Минобразования крыма прика з
Скачать 1.1 Mb.
|
Документ подается на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен. 166. Если документ направляется в несколько органов, после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества экземпляров. 167. Работник, ответственный за исполнение документа, в случае отпуска, командировки, освобождения обязан передать другому работнику по согласованию со своим непосредственным руководителем все невыполненные документы и проинформировать отдел делопроизводства и контроля Министерства, исполнение которых находится на контроле, другому исполнителю. Организация контроля за исполнением документов 168. Контроль за исполнением документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их выполнения. 169. Контроль осуществляется за исполнением всех зарегистрированных отделом делопроизводства и контроля Министерства документов, в которых установлено задание Министерству, а также исполнение которых подлежит обязательному контролю. Организацию контроля за выполнением заданий, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Республики Крым и поручениях высших должностных лиц, осуществляет первый заместитель Министра. 170. Непосредственный контроль за выполнением документов возлагается на отдел делопроизводства и контроля Министерства. 171. Срок выполнения документа может устанавливаться в нормативно-правовом акте, распорядительном документе или резолюции Главы Республики Крым, первого заместителя Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета министров, заместителя Председателя Совета министров – руководителя Аппарата Совета министров. Если последний день срока выполнения документа приходится на нерабочий день, последним сроком выполнения документа считается день перед нерабочим днем. 172. Сроки могут быть типичные или индивидуальными. Типичные сроки выполнения документов устанавливаются законодательством. Сроки выполнения основных документов приводятся в приложении 9 к настоящей Инструкции. Индивидуальные сроки устанавливаются Главой Республики Крым, первым заместителем Председателя Совета министров, заместителями Председателя Совета министров, заместителем Председателя Совета министров – руководителем Аппарата Совета министров, Министром. Конечный срок выполнения указывается в тексте документа или резолюции. 173. Если задание требует срочного выполнения, обязательно указывается конкретный конечный срок выполнения. 174. Индивидуальный срок выполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, которое его замещает. В случае необходимости срок выполнения документа может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее, чем за пять рабочих дней до окончания установленного срока, а относительно документа, в котором не указан срок, - до окончания тридцатидневного срока от даты его регистрации, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. 175. В случае изменения сроков выполнения проставляются новый срок, дата и подпись. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-контрольную карточку и журнал регистрации входящей корреспонденции. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок. 176. Взятие документа на контроль осуществляется на основании резолюции Главы Республики Крым, первого заместителя Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета министров, заместителя Председателя Совета министров – руководителя Аппарата Совета министров. Резолюции с формулировками «Представить», «Внести», «Доложить», «Информировать», «Подготовить» считаются контрольными и обязательными к исполнению. 177. Контроль за выполнением документов включает взятие документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку хода своевременного доведения документов до исполнителей, контроль за состоянием выполнения, учет, сбор и анализ промежуточной и итоговой информации по выполнению контрольных документов, выявление причин невыполнения и/или несвоевременного выполнения контрольных документов, информирование Министра о ходе и результатах выполнения контрольных документов, снятие документов с контроля, направление выполненного документа в дело. 178. Проверка хода выполнения документов может проводиться на всех этапах и в любое время прохождения документа до окончания срока его выполнения (предварительный контроль с помощью напоминаний). Если в учреждении функционирует система электронного документооборота, исполнителю направляется электронное сообщение о запланированной дате выполнения документа. 179. После выполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий в полном объеме, запросов, уведомлений о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или другого подтверждения выполнения. Решение о снятии документа с контроля принимается органом власти (должностным лицом), которым дано контрольное поручение. Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в автоматизированную информационную систему (базу данных). 180. Датой выполнения заданий, определенных актами и поручениями Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями, поручениями, протоколами совещаний Правительства Российской Федерации, письмами Администрации Президента Российской Федерации, письмами Управления Делами Президента Российской Федерации, письмами Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, парламентскими запросами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросами членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, актами Государственного Совета Республики Крым, письмами Председателя Государственного Совета Республики Крым, обращениями и запросами депутатов Государственного Совета Республики Крым, обращениями комитетов Государственного Совета Республики Крым, которыми даны конкретные задания Совету министров, Министерству, письмами Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации (касающихся выполнения актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации), актами и поручениями Совета министров, Главы Республики Крым, считается дата регистрации соответствующих ответов в структурном подразделении Совета министров по вопросам делопроизводства. 181. Информация о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщается ежеквартально и подается первому заместителю Министра в виде сведений о выполнении документов. Еженедельно отдел делопроизводства и контроля Министерства представляет сводную информацию по неисполненным документам за истекшую неделю на аппаратном совещании у Министра. Информационно-справочная работа с документами 182. Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием автоматизированных банков регистрационных данных. 183. Для повышения эффективности работы поисковой системы службой делопроизводства разрабатываются такие классификационные справочники: - классификатор видов документов; - классификатор корреспондентов; - классификатор резолюций; - классификатор результатов выполнения документов; - номенклатура дел. Необходимость разработки и внедрения классификационных справочников в учреждении определяется отделом делопроизводства и контроля Министерства. 184. В случае ввода системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заглавие, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и тому подобное) или по контексту (ключевым словом или фразой). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов. Отдел делопроизводства и контроля Министерства не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у исполнителей, с целью возврата их в отдел делопроизводства и контроля Министерства. Порядок подготовки и отправления исходящих документов 185. Исходящие документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи. 186. Подготовка документов для отправления почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства и контроля Министерства в соответствии с Правилами предоставления услуг почтовой связи. 187. С использованием средств электросвязи отдел делопроизводства и контроля Министерства осуществляет передачу документов в отсканированной форме без электронной цифровой подписи по системе взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации. Срочные телеграммы, факсограммы, телефонограммы, и документы в отсканированной форме без электронной цифровой подписи направляются исполнителем. 188. В случае отправки документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи необходимо направлять также оригинал документа в бумажной форме. 189. Информационные, телекоммуникационные и информационно-телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайным или преднамеренным изменениям или уничтожению информации. 190. Исходящие документы отрабатываются и направляются централизованно в день их поступления в отдел делопроизводства и контроля или не позднее следующего рабочего дня. 191. Не допускается направление или передача документов без их регистрации в отделе делопроизводства и контроля Министерства. 192. Во время принятия от исполнителей исходящих документов работники отдела делопроизводства и контроля Министерства обязаны проверить: - правильность оформления документа (состав и размещение в нем всех реквизитов); - наличие и правильность указания адреса; - наличие на документе отметки о приложениях; - наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему; - наличие виз на копии исходящего документа, которая остается в деле; - наличие сведений об исполнителе документа; - наличие и полноту приложений; - соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, подготовленные с нарушением требований данной Инструкции по делопроизводству, возвращаются на доработку исполнителю. Исходящие документы после подписания представляются в 3-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, копия с визами остается в структурном подразделении Аппарата по вопросам делопроизводства, а копия с регистрационным номером возвращается исполнителям. 193. Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы в отдел делопроизводства и контроля Министерства до 17.00. IV. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве Составление номенклатуры дел 194. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждении в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 195. Номенклатура дел предназначена для установления в Министерстве единого порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 196. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 11 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (приложение 12 к настоящей Инструкции). Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении министерства, на основании документов по всем вопросам его деятельности с привлечением специалистов, которые работают в подразделении. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и контроля Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений. Методическая помощь в составлении номенклатур дел предоставляется Государственной архивной службой Республики Крым. 197. Сводная номенклатура дел одобряется комиссией Министерства по проведению экспертизы ценности документов (далее – ЭК Министерства) (приложение 10 настоящей Инструкции) и согласовывается Экспертно-проверочной комиссией Государственной архивной службы Республики Крым (далее - ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым) один раз в пять лет или безотлагательно в случае изменения формы собственности, структуры, функций и характера работы Министерства, после чего утверждается Министром. 198. Сводная номенклатура дел Министерства составляется в четырех экземплярах, на каждом из которых должен быть заполненный гриф согласования с Государственной архивной службой Республики Крым. Первый (неприкасаемый) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в отделе делопроизводства и контроля Министерства, второй - используется Отделом делопроизводства и контроля Министерства как рабочий, третий - передается в Государственное казенное учреждение Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях, четвертый - направляется в Государственную архивную службу Республики Крым. 199. Сводная номенклатура дел Министерства ежегодно (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 200. В номенклатуру дел включаются названия дел, которые формируются и отображают все участки работы, которые документируются в Министерстве, в частности дела постоянных и временно действующих комиссий, рабочих групп и тому подобное. В номенклатуру дел вносятся также названия дел, которые ведутся лишь в электронной форме. 201. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения Аппарата (по штатному расписанию) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например: 06-12, где 06 - индекс самостоятельного отдела, 12 - порядковый номер дела, или 04.1-07, где 04.1 - индекс отдела в составе управления, 07 - порядковый номер дела. При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе, например: т. 1, т. 2 и тому подобное. В графу 2 включаются заглавия дел (томов, частей). Заглавие дела должно четко в сжатой обобщенной форме отображать состав и содержание документов дела. Не разрешается употребление в заглавиях дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящая корреспонденция", "исходящая корреспонденция" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. При формулировке заглавий дел учитываются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основе отдельного признака или группы признаков. Заглавие дела состоит из элементов, которые размещаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал, книга и тому подобное) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и тому подобное); автор документов (наименование учреждения, структурного подразделения); корреспондент или адресат (наименование учреждения, которому адресованы или от которого поступили документы); краткое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело); название региона (территории), с которым связано содержание документа; дата (период), к которой принадлежат документы дела; указание на наличие копий документов по делу (в случае необходимости). В заглавиях личных (персональных) и других дел, которые содержат документы по одному вопросу, связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин "дело", например: "Личное дело", "Персональное дело". В заглавиях дел, которые содержат документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках отмечаются основные виды документов дела, например: "Документы (планы, анкеты, справки) о проведении осмотра состояния делопроизводства и архивного дела в высших учебных заведениях". Термин "документы" употребляется также в заглавиях дел, которые содержат документы - приложения к какому-либо нормативно-правовому акту или распорядительному документу учреждения. В заглавиях дел, предназначенных для группирования документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например: "Протоколы аппаратных совещаний Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым". В заглавиях дел, которые содержат переписку, указываются корреспондент и краткое содержание документов, например: "Переписка с Министерством финансов об утверждении и изменении штатного расписания". В заглавиях дел, которые содержат переписку с корреспондентами, однородными по характеру деятельности, такие корреспонденты не перечисляются, а указывается их обобщенное наименование, например: "Переписка с органами местного самоуправления по вопросам обеспечения социальной защиты населения". В заглавиях дел, которые содержат переписку с разными корреспондентами, такие корреспонденты не указываются, например: "Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников кадровых служб". В заглавиях дел, которые содержат планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов, или период их фактического выполнения, например: 1. План основных организационных мероприятий на 2014 год; 2. Отчет об использовании бюджетных средств за 2014 год. Если дело состоит из нескольких томов или частей, формулируется общее заглавие дела, а потом в случае необходимости - заглавие каждого дела. При размещении заглавий дел в номенклатуре учитывается важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. В начале размещаются заглавия дел относительно документов, которые поступили от органов высшего уровня, далее - относительно организационно-распорядительной документации, планово-отчетной документации, переписки, учетно-справочных видов документов. В каждой из этих групп документы также размещаются с учетом важности и сроков хранения. Графа 3 номенклатуры заполняется в конце календарного года. В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения. В графе 5 "Примечание" ставятся отметки о переходных делах; о делах, которые ведутся в электронной форме; о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами или Государственную архивную службу Республики Крым для их продолжения и тому подобное. 202. В конце года номенклатура дел закрывается с итоговой записью об их количестве. Формирование дел 203. Формирование дел - это группирование выполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 204. При формировании дел следует придерживаться следующих общих правил: 1) вкладывать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; 2) группировать в дела документы, исполненные в течение одного календарного года, за исключением переходящих дел (ведутся в течение нескольких лет), личных дел; 3) вкладывать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия - заверенные в установленном порядке копии документов; 4) не допускать вложения в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, которые подлежат возврату; 5) группировать отдельно в дела документы постоянного и временного хранения; 6) по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной). 205. Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке. 206. Положения, правила, инструкции и тому подобное, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. 207. Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам (личного состава) группируются в разные дела. Приказы по кадровым вопросам (личного состава) группируются в соответствии с их видами и сроками хранения. 208. Документы заседаний коллегии Министерства группируются в отдельное дело. 209. Поручения органов высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Министерства. При небольшом количестве таких документов они группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по дате поручений. 210. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от проектов этих документов. 211. Переписка группируется по содержанию и корреспондентам и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ размещается за документом-запросом. 212. Личные дела сотрудников Министерства формируются управлением государственной гражданской службы, правовой и кадровой работы в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Личные дела уволенных сотрудников Министерства передаются в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами по истечении двух лет со дня увольнения. 213. Расчетно-платежные сведения (лицевые счета) работников систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а сведения на выплату денег (сведения о начислении заработной платы) должны быть сформированы помесячно за год. 214. Методическое руководство и контроль за формированием дел в Министерстве и его структурных подразделениях осуществляется отделом делопроизводства и контроля Министерства. Хранение документов 215. Документы со времени создания (поступления) и до передачи в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Министерства и работники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел. 216. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя структурного подразделения Министерства. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается. Для дел переписки временного (до 10 лет) срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело. 217. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности розыска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел отмечаются индексы по номенклатуре. 218. Временная выдача дел работникам структурных подразделений Министерства осуществляется с разрешения руководителя отдела делопроизводства и контроля Министерства, другим учреждениям - по письменному разрешению первого заместителя министра образования, науки и молодежи. На выданное дело составляется карточка-заменитель, в которой указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, заглавие дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело. 219. Временная выдача дел осуществляется не более чем на один месяц. 220. Изъятие документов из дела постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается с разрешения Министра с обязательным оставлением в деле заверенных должным образом копий. Составление описи дел 221. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и на дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу. Указанные описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно. Одобренные ЭК министерства описи и акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожать дела, включенные в указанные акты. 222. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2003 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. 223. Государственная архивная служба Республики Крым проверяет правильность отбора на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное (до 10 лет) хранение или к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Дела и документы, включенные в акт о выделении дел к уничтожению, могут быть уничтожены в установленном порядке и другими способами, о чем должна быть составлена соответствующая справка. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроизводство, и дата. Например: «Уничтожено. См. акт от _______ № ___. Фамилия, инициалы». 224. Для обеспечения комплектования архива Министерства на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи документов, поступающих в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В каждом структурном подразделении Министерства описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством структурного подразделения Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами. По этим описям документы передаются в данное структурное подразделение. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую готовит структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами и по которой он сдает дела на постоянное хранение в Государственную архивную службу Республики Крым. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах и представляются в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения Министерства имеет следующие элементы: - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - индекс дела (тома, части); - заголовок дела (тома, части); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле (томе, части); - срок хранения дела (тома, части); - примечание. 225. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером); - порядок нумерации дел в описи – валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию со структурным подразделением Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами; - графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела; - при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описания "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Министерства со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий документов и т.п. Опись дел структурного подразделения Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела делопроизводства и контроля Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства. 226. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными (до 10 лет) сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию, если обнаружено, что дело сформировано неправильно. 227. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. 228. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – оглавление, указатели, список сокращенных слов, которые составляют справочный материал годового раздела описи. 229. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись с указанием количества (цифрами и прописью) дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). 230. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется не менее чем в трех экземплярах. 231. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК Министерства, в случае согласования в грифе согласования описи указывается дата и номер протокола ЭК Министерства. Согласованные годовые разделы сводной описи направляются на рассмотрение ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым в сроки, установленные графиком предоставления описей дел на рассмотрение ЭПК, но не позднее чем через два года. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. После утверждения годового раздела описи ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым, раздел утверждается Министром, затем первый экземпляр годового раздела в качестве контрольного передается в Государственную архивную службу Республики Крым, второй прилагается к протоколу ЭК министерства, третий остается в структурном подразделении Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами. 232. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствуют систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление и список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, одобряется ЭК Министерства и утверждается Министром. 233. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется руководителем структурного подразделения по кадровым вопросам и одобряется ЭК Министерства, согласовывается с ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым, после чего утверждается Министром. 234. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно с описями дел. Акты утверждаются Министром после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период Государственной архивной службой Республики Крым. Акты о выделении дел Министерства к уничтожению хранятся постоянно. Оформление дел 235. Оформление дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает нумерацию листов в деле, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов (приложение 15) дела, наличие удостоверяющей надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела, подшивки или оправки дела, оформления обложки (титульного листа) дела. 236. Документы временного (до 10 лет) хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации. 237. Дела с грифом "Для служебного пользования", личные и отдельные группы дел постоянного хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, которые содержат постановления, распоряжения, приказы, решения и тому подобное), должны иметь размещенное в начале дела внутреннее описание документов в деле. 238. После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заглавий дел на обложке содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости в заглавие дела дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и тому подобное). 239. Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, в котором имеются документы за более ранние годы, чем год формирования дела, под датой делается надпись "есть документы за ... годы". 240. На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документов каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год указываются арабскими цифрами, месяц пишется словом. 241. На обложке дела проставляется номер дела по сводной описи и по согласованию со структурным подразделением Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами - номер описи и фонда. 242. В случае изменения наименования Министерства (его структурного подразделения) в течение периода, который охватывает документы дела, или передачи дела в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование, а предыдущее берется в скобки. 235. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела. Порядок передачи дел в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами 243. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, передаются в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел. 244. Передача дел в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному первым заместителем Министра. 245. Прием-передача каждого дела осуществляется работником структурного подразделения Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами в присутствии работника структурного подразделения, который передает упорядоченные и оформленные дела. В конце каждого экземпляра описи работник структурного подразделения Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и прописью) переданных дел и проставляет дату. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. При обнаружении отсутствия дел составляется акт. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. 246. Сверенные с описью дела увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. 247. В случае ликвидации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, формирует все документы в дела и передает их в структурное подразделение Государственного казенного учреждения Республики Крым «Учреждение централизованного обслуживания Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым» по работе с архивными документами Аппарата по работе с архивными документами независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел и номенклатуре, обеспечивает хранение архивных документов и передачу документов, которые принадлежат Архивному фонду Республики Крым, после окончания установленных предельных сроков их хранения для постоянного хранения в Государственную архивную службу Республики Крым. Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования, науки министров Республики Крым от ________________ № |
Похожие:
 | Федерации от 13 июля 2001 года №2688 «Об утверждении порядка проведения смен профильных лагерей, лагерей с дневным пребыванием, лагерей... |  | О порядке выдачи органом опеки и попечительства предварительного разрешения (согласия), затрагивающего осуществление имущественных... |
| О составлении и сроках представления годовой бюджетной и бухгалтерской отчетности государственными учреждениями, подведомственными... | | Министерства образования и науки Российской Федерации от 25. 12. 2013 №1394, с целью организации регистрации для участия в государственной... |
| В целях реализации государственной политики в сфере организации отдыха детей и их оздоровления, обеспечения координации деятельности... | | Крыма», утвержденное приказом гуп рк «Вода Крыма» от 14. 03. 2016 №43-од, разработанное в целях рационального и эффективного использования... |
| Крыма», утвержденное приказом гуп рк «Вода Крыма» от 14. 03. 2016 №43-од, разработанное в целях рационального и эффективного использования... | | Федеральным законом от 27. 07. 2010г. №210-фз (в редакции от 13. 07. 2015г.) «Об организации предоставления государственных и муниципальных... |
| Минобразования РФ от 24. 02. 1998 года №501 «Об утверждении Порядка перевода студетов из одного высшего учебного заведения РФ в другое»... | | Минобразования РФ от 30 марта 2001 г. N 22-06-415 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании», а также письмом Минобразования... |