Документационное обеспечение управления
Скачать 1.21 Mb.
|
| Тема 2. Перечни документов Как уже отмечалось, первым этапом экспертизы ценности документов в организации является разработка номенклатуры дел. Именно в номенклатуре обозначаются сроки хранения документов. Основанием для определения сроков хранения дел при разработке номенклатур являются перечни. Непосредственно к перечням прибегают и в том случае, если в организации возникает необходимость в проведении экспертизы ценности документов, но номенклатура дел отсутствует. Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций), содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, приём которых на государственное, муниципальное хранение обязателен. Современную систему перечней составляют: -перечни документов с указанием сроков хранения; -перечни документов постоянного срока хранения; -перечни документов постоянного и временного хранения. К числу перечней документов с указанием сроков хранения относятся типовые, ведомственные и примерные перечни. В состав типовых перечней включены типовые документы. Наличие таких документов характерно для всех организаций, так как все они в ходе своей деятельности выполняют ряд аналогичных функций: распорядительных, контроля, планирования, финансирования, кадрового обеспечения и др. В деятельности организаций, занимающихся научно-технической и производственной деятельностью, так же образуются аналогичные документы при осуществлении ими научно-исследовательской деятельности, разработки технологических процессов, строительства, охраны объектов интеллектуальной собственности, охраны окружающей природной среды, проектирования и создания автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения и др. Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (М., 2004) утверждаются Росархивом. Необходимо уяснить, что типовые перечни предназначены для использования в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных. В настоящее время действуют следующие типовые перечни с указанием сроков хранения документов: -Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов (М., 1989) – применительно к управленческим документам, созданным по 1994 г. включительно, действует первая часть этого перечня; -Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) – применительно к управленческим документам, образовавшимся с 1995 г.; -Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2008). Ведомственные перечни – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций) одного ведомства, одной отраслевой системы. В состав подобных перечней включаются и типовые документы, отражающие типовые функции, и специфическая документация, наличие которой характерно только для данной отраслевой системы. Ведомственные перечни разрабатываются федеральными органами исполнительной власти, согласовываются с Росархивом, утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. В качестве примера таких перечней можно привести: -Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения (М., 1999); -Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной думы Федерального собрания РФ (М., 1999); -Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка РФ, с указанием сроков хранения (М., 2000) и др. Примерные перечни по сути являются методическими пособиями при проведении экспертизы ценности документов. Они разрабатываются для групп однородных организаций, а также для больших по объёму фондов. К числу примерных перечней относятся: -Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000); -Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций (включен в состав справочного пособия «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов» (М., 1996). Перечни документов постоянного срока хранения предназначены в основном для работников архивов, однако их можно использовать и на стадии разработки номенклатур, и на стадии отбора документов для сдачи в архив организации. Примером перечней постоянного срока хранения являются: - Перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы СССР (М., 1973); -Перечень научно-технической документации, подлежащей приёму в государственные архивы России (М., 1998). Перечни документов постоянного и временного хранения представляют собой новый тип перечней, появившийся в 1990-е гг. В их состав включены документы постоянного и временного срока хранения, но последние не дифференцированы по срокам хранения и обозначены «тяготеющими» к постоянному сроку хранения. Судьба этих документов в каждом конкретном случае должна решаться в ходе экспертизы их ценности. К таким перечням относятся, например: -Примерный перечень документов постоянных и долговременных сроков хранения, образующихся в деятельности районных и городских узлов технических связей (Омск, 1998); -Примерный перечень управленческих документов негосударственных организаций, которые могут быть приняты на хранение в государственные или муниципальные архивы (включен в состав методических рекомендаций ВНИИДАД «Отбор на хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур» (М.,1997). Таким образом, для определения сроков хранения документов, находящихся на стадии делопроизводства или архивного хранения, специалистами разработана система перечней. Вместе с тем, следует иметь в виду, что работа над созданием и совершенствованием перечней всегда обусловлена изменениями, происходящими вследствие административных реформ, совершенствования технологий в различных сферах, появления новых направлений деятельности, отраслей и т. д. Сегодня в работе над перечнями в качестве главных задач необходимо выделить следующие: -внести необходимые дополнения в Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2000 г.; -осуществить доработку Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения 2008 г.; -добиться наличия согласованных с Росархивом и утверждённых в установленном порядке перечней с указанием сроков хранения всех отраслевых управленческих систем. Выделяя перечни в качестве основополагающих нормативных и методических актов для проведения экспертизы ценности документов, нужно иметь в виду, что сроки хранения отдельных категорий документов в некоторых случаях могут быть прописаны в других нормативных документах, законодательных актах. Так, в ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ прописано, что сроки хранения их документов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Таким органом сначала являлась Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне – Федеральная служба по финансовым рынкам), которая в 2003 г. утвердила «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», в котором перечислены документы постоянного срока хранения, а для остальных документов определено, что они должны храниться в соответствии с Перечнем типовых документов…2000 г. Контрольные вопросы 1.Для каких целей составляются перечни документов? 2.Какие виды перечней составляют современную систему перечней? 3.Назовите виды перечней с указанием сроков хранения. 4.Назовите типовые перечни, действующие в настоящее время. 5.Чем отличается типовой перечень с указанием сроков хранения документов от ведомственного? 6.Кем утверждаются типовые перечни? 7.Кем разрабатываются, с кем согласовываются и кем утверждаются ведомственные перечни? 8.Приведите пример перечня документов постоянного срока хранения. 9.Какими нормативными актами кроме перечней устанавливаются сроки хранения документов? Тема 3. Оформление дел. От качественного оформления дел зависит не только сохранность документов, но и обеспечение их быстрого поиска. Оформление дел начинается в начале года при формировании документов в дела и завершается в конце года при проведении работ по подготовке дел к сдаче на хранение в архив. Дела временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых ещё не истекли, остаются в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения и дополнительной обработке не подвергаются. Описи дел на них не составляются. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подвергаются полному оформлению, которое включает: -подшивку дел или их переплёт; -нумерацию листов дела; -составление и оформление листа-заверителя дела; -составление и оформление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; -оформление обложки дела. На эти дела составляются описи дел. Оформление дел осуществляется службой ДОУ, работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива организации. Пред подшивкой или переплётом проверяется систематизация листов в деле. Если документы были помещены не в папку с мягкой системой крепления, а в папку-скоросшиватель, то проводится пересистематизация документов. Их нужно переложить таким образом, чтобы документы, заведённые в начале года, располагались сверху, а документы, заведённые в конце года, завершали дело. Перед подшивкой документов в начало дела при необходимости помещается бланк внутренней описи документов дела (Приложение 7). Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, а необходимость в ней возникает, то она может быть подклеена к внутренней стороне лицевой обложки дела за верхнюю часть листа. В конец дела в обязательном порядке подшивается чистый бланк листа-заверителя (Приложение 8). Для бланка листа-заверителя следует использовать лист бумаги формата А4, так как он служит не только для закрепления информации о количестве листов, особенностях формирования и нумерации, но и может являться в течение определённого времени средством обеспечения сохранности последнего листа дела при поражения обложки грибком. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твёрдую картонную обложку в 4 прокола или переплетаются. При подшивке (переплёте) дел следует обращать внимание на то, чтобы текст слева был читаем, иначе, при необходимости снять копию с какого-либо документа, нужно будет расшивать дело. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические скрепки из документов удаляются. Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения), их следует поместить в конверт, который и будет подшит в дело. При наличии большого количества подобных документов, они изымаются из дела, и на них составляется самостоятельная опись. Чтобы обеспечить сохранность листов в деле, закрепить порядок расположения документов дела, все листы дела, кроме внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются самостоятельно. Иллюстративные документы (фотографии, чертежи, диаграммы), подшитые в качестве самостоятельных листов, нумеруются на оборотной стороне, на верхнем поле листа. Неформатные листы (А3, А2) подшиваются за один край, нумеруются как и лист А4 – в правом верхнем углу. Для хранения в деле неформатные листы заворачиваются таким образом, чтобы не выходить за границы обложки. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками, марками и др.) нумеруется как один лист, но если те же документы подклеены к основному листу одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно. Чистые листы в деле не нумеруются. Если в дело подшит конверт с вложениями, то вначале нумеруется конверт, а затем, очередными номерами, - вложения. Если в деле выявлено большое количество ошибок при нумерации, то листы в деле перенумеровываются. При этом старые номера зачёркиваются, а рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, который подклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки (аналогичным образом поступают, если дело первоначально было подшито или переплетено без листа-заверителя). Старый лист-заверитель зачёркивается, но сохраняется в деле. Внутренняя опись и лист-заверитель заполняются после завершения нумерации листов в деле. Далее приступают к оформлению обложки дела. Обложка также составляется по унифицированной форме (Приложение 9) Наименование и код государственного или муниципального архива, в который должны по истечении определённого времени поступить документы, заполняются в самом архиве. В архиве организации номер фонда в архивном шифре указывается карандашом. Окончательный номер фонду будет присвоен и обозначен в государственном или муниципальном архиве при поступлении документов. Наименование организации на обложке должно соответствовать наименованию, которое носила организация в данный период. Если наименование менялось в течение года, то прежнее наименование заключается в скобки, а новое обозначается ниже. Аналогичным образом поступают при изменении наименования структурного подразделения. Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. В заголовок дела, обозначенный в номенклатуре, вносятся необходимые уточнения исходя из фактического состава и конкретного содержания документов, и после этого он выносится на обложку. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку выносится общий заголовок и номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, в конце заголовка после точки с заглавной буквы пишется слово «Копии». При обозначении крайних дат на обложке число и год пишется арабскими цифрами, а месяц – прописью. Если дело было начато в производстве одной организации, а завершено в другой, то дата на обложку такого дела представляется в виде дроби. Так, если первый документ, включенный в дело при его заведении, датирован 12 января 2009 г., 15 мая 2009 г. дело было передано в другую организацию, а последний документ, помещенный в дело во второй организации, датируется 29 декабря 2009 г., то дата будет выглядеть следующим образом: 12 января -------------- - 29 декабря 2009 г 15 мая Количество листов в деле выносится на обложку с листа-заверителя. Сроки хранения обозначаются на основе номенклатуры дел, например: «Хранить 75 лет», «Хранить постоянно». В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Передача дел осуществляется по описям в соответствии с графиком, составленным руководителем архива и утверждённым руководителем организации. Особое внимание нужно обратить на сроки передачи дел: не ранее, чем через год и не позднее, чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (см. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). |
Похожие:
 | «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800... | | «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение» |
| «Технология продукции общественного питания». Дисциплина "Документационное обеспечение управления" является общепрофессиональной... | | Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы... |
| Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом: методические указания по выполнению лабораторных... | | Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления»... |
| «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по... |  | Рабочая программа составлена на основе Федерального государственного образовательного стандарта спо по специальности 46. 02. 01.... |
| Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»... | | Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,... |