Руководство по работе с файлом «Воинский учёт и бронирование»
Скачать 272.02 Kb.
|
РУКОВОДСТВО по работе с файлом «Воинский учёт и бронирование». СОДЕРЖАНИЕ. 1. Назначение файла и его особенности. 2. Состав файла, назначение отдельных листов. 3. Порядок работы с файлом. 3.1. Заполнение информации на листе Справка. 3.2. Заполнение информации о сотрудниках на листе Список. 3.3. Заполнение Списка граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на листе На согл. в ВК. 3.4. Заполнение списка граждан, пребывающих в запасе, для сверки сведений о воинском учёте, содержащихся в личных карточках Т-2 (лист На сверку). 3.5. Использование информации с листа Ф 18, ф 6 для сдачи годовой отчётности по воинскому учёту и бронированию. 3.6. Распечатывание удостоверений о предоставлении отсрочки от призыва на листах Ф4 стар и Ф4 нов. 3.7. Заполнение списка уполномоченных лиц по вручению удостоверений об отсрочке на листе Уполн. 3.8. Заполнение Плана мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке от призыва на листе План меропр. 3.9. Заполнение Плана замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации на листе План зам. 3.10. Заполнение Ведомости на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на листе Ведомость. 3.11. Заполнение Книги по учёту бланков специального воинского учёта на листе Ф13. 3.12. Заполнение Списков забронированных ГПЗ в структурных подразделениях организации и Ведомостей на выдачу удостоверений об отсрочке. 1. Назначение файла и его особенности. Файл «Воинский учёт и бронирование» (ВУБ 2017) (далее - файл ВУБ) предназначен для применения в работе военно-учётными работниками организаций, ведущих воинский учёт и бронирование граждан, пребывающих в запасе (далее – ГПЗ) как альтернатива существующим специальным программам по воинскому учёту и бронированию. Файл в полном содержании включает в себя Перечень бронирования, информация в котором относится к категории «для служебного пользования». Военно-учётные работники получают файл, содержащий Перечень бронирования, в органах власти или вышестоящих организациях под роспись. Передача его третьим лицам, пересылка по электронной почте и заполненных форм файла с помощью факса запрещены. Заполненные формы файла содержат персональные данные сотрудников организации. Использование этой информации регламентируется законодательством в области защиты персональных данных. Военно-учётные работники за нарушение правил обращения с указанной информацией несут персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством. Основные задачи, решаемые с помощью файла: - Формирование отчётных форм и документов по воинскому учёту и бронированию; - Автоматизация работы военно-учётных работников, повышение достоверности представляемой информации. Файл выполнен в формате Excel 2010 года выпуска и может работать в более новых версиях. Конвертирование или сохранение файла в формате Excel 2007 года и более старых производить не следует ввиду потери его функциональности. Файл отличается следующими преимуществами: - Обладает функциональными возможностями, отсутствующими в существующих программах по воинскому учёту и бронированию, например отбор информации по любым заполняемым значениям с помощью установленных фильтров, или по цвету заполняемых ячеек, шрифту; - Не требуется установка с дистрибутива. Небольшой объём заполненного файла (до 5 мегабайт) позволяют сохранять и переносить его на любом электронном носителе информации (флэш-карта, диск); - Для работы с файлом не требуется специальных навыков и знаний кроме умения работы в Excel, все особенности заполнения информации указаны далее в настоящем руководстве; - Для работы файла не требуется включение макросов, что по условиям безопасности для некоторых организаций является невозможным; - Имеется самостоятельная возможность совершенствования файла опытными пользователями. Основные возможности файла: - Хранение информации по сотрудникам организации, использование её для заполнения и распечатывания отчётных форм по воинскому учёту и бронированию; - Автоматическое оповещение о необходимости выполнения действий с учтёнными в файле сотрудниками (снятие их с воинского учёта, бронирование, перевод в запас) при выполнении определённых возрастных условий; - Автоматизация процесса бронирования ГПЗ, необходимых организации на военное время с использованием Перечня бронирования. - Формирование информации в формы годовой отчётности по воинскому учёту и бронированию, обобщённой информации по военнообязанным в структурных подразделениях и за организацию в целом. 2. Состав файла, назначение отдельных листов. Файл состоит из нескольких листов. Названия листов соответствуют их содержанию: - Справка – лист для размещения общей справочной информации за организацию, необходимой для заполнения форм, находящихся на других листах; - Профессии – лист со списком профессий из Общероссийского классификатора профессий, должностей технических работников и служащих (ОКПДТР) и должностей, включённых в Перечень бронирования. Он предназначен для идентификации должностей и профессий сотрудников организации с применяемыми в Перечне бронирования с целью их дальнейшего использования в отчётных формах; - Список – лист со списком учитываемых сотрудников. Он предназначен для размещения информации о сотрудниках организации, а также отображения с помощью условного форматирования правильности выполняемых с ними действий; - На согл. в ВК (сокращённое название)(На согласование в военный комиссариат) – лист для заполнения списка сотрудников, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу. Прежде, чем на сотрудников будут оформлены бланки удостоверений об отсрочке от призыва, необходимо заполненный список представить в ВК для согласования. Это делается для исключения расхождения в данных на сотрудников в организации и в ВК; - На сверку – лист со списком ГПЗ организации, направляемый в ВК для сверки сведений о воинском учёте, содержащихся в личных карточках Т-2; - Содерж. Перечня (Содержание Перечня) – лист со списком видов экономической деятельности, применяемых в Перечне бронирования. Список снабжён гиперссылками для перехода к соответствующим разделам Перечня бронирования; - Перечень – лист, содержащий утверждённый постановлением МВК Перечень бронирования. В него включены все дополнения на конец 2016 года; - Ф18, ф. 6 – лист с автоматически формируемой из листа Список информацией для заполнения форм годовой отчётности – формы 18 (Карточка учёта организации) и формы 6 (Информация о количестве работающих и забронированных ГПЗ в организации). На этом же листе формируется сводная таблица с обобщённой информацией о всех военнообязанных сотрудниках по структурным подразделениям и за организацию в целом; - Ф 4 стар, Ф 4 нов – два листа для заполнения и распечатывания форм 4 (Удостоверение об отсрочке от призыва и Извещение о постановке на специальный воинский учёт) на старых или новых бланках, имеющихся в организации; - Уполн. (Уполномоченные) – лист со Списком уполномоченных по выдаче удостоверений об отсрочке от призыва по мобилизации забронированным ГПЗ организации; - План меропр. (План мероприятий) – лист с Планом мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке забронированным ГПЗ в организации; - План зам. (План замены) – лист с Планом замены специалистов, работающих в организации, призываемых на военную службу по мобилизации и военное время; - Ведомость – лист с Ведомостью на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва уполномоченным по вручению их забронированным ГПЗ; - Ф13 – лист для заполнения в электронном виде Книги по учёту бланков специального воинского учёта (форма № 13); -1 ÷ 23 – листы со Списками забронированных ГПЗ, работающих в структурных подразделениях организации и Ведомостями на выдачу удостоверений об отсрочке забронированным ГПЗ. 3. Порядок работы с файлом. Все формы на разных листах файла имеют общие особенности и правила по заполнению их ячеек. Заголовки столбцов и ячейки, не подлежащие заполнению, или информация в которых заполняется автоматически, защищены от изменения и имеют заливку светло-синего цвета. Ячейки, подлежащие обязательному заполнению, в незаполненном состоянии могут иметь заливку ярко-жёлтого цвета. Ячейки, имеющие бледно-жёлтую заливку, подлежат заполнению в том случае, если отображаемые в них параметры, имеются в организации. Например, если организация не имеет дополнительных видов экономической деятельности (документально подтверждаемых), то придумывать их не следует и заполнять в ячейки с дополнительными кодами не нужно. Ячейки, подлежащие заполнению, или заголовки столбцов или строк, в которых находятся эти ячейки, могут иметь всплывающие подсказки (примечания) по порядку их заполнения. При наличии примечания к ячейке в её правом верхнем углу размещается маленький красный треугольник. Например на листе Список к таким ячейкам относятся все ячейки верхней строки. При наведении мышки на эти ячейки примечания появляются на экране автоматически. Когда в ячейку допускается вводить строго определённую информацию – применяется раскрывающийся список к этой ячейке. Для обозначения ячеек с раскрывающимися списками применена их заливка в тёмно-серый цвет. После однократного щелчка левой кнопкой мышки по такой ячейке с серой заливкой в её правом нижнем углу появляется маленький чёрный треугольник – щёлкните по нему для открытия раскрывающегося списка. Информация выбирается из списка щелчком мышки по требуемому значению. Не допускается в ячейки, предназначенные для заполнения вводить информацию простым копированием из буфера обмена. Это приведёт к изменению установленного формата ячеек и утрате функций условного форматирования. Скопированную в буфер обмена информацию нужно вставлять не в саму заполняемую ячейку, а в строку формул, или использовать пункт контекстного меню: Параметры вставки:→ Специальная вставка…→ значения. Вводимый текст в заполняемых ячейках отображается синим цветом и выделяется курсивом во всех формах, когда эти ячейки не попадают в область печати распечатываемой формы. Таким образом, легко отличать информацию, которая была введена Вами самостоятельно. Если после заполнения информации в ячейку её заливка приобрела красный цвет, значит информация в ней неверна, либо не должна присутствовать. Если при заполнении одних ячеек, или изменении установленных в них ранее значений, изменяется заливка на красный цвет в других ячейках, то это также говорит о том, что при указанных значениях в одних ячейках – в ячейках с красной заливкой информация неверна, либо не должна присутствовать. Если после заполнения информации в ячейку её заливка, или заливка зависимых от неё ячеек меняется на другой цвет, отличный от красного, то это предусмотрено правилом условного форматирования. Что означает цвет заливки таких ячеек сказано в разделах по заполнению соответствующих форм. Красный цвет текста информации в заполняемых ячейках не является подтверждением того, что значение в них неверно. Красный цвет текста в ячейке указывает на то, что информация в ней отличается от информации в сопрягаемых ячейках и может служить причиной отнесения сотрудника, к другой категории. Например к не бронируемым ГПЗ, в то время, когда сотрудники в сопрягаемых ячейках с чёрным цветом шрифта бронируются за организацией. Как правило, в строке для одного сотрудника могут отображаться несколько признаков, отображаемых различной заливкой ячеек, цветом шрифта и появляющимися рекомендациями. По ним можно составить словесную характеристику возможности бронирования сотрудника. Если в заполняемой форме имеются ячейки с ярко-жёлтой или красной заливкой, необходимо устранить причины их появления. При необходимости удалить информацию из заполненных ячеек, сделать это можно одним из доступных способов: - После активации одной или группы ячеек нажать клавишу Del. - В раскрывающемся списке к ячейке выбрать пустую строку (если есть); - Нажать значок Отмена, если действия по вводу информации в ячейку были последними. Ячейки, не предназначенные для заполнения, защищены от изменений. Для того, чтобы внести необходимые изменения в структуру форм, необходимо отключить защиту листов, на которых они находятся. После внесения поправок рекомендуется защиту листов снова включить для исключения случайных изменений. Без отключения защиты не работает сортировка данных и установленные в столбцах таблиц фильтры. Указанные выше общие особенности необходимо учитывать при заполнении ячеек на всех листах файла. При необходимости распечатать заполненную форму необходимо перейти на соответствующий лист и запустить печать. Область печати форм установлена заранее. При необходимости её можно изменить, предварительно сняв защиту листа. В качестве примера заполнения в некоторых формах разработчиком файла может быть оставлена информация. После ознакомления с примерами эту информацию необходимо удалить, чтобы она не искажала итоговые формы. Далее указываются особенности заполнения наиболее проблемных пунктов и ячеек на листах файла. 3.1. Заполнение информации на листе Справка. Начинать работу с файлом необходимо с заполнения общей информации на листе Справка. Эта информация используется для обеспечения правильной работы файла и заполнения однотипных данных в разных формах на других листах. Пункт 12. Структурные подразделения организации Названия структурных подразделений следует заполнять в случае необходимости, когда они имеются, или когда требуется информация по сотрудникам для сравнения по структурным подразделениям. Файлом предусмотрена возможность заполнения 30 названий структурных подразделений. Под структурными подразделениями можно указать любую градацию сотрудников, принятую в организации, или присвоенную им произвольно. Обобщающие данные за организацию в итоговых формах не зависят от того, указываются в этом пункте названия структурных подразделений или нет. Пункт 13. Информация по должностям сотрудников организации. От правильности заполнения этого пункта зависит достоверность данных при формировании отчётных форм о работающих в организации, а для организаций, которые ведут бронирование - возможность бронирования сотрудников. При бронировании сотрудников, используется Перечень бронирования (далее – Перечень). В него включены две группы должностей. Первая группа – это должности из Общероссийского классификатора профессий (ОКПДТР). Этим должностям в Перечне соответствуют пятизначные цифровые коды. Ко второй группе должностей, включённых в Перечень, относятся должности, названия которых не соответствуют названиям из ОКПДТР, но которые также присутствуют в организациях. Этим должностям в Перечне соответствуют десятизначные цифровые коды. Специалисты с должностями из этих двух групп бронируются по Перечню на равных условиях в соответствии с правилами, определёнными Инструкцией по бронированию. Для того, чтобы сотрудников организации можно было бронировать по Перечню, необходимо: 1. Идентифицировать названия должностей, применяемых в организации, с названиями должностей, применяемыми в Перечне; 2. Определить коды видов экономической деятельности – т.е. разделы Перечня, в которых идентифицированные должности могут бронироваться. Для упрощения этих операций в файле подготовлены следующие формы: - на листе Профессии названия должностей и профессий из Перечня сгруппированы в Список в соответствии с их цифровыми кодами и принадлежностью к вышестоящим органам; - на листе Справка в п.13 информация по должностям сотрудников организации размещена в виде таблицы. В графе 1 таблицы необходимо указать должности сотрудников организации, идентифицированные с соответствующими названиями в Перечне. Количество указываемых должностей зависит от выбранного ответа в п. 7. Если количество сотрудников организации невелико и военно-учётный работник учитывает в файле всех сотрудников организации, включая невоеннообязанных, то в этой таблице необходимо указать все должности организации в соответствии со штатным расписанием. В таблице можно указать до 57 различных должностей. Если военно-учётные работники в файле учитывают только военнообязанных сотрудников, то в п. 13 указываются только должности этих сотрудников. Для заполнения п. 13 выполните следующее: |
Похожие:
 | Постановка на воинский учет граждан, принятых на работу. Проверка у граждан наличия отметок в паспортах об их отношении к воинской... |  | Предоставления иуниципальной услуги «постановка на воинский учет и снятие с воинского учета граждан» администрацией муниципального... |
| Определить на основании данных воинского учета по личной карточке т-2 подлежит ли гражданин бронированию (если работник имеет моб... | | Постановка на воинский учет граждан, принятых на работу. Проверка у граждан наличия отметок в паспортах об их отношении к воинской... |
| «Постановка на воинский учет граждан, снятие с учета, работа с призывниками» (далее – Регламент), разработан в целях повышения качества... | | Данный модуль ведет учет всех платежей, зарегистрированных в системе, в том числе ранее неизвестных. Реальных финансовых операций... |
| Заявление в суд на решение комиссии по постановке граждан на первоначальный воинский учет | | Настоящий документ является руководством пользователя по работе с программным комплексом «Учет и управление земельными ресурсами»... |
| Стандартный набор кнопок 32 Глава Настройки параметров и режимов работы модуля 33 | | Отметка о постановке на воинский учет необходима для мужчин и военнообязанных женщин (кроме совместителей) |