Минобразования крыма прика з
Скачать 1.1 Mb.
|
Все приложения к документам визируются работником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан. Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), которые утверждаются приказом Министерства, подписываются курирующим заместителем Министра на лицевой стороне последнего листа приложения, если затрагиваются финансовые вопросы – заместителем Министра, курирующим финансовые вопросы. 48. В случае, когда приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью. Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по такой форме: Приложение: на 7 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например: Приложения: 1. Справка о ходе выполнении поручения Правительства Российской Федерации на 5 л. в 1 экз.; 2. График погашения задолженности по заработной плате на 3 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, который имеет приложения, отметка о наличии приложения оформляется по такой форме: Приложение: письмо Росархива от 20.05.2014 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз. В случае, когда документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки: Приложение: согласно описи на 3 л. Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по такой форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Подпись Документы Министерства подписывает Министр. 49. В случае отсутствия Министра, наименование должности, фамилия, инициал имени, которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициал имени, фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог "За" или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов "Исполняющий обязанности" или "И.о." осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению). 50. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала имени и фамилии, например: Министр образования, науки и молодежи Республики Крым подпись инициал имени, фамилия или Министр подпись инициал имени, фамилия 51. В случае направления документа одновременно нескольким органам одного или высшего уровня Министр подписывает все его экземпляры. В случае направления документа одновременно нескольким подведомственным органам подписывается только оригинал, который остается в деле отдела делопроизводства и контроля Министерства, а на места рассылаются заверенные его копии. 52. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и тому подобное), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц. Например: Министр образования, науки и молодежи Республики Крым подпись инициал имени, фамилия Заместитель министра, курирующий финансовые вопросы подпись инициал имени, фамилия 53. В случае подписания общего документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:
54. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, например: Председатель комиссии подпись инициал имени, фамилия Секретарь комиссии подпись инициал имени, фамилия 55. Заверение электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи согласно законодательству. 56. Факсимильное воссоздание подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается. Визы и гриф согласования 57. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа. 58. Согласование может осуществляться как в Министерстве должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица. 59. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Министерстве. 60. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка. О наличии замечаний обязательно сообщают лицу, которое подписывает документ. 61. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица несут ответственность согласно компетенции. 62. Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, он требует повторного визирования. 63. Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица и органа, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер (индекс), например: СОГЛАСОВАНО Министр культуры Республики Крым подпись, инициалы (инициал имени), фамилия Дата 64. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа. Отпечаток печати 65. На документах, заверяющих права граждан и юридических лиц, на которых фиксируется факт затраты средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью учреждения. Гербовая печать ставится также на положениях организаций, договорах, удостоверениях, доверенностях. Перечень других документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, указан в приложении 6 к настоящей Инструкции. 66. Оттиск печати, на которой указано наименование структурного подразделения Министерства (без изображения герба), ставится на копиях документов, которые рассылаются в другие органы, и на размноженных экземплярах нормативных правовых и распорядительных документов в случае рассылки. Подпись в данном случае не воспроизводится. Печати без изображения герба имеют отдел делопроизводства и контроля, управление государственной гражданской службы, правовой и кадровой работы, управление по защите прав детей, управление по надзору и контролю в сфере образования. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой "МП". 67. Приказом Министерства определяются порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью. Отметка о заверении копий документов 68. Министерство может удостоверять копии тех документов, которые создаются в Министерстве, а также копии документов, выданных другими органами, в случаях, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта. Копия документа изготовляется и выдается только с разрешения Министра, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим его обязанности. В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, при решении вопросов относительно принятия граждан на работу, учебу, заверение их трудовых и других прав во взаимоотношениях с органом, а также при формировании личных дел работников Министерства может изготавливать копии документов, выданных другими органами (копии дипломов, свидетельств о получении образования и тому подобное). Отметка "Копия верна" с наименованием должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии проставляется на лицевой стороне ниже реквизита документа "Подпись", например: КОПИЯ ВЕРНА Заведующий отделом делопроизводства и контроля Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым подпись инициалы (инициал имени), фамилия Дата 69. Надпись о заверении копии скрепляется печатью структурного подразделения (отдела делопроизводства и контроля, управления государственной гражданской службы, правовой и кадровой работы, управления по надзору и контролю в сфере образования) Министерства. 70. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах, текст бланков не воссоздается, а указываются лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей. Копия документа должна отвечать оригиналу. Отметки о создании, выполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в учреждение 71. Фамилия работника, который создал документ, и номер его служебного телефона указываются на лицевой или оборотной стороне в нижнем левом углу последнего листа документа, например: Петренко 256 23 29 или Петренко Елена Ивановна 256 23 29 72. После завершения работы с документом проставляется отметка о его выполнении. Отметка о выполнении документа свидетельствует, что работа над документом завершена и его можно приобщить к делу. Отметка может содержать слова: "В дело", номер дела, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, который заверяет его выполнение, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются короткие сведения о выполнении. Подпись и дату отметки проставляет работник, который создал документ, или руководитель структурного подразделения. Указанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:
73. Отметка о поступлении документа в Министерство проставляется от руки с помощью штампа на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита являются наименование учреждения - получателя документа, регистрационный индекс, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. Если корреспонденция не вскрывается в соответствии с пунктом 139 настоящей Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках). В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным листом отметка ставится на сопроводительном листе. В случае, если орган - автор документа, подает отделу делопроизводства и контроля документ вместе с его копией, на копии документа, которая возвращается учреждению - автору, регистрационный штамп не проставляется. Составление некоторых видов документов Приказы 74. Приказы издаются как решение организационно-распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основной деятельности Министерства, приказы о командировках или кадровым вопросам. 75. Проекты приказов по основной деятельности и кадровым вопросам, приказы о командировках по поручению Министра или по собственной инициативе готовятся и представляются руководителю структурного подразделения Министерства, к направлению деятельности которого относится вопрос, в связи с которым готовится проект приказа. Проекты приказов по кадровым вопросам (о принятии на работу, освобождении, предоставлении отпуска, и тому подобное) готовит управление государственной гражданской службы, правовой и кадровой работы Министерства на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, и других документов. 76. Проекты приказов по основным вопросам, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения Министерства, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители заданий, содержащихся в нем, юридической службой Министерства, другими должностными лицами, которых касается документ, заместителем министра, курирующим финансовые вопросы, если есть вопросы финансирования. 77. Проекты приказов по кадровым вопросам визируются руководителем управления государственной гражданской службы, правовой и кадровой работы, а также в зависимости от видов приказов – юридической службой Министерства, заместителем министра по вопросам финансов, другими должностными лицами, которых касается документ. 78. Юридической службой Министерства обязательно визируются при наличии всех необходимых виз проекты приказов нормативного правового характера, а также приказы по кадровым и по другим вопросам. В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными органами. Если в процессе согласования к проекту приказа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. 79. Приказы подписываются Министром, а в случае его отсутствия – должностным лицом, которое исполняет его обязанности. После подписания приказа изменения к нему вносятся путем издания нового приказа о внесении изменений. 80. Приказ оформляется на бланке приказа (приложение 3 к настоящей Инструкции). Содержание приказа кратко излагается в заглавии, которое начинается с предлога "О" и составляется с помощью отглагольного существительного ("Об утверждении…", "О введении…", "О создании...",) или существительного ("Об итогах…"., "О мероприятиях…"). 81. Текст приказа по вопросам основной деятельности Министерства состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части указывается основание, обоснование или цель издания приказа. Указанная часть может начинаться из слов "Во исполнение", "С целью" и тому подобное. Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заглавие. Точка в конце констатирующей части не ставится. Распорядительная часть приказа начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие. Распорядительная часть разделяется на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть отмечены исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные (служебные) лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: "начальникам управлений". При этом, как правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: "ускорить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и тому подобное. 82. Если приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: "Признать утратившим силу...". Изменения, которые вносятся в приказ, оформляются отдельным приказом, которые должны иметь такое заглавие: "О внесении изменений в приказ ...", с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть приказа начинается с такого пункта: "1. Внести изменения в приказ … ". Далее отдельными подпунктами формулируются изменения к распорядительному документу, например: "1) пункт 2 изложить в следующей редакции: ..."; "2) пункт 3 исключить"; "3) абзац второй пункта 4 дополнить словами ...". Если изменения к распорядительному документу оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа указывается: "1) Внести изменения в ... (прилагаются)". 83. Последний пункт распорядительной части в случае необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение Министерства или должностное лицо функций по контролю за выполнением приказа. 84. Приказы по кадровым вопросам оформляются в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных приказах содержится информация об одном работнике (сотруднике), в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения в отношении их принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), освобождение и тому подобное). 85. Содержание индивидуального приказа по кадровым вопросам сжато излагается в заглавии, которое начинается с предлога "О", и составляется с помощью отглагольного существительного, например: "О назначении..», "О принятии…". В сводных приказах может применяться обобщенное заглавие, например: "О кадровых вопросах", "О личном составе". 86. В тексте приказов по кадровым вопросам, как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или освобождения от должности руководящих работников органом высшего уровня или по другой процедуре. В таком случае в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование. 87. Распорядительная часть приказа начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: "ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ОСВОБОДИТЬ", "ОТПРАВИТЬ", "ПРЕДОСТАВИТЬ", "ОБЪЯВИТЬ" и тому подобное. Далее указываются большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа и маленькими - имя, отчество работника и текст приказа. В сводных приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту. 88. В приказе о назначении или освобождении работника отмечаются полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений). 89. В каждом пункте приказа по кадровым вопросам указывается основание его издания (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и тому подобное). 90. Ознакомление с приказом осуществляется путем проставления на первом экземпляре приказа или на специальном бланке указанными в нем лицами их подписи с указанием даты ознакомления. 91. Общий приказ органов одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров). Наименования органов размещаются на одном уровне, а название вида документа - посредине. Дата общего приказа должна быть единственной, отвечать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа - состоять из регистрационных индексов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черточку в последовательности подписания приказа руководителями учреждений. Распорядительная часть начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЕМ". Подписи руководителей органов располагаются ниже текста на одном уровне и скрепляются гербовыми печатями этих органов. Количество экземпляров общих приказов должно отвечать количеству органов, которые их издают. 92. Приказы нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по кадровым вопросам имеют отдельную порядковую нумерацию. 93. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96, проекты нормативных правовых актов Министерства, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, размещаются структурными подразделениями - головными исполнителями в установленном порядке на официальном сайте Министерства в сети Интернет в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления в юридическую службу Министерства, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы. Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы указанных проектов нормативных правовых актов Министерства не может быть менее 7 дней Протоколы 94. В протоколах фиксируется информация о ходе ведения заседаний, принятии решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и тому подобное. 95. Протоколы могут составляться в полной или сжатой форме. В протоколах, составленных в сжатой форме, фиксируются лишь принятые решения, а не ход обсуждения вопроса. 96. Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка) или на общем бланке учреждения, а в случае, когда бланки не предусмотрены, - на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) как с угловым (преимущественно), так и из продольным расположением реквизитов. 97. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание длилось несколько дней, то через тире отмечаются первый и последний день заседания. 98. Номер (индекс) протокола должен отвечать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа: коллегии, научных, экспертных комиссий, советов и тому подобное. В реквизите "место заседания" указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание. 99. Заглавие к тексту протокола должно отображать вид заседания (совещание, собрание, конференция и тому подобное) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, рабочая группа и тому подобное) и включать название вида документа. 100. Текст протокола состоит из вступительной и основной частей. 101. Во вступительной части протокола указываются фамилии и инициалы (инициал имени) председателя или председательствующего, секретаря, приглашенных, а также присутствующих лиц. В списке собравшихся указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, потом - приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости наименований учреждений. Если количество собравшихся превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу. Вступительная часть включает повестку дня - перечень рассмотренных на заседании вопросов, которые размещены в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому вопросу. Повестка дня прилагается в конце вступительной части. Слова "Повестка дня" печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога "О". 102. Основная часть протокола состоит из разделов, которые должны отвечать пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по такой схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ОДОБРИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Указанные слова печатаются большими буквами без отступления от границы левого поля. После слов ставится двоеточие. 103. После слова "СЛУШАЛИ" указывается текст выступления основного докладчика. Фамилия и инициалы (инициал имени) каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа. Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в протокол не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: "Текст доклада (выступления) прилагается к протоколу". 104. После слова "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются выступления тех лиц, которые участвовали в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием должностей, фамилий и инициалов (инициала имени) выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. 105. После слова "РЕШИЛИ" ("ОДОБРИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фиксируется принятое решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, которые отвечают на такие вопросы: «кому?», «что сделать?» и «в какой срок?». Решения, содержащие несколько вопросов, разделяют на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты нумеруются цифрами со скобкой. 106. В случае, если на заседании принимается решение об утверждении документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на данные приложения. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в конце текста протокола не указывается. 107. Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. Оригинал протокола хранится у секретаря коллегиального органа. 108. Некоторые протоколы заседаний (комитетов, методических, экспертных, научных советов и комиссий и тому подобное) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения. 109. Копии протоколов или выписки из них в случае необходимости заверяются печатью отдела делопроизводства и контроля и направляются в случае необходимости заинтересованным органам, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь. Служебные письма 110. Служебные письма составляются с целью обмена информацией между органами как: ответы о выполнении заданий, определенных в актах федеральных органов власти, органов власти Республики Крым, поручениях высших должностных лиц; ответы на выполнение поручений учреждений высшего уровня; ответы на запросы других учреждений; ответы на обращения граждан; инициативные письма; сопроводительные письма. 111. Служебные письма оформляются на специальном для писем бланке формата A4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров). 112. Письмо имеет такие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заглавие к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в отделе делопроизводства и контроля Министерства. 113. Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров), должно иметь заглавие к тексту, которое отвечает на вопрос «о чем?». 114. Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и тому подобное, которые размещаются с абзаца. 115. Как правило, в письме затрагивается один вопрос. Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: "просим сообщить…", "разъясняем, что..." или от третьего лица единственного числа - "министерство информирует…", "управление считает целесообразным". Служебные письма подписываются Министром, а в случае его отсутствия – должностным лицом, которое исполняет его обязанности. Гербовой печатью удостоверяются лишь гарантийные письма. 116. Служебное письмо визируется в соответствии с требованиями пункта 61 настоящей Инструкции. Документы к заседаниям коллегиальных органов 117. Подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов проводятся с целью осуществления полномочий, предусмотренных положениями об этих коллегиальных органах. 118. Заседания коллегиальных органов проводятся в соответствии с годовым планом, который является составной частью плана работы Министерства на соответствующий календарный год, и в случае необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются вопросы, которые должны рассматриваться, дата рассмотрения, фамилия, инициалы (инициал имени) докладчика и наименование структурного подразделения, который готовит документы для рассмотрения вопроса коллегиальным органом, срок представления документов. Руководители структурных подразделений министерства заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка с обоснованием внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа. Утвержденный коллегиальным органом план работы доводится до сведения членов коллегиального органа и руководителей структурных подразделений. Дополнительные вопросы к утвержденному плану работы коллегиального органа могут быть включены по решению его председателя. Секретарь коллегиального органа информирует всех членов коллегиального органа и ответственных исполнителей о внесенных в план изменениях. 119. Документы по вопросам, которые вносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны предоставляться не позднее, чем за пять дней до заседания, а в случае проведения внеочередного заседания - не позднее, чем за один день. Указанные документы содержат: - проект решения коллегиального органа, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений, и документы к нему (аналитические справки, таблицы, диаграммы и тому подобное), завизированные их руководителями, а в случае необходимости - проект приказа; - справку о согласовании проекта решения с членами коллегиального органа, при необходимости с другими учреждениями; - список лиц, которые приглашаются на заседание коллегиального органа; другие документы, необходимые для рассмотрения вопросов. 120. Документы, подготовленные для рассмотрения коллегиальным органом, а также один экземпляр их копий хранятся у секретаря коллегиального органа отдельно по каждому заседанию. 121. В случае проведения закрытого заседания коллегиального органа (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка документов осуществляется с соблюдением порядка работы с документами, которые содержат информацию с ограниченным доступом. 122. За своевременную и надлежащую подготовку документов для проведения заседаний коллегиального органа отвечают руководители заинтересованных структурных подразделений Министерства. 123. Секретарь коллегиального органа осуществляет контроль за своевременным представлением документов на рассмотрение и проверяет их на наличие в полном объеме и правильность оформления. Документы, поданные с нарушением установленного порядка и сроков, к рассмотрению не принимаются. 124. Протокол каждого заседания коллегиального органа составляется с учетом требований, указанных в пунктах 97-99 настоящей Инструкции. Документы о служебных командировках 125. Решение о направлении в служебную командировку работников Министерства принимает Министр, а в случае его отсутствия – должностное лицо, которое исполняет его обязанности. Если возникает необходимость во внеплановой командировке работников, то руководитель структурного подразделения готовит служебную записку (образец находится в электронном виде в папках Общая/КОМАНДИРОВАНИЕ) на имя Министра или его заместителей. Для оформления и учета командировок применяются следующие унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты" (образцы находятся в электронном виде в: папках Общая/КОМАНДИРОВАНИЕ): - Служебное задание о направлении в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) (далее - Служебное задание); |
Похожие:
 | Федерации от 13 июля 2001 года №2688 «Об утверждении порядка проведения смен профильных лагерей, лагерей с дневным пребыванием, лагерей... |  | О порядке выдачи органом опеки и попечительства предварительного разрешения (согласия), затрагивающего осуществление имущественных... |
| О составлении и сроках представления годовой бюджетной и бухгалтерской отчетности государственными учреждениями, подведомственными... | | Министерства образования и науки Российской Федерации от 25. 12. 2013 №1394, с целью организации регистрации для участия в государственной... |
| В целях реализации государственной политики в сфере организации отдыха детей и их оздоровления, обеспечения координации деятельности... | | Крыма», утвержденное приказом гуп рк «Вода Крыма» от 14. 03. 2016 №43-од, разработанное в целях рационального и эффективного использования... |
| Крыма», утвержденное приказом гуп рк «Вода Крыма» от 14. 03. 2016 №43-од, разработанное в целях рационального и эффективного использования... | | Федеральным законом от 27. 07. 2010г. №210-фз (в редакции от 13. 07. 2015г.) «Об организации предоставления государственных и муниципальных... |
| Минобразования РФ от 24. 02. 1998 года №501 «Об утверждении Порядка перевода студетов из одного высшего учебного заведения РФ в другое»... | | Минобразования РФ от 30 марта 2001 г. N 22-06-415 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании», а также письмом Минобразования... |