Всем регистрируемым входящим документам, за исключением писем – отчетов по исполнению резолюций руководства, присваивается дата и очередной порядковый номер;
письмам – отчетам по исполнению резолюций руководства присваивается текущая дата и регистрационный номер входящего письма, по исполнению которого прислано письмо-отчет.
ОПД проводит в ЭЖ сплошную регистрацию всех входящих документов, поступающих в Администрацию за исключением нерегистрируемой корреспонденции.
Номер инициативного входящего документа состоит из очередного порядкового номера и проставляемого через косую черту индекса регистрации документов. Например: № 257/01 – это 257-ой входящий документ на имя Главы Чеченской Республики (индекс 01).
Если входящий документ является ответом на исходящий документ, то к его регистрационному номеру добавляется через орфографический знак «дефис» регистрационный номер названного исходящего документа. Например: № 259/02-02/36 – это 259-ое входящее письмо в адрес Председателя Правительства Чеченской Республики (согласно индексу 02), являющееся ответом на его 36-ое исходящее письмо.
Если документ является дополнением к ранее полученному письму, к его регистрационному номеру добавляется через орфографический знак «дефис» регистрационный входящий номер исходного документа и без пробела проставляется надпись доп. Если дополнений несколько, то соответственно надпись доп.2, доп.3 и т.д.
Например: № 271/01-52/01доп. – это 271-ое входящее письмо в адрес Главы Чеченской Республики (согласно индексу 01), являющееся первым дополнением на 52-ое входящее письмо в его адрес.
№ 892/01-52/01доп.2 – это 892-ое входящее письмо в адрес Главы Чеченской Республики (согласно индексу 01), являющееся вторым дополнением на 52-ое входящее письмо в его адрес.
К основной части регистрационного номера входящего документа, поступающего в Администрацию посредством факсимильной связи, электронной почты или телеграфа, добавляются без пробела в скобках соответственно следующие знаки: «ф», «@» и «т».
Например, 222/02(@)-02/36 - это 222-ое входящее письмо, переданное посредством электронного сообщения в адрес Председателя Правительства Чеченской Республики (согласно индексу 02), являющееся ответом на его 36-ое исходящее письмо.
На всех входящих документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с наименованием Администрации, в который вписываются от руки дата получения и учетный порядковый регистрационный номер (реквизит 29).
Зарегистрированные документы, поступающие в Администрацию, направляются на рассмотрение руководства.
Рассмотренные руководством входящие документы после проставления резолюции возвращаются в ОПД.
Содержание резолюции и дата возврата документа заносятся в журнал регистрации входящих документов в той же строке, где указан входящий номер документа. Документы (с указанием даты вручения, фамилии и инициалов сотрудника в журнале или указателе рассылки) под роспись передаются исполнителям.
Письма – отчеты исполнителей о реализации резолюций руководителей передаются в соответствующие секретариаты для получения резолюции по отчету.
Документы с резолюцией «В дело» возвращаются в ОПД и хранятся в папках в соответствии с номенклатурой дел.
Подлинник документа (в том числе оригинал бегунка с резолюцией) остаётся в отделе прохождения документов. Копии названного документа с резолюцией передаются ответственному исполнителю и остальным исполнителям.
Копии поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей направляются в управление организационной и контрольной работы Администрации.
Регистрация исходящих документов
В ОПД проводится регистрация и рассылка исходящих документов, подписанных руководством.
Регистрация исходящих документов, в том числе в системе электронного документооборота, проводится по принципам регистрации входящих документов.
Документы, исходящие из Администрации на бумажных носителях, проходят первичную обработку в департаменте делопроизводства (предварительное рассмотрение, регистрация, составление реестра отправляемых документов, запечатывание в конверт, написание адреса на конверте, передача конверта сотрудникам службы доставки или почтовой связи).
Исходящая корреспонденция, содержание которой должно быть немедленно продублировано факсимильным сообщением, направляется в департамент делопроизводства с отметкой «Срочно. Продублировать по факсу № » (должен быть указан номер факса).
Исходящая корреспонденция, содержание которой должно быть немедленно продублировано электронным сообщением, направляется в департамент делопроизводства с приложением электронной версии в формате .PDF или .DOC и помечается отметкой «Срочно. Продублировать электронным сообщением» (должен быть указан адрес электронной почты).
В ОПД ведутся следующие ЭЖ исходящих документов:
Главы Чеченской Республики;
Председателя Правительства Чеченской Республики и его заместителей;
Руководителя Администрации его заместителей.
ОПД проводит в журнале регистрации исходящих документов регистрацию исходящих документов только при соблюдении следующих условий:
фамилия, имя и отчество и должность, указанные в поле «Адресат», - корректны и актуальны;
имя и отчество, указанное в начале письма после слова «Уважаемый (-мая), - корректны;
вид гербового бланка соответствует должности в поле «Подписант»;
реквизит «отметка об исполнителе» заполнен и корректен (реквизит 27);
на проекте исходящего письма имеются визы Руководителя Администрации или руководителя секретариата Руководителя Администрации (кроме исходящих писем, подписанных Главой Чеченской Республики и Руководителем Администрации).
В период дежурств исходящий документ считывается дежурным сотрудником ОПД, а также представителем секретариата или органа власти Чеченской Республики. Указанные представители перед регистрацией обязаны на месте проверить содержание проекта документа на наличие ошибок, и в случае отсутствия замечаний - расписаться в соответствующем журнале регистрации исходящих документов в графе «Примечание».
Полный почтовый адрес указывается составителем (исполнителем) исходящего документа непосредственно в документе или передается в отдел прохождения документов департамента делопроизводства сопроводительным письмом.
Указание почтового адреса не требуется, если рассылка осуществляется в органы государственной власти и в органы местного самоуправления Чеченской Республики, в федеральные органы государственной власти, а также в случаях, когда адрес указан во входящей корреспонденции.
При направлении исходящего письма, телеграммы, телефонограммы в несколько адресов составителем исходящего документа вместе с необходимым количеством экземпляров документа в отдел прохождения документов департамента делопроизводства передается указатель рассылки, с указанием адресов рассылки и необходимых для отправления исходящих документов служебных телефонов, факсов, электронных адресов. Исходящие документы без соблюдения требований, изложенных в настоящем пункте, для отправки не принимаются.
Регистрационный номер обычного исходящего документа состоит из индекса регистрации документа и очередного порядкового номера, проставляемого через косую черту.
Например: № 01/257.
Если исходящий документ является ответом на входящий документ, то к его регистрационному номеру добавляется через орфографический знак «дефис» регистрационный номер названного входящего документа. То есть этот регистрационный номер состоит из двух частей: основной и дополнительной.
Например: № 01/260-365/01 – это 260-ое исходящее письмо за подписью Главы Чеченской Республики (согласно индексу 01), являющееся ответом на 365-ое входящее письмо в адрес Главы Чеченской Республики.
Например: № 01/271-52/01доп. – это 271-ое исходящее письмо за подписью Главы Чеченской Республики (согласно индексу 01), являющееся ответом на дополнение к 52-му входящему письму.
Образец заполнения ЭЖ исходящих документов:
Исх. №
|
Исх. дата
|
Адресат
|
Крат. содерж. исх. докум.
|
Исполнитель
|
|
|
Прим.
|
№ 01/271-52/01доп.
|
12.03.14
|
Иванову П.С.
ЗАО «Телеком»
|
О перечне услуг на 2014 год.
|
Касаев Л.М.
Департамент финансов Админ.
22-22-22
|
|
|
|
ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ
|
Вх. №
|
Дата
Вх
|
|
|
исх. №
адресата
|
дата
исх.
адресата
|
Рез.
|
|
|
дата отчета
исп.
|
От кого (исп.) кому
|
|
|
исх. №
отчета
исп.
|
дата
исх.
отчета
исп.
|
Рез.
|
|
|
Исх. №
|
Исх. дата
|
Адресат
|
|
Исполнитель
|
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Срочные исходящие документы по указанию руководства могут отправляться посредством факсимильной связи и электронной почты, при этом на копии исходящего документа проставляется номер факса или адрес электронной почты, а также информация о должностном лице, принявшем документ.
Тексты телеграмм при этом передаются по факсимильной связи или нарочным на телеграф ЗАО «Электросвязь».
На текстовом сообщении, предназначенном для передачи средствами телеграфной связи (далее - телеграмма), исполнитель должен нанести следующие реквизиты:
отметка «с уведомлением о вручении телеграфом»;
индекс почтового отделения, адрес, должность и Ф.И.О. получателя телеграммы;
текст телеграммы, оформленный в соответствии с требованиями к исходящему письму (в том числе, подпись должностного лица или его факсимиле, а также Ф.И.О. и телефон исполнителя);
адрес Администрации и факс, на который принимается уведомление о доставке.
Телеграммы хранятся в ОПД в отдельной папке в хронологическом порядке.
Подлинники исходящих документов отправляются адресату, копии исходящих документов и проекты исполненных исходящих документов с визой руководства и руководителей секретариатов остаются в отделе прохождения документов.
По решению Руководителя Администрации полномочия по регистрации и доставке подлинников исходящих документов адресату могут быть предоставлены лицам, не являющимся сотрудниками департамента делопроизводства и электронного документооборота.
В этом случае сотрудник ОПД заносит в журналы регистрации исходящих документов Ф.И.О., должность, контактные телефоны названных лиц, передает им информацию об очередных регистрационных номерах исходящих документов и принимает меры для получения копий этих документов.».
Порядок отражения управленческих решений с помощью резолюции
Общие положения
Резолюция представляет собой надпись на служебном документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение.
Резолюция включает в себя:
- фамилии и инициалы исполнителей;
- содержание поручения (при необходимости);
- срок исполнения;
- подпись руководителя;
- дату.
Пример резолюции:
Алаеву М.С.
Хачкаеву Б.Х.
Для подготовки отчета.
Срок 01.11.14
05.05.14
Указание об исполнении документа дается одному или нескольким исполнителям. При этом инициалы исполнителей могут проставляться как перед фамилией, так и после неё.
Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение документа является работник, фамилия которого в резолюции указана первой либо напротив фамилии которого проставлена в скобках отметка «свод». Остальные должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями. Ответственный за исполнение документа может быть указан также в тексте резолюции.
В случае если возникает необходимость дать разные указания нескольким исполнителям по одному документу, то каждый из указанных работников становится ответственным исполнителем за исполнение резолюции в части, его касающейся.
Пример резолюции:
Хажаеву М.С.
Подготовить отчет по разделу 1.
Срок 01.10.14
Мураеву Б.Х.
Подготовить сводный график проведения семинаров
Срок 01.11.14
05.05.14
Если документ не требует дополнительных указаний по его исполнению, направлен для информации или в нем изложена стандартная ситуация с типовыми сроками исполнения, резолюция может быть оформлена упрощенно: т.е. включать только фамилию и инициалы исполнителя, дату и подпись руководителя.
Изменения в резолюцию (по составу исполнителей, содержанию и срокам исполнения поручения) могут быть внесены в срок, не превышающий двух рабочих дней после получения документа исполнителем или соисполнителем, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно. Предложения с обоснованием необходимости изменений представляются руководителю, давшему поручение, вместе с документом и поручением.
Резолюции пишутся руководителем, как правило, от руки на документе на свободном от текста месте или печатаются или пишутся от руки на отдельном листе – специальном бланке для резолюций (бегунке), прилагаемом к рассматриваемому документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.
Резолюция, в случае ее оформления на отдельном листе, прикрепляется к документу, к которому относится и вместе с ним подшивается в дело.
|
