доказательную силу документов; d) обеспечивают гарантии подлинности, надежности и целостности документов; e) поддерживают управление доступом, защиту персональных данных и правами; f) поддерживают эффективный поиск и доступ; g) поддерживают интероперабельность путем контролируемого ввода документов, созданных в различных технической и деловой средах, и позволяя обеспечить сохранность этих документов в течение необходимого периода времени; h) обеспечивают логическую связь между документами и контекстом их создания, а также хранением их структурированным, надежным и эффективным способом; i) поддерживают и идентифицируют технологическую среду, в которой электронные документы были созданы или введены, а также управляют технологической средой, в которой они поддерживаются, для воспроизведения подлинных документов так долго, как это необходимо; j) обеспечивают эффективную и успешную миграцию документов из одной среды или компьютерной платформы в другую, а также любую другую стратегию обеспечения долговременного хранения. 5.2. Метаданные об управлении документами, применяемые в организации 5.2.1. Общие положения Организации должны установить, какие требования к метаданным, описанным в настоящем стандарте, являются необходимыми для определенной или для всех систем организации. Эти решения будут зависеть от: a) деловых потребностей; b) нормативной среды; c) рисков, которым подвержены деловые операции. Эта оценка может идентифицировать, какие типы метаданных необходимо применять в различных направлениях деятельности организации, в зависимости от степени риска или потребностей деловых операций. Существуют различные перспективы использования метаданных об управлении документами, которые могут сосуществовать. Они включают в себя: 1) деловую перспективу, в которой метаданные об управлении документами поддерживают деловые процессы; 2) перспективу управления документами, в которой с помощью метаданных фиксируются характеристики документов и их деловой контекст, а также поддерживается управление ими; 3) перспективу использования, в пределах или за пределами делового контекста, создающихся документов, в которой метаданные позволяют осуществлять поиск, понимание и интерпретацию документов. Более детальная контекстуализация информации может потребоваться для понимания и использования документов по прошествии времени, особенно при использовании их вне той деловой среды, в которой они были созданы. Метаданные об управлении документами состоят из: i) метаданных, отражающих деловой контекст, в котором создаются или вводятся документы, а также содержание, структуру и форму этих документов; ii) метаданных, документирующих процессы управления документами и деловые процессы, в которых документы используются впоследствии, включая любые изменения содержания, структуры и внешнего вида. 5.2.2. Метаданные, образующиеся в момент ввода документов Метаданные в момент ввода документов включают в себя информацию о контексте создания документа, деловом контексте, участвующих агентах и метаданные о содержании, внешнем виде, структуре и технических характеристиках самих документов. Они позволяют использовать документы в прикладной или информационной системе и обеспечивают их читаемость, годность к употреблению и пониманию. Контекст документов включает в себя информацию о деловых процессах, в которых они создаются. Эти метаданные позволяют пользователям оценивать надежность создателя документов, среду, в которой документы были созданы, цель или предпринимаемые деловые операции, а также их взаимоотношения с другими документами или их комплексами. Метаданные, документирующие деловой контекст, должны быть неотъемлемой частью создаваемых документов и подлежат вводу одновременно с вводом этих документов в систему управления документами. Структура документа состоит из: a) его физической или технической структуры; b) его логической структуры, то есть отношений между элементами данных, составляющих документ. Эти аспекты столь же важны, как и само содержание. Метаданные о технических аспектах должны описывать систему, с помощью которой создаются или вводятся документы, а также технические характеристики цифровых компонентов, которые они включают. 5.2.3. Метаданные, образующиеся после ввода документов Все процессы управления документами, осуществленные с отдельным документом, их группой или комплексом, должны быть документированы. Для сохранения документов и гарантии их подлинности, надежности, применимости и целостности необходимо создавать метаданные, которые обеспечат запуск или документирование процессов управления документами (в данном стандарте названные "метаданными процесса"). Эти метаданные должны включать в себя информацию о процессах управления, которые применялись или будут применяться к каждому документу. Уровень детализации документирования процессов управления документами будет меняться в зависимости от потребностей управления. Метаданные о процессах управления документами должны применяться в течение всего жизненного цикла документа. Процессы управления документами также создают и используют технические метаданные для визуализации и воспроизведения цифровых документов, которые должны быть документированы. Кроме того, должны быть документированы любые изменения содержания, контекста и структуры документа, вызванные управленческой деятельностью. Деловые процессы, приведшие к обращению к документам, должны также документироваться в метаданных в течение всего жизненного цикла документа. Такие процессы использования документов включают установление связи документов: с действиями, инициированием действий и с другими документами. Все метаданные о документе формируют новый документ, а именно документ метаданных, которым также нужно управлять. Документ метаданных, равно как и сами метаданные, необходимо сохранять до тех пор, пока существует оригинал документа. В случае передачи документов хранителем или владельцем на последующее хранение или уничтожение некоторые метаданные могут понадобиться для подтверждения факта существования этих документов, управления ими и их местонахождения. 6. Права и обязанности агента В отношении метаданных об управлении документами должны быть определены права и обязанности ответственных лиц, которые должны быть доведены до сведения всех сотрудников организации. При выявлении необходимости в создании и вводе метаданных об управлении документами должно быть установлено, кто отвечает за выполнение необходимых действий (ИСО 15489-1, подраздел 6.3). Сюда включаются права и обязанности, возникающие в ходе выполнения деловых операций и процессов управления документами. Они должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, создающими, вводящими или управляющими метаданными. Сюда входят: специалисты в области управления документами, специалисты в области смежных информационных профессий, руководители, администраторы систем управления документами и другие специалисты, создающие или занимающиеся вводом документов и соответствующих метаданных в процессе своей деятельности. Особые права, ответственность и отчетность в отношении управления метаданными должны быть возложены на уполномоченное лицо в пределах организации, что должно быть закреплено в соответствующих нормативных документах организации. Эти обязанности включают в себя следующие положения: a) специалисты в области управления документами отвечают за надежность, подлинность, применимость и целостность метаданных, связанных с документами, а также за обучение пользователей вводу, управлению и использованию метаданных. Они участвуют в определении требований к метаданным, принципов соответствующей политики и стратегии, а также контролируют процесс создания метаданных; b) все сотрудники организации выполняют свои обязательства по обеспечению точности и полноты метаданных об управлении документами, за которые они отвечают; c) руководство несет ответственность за реализацию на практике мер внутреннего контроля для того, чтобы клиенты, аудиторы, суды и другие уполномоченные пользователи могли полагаться на информацию, которую предоставляет организация. Руководство несет ответственность за поддержку использования метаданных об управлении документами и проведение соответствующей политики во всей организации; d) персонал в области информационных технологий отвечает за надежность, применимость и целостность систем, используемых для ввода и поддержания метаданных. Они ответственны за обеспечение того, чтобы все метаданные об управлении документами были связаны с соответствующими документами, и за сохранность этих связей. Исполнение этих обязанностей должны поддерживать специальные программы обучения. Для контроля исполнения перечисленных выше обязанностей следует использовать процедуры аудита. |
Похожие:
 | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/... |  | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... |
| Управления Росреестра по Курской области изучены вступившие в законную силу решения Арбитражного суда Курской области и судов общей... | | Ных учреждений Курской области подготовлена для работников оку «Государственный архив Курской области» (далее – оку «Госархив Курской... |
| Курской области №26 от 27. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... | | Курской области №21 от 28. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... |
| Курской области ведущей и старшей групп по направлениям деятельности: лесное хозяйство в территориальных органах комитета лесного... | | «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в администрации сельского поселения... |
| «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |