Тема Технология проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации
Подготовка к практическому занятию № 4: «Формирование комплекта документов по инвентаризации имущества и обязательств организации в зависимости от инвентаризируемых объектов»
Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк (ИНВ-15). Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.
Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.
Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:
- первый экземпляр передают кассиру;
- второй экземпляр - в бухгалтерию.
При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:
- первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;
- второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;
- третий экземпляр передают в бухгалтерию.
В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.
Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета.
Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.
Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).
Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:
- удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
- списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).
Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.
Пример заполнения акта инвентаризации по форме ИНВ-15 представлен в Приложении М.
Для оформления результатов внезапной ревизии кассы предусмотрен типовой бланк № КМ-9. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Такая ревизия может проводиться:
- по инициативе руководителя организации;
- по требованию налоговой инспекции.
Если ревизию проводят по инициативе руководителя, акт составляют в 2 экземплярах:
- первый экземпляр передают в бухгалтерию организации;
- второй экземпляр - работнику, ответственному за сохранность денег.
Если проверку проводят по инициативе налоговой инспекции, то составляют третий экземпляр акта. Его передают сотруднику налоговой инспекции (проверяющему).
Перед началом проверки с кассира берут расписку о том, что его личных денег в кассе нет. В акте указывают:
- сумму денег, находящуюся в кассе на момент начала ревизии;
- показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения ревизии;
- сумму выручки по данным суммирующего денежного счетчика;
- сумму выручки по данным журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4) или журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
- сумму недостачи или излишков наличных денег в кассе.
Акт подписывают все члены комиссии, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, налоговый инспектор (если он принимал участие в ревизии) и кассир, ответственный за сохранность денег в кассе.
Если в процессе внезапной ревизии, проводимой с участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, ваша организация может быть оштрафована.
Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.
За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации - в размере от 4 000 до 5 000 рублей (п.15.1 КоАП РФ).
Акт должен храниться в архиве организации в течение 5 лет.
Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы представлен в Приложении Н.
Контрольные вопросы:
1. Какова основная функция инвентаризации кассы?
2. Кто определяет порядок и сроки проведения инвентаризации кассы?
3. Для чего составляют акты инвентаризации?
4. Какой бланк предусмотрен для инвентаризации денежных средств в кассе организации?
5. Какой бланк предусмотрен для внезапной ревизии денежных средств в операционной кассе?
Подготовка к практическому занятию № 5: «Технология проведения инвентаризации расчетов»
В организации должна регулярно проводиться инвентаризация расчетов. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.
При инвентаризации проверяются расчеты:
- с кредиторами по кредитам;
- с бюджетом по налогам и сборам и с внебюджетными фондами по взносам;
- с покупателями и поставщиками;
- с работниками, в том числе с подотчетными лицами;
- с другими дебиторами и кредиторами.
Для проведения такой проверки необходимы регистры бухгалтерского учета по счетам расчетов, первичные документы, оформляющие хозяйственные операции по счетам расчетов, акты сверки.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Прежде всего, проверяется, представило ли подотчетное лицо в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по истечению срока, на который аванс был выдан. При проверке отчетов комиссия проверяет наличие первичных документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.
В ходе инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям проверяется полнота отражения в бухгалтерском учете сумм займов, предоставленных работникам, а также выявление задолженности по оплате процентов и погашению займов. Также проверяются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работниками в результате брака, недостач и хищений денежных и материальных ценностей.
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
Как правило, перед началом инвентаризации составляют акты сверки расчетов с другими организациями.
Результаты инвентаризации отражают в акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами (кредиторами) (форма № ИНВ-17) и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17).
Специального бланка для акта сверки расчетов нет, поэтому его составляют в произвольной форме.
Акт составляют по каждому дебитору и кредитору в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в бухгалтерии; второй экземпляр направляют в организацию, с которой производилась сверка.
Акт хранят в архиве организации 5 лет.
Образец акта представлен в Приложении Ц.
На основании акта сверки расчетов может быть подготовлено заявление о зачете взаимных требований. Это делают, если у организации есть как дебиторская, так и кредиторская задолженность перед одним и тем же предприятием (например, когда поставщик одновременно является и покупателем товаров вашей организации).
Заявление составляют в двух экземплярах и хранят в архиве организации пять лет. Образец заявления представлен в Приложении Ц.
С 1 января 2009 года акт взаимозачета нужно оформлять на всю сумму, включая НДС.
Для акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами предусмотрен типовой бланк (форма № ИНВ-17).
Акт составляют в двух экземплярах:
- первый передают в бухгалтерию;
- второй остается у инвентаризационной комиссии.
Инвентаризация проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов, а также актов сверки расчетов между организацией и другими предприятиями.
Комиссия должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и возможность ее погашения.
В акте указывают:
- счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
- суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
- суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.
Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности.
Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она по приказу руководителя списывается с баланса организации. Для этого бухгалтер должен сделать проводки:
Дебет 91-2 Кредит 62 (76, ...) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;
Дебет 63 Кредит 62 (76, ...) - списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам;
Дебет 60 (76) Кредит 91-1 - списана кредиторская задолженность.
Акт хранится в архиве организации 5 лет. В течение этого времени списанная задолженность должна числиться за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». К акту инвентаризации прикладывают справку, составленную на типовом бланке. В справке указывают:
- реквизиты каждого дебитора или кредитора организации;
- причину и дату возникновения задолженности;
- сумму задолженности.
Справку составляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.
Контрольные вопросы:
1. В какие сроки проводят инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами?
2. В чем заключается инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами?
3. Что должна установить инвентаризационная комиссия путем документальной проверки расчетов?
Тема Оформление результатов инвентаризации отдельных видов имущества организации и обязательств
Подготовка к практическому занятию № 6: «Заполнение сличительных ведомостей по инвентаризации имущества и обязательств организации»
Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
Для сличительной ведомости по инвентаризации основных средств и НМА предусмотрен типовой бланк по форме ИНВ-18. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Ведомость составляет бухгалтер только по тем основным средствам, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета (излишки или недостачи).
Ведомость составляют в 2 экземплярах:
- один экземпляр остается в бухгалтерии;
- второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность основных средств.
Ведомость хранят в архиве организации 5 лет.
Образец сличительной ведомости ИНВ-18 представлен в Приложении Т.
Для сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей так же предусмотрен типовой бланк – ИНВ-19.
Ведомость составляет бухгалтер только по тем ценностям, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета (излишки или недостачи).
Бухгалтер должен оформить ведомость в 2 экземплярах:
- один экземпляр остается в бухгалтерии;
- второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность ценностей.
К ценностям, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер» (столбец «Паспорта»).
В ходе анализа результатов инвентаризации бухгалтер может установить, что выявленные недостатки или излишки материальных ценностей возникли из-за ошибок в бухгалтерском учете (например, некоторые ценности не были оприходованы в учете).
В этой ситуации разницу между данными учета и данными инвентаризации следует отразить в графе «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете».
Ведомость должна храниться в архиве организации 5 лет. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей может быть заполнена как представлено в Приложении У.
Контрольные вопросы:
1. В каких случаях составляются сличительные ведомости?
2. Какова основная функция сличительной ведомости?
3. Какой типовой бланк предусмотрен для сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
Подготовка к практическому занятию № 7: «Возможности программы «1С: Бухгалтерия 8.2» для проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете»
Подготовка к занятию:
Для проведения инвентаризации в программе «1:С Бухгалтерия 8.2» существуют следующие вкладки:
1) инвентаризация основных средств (функция ОС);
2) инвентаризация товаров на складе (функция «Склад»);
3) инвентаризация незавершенного производства (функция «Производство»);
4) инвентаризация расчетов с контрагентами (функции «Покупка», «Продажа»).
В каждой вкладке есть следующие первичные документы:
1) Приказ о проведении инвентаризации по форме № ИНВ – 22;
2) Инвентаризационная опись по формам ИНВ-1 (ОС) ИНВ-3 (ТМЦ).
3) Сличительная ведомость по форме ИНВ – 18 (ОС), ИНВ – 19 (ТМЦ).
4) Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими
дебиторами и кредиторами (ИНВ-17).
Алгоритм оформления документов по инвентаризации представлен в Приложении Ф.
Контрольные вопросы:
1. Какие вкладки существуют в программе «1: С Бухгалтерия 8.2» для проведения инвентаризации?
2. Какой документ используется в программе «1: С Бухгалтерия 8.2» для инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами?
3. Какой типовой бланк предусмотрен в программе «1: С Бухгалтерия 8.2» для сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей?
Подготовка к практическому занятию № 8: «Отражение в учете излишков, недостач и порчи имущества, выявленных при инвентаризации»
Отражение в учете излишков, недостач и порчи имущества, выявленных при инвентаризации, осуществляется на основе сличительных ведомостей и актов инвентаризации.
На основании сличительной ведомости ИНВ-18 бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях проводку:
Дебет 01 Кредит 91-1 - оприходованы основные средства, выявленные в процессе инвентаризации (по рыночной стоимости с учетом износа).
Списание недостающих основных средств следует отразить так:
Дебет 02 Кредит 01 - списана амортизация по недостающим основным средствам;
Дебет 94 Кредит 01 - списана остаточная стоимость недостающих основных средств.
На основании ведомости бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях проводки:
Дебет 10 (41) Кредит 91-1 - оприходованы излишки ценностей, выявленные в результате инвентаризации;
Дебет 94 Кредит 10 (41) - отражена недостача ценностей, выявленная в результате инвентаризации.
Списание недостач отражают так:
Дебет 20 (44) Кредит 94 - списана недостача ценностей в пределах норм естественной убыли;
Дебет 73-2 Кредит 94 - недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц;
Дебет 91-2 Кредит 94 - списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц (или если во взыскании отказано судом).
Если с работником, виновным в недостаче, заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если работник не является штатным сотрудником и работает по договору гражданско-правового характера, ущерб возмещается в соответствии с Гражданским кодексом РФ.
На основании сличительной ведомости ИНВ-19 бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях проводки:
Дебет 10 (41) Кредит 91-1 - оприходованы излишки ценностей, выявленные в результате инвентаризации;
Дебет 94 Кредит 10 (41) - отражена недостача ценностей, выявленная в результате инвентаризации.
Списание недостач отражают так:
Дебет 20 (44) Кредит 94 - списана недостача ценностей в пределах норм естественной убыли;
Дебет 73-2 Кредит 94 - недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц;
Дебет 91-2 Кредит 94 - списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц (или если во взыскании отказано судом).
Если с работником, виновным в недостаче, заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если работник не является штатным сотрудником и работает по договору гражданско-правового характера, ущерб возмещается в соответствии с Гражданским кодексом РФ.
Контрольные вопросы:
1. В каком порядке отражаются выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета?
2. По каким ценам следует приходовать излишки имущества?
3. Какие проводки необходимо сделать, если оприходованы излишки ценностей, выявленные в результате инвентаризации?
Подготовка к практическому занятию № 9: «Отражение в учете пересортицы»
Оформление пакета документов по инвентаризации готовой продукции и товаров
Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта материальных ценностей одного и того же наименования.
Возникают пересортицы по разным причинам:
1) отсутствует порядок приемки и хранения материальных ценностей на складе;
2) нарушается порядок документооборота;
3) не осуществляется на должном уровне внутренний контроль движения материальных ценностей;
4) материальные лица халатно относятся к своим обязанностям.
Инвентаризационная комиссия должна получить подробные объяснения от материально ответственных лиц о допущенной пересортице.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы можно проводить в виде исключения:
1) за один и тот же проверяемый период;
2) у одного и того же материально ответственного лица;
3) в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Таким образом, проводить взаимный зачет недостач излишками идентичных (однородных) товаров или материалов недопустимо.
Нельзя зачесть недостачу масла в счет излишков маргарина или недостачу бензина в счет излишков дизельного топлива и т.д.
Порядок учета той или иной операции зависит от того, какие подоперации в нее входят. Пересортица включает две составляющие: недостачу готовой продукции и одновременно ее излишек. Операции достаточно распространенные, и их отражение в учете не вызывает вопросов у бухгалтера, если недостачу и излишек учитывать отдельно. В то же время при пересортице названные операции учитываются одновременно, что имеет свои нюансы.
Для предприятий торговли в случае пересортицы необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 41 «Товары»
- учтено превышение стоимости недостающего товара над стоимостью излишка однотипного товара;
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 41 «Товары»
- отражена окончательная недостача товара после зачета его излишками;
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 68-2 «Расчеты с бюджетом» - восстановлен НДС с общей суммы недостачи;
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отнесена на виновное лицо.
По результатам инвентаризации может сложиться ситуация, когда товаров, оказавшихся в излишках, будет больше, чем недостающих. В этом случае оставшиеся в излишках товары (после зачета) приходуются на счет 41 «Товары» и их стоимость зачисляется в прочие доходы (на счет 91-1 «Прочие доходы») по рыночной стоимости.
Типовые проводки по учету пересортицы представлены в Приложении Х.
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Зачет по пересортице бухгалтерской проводкой не оформляют, а делают соответствующие записи в аналитическом учете. В сличительной ведомости следует указать сумму недостач, покрытую излишками.
После проведения зачета по пересортице могут образоваться разницы по суммам. Суммовые разницы в сторону излишков приходуются, в сторону недостачи - взыскиваются с виновных лиц. При этом в случае отсутствия виновных лиц данный факт должен быть подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти.
В налоговом учете отсутствует понятие «пересортица». Выявленные недостачи учитываются в составе расходов в пределах норм естественной убыли. А выявленные излишки в полном объеме учитываются в составе прочих доходов.
Контрольные вопросы:
1. По каким причинам возникают пересортицы?
2. В каких случаях можно проводить в виде исключения взаимный зачет излишков и недостач?
3. Какие составляющие включает пересортица?
4. Какой проводкой оформляется излишек товаров при инвентаризации?
Подготовка к практическому занятию №10
Оформление пакета документов по инвентаризации денежных документов в кассе и на расчетных счетах
Инвентаризация является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в кассе и на счетах в банке и проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49.
В кассе организации могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности.
Денежные средства представлены денежной наличностью.
Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации
и закрепляются в приказе об учетной политике.
Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15,
Подготовка к практическому занятию №11
Оформление пакета документов по проведению инвентаризации , денежных документов и бланков строгой отчетности
К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.
Бланками строгой отчетности являются: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Подготовка к практическому занятию №12
Оформление пакета документов по проведению инвентаризации расчетов с бюджетом и другими организациями
При инвентаризации расчетов сравнивают дебиторскую и кредиторскую задолженность с учетными данными. Даже если бухгалтерский учет не ведется в полном объеме, все равно нужно знать, в каком состоянии находятся финансовые дела с партнерами. Хотя бы потому, что при упрощенной системе налогообложения учитываются только оплаченные доходы и расходы. Выяснить же, погашена ли задолженность, не отслеживая расчеты с каждым поставщиком и покупателем, довольно сложно. Поэтому, несмотря на то что закон не требует от «упрощенцев» инвентаризировать расчеты, им тоже полезно периодически к этому прибегать. Тогда удастся исключить ошибки, которые могут быть выявлены только при налоговой проверке.
Конечная цель инвентаризации расчетов — не допустить, чтобы в налоговом учете были ошибки. А так как при упрощенной системе налоговый период составляет календарный год (п. 1 ст. 346.19 НК РФ), проверку лучше устраивать либо по его завершении, либо, наоборот, в начале следующего года, ближе к моменту представления годовой декларации. Еще один совет: к инвентаризации имущества и расчетов удобнее приступать не одновременно, а по отдельности. В итоге это не только займет меньше времени, но и действительно позволит тщательнее выполнить учет
|
