Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Скачать 1.44 Mb.
|
9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается. 9.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 9.2. Изготовление печатей и штампов. 9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами. 9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением документационного обеспечения. 9.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами направляются в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа. 9.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения в специальном журнале (приложение № 25). Изготовленные печати и штампы выдаются в управлении документационного обеспечения под роспись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность. 9.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области и первых заместителей Губернатора Ростовской области. 9.2.6. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей. Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения. 9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия. 9.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами. 10. Организация документооборота и исполнения документов 10.1. Общие правила организации документооборота. 10.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот. 10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области. 10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx). 10.2. Прием, регистрация, отправка документов. 10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с применением МЭДО, производятся отделом делопроизводства. 10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в отдел делопроизводства принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в отделе делопроизводства документу в РК делается связка с этим документом. 10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области, должностным лицам органов исполнительной власти области, отделом делопроизводства не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе «Дело» соответственно в этих подразделениях и органах. 10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ. Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение адресату. При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю. Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений. 10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Губернатору Ростовской области, регистрируется в отделе делопроизводства и в тот же день передается по системе «Дело» заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области. 10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе «Дело». 10.2.7. На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. 10.2.8. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе «Дело» (приложение № 26). 10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов. Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются отделом делопроизводства количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области. 10.2.10. Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между заместителями (в том числе первыми) Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации. 10.2.11. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер. На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера. 10.2.12. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской (в том числе первых). 10.2.13. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области. 10.2.14. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Правительства Ростовской области, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней. 10.2.15. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию. 10.2.16. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день регистрируется в системе «Дело» и направляется для рассмотрения Губернатору Ростовской области, а в его отсутствие – первому заместителю Губернатора Ростовской области. 10.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в отделе делопроизводства передаются в правовое управление при Губернаторе Ростовской области. 10.2.18. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе. Исходящие документы органов власти Ростовской области отправляются ими самостоятельно. Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), передаются исполнителем в отдел делопроизводства для передачи в Представительство Правительства Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в отдел делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ – также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 14.00 час., кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем. Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области. Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти Ростовской области и администрациям муниципальных образований Ростовской области, отправляются исполнителями по системе «Дело». 10.2.19. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения. 10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образы документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело». 10.4. Архивом осуществляются: сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области; организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»; выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле. 10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа. 11. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи 11.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства. 11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования». 11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области. 11.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области. 11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями. 11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов; исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ; |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |  | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... |
| Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... | | Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства |
| Российской Федерации от 21. 01. 2011 n 15н "Об утверждении Типового положения о территориальном фонде обязательного медицинского... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Во исполнение постановления Администрации Ростовской области от 21. 03. 2006 года №90 «О мерах по реализации административной реформы... |