Вестник архивной службы курской области
Скачать 3.78 Mb.
|
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT. GENERAL REQUIREMENTS ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Предисловие Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения". Сведения о стандарте 1. Подготовлен Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела "ВНИИДАД" на основе соответствующего аутентичного перевода международного стандарта, указанного в пункте 4. 2. Внесен техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело". 3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст. 4. Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения" (ISO 15489-1:2001 "Information and documentation - Records management - General"). Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования аутентичного перевода для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2004 (пункт 3.5). При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном Приложении А. 5. Введен впервые. Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет. 1. Область применения Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. Настоящий стандарт: - распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы (далее - организации); - содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; - содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; - содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях. Настоящий стандарт предназначен для: - руководителей (менеджеров) организаций; - специалистов в области управления документами, информацией и технологиями; - сотрудников (персонала) организаций; - физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы. 2. Нормативные ссылки В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: ИСО 5127-11:87. Информация и документация. Словарь ИСО 5963-85. Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей ИСО 9001-2000. Системы менеджмента качества. Требования ИСО 14001-96. Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению 3. Термины и определения В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями: 3.1. Архивный орган; архивное учреждение (archival authority): учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению. 3.2. Система управления документами (records system): информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. 3.3. Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. 3.4. Доступ (access): право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации. 3.5. Индексирование (indexing): процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации. 3.6. Классификация (classification): систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе. 3.7. Конвертирование (conversion): процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11). 3.8. Контроль (tracking): создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов. 3.9. контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом. 3.10. Метаданные (metadata): данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими. 3.11. Миграция (migration): перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7). 3.12. Обеспечение сохранности (preservation): процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. 3.13. Отбор и передача (disposition): процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение. 3.14. Перемещение (transfer) (в отношении места хранения): изменение места хранения документа. 3.15. Передача (transfer) (в отношении способа хранения): изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы. 3.16. Отчетность (accountability): принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия. 3.17. Регистрация (registration): присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему. 3.18. Уничтожение (destruction): ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления. 3.19. Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций. 4. Преимущества управления документами Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности. Управление документами в организации включает в себя: a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами; b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами; c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами; d) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; e) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; f) интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность. Документы позволяют организациям: - осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно; - предоставлять информацию последовательно и объективно; - обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений; - обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; - повышать эффективность деятельности всей организации; - обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; - соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; - обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; - защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; - обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования; - предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности; - обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность; - поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память. 5. Нормативная среда Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их деятельность и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать требования нормативной среды. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия нормативной среде. Нормативная среда включает в себя: a) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; b) стандарты, относящиеся к практической деятельности; c) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; d) добровольно применяемые этические кодексы и нормы; e) идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации. Тип организации и отрасли, к которой она принадлежит, определяют, какие из этих элементов нормативной среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы при управлении документами в конкретной организации. 6. Политика управления документами и ответственность 6.1. Общие положения Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности. 6.2. Принципы политики Организации должны определять и документально фиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени. Организации должны обеспечивать информирование о проводимой политике и ее применение на всех организационных уровнях. Принципы политики должны быть приняты и одобрены на высшем уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Также следует распределять ответственность за ее соблюдение. Принципы политики следует разрабатывать на основе анализа деловой деятельности. Она должна определять, в каких областях в наибольшей степени применяют те или иные нормативные акты (законы, нормативные акты, стандарты, практические рекомендации), регламентирующие создание документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Принципы политики следует регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечивать отражение ею текущих потребностей деловой деятельности. 6.3. Ответственность Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом. Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения: a) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности; b) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации; c) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации; d) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность. В процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами должны принимать участие архивные органы. |
Похожие:
 | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/... |  | Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области / под ред.... |
| Управления Росреестра по Курской области изучены вступившие в законную силу решения Арбитражного суда Курской области и судов общей... | | Ных учреждений Курской области подготовлена для работников оку «Государственный архив Курской области» (далее – оку «Госархив Курской... |
| Курской области №26 от 27. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... | | Курской области №21 от 28. 06. 2012 г. «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Назначение... |
| Курской области ведущей и старшей групп по направлениям деятельности: лесное хозяйство в территориальных органах комитета лесного... | | «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в администрации сельского поселения... |
| «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,... | | В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных... |