О порядке учета и категорирования материальных средств в вооруженных силах республики беларусь
Скачать 6.59 Mb.
|
| ГЛАВА 2 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ 28. Учетный документ - документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном настоящей Инструкцией порядке, имеющий в соответствии с законодательством Республики Беларусь юридическую силу. Учетные документы в зависимости от их назначения подразделяются на первичные учетные документы, регистры, учетные документы вспомогательного характера. Первичные учетные документы (накладные, товарно-транспортные или товарные накладные, наряды, счета-наряды, чековые требования, раздаточно-сдаточные ведомости, акты технического состояния, акты изменения качественного состояния материальных средств, акты списания (снятия) остатков, квитанции, путевые, производственные, раздаточные и рабочие листы, аттестаты) предназначены для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета. В регистрах (далее - книги и карточки учета) отражаются наличие, движение и качественное (техническое) состояние материальных средств за определенный период по подразделениям (воинским частям), военным складам, эксплуатационным управлениям, другим объектам войскового хозяйства и в целом за воинскую часть (военный склад, соединение, объединение, вид Вооруженных Сил, Вооруженные Силы). Учетные документы вспомогательного характера (разнарядки, сводные и иные ведомости (кроме раздаточно-сдаточных), доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, стеллажные ярлыки, описи материальных средств, извещения, генеральные планы военных городков, планы зданий, донесения (кроме донесений о наличии и движении материальных средств), подтверждения) способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств. Сводные ведомости и донесения, кроме того, в предусмотренных настоящей Инструкцией случаях являются основанием для записей в книгах и карточках учета. Основными частями учетного документа являются заголовочная, содержательная и оформляющая части. Заголовочная часть должна содержать в себе реквизиты, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа. Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает в себя заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки. Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы в процессе оформления документа, заполняются реквизитами-основаниями. Оформляющая часть документа обычно содержит в себе: даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностей лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати на документах, где они предусмотрены. При необходимости указывается номер доверенности получателя. 29. При составлении и оформлении первичных учетных документов соблюдаются следующие правила: в заголовочной части документа обязательно указываются: его номер и дата; основание (цель) и дата операции, связанной с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств; наименование службы (довольствующего органа), в которой выдан документ; грузоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приемщик); срок действия документа; в содержательной части документа обычно показываются: номер по порядку; наименование материальных средств; марка, обозначение по каталогу или другой учетный признак материальных средств, позволяющий однозначно их идентифицировать; единица измерения; количество материальных средств. При необходимости, кроме того, указываются категория, сорт, заводской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные формой документа. В конце содержательной части документа пишется «Итого наименований» и прописью указывается их количество. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, обязательно перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать; документ подписывают или утверждают соответствующий командир воинской части (командующий, руководитель органа военного управления) и другие должностные лица. Подпись командира воинской части (командующего, руководителя органа военного управления) удостоверяется: на документах, предназначенных для отправки из воинской части (органа военного управления), - печатью воинской части (органа военного управления) с изображением Государственного герба Республики Беларусь; на документах, предназначенных для обращения внутри воинской части (органа военного управления), - печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (органа военного управления); документ, предназначенный для отправки за пределы военного склада, подписывают начальник военного склада и начальник УОО, а документ, предназначенный для внутреннего обращения, - начальник УОО и старший бухгалтер (бухгалтер) УОО военного склада. Подпись начальника военного склада удостоверяется печатью военного склада с изображением Государственного герба Республики Беларусь, а подпись начальника УОО - печатью военного склада «Для внутренних хозяйственных документов»; документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На дополучение (довыдачу) или досдачу материальных средств составляется новый документ; документы, составляемые в двух и более экземплярах, оформляются с помощью устройства вывода информации на бумажный носитель персонального компьютера, печатной машинки через копировальную бумагу или заполняются рукописным способом. Разрешается оформлять необходимое количество экземпляров документов с использованием другой оргтехники, а также размножение документов с помощью копировально-множительных аппаратов (до представления на подпись или утверждение документов полномочными должностными лицами). Записи в учетных документах производятся шариковой ручкой с чернилами синего (фиолетового) или черного цвета; все первичные документы, составляемые в службе воинской части, на военном складе, а также в органе военного управления, кроме чековых требований и аттестатов, подписанные или утвержденные полномочными должностными лицами, регистрируются в книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1, при этом порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах производится запись: «Приложение к (указывается наименование, номер и дата основного документа)». В этом случае на основном документе производится отметка о приложениях к нему с указанием наименований, номеров и дат приложенных документов и общего количества листов. Реквизит-основание «Регистрационный номер» на документах, составляемых в службе воинской части, на военном складе, а также в органе военного управления, не записывается. Поступившие в службу воинской части (на военный склад, в орган военного управления) документы регистрируются в книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1. При этом порядковый номер документа в книге является его регистрационным номером. Этот номер записывается под реквизитом «Регистрационный номер» того экземпляра поступившего документа, который остается в службе воинской части (на военном складе, в органе военного управления). По документам, на которых нет подписи правомочных должностных лиц, не зарегистрированным в книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1 и не имеющим печати (где она предусмотрена), проводить операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, категорически запрещается. Исключение составляют акт списания (снятия остатков) по форме 13 согласно приложению 1 и акт изменения качественного состояния по форме 15 согласно приложению 1, которыми оформляется разделка вооружения, военной техники и других материальных средств, а также раздаточно-сдаточные ведомости боеприпасов (ракет) на складе воинской части по форме 9 согласно приложению 1 и боеприпасов на пункте боевого питания по форме 10 согласно приложению 1, по которой выдаются боеприпасы на пункте боевого питания. Эти акты регистрируются перед тем, как их подпишут члены комиссии и утвердит командир воинской части (начальник военного склада), они выдаются командирам подразделений, силами которых осуществляется разделка (разборка) вооружения, военной техники и других материальных средств, под их расписку в книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1 перед началом работ с целью обеспечения своевременного учета полученных от разделки (разборки) материальных средств. Раздаточно- сдаточная ведомость боеприпасов на пункте боевого питания регистрируется в службе ракетно-артиллерийского вооружения воинской части и выдается начальнику пункта боевого питания перед получением боеприпасов. 30. Поступившие на военный склад приходные и расходные учетные документы регистрируются в несекретном делопроизводстве, представляются начальнику военного склада или его заместителю на рассмотрение, после чего передаются начальнику УОО (отдела хранения) для исполнения и регистрации в книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1. 31. Первичные учетные документы выдаются для работы исполнителям под расписку в книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1. Исполненные первичные документы после записи в книгах или карточках учета военного склада (подразделения) проведенных по ним операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, в конце рабочего дня сдаются в соответствующую службу воинской части или УОО (ОМТО) военного склада под расписку лиц, непосредственно ведущих учет, в книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1. В соответствующую службу воинской части или УОО (ОМТО) военного склада принимаются полностью оформленные документы. Документы без подписей получателя и сдатчика материальных средств считаются недействительными. 32. При ведении учета вручную в службе воинской части (УОО, ОМТО, органе военного управления, подразделении) на всех исполненных первичных документах производятся отметки о записи в книгах и карточках учета о проведенных операциях, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указываются номер книги (карточки) учета, страница, на которой записана учетная операция, и дата записи. При наличии в документе нескольких наименований материальных средств отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа реквизита «Примечание» или чистое поле документа. Отметки производятся только на тех экземплярах первичных учетных документов, которые остаются в службе воинской части (на военном складе, в органе военного управления). При учете материальных средств с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных документах производятся отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения информации (имя файла или программы, его размещение (адрес), номер технического носителя информации). 33. При оформлении и ведении книг и карточек учета соблюдаются следующие правила: 33.1. в каждой книге учета листы нумеруются шариковой ручкой с чернилами синего (фиолетового) или черного цвета, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» воинской части (военного склада, органа военного управления). Количество листов удостоверяется подписью лица, ведущего несекретное (секретное) делопроизводство в воинской части (органе военного управления, на военном складе), например: «В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено мастичной печатью «Для пакетов» 100 (сто) листов. Начальник несекретного делопроизводства прапорщик (подпись) А.А.Иванов»; 33.2. в книге учета для каждого наименования материальных средств в зависимости от количества записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов, установленных правовыми актами Министерства обороны. В начале книги учета оформляется содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств и номера страниц, отводимых для них. В книге регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1 документы различного назначения (приходные, расходные, вспомогательного характера и тому подобное) регистрируются отдельно; 33.3. карточка учета составляется на одно наименование материальных средств, за исключением карточки учета материальных средств личного пользования по форме 50 согласно приложению 1. Правильность оформления карточки учета удостоверяется подписью начальника соответствующей службы (УОО, ОМТО, органа военного управления). Подпись удостоверяется печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (военного склада, органа военного управления); 33.4. все книги учета материальных средств, ведущиеся в подразделениях (на складах и других объектах войскового хозяйства, в службах воинской части, органах квартирно-эксплуатационной службы, а также в органах военного управления), учитываются в штабе воинской части (военного склада) либо в несекретном делопроизводстве органа военного управления по номенклатуре дел, книг и журналов и выдаются в порядке, установленном правовыми актами Министерства обороны. Карточки учета материальных средств учитываются в соответствующих службах (УОО, ОМТО, органах военного управления) по книгам регистрации учетных документов по форме 26 согласно приложению 1 и выдаются под расписки в них. Порядок оформления и учета этих книг аналогичен порядку оформления и учета, установленному для книг учета материальных средств; 33.5. при ведении учета по первичным учетным документам записи в книгах и карточках учета производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. При наличии в течение дня большого количества приходных (расходных) документов разрешается записи в книгах (карточках) учета производить по сводным ведомостям по форме 7 согласно приложению 1. Сводные ведомости составляются в службе воинской части отдельно на приходные и расходные документы и подписываются должностным лицом, ведущим учет. К сводным ведомостям обязательно прикладываются первичные приходные или расходные учетные документы; 33.6. при ведении оперативного учета материальных средств записи в книгах и карточках учета производятся на основании представленных из подотчетных воинских частей, военных складов и органов военного управления донесений и отчетов, установленных правовыми актами Министерства обороны; 33.7. первоначальные записи во вновь заведенных книгах и карточках учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг (карточек учета). По материальным средствам, имеющим сроки эксплуатации, кроме ракетно-артиллерийского вооружения, при переносе их остатков во вновь заведенные книги и карточки учета одновременно записываются и даты выдачи этих материальных средств; 33.8. итоги о наличии и качественном (техническом) состоянии материальных средств в книгах и карточках учета выводятся по отчетным периодам и за год, а также при проводимых инвентаризациях, ревизиях, проверках, сдаче-приеме должности материально ответственным лицом и в других случаях. Запись о выведении итогов по наличию и качественному (техническому) состоянию материальных средств производится очередной строкой шариковой ручкой с чернилами красного цвета и удостоверяется подписями начальника соответствующей службы (начальника УОО, ОМТО), должностного лица, ответственного за учет материальных средств в органе военного управления, и должностного лица, непосредственно ведущего учет. В случае подведения итогов при передаче должности материально ответственным лицом или должностным лицом, ведущим учет, запись итогов удостоверяется подписью лица, сдающего должность. Перед подведением итогов в воинских частях в обязательном порядке проводится сверка учетных данных со всеми обеспечиваемыми воинскими частями и подразделениями; 33.9. запись в книгах и карточках учета о проведенной инвентаризации ракетно-артиллерийского вооружения, запасных частей (комплектующих) к нему в комплектах и россыпью, а также ракет и боеприпасов производится очередной строкой после записи о выведении итогов наличия и качественного (технического) состояния материальных средств на день начала инвентаризации. Запись удостоверяется подписями начальника службы ракетно-артиллерийского вооружения воинской части (УОО, ОМТО) и председателя комиссии, проводившей инвентаризацию, а для подразделений и склада ракетно-артиллерийского вооружения - материально ответственного лица и председателя комиссии, проводившей инвентаризацию; 33.10. записи в книгах и карточках учета о сверке остатков материальных средств производятся в установленном порядке. Сверка учетных данных по остаткам материальных средств воинских частей и структурных подразделений ЦОВУ может проводиться на основании донесений, поступивших из воинских частей; 33.11. книги и карточки учета ведутся до полного их использования. Полностью использованной считается книга учета, в которой не осталось места для записей операций, связанных с движением и изменением технического (качественного) состояния хотя бы одного наименования материальных средств. Остающиеся на следующий операционный год книги учета подлежат перерегистрации в новой номенклатуре дел, книг и журналов. Переходящие на следующий операционный год карточки учета не перерегистрируются, за исключением карточек учета ракетно-артиллерийского вооружения, ЗИП к нему, ракет и боеприпасов, перерегистрация которых осуществляется ежегодно. Карточки, законченные в течение истекшего года, прилагаются к вновь заводимым карточкам и хранятся вместе с ними до конца операционного года; 33.12. в случае утери книги или карточки учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учетным документам на основании данных последней инвентаризации материальных средств. В этом случае обязательно проводится сверка учетных данных с довольствующим органом; 33.13. замечания должностных лиц, осуществляющих проверку состояния учета в воинских частях (на военных складах, в органах военного управления), по ведению книг и карточек учета записываются в конце книг на свободных листах. Эти записи должны отражать, какие пункты настоящей Инструкции нарушены при ведении книги учета, и содержать указания о порядке устранения недостатков в ведении учета с определением конкретных сроков. Записи удостоверяются подписями должностных лиц, осуществляющих проверку состояния учета, с указанием воинских должностей и званий, фамилий, инициалов, а также даты проверки. 34. Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные учетные документы. 35. Во всех учетных документах указываются присвоенные воинским частям условные наименования, а при их отсутствии - действительные наименования воинских частей. 36. Учетные документы оформляются и ведутся разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ними записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа: «Исправленному в графе (указываются номер графы и в кавычках правильная запись) верить» и удостоверяется в книге (карточке) учета подписью должностного лица, ведущего учет, а в первичном учетном документе - подписью командира (начальника), подписавшего (утвердившего) документ. В случае, когда ошибочная запись зачеркивается без исправления, зачеркнутое оговаривается: «Зачеркнутое (указываются номера граф, в кавычках цифры или слова) не считать» и также удостоверяется в книге (карточке) учета подписью должностного лица, ведущего учет, а в первичном учетном документе - подписью командира (начальника), подписавшего или утвердившего документ. Подпись командира (начальника) об исправлениях в первичном учетном документе удостоверяется печатью, предусмотренной для данного документа. При исправлении записи в книгах и карточках учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более правильные записи, то итог (остаток) исправляется только в последней записи с указанием даты исправления. 37. Все исполненные, а также не исполненные по каким-либо причинам учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела в хронологическом порядке их поступления или исполнения, при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным, расходным и так далее) документам. По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью должностного лица, ведущего несекретное (секретное) делопроизводство, и удостоверяется печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (военного склада, органа военного управления). 38. Все учетные документы, а также технические носители учетной информации, не содержащие государственных секретов, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) запираются и опечатываются металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение учетных документов в ящиках рабочих столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается. Электронные вычислительные машины, предназначенные для учета материальных средств, содержатся в соответствии с правовыми актами Министерства обороны. 39. Оформление, учет и хранение учетных документов, а также магнитных и других носителей учетной информации, содержащих государственные секреты, и установление степени их секретности осуществляются в порядке, установленном правовыми актами Министерства обороны по обеспечению защиты государственных секретов. 40. Ответственность за организацию хранения учетных документов несут начальники органов военного управления и соответствующих служб, а в подразделениях - командиры подразделений. Учетные документы хранятся в воинской части (на военном складе, в органе военного управления) в течение сроков, установленных правовыми актами Министерства обороны. По истечении установленных сроков хранения учетных документов в воинской части (на военном складе, в органе военного управления), а также в случае их расформирования учетные документы сдаются в архив или после их проверки уничтожаются в присутствии членов комиссии, созданной приказом командира воинской части (начальника военного склада, руководителя органа военного управления), с составлением акта. В акте указываются наименования подлежащих уничтожению учетных документов, период, за который они уничтожаются, а также недостатки в работе службы (УОО, ОМТО, органа военного управления), отмеченные в актах комиссий за этот период. Уничтожение учетных документов проводится после утверждения командиром воинской части (начальником военного склада, руководителем органа военного управления) акта. Об уничтожении документов производится отметка в акте. Акт хранится в штабе воинской части (военного склада, органа военного управления). 41. Учет бланков строгой отчетности (чековых требований, аттестатов, товарно-транспортных накладных и других) ведется в соответствующих службах воинской части (УОО, ОМТО, отделе хранения военного склада, органе военного управления) в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. № 21 «Об утверждении Положения о порядке использования бланков строгой отчетности» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., № 33, 8/7842). Бланки строгой отчетности хранятся отдельно от других бланков и документов в сейфах начальников служб (начальника УОО, ОМТО, исполнителей органа военного управления). Израсходованные бланки строгой отчетности списываются в конце отчетного периода в каждой службе (УОО, ОМТО военного склада, органе военного управления) на основании акта комиссии, в котором указываются и номера испорченных бланков. Члены комиссии устанавливают законность выдачи бланков и правильность оформления их корешков. Акт комиссии утверждает командир воинской части (начальник военного склада, руководитель органа военного управления). Корешки израсходованных бланков строгой отчетности хранятся в делах службы в течение сроков, установленных правовыми актами Министерства обороны. 42. Бланки других учетных документов учитываются по карточкам учета некатегорийных материальных средств по форме 49 согласно приложению 1. |
Похожие:
 | Об утверждении инструкции по архивному делу в вооруженных силах республики беларусь |  | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... |
| ... | | В целях совершенствования порядка учета, хранения и выдачи стрелкового оружия и боеприпасов к нему, а также инженерных боеприпасов,... |
| ... | | ... |
| Утвердить прилагаемое Руководство по диспансеризации военнослужащих в Вооруженных Силах Российской Федерации | | О рынке ценных бумаг" и пункта 10 Положения о Министерстве финансов Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре | | Утвердить прилагаемый Порядок выдачи удостоверений ветерана боевых действий в Вооруженных Силах Российской Федерации |