Документационное обеспечение управления
Скачать 1.21 Mb.
|
| Уральский государственный университет им. А.М. Горького И.А. Суровцева Документационное обеспечение управления Учебное пособие Екатеринбург 2010 Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский государственный университет им. А.М. Горького» Исторический факультет Отделение архивоведения, документоведения и информационно- правового обеспечения управления Документационное обеспечение управления Учебное пособие Екатеринбург 2010 Автор – Суровцева Инна Анатольевна, старший преподаватель кафедры архивоведения и истории государственного управления Уральский государственный университет И.А. Суровцева, 2010 СОДЕРЖАНИЕ Введение…………………………………………………………………………..3 Раздел 1.Организационные основы и государственное регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ)………………………4 Тема 1.Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология в области ДОУ…………………………………………………………………...4 Тема 2.Современное государственное регулирование ДОУ в России………. Тема 3. Служба документационного обеспечения управления………………. Раздел 2.Документирование управленческой деятельности…………….. Тема 1.Состав управленческих документов…………………………………… Тема 2.Состав реквизитов организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам документов…………………………………………….. Раздел 3.Организация документооборота, регистрация, контроль исполнения документов………………………………………………………. Тема 1.Организация документооборота………………………………………. Тема 2.Регистрация документов………………………………………………. Тема 3.Контроль исполнения документов……………………………………. Раздел 4.Систематизация и оперативное хранение документов……….. Тема 1.Номенклатура дел …………………………………………………….. Тема 2.Формирование дел и оперативное хранение документов и дел……. Раздел 5.Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив организации……………………………………………………………………. Тема 1.Экспертиза ценности документов и оформление её результатов…... Тема 2.Пречни документов……………………………………………………. Тема 3.Оформление дел………………………………………………………… Сайты, содержащие нормативно-правовые и методические акты в сфере документационного обеспечения управления Рекомендуемая литература Приложения Введение Курс «Документационное обеспечение управления» (ДОУ) является одной из базовых учебных дисциплин специальностей архивоведение и документоведение. Методические указания предназначены для студентов заочной формы обучения, которые в соответствии с учебным планом изучают курс «Документационное обеспечение управления». Основной задачей методических указаний является оказание помощи студентам при изучении ими теоретических и практических вопросов ДОУ на основе современных научно-обоснованных подходов к решению важнейших задач документирования и организации работы с документами. Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области ДОУ, учитывают использование информационных технологий. Поскольку документирование управленческой деятельности является составной частью документационного обеспечения управления, в методические указания включен соответствующий раздел, в котором рассматриваются основные положения, касающиеся правил документирования. Подробнее этот материал рассматривается в курсе «Документоведение». В результате освоения курса студенты должны: знать: - терминологию в сфере документационного обеспечения управления; -действующие нормативно-правовые и методические государственные акты, регламентирующие вопросы ДОУ; -современные теоретические подходы к организации делопроизводства, технологии работы с документами, их подготовке к сдаче в архив организации; уметь: -составлять и оформлять локальные нормативно-методические акты, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации; -создавать необходимые элементы информационно-справочного аппарата по документам организации, находящимся на стадии делопроизводства; -осуществлять контроль исполнения документов с использованием традиционных и компьютерных технологий; -пользоваться перечнями документов с указанием сроков хранения; -разрабатывать и оформлять номенклатуру дел организации; -проводить экспертизу ценности документов и оформлять её результаты; -оформлять дела для их передачи на хранение в архив организации. Раздел 1. Организационные основы и государственное регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) Тема 1. Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология в области ДОУ Приступая к изучению курса, прежде всего следует уяснить, что работа с документами является неотъемлемой частью управленческой деятельности любого органа управления, организации, предприятия, фирмы (далее – организации). В документах содержится информация о деятельности организации, содержатся данные о работе её сотрудников, отражаются управленческие решения. От того, насколько рационально организована работа с документами, напрямую зависит оперативность принимаемых решений и качество их исполнения, экономичность, культура труда управленческих работников, а значит и эффективность деятельности организации в целом. В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится: «Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность. Документы позволяют организациям: -осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно; -предоставлять информацию последовательно и объективно; -обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений; -обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; -повышать эффективность деятельности всей организации; -обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; -соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; -обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; -защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; -обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования; -предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности; -обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность; -поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память». Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к сфере управления документами. «Управление документами» в соответствии с названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций… Управление документами в организации включает в себя: -принятие политики и стандартов в сфере управления документами; -распределение ответственности и полномочий по управлению документами; -установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами; -предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; -проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; -интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности». Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х годов гг. в связи с созданием автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин «делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин «документационное обеспечение управления» - когда речь идёт о применении компьютерных технологий в работе с документами. Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях. В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «делопроизводство» и его синоним «документационное обеспечение управления» определены как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти». Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства. «Документирование» в ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»; аналогичное по смыслу определение значится в Правилах…(2009): «документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке». Документирование включает все операции по подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Результатом документирования является документ. «Организация работы с документами» по стандарту - это «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне. Необходимо отметить, что в действующих в настоящее время нормативно-методических государственных актах даются разные определения термина «документ». В ГОСТ Р 51141-98 значится: «документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». В соответствии с этим же стандартом «реквизит - обязательный элемент оформления официального документа». Отсюда следует, во-первых, что данное определение касается лишь официальных документов, во-вторых, что синонимом термина «документ» является термин «документированная информация». В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» отсутствует, а определение термина «документированная информация» даётся следующим образом: «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель». «Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ». В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая функции документа. В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти». Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ Р 51141-98 и формулируется как «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке». Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный (применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант определения, включенного в ГОСТ Р 51141-98. C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как «реквизит документа», «формуляр документа», «бланк документа». Содержание этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г. В документационном обеспечении управления используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ», «черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации («текстовой документ», «письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный документ» и др.), этапы, процедуры работы с документами («документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения документов», «формирование дела»), направления совершенствования делопроизводства («унифицированная форма документа», «табель унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в ГОСТ Р 51141-98. Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в условиях развития новых информационных технологий, неуклонно развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и др. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная цифровая подпись». В Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включены основные термины, действующие в информационной сфере: «информационные технологии», «информационная система», «конфиденциальность информации» и др. Термины, касающиеся конкретных направлений ДОУ, будут рассмотрены в соответствующих разделах методических указаний. Контрольные вопросы 1.Какую роль играют документы для организаций и общества? 2.Назовите современные законодательные, нормативные акты, стандарты, определяющие терминологию в области делопроизводства. 3.Как соотносятся понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»? 4.Назовите составные части делопроизводства (ДОУ). 4.Какой документ называется официальным? 5.В каком законодательном акте дано определение термина «документированная информация»? |
Похожие:
 | «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800... | | «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение» |
| «Технология продукции общественного питания». Дисциплина "Документационное обеспечение управления" является общепрофессиональной... | | Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы... |
| Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом: методические указания по выполнению лабораторных... | | Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления»... |
| «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по... |  | Рабочая программа составлена на основе Федерального государственного образовательного стандарта спо по специальности 46. 02. 01.... |
| Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»... | | Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,... |